על-פי דו"ח PwC, 50% מהחברות שמנפיקות מדווחות לאחר כשנה על חולשה מהותית וכתוצאה מכך נפגעת המניה שלהם ואף עלולה לקרוס. חולשה מהותית היא מצב של כשל חמור בבקרה הפנימית של החברה, אשר מתבטא בטעות מהותית בדו"חות הכספיים. הסיבות לכשלים יכולות להיות רבות, בין השאר, שלהנהלה אין את התמונה המלאה של התהליכים והמצב הפיננסי של החברה.
המצב הזה חמור עוד יותר בקרב חברות סטארט-אפ. בשנת 2021 עשרות חברות ישראליות הונפקו בנאסד"ק ו-20 חברות הונפקו דרך SPAC. אין ספק שהדרך להנפקה מחייבת, כבר בשלבים המוקדמים, לדווח על תהליכים פיננסים תקינים, אך הצורך בעמידה ברגולציה הנוקשה של SOX (Sarbanes Oxley) נדרשת רק שנה לאחר ההנפקה, שנת ה"גרייס". בפועל, למרות כל העבודה שנעשתה לקראת ההנפקה, מרבית החברות מתחילות את המירוץ ל-SOX ללא כוח אדם מיומן לניהול התהליך ולכן משלמות סכומי עתק על מנת להביא את הצוותים הנכונים, אשר יבצעו את הפרוייקט בלו"ז הלחוץ.
אם תשאלו CFO's כמה זמן נדרש לתהליך, תשובתם תהיה לפחות שנה, לצד השקעה של מאות אלפי דולרים. הסיבה לכך נעוצה בעובדה שראשית נדרש תהליך גילוי לאיתור הנתונים הרלוונטיים, מיפוי התהליכים המהותיים מקצה לקצה, איתור האחראים לכל תהליך ואשרור השלבים השונים בתהליכים. לאחר מכן, נדרש לדגום את התהליכים, להגדיר בקרות מונעות, מגלות ומפצות על פערים מהותיים, ולבסוף לבצע בדיקה מדגמית של הבקרות. כמויות המידע הרבות המעורבות בתהליכים הפיננסיים לרוב מקשות על ביצוע בדיקה מקיפה ולכן "מסתפקים" בבדיקה מדגמית, אשר מגדילה את הסיכוי לפספוס תקלות וליצירת חולשה מהותית.
פתרון המשלב שתי טכנולוגיות
השאלה האמיתית שעולה בהקשר זה היא מדוע התהליך לא נעשה באופן אוטומטי. בעידן שבו כל העולם עובר טרנספורמציה דיגיטלית, מדוע תחום החשבונאות והבקרה הפיננסית לא משתמש בכלים חדשניים לניהול העבודה השוטפת באופן מהיר, אפקטיבי ואמין יותר? ניתן היום לקבל "SOX-in-a-Box".
כאן נכנסת לתמונה חברת Datricks, שנוסדה על-ידי חיים הלפרן ורועי רוזנבלום, שניהם בוגרי ממר"ם ולשעבר מקימי חברת Xact-Soft, שנמכרה לקבוצת One1. הטכנולוגיה שחברה פיתחה ממפה ומנתחת תהליכים פיננסיים באופן אוטומטי ומציפה את כל הסיכונים בתהליכים בדומה למכונת רנטגן לתהליכים עסקיים.
החברה, בה השקיעה קרן ההון סיכון JVP, פיתחה פתרון המשלב שתי טכנולוגיות: Process Mining ו-AI. טכנולוגיית ה-Process Mining ממפה את הנתונים המשתתפים בתהליכי הארגון ומבצעת Reverse Engineering לכדי תהליך עסקי מלא, כפי שהתרחש במציאות - As-Is State Mapping.
"בניגוד לחברות הקיימות בשוק כיום, אשר מגדירות מראש מה לחפש בתוך המערכות, האלגוריתם שלנו סורק את המידע כמו בלש פורנזי ללא התערבות אנושית, כך שהמיפוי אינו מוטה ומשקף באופן מדוייק את הנעשה בתוך החברה", מדגיש חיים הלפרן, מנכ"ל Datricks. "מעבר לכך, האלגוריתם מזהה סטיות (אנומליות) המהוות סיכון לתהליך ובלחיצת כפתור מאפשר למצוא את שורש הבעיה".
"השילוב של טכנולוגיית ה-AI לצד Process Mining, מאפשר לנתח את הנתונים שנאספו בהשוואה ל-600 בקרות פנימיות ובאמצעותMachine Learning להתריע בפני ליקויים וסיכונים אמיתיים, אשר עלולים להוביל לחולשה מהותית בזמן אמת", מוסיף רועי רוזנבלום, ה-CTO של Datricks. "בנוסף, פיתחנו יכולות Insight-to-Action לביצוע פעולות מנע במיידי עוד בטרם הסכנה הופכת לממשית וכל זה באופן אוטומטי ללא צורך בהתערבות אדם".
מערכת התראות לתיבת הדואר
המנוע של Datricks יכול לנתח מידע ממספר רב של מערכות מידע ויכול להתמודד עם מיליוני טרנזקציות. הפלט של ניתוח הנתונים מוצג באופן ויזואלי על Dashboard ידידותי למשתמש, ללא צורך בניתוחים נוספים. ניתן להגדיר שאלות על הנתונים ולחפש חריגות כדי להגיע למסקנות שונות. לדוגמה, מציאת הזמנות רכש פיקטיביות שנוצרו בדיעבד (Maverick Buying), תשלום חשבוניות כפולות ואף הפרדת תפקידים בארגון (Segregation of duties - SoD) שהיא הערובה החזקה והמרכזית למניעת אי-סדרים כספיים.
מייסדי Datricks הבינו מהר מאוד כי ללקוחות שלהם אין זמן לשבת ו"לשחק" עם ה- Dashboard ולכן הרחיקו ופיתחו שכבה נוספת בפתרון, אשר פועלת כמערכת התראות לתיבת הדואר. רק צריך לפתוח את תיבת העידכונים וכל ההתראות מסודרות על פי חומרת הסיכון וסכום הסיכון.
מאפשר ל-CFO's להצטרף למהפכת הדיגיטציה
הלפרן ורוזנבלום מציגים מחקר של KPMG, לפיו הסיבות המובילות לחולשות מהותיות הן הפרות SoD, חוסר במדיניות פורמלית של בדיקת בקרות וחוסר בהטמעת בקרות על- פי הצורך. לדבריהם, Datricks פותרת את הבעיות האלה בקלות ובניגוד לפתרונות הקיימים בשוק. מנגנון ההתראות של Datricks מתריע על הסיכונים האמיתיים ללא התראות שווא (False Positive). לדוגמה, אצל אחד מלקוחות החברה הנסחר בנאסד"ק נמצאו 30 אלף הפרות SoD בפועל.
"הנתון הכי מעניין מהמחקר של KPMG הוא ש-78% מהחולשות המהותיות נובעות בשל מחסור בכוח אדם מיומן ולכן, כאמור, חברות משקיעות כסף רב בגיוס צוותים חיצוניים שהעלות שלהם יכולה להגיע למאות אלפי דולרים", מציינם השניים. "Datricks באה לפתור גם את הבעיה הזו וחוסכת גם לחברה וגם למבקרים החיצוניים את הזמן ואת ההוצאה על רואי חשבון ודאטה אנליסטים לניתוח המידע.
"הפתרון החדשני של Datricks מאפשר לאנשי כספים להצטרף, סוף-סוף, למהפכת הדיגיטציה ולהטות את משקל העשייה שלהם מאיסוף מידע וחישובים אין-סופיים - הגוזלים כ-90% מזמנם ומשאירים רק 10% להתוויית אסטרטגיה - ולהתמקד במאמץ האסטרטגי-העסקי של החברה, תוך כדי שהם מחזיקים בידע הכי קריטי של החברה – כיצד התהליכים הפיננסיים מתנהלים הלכה למעשה ומי עושה מה בתהליכים האלה", הם מסכמים. "הפתרון החדשני אמנם מוטמע בשלב זה במערכות פיננסיות, אך בעתיד הוא ימפה תהליכים נוספים, כמו למשל גם תהליכים לעמידה ברגולציה של תקני ESG".
בשיתוף חברת Datricks
