יער בן שמן הוא אחד היערות הגדולים ביותר במרכז הארץ, המספק שפע אטרקציות למטיילים: חניון קמפינג ללינת לילה, מסלולי הליכה רגלית מוטים עונות צמיחה ופריחה, אתרי מורשת, מסלולי אופניים, משחקיה, אטרקציות ספורטיביות ואפילו אזור מנגלים. בימים אלה שוקדים בקק"ל, האחראית על היערות בארץ-ישראל, על פיתוח אפליקציה ייחודית שבה כל מטייל יוכל לקבל מידע על כל האפשרויות שטומן בחובו היער, בהתאמה אישית להעדפותיו ולבחירותיו. המטייל גם יוכל להכניס העדפות טיול ויקבל רצף של יערות עם מסלול טיול מלא לפי סוגי האטרקציות שביקש.
האפליקציה החדשה אף תאפשר למטיילים לתת פידבק לקק"ל בזמן אמת על בעיות שונות שהם פוגשים ביער. "כך אנחנו הופכים את המטיילים לשותפים אסטרטגיים שלנו בשמירה על היער", מסביר גידי לייב, מנהל תוכנית הטרנספורמציה הדיגיטלית בקק"ל. "אנחנו יוצרים לעצמנו קהל של מאות אלפי יערנים שמדווחים לנו ובתמורה מקבלים מידע רב על אפשרויות הטיול והבילוי ביערות, כולל ארכיון היסטורי מרתק של קק"ל. בימים אלו אנו מגבשים פיילוט לחמישה יערות שעליהם נריץ את האפליקציה החדשה שתושק בינואר 2023".
הטכנולוגיה היא אמצעי
קק"ל (קרן קימת לישראל) הוא אחד הגופים הגדולים והוותיקים במדינת ישראל, המעסיק כ-1,000 עובדים ואחראי על היערות והשטחים הפתוחים במדינת ישראל. תהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית אותו החלה לפני כשנה וחצי בשיתוף חטיבת הטרנספורמציה הדיגיטלית של וואן טכנולוגיות, הוא עבורה הרבה יותר מפיתוח אפליקציות. כל מערכות המחשוב הארגוניות הוותיקות יעברו שדרוג משמעותי, יתחברו וידברו זו עם זו, ויאפשרו שימוש במידע עדכני וכלים דיגיטליים, הן בארגון והן על-ידי לקוחותיו המטיילים.
ירון אוחיון הוא מנהל חטיבת מפ"ק (מפעלי פיתוח וקרקע) בקק"ל, החטיבה האחראית על כל השטחים הפתוחים וחולשת על כ-70% מפעילות הארגון ואנשיה הם למעשה היערנים הראשיים של מדינת ישראל.
מסביר אוחיון: "הבנו שנדרש שינוי דרמטי, כי שיטות העבודה של פעם כבר לא עובדות. היכולת לעקוב אחר ביצוע שואפת לאפס כשאין לך מערכות דיגיטליות מסודרות, עם תוכנות שמחברות בין כל הגורמים. העבודה שלנו בנויה על לוחות זמנים, ומישהו צריך לוודא שהעבודה מתבצעת. לכן הפרויקט הוא לא טכנולוגי, אלא תהליך אסטרטגי של הארגון כדי להבין לאן פנינו מועדות לקראת 2030. הטכנולוגיה עבורנו היא אמצעי להגיע למטרות ויעדים שהארגון הציב לעצמו".
כיצד הטכנולוגיה יכולה לסייע בתהליכים ארגוניים?
"בכל היערות יש לנו מנהלי גושים ומדריכים, שצריכים לקבל מערכות עבודה בצורה מסודרת. כל אחד יקבל בטאבלט שלו תוכנית עבודה ולוחות זמנים, וכל אחד ממנהלי המרחבים או המנהלים הבכירים יותר, יוכל לראות דרך המערכת כיצד זה מתבצע. כך ניתן יהיה לבקר באופן רציף אם מה שתוכנן בתהליכי הייעור אכן מתבצע. השליטה והבקרה היא על הרבה יותר מזה. לקק"ל יש פרויקטים עם קבלנים חיצוניים, המתבצעים על-ידי אגף ההנדסה ומהנדס ביצוע ראשי. המערכות הטכנולוגיות אמורות לאפשר לנו בקרה על כל פרויקט, מתחילתו עד סופו, עם תרשים זרימה ברור וקל למעקב. יש לכך משמעויות חשובות כי מתגלגלים כאן מיליוני שקלים ואסור שהדברים יתנהלו ללא בקרה.
"בסופו של דבר", מוסיף אוחיון, "אם לא נהיה מגובים בטכנולוגיה, אין סיכוי שנצליח. פעם, אם מנהל בקק"ל רצה לקבל אינפורמציה, הוא היה צריך ללכת לשוחח עם הרבה מאוד אנשים. היום הוא לא צריך לדבר עם אף אחד, אלא פשוט להיכנס לכל מערכות המידע ולהבין בדיוק מה קורה ומהם אחוזי הביצוע. זו מהפכה של ממש וגם האצלת סמכויות משמעותית".
כמנהל בכיר, עד כמה קשה להעביר תהליך כזה בתוך הארגון?
"זה אתגר בלתי רגיל ושינוי דרסטי, אבל אני אוהב אתגרים. זה תהליך בלתי נמנע, וכשרואים את התוצאה מבינים עד כמה הוא שווה את המאמץ. צריך הרבה סבלנות ואורך רוח, כי קשה להשתנות ולשנות דפוסי עבודה, אבל אין ברירה. לא צריך לפחד מטכנולוגיה, היא כלי עזר נהדר".
תהליך הסבה היברידית - ישן לצד חדש
פרויקט הטרנספורמציה הדיגיטלית בקק"ל נעשה בשיתוף עם חטיבת הטרנספורמציה הדיגיטלית, חלק מקבוצת הדיגיטל בוואן טכנולוגיות, חברת שירותי ה-IT השנייה בגודלה בישראל.
ראובן כהן, מנהל חטיבת הטרנספורמציה הדיגיטלית בוואן טכנולוגיות, מסכים שהתהליך שעוברת קק"ל אינו רק טכנולוגי: "זה בהחלט תהליך שדורש בשלות ארגונית. מימושה מצריך חיבור של ההנהלה לתהליך, הבנת החזון העסקי, והכנת תכנית עבודה אסטרטגית שרק בסופה משתלבים הכלים הטכנולוגיים. תוכנית העבודה מאושרת כמובן על-ידי כל הגורמים בארגון."
עד כמה היכולות של וואן יכולות לסייע לקק"ל?
"אנו מתמחים בפיתוח מתודולוגיות חדשניות, לא רק בתחום הטכני או בניהול הפרויקט, אלא גם בעזרה לארגון לממש את החזון באמצעות טכנולוגיות ומתודולוגיות חדשות. המטרה היא לאפשר לארגון למנף את הקיים בצורה היעילה ביותר, תוך מתן דגש על שילוב שירותים חדשים".
"אנו מציעים את שירותי הטרנספורמציה הדיגיטלית שלנו כשירות, והמתודולוגיה שלנו ליישום הטרנספורמציה מאפשרת לנו להציע לארגונים שירותים חדשים על בסיס שירותים שפותחו ובכך להוזיל עלויות עתידיות של פיתוח ותחזוקה. אנו מאפשרים לקק"ל להשתמש בכל היכולות שלנו כקבוצה וליהנות ממגוון השירותים שלנו, כולל יכולות Salesforce, תמיכה במערכות פיננסיות, ארכיטקטורה, סקרי שוק, מוצרים משלימים וכמובן גם מוצרי מדף עם שקיפות מלאה לכלל הפתרונות הקיימים בשוק. יש לנו אפשרות לספק לארגון הרבה 'רגליים' שתומכות בהצלחת הטרנספורמציה. אנו גם מאפשרים לארגון להיות אג'ילי ולעשות שינויים מהותיים תוך כדי התהליך."
"ערך נוסף הוא הסבה היברידית", אומר כהן. "היכולת לשלב טכנולוגיות חדשות וישנות. כדי לאפשר קיום של ישן לצד חדש במשך תקופה לא קצרה, נדרשות מיומנויות ברמה גבוהה. זה תהליך מאתגר לארגון, אך אחד הקריטריונים החשובים להצלחה. בנוסף, וואן תומכת במעבר לענן, עם שירות מלא לכל סוגי העננים. מדובר בשירות לא זול ולכן צריך לדעת להשתמש בו נכון, להחליט מה כדאי להעביר לענן ומה לא, כדי לא לבזבז משאבים. אנו עוזרים לארגון להגדיר את תפיסת הענן הנכונה לו. "
מחזון לתוכנית עבודה
גידי לייב מספר, כי "המסע של גיבוש התוכנית בקק"ל החל ברבעון הרביעי של 2020 ונמשך מספר חודשים. התחלנו תהליך חשיבה אסטרטגית ארגונית במבט של עשור קדימה, אשר הובל על ידי סמנכ"ל משאבי אנוש של קק"ל. מיפינו את החזון, המטרות והיעדים של הארגון, וביצענו סקרי לקוח, ראיונות, קבוצות עבודה, ומפגשים עם שדרת הניהול המרכזית של הארגון. זיהינו אתגרים, הזדמנויות וסיכונים וערכים ארגונים ליבתיים. לצד זה, בוצעו מיפוי מערכות ותשתיות קיימות ודורגו הצרכים הארגוניים תוך שקלול בין הנחוץ לדחוף."
"חשוב לציין, כי שותף כמו וואן בפרויקט כזה מביא עמו יתרון משמעותי. הרבגוניות של השירותים שהקבוצה יכולה להציע יחד עם מנעד הפתרונות הנדרשים, סיפקו ערך מוסף גבוה בתהליך."
"אחת התובנות שעלו, היה הרצון של קק״ל להעצים את המענה שהיא מספקת כפלטפורמת תיירות פנים מובילה בישראל. הבנו שהיתרון היחסי הוא ״יערות קק״ל״ וכי יש לשלבו עם העולמות הנוספים הקיימים ביערות, בהם אתרי מורשת, הנצחות, מסלולי טיולים, חניונים, חי, צומח, מורשת והיסטוריה של ארץ ישראל. כך עוצב אחד הווקטורים המשמעותיים – ניהול מבקרים."
"לתוכנית יש שלוש מטרות עיקריות", מוסיף גידי לייב, "הראשונה, דיגיטציה - תוכנית להגירה טכנולוגית/אינטגרציית מוצרי מדף של כלל צורכי החטיבות תוך התאמה לארכיטקטורה מסוכמת, במטרה לאפשר שיח רוחבי ואורכי בארגון.
השנייה, להפוך את קק"ל ל-Data Driven Organization. בעזרת מאגרי מידע מפוענחים ומנותחים, קק"ל תוכל לקבל החלטות טובות יותר מבוססות מידע דיגטלי, מעובד ומדויק.
השלישית, טרנספורמציה דיגיטלית ללקוחות קק"ל: מטיילים, בתי ספר, תורמים, ספקים וכיו"ב."
"תוכנית מסוג זה אשר נוגעת בתרבות הארגון ובנהלי עבודה, מצריכה בניית יכולת התמודדות עם שינוי ארגוני, והתמודדות עם ניהול התנגדויות, לצד שיתוף בעלי תפקידים רלוונטיים. בהתאם, הוקמה ועדת היגוי עליונה בראשות המנכ"ל, לצד קבוצות מיקוד של אנשי או״ש וטכנולוגיה. בתווך פעלו ועדות ניהוליות ומקצועיות שונות."
"בחרנו לממש את התוכנית באמצעות מתודולוגיה של פיתוח אג'ילי, שמספקת מענה מיטבי להשתנות הארגון בהתאם לצרכים והזדמנויות. תהליך המעבר למערכות החדשות דורש רציפות תפקודית עד סיום הליך המעבר וההגירה, ומכאן הצורך בהסבה היברידית."
אורי אייזיקוביץ', מנהל אגף מערכות מידע בקק"ל, מסכם כי הארגון כולו נרתם להצלחת התהליך וכי ללא הגיבוי של ההנהלה והדירקטוריון, התוכנית לא הייתה מתחילה או יכולה להצליח. "קק"ל הוא גוף עם יעדים אסטרטגיים ברורים מאוד הקשורים לניהול שטחים פתוחים, קידום ערכי הציונות, חינוך וחיזוק לאהבת הארץ וברור שהטכנולוגיה יכולה להקפיץ אותנו קדימה בכל הקשור למימוש האסטרטגיות הללו", אומר אייזיקוביץ'.
איך רותמים את כלל היחידות בתוך הארגון לתהליך?
"היינו חייבים לערב גורמים שמצד אחד מבינים טכנולוגיה, ומצד שני יודעים לדבר בשפה העסקית של הארגון ולתרגם צרכים עסקיים להזדמנויות הטכנולוגיות שיש היום בשוק. חשוב מאוד בתוכנית מסוג זה שכל היחידות העסקיות יהיו שותפות מלאות לגיבוש ומימוש התוכנית".
מה האתגר הגדול מבחינתך בתוכנית הזו?
אייזיקוביץ': "ככל שאנחנו הופכים לארגון דיגיטלי יותר, כמות הנכסים הדיגיטליים הולכת וגדלה, וגם האתגרים שלנו גדלים – ניהול המידע, השימור ואבטחת המידע שלו. הארגון תלוי יותר ויותר באותם נכסים דיגיטליים שמוקמים לטובת התפעול השוטף, הניהול והיכולת קבלת החלטות מבוססות נתונים".
