בעידן של אתגרים ביטחוניים וכלכליים, צמצום תקציבים ומשאבים מוגבלים, הסביבה העסקית דורשת מכל ארגון להיות גמיש, מהיר ויעיל יותר מאי פעם. ארגונים מתמודדים עם דרישה ברורה: התייעלות.
בשנים האחרונות, והדבר בולט מאוד מתחילת 2020, השוק משתנה כל הזמן וחוסר הוודאות מצריך מאיתנו למקד כל החלטה בתוצאה מדויקת ומדידה. פתרונות טכנולוגיים כמו Design Systems (מערכות עיצוב) מציעים לא רק חיסכון משמעותי בזמן ובעלויות, אלא גם דרך לייעל תהליכי עבודה ולזכות ביתרון תחרותי שמאפשר לארגונים להישאר רלוונטיים בשוק.
אם אתם רוצים לשפר את ביצועי הארגון שלכם, להוריד את עלויות הפיתוח ולהשיג תוצאות טובות יותר, Design System היא כלי אסטרטגי שעוזר לארגונים לייעל תהליכי עבודה, להאיץ את זמני הפיתוח ולשמור על אחידות בכל הממשקים הדיגיטליים, תוך כדי שיפור SEO, נגישות ותפיסת המותג לטווח הארוך.
במאמר זה נבחן כיצד ארגונים יכולים להפיק תועלת מהטמעת מערכת עיצוב ונדגים באמצעות נתונים כיצד זו השקעה שמחזירה את עצמה במהירות.
אז מה זה Design System?
Design System היא תשתית דיגיטלית מרכזית. זו למעשה ספרייה דיגיטלית הכוללת את כל הרכיבים והכללים לעיצוב ופיתוח — כללי וערכי המותג, הרכיבים העיצוביים המרכיבים את המוצרים הדיגיטליים של המותג (מאלמנטים גרפיים, כמו כפתורים ואייקונים, ועד מדריכים והנחיות מדויקות למפתחים), תיעוד מלא והנחיות עבודה משותפות לצוותים בארגון. הצוותים המשתמשים באופן קבוע במערכת, שיושפעו בצורה ישירה מהטמעתה, הם צוותי עיצוב חוויית המשתמש, פיתוח מערכות מידע ושיווק. אך הניסיון מלמד שגם הנחיות רגולטוריות, שמובאות בחשבון מראש יחד עם הצוות המשפטי, תורמות ומביאות תוצאות לארגון בטווח הארוך.
החזר השקעה ברור ומדיד
בארגונים שבהם יש מספר ממשקים דיגיטליים (אתר שיווקי, אזור אישי, אפליקציית שירות, ממשקים לסוכני שטח או מכירות), בעיות כמו חוסר אחידות בין הממשקים בעיצוב ובפיתוח, פערים בתקשורת בין המחלקות האמונות על המוצר ותהליכי עבודה מסורבלים מובילים לעלויות גבוהות ולעיכובים משמעותיים ולא צפויים. כל פרויקט חדש של מוצר דיגיטלי לארגון מרגיש כמו התחלה מחדש, עם עיצוב ופיתוח שאינם מתחשבים בתוצרים קודמים, דרישות עסקיות שאינן מחלחלות לשטח ותקשורת לא מסונכרנת בין הצוותים והמחלקות השונות. בחישוב גס המשמעויות עבור ארגון בעל מספר ממשקים שאינו מאמץ Design System הן גבוהות, לא יעילות בטווח הארוך ומצריכות מנגנון שימור ידע משומן.
איפה חוסכים בתכל'ס?
הטמעת Design System בארגון מייצרת אחידות ושפה משותפת בין המוצרים הדיגיטליים השונים, בין אם מדובר במוצר חדש, או בעדכון ומתיחת פנים למוצר קיים, תוך שיפור התקשורת בין מחלקות כמו עיצוב, פיתוח ושיווק וכן הספקים השונים האמונים על הקמת המוצר או על תחזוקתו.
החזר ההשקעה (ROI) במערכת Design System הוא ברור ומדיד, שכן זמן העיצוב והפיתוח מתקצר באופן משמעותי, לעתים ב-50%-30%, מה שמאפשר השקה מהירה של מוצרים. שימוש ברכיבים עיצוביים מוכנים מקטין את העלויות הכרוכות בפיתוח ותחזוקה ומבטל עבודה כפולה, שנובעת מחוסר עקביות בין צוותים.
המערכת גם משפרת את איכות המוצר ומונעת תקלות, כיוון שהרכיבים שנבדקו מראש מפחיתים את הסיכוי לבעיות בעיצוב ובפיתוח, מה שמוביל לתוצרים מדויקים ויציבים. חוויית משתמש אחידה, שנוצרת באמצעות ה-Design System, משפרת את תפיסת המותג ומעניקה ללקוחות תחושה של ביטחון ואמינות.
מעבר לכך, שיתוף הפעולה הפנים-ארגוני משתפר משמעותית. המערכת יוצרת שפה משותפת וברורה בין מעצבים, מפתחים ובעלי עניין נוספים ומונעת חוסר הבנה. היא מקילה על הכשרה של עובדים חדשים, שמשתפרת באמצעות רכיבים מתועדים היטב, ומאפשרת לצוותים להתמקד בחדשנות וביצירת ערך במקום לבזבז זמן על פתרון בעיות טכניות חוזרות.
הטמעת Design System מהווה יתרון תחרותי בכך שהיא יוצרת גמישות בהיענות לדרישות השוק. היא מאפשרת לארגונים להגיב במהירות, בזכות גמישות גבוהה ויכולת סקיילביליות. העיצוב האחיד והמדויק משפר את חוויית המשתמש, מגביר את שביעות רצון הלקוחות ומחזק את מיצוב המותג כחברה חדשנית ואיכותית.
המערכת גם מהווה תשתית לצמיחה ארגונית ולפרויקטים עתידיים. היא מייעלת את העבודה בצוותים גדולים ותומכת בהתרחבות הארגון, ויוצרת בסיס המונע השקעת משאבים מיותרת בכל פרויקט חדש.
לבסוף, כשמדובר על יתרון מול מתחרים Design System היא כלי אסטרטגי בארגונים מובילים כמו Google ,IBM ו-Airbnb, מה שמאפשר להם להוביל את השוק. פיתוח מהיר ואיכותי מעניק יתרון משמעותי מול המתחרים, שנאלצים להשקיע זמן רב יותר בתיקון תקלות ובהתמודדות עם עבודהלא אחידה.
ההשקעה במערכת עיצוב לא רק מביאה חיסכון בזמן ובעלויות, אלא גם מחזקת את מעמדה של החברה בשוק התחרותי ומכינה אותה לצמיחה מתמשכת.
התאמת המערכת לצורכי הארגון
מכאן אנו נדרשים לשאלה איך להטמיע Design System בצורה יעילה?
הניסיון מלמד שיש לשים דגש על התאמת המערכת לצרכים הייחודיים של כל ארגון. לפיכך, השלבים העיקריים בתהליך בניית Design System הם:
1. ניתוח הצרכים הארגוניים — עבודה ישירה עם אנשי מפתח בארגון, מנהלים, מעצבים ומפתחים, כדי להבין את הצרכים המדויקים. יש לבחון את כלי העבודה היום-יומיים של המעצבים, לנתח את השפה העיצובית והתוצרים העיצוביים, לייצר מפה של כלל הרכיבים הנדרשים ולבדוק היכן ניתן למזג רכיבים זהים או דומים. בנוסף יש לבצע ניתוח של דרישות הפיתוח — סביבות פיתוח, דרישות לקבלת חומרים בצורה אפקטיבית — ולהבין את הדגשים העיקריים לצוות. במסגרת השלב הזה חשוב לבחון גם את הדרישות ממחלקות נוספות, כגון מערכות מידע, המחלקה המשפטית ומחלקת השיווק. כן יש לבדוק את הדרישות מבחינת נגישות, זמני עלייה, גודלי מסכים וסוגי ממשקים, ולהבין את המגבלות ואת כלל צורכי המערכת והארגון בשילוב הדרישות העסקיות.
2. עיצוב ובניית ה-Design System — לאחר הבנת כלל הצרכים מתחילים בבניית רכיבים מותאמים בצורה מדויקת לארגון: יצירת רכיבים שמדברים את השפה הארגונית ומשתלבים עם מערכות קיימות שבהן נעשה שימוש, דיוק התוצרים עם כלל המחלקות ובדיקה שהרכיבים נותנים את כלל המידע לאנשי המקצוע השונים בארגון. נכון להיום הכלי האופטימלי לבניית Design System הוא Figma במתודולוגיית Atomic Design.
3. הטמעת ה-Design System — בשלב הזה נדאג לשלב את ה-Design System בתהליכי העבודה השונים בארגון ובמחלקות השונות, תוך יצירת תקשורת בין כל הגורמים המעורבים, כדי להבטיח שהמערכת תעבוד בצורה חלקה לאורך זמן ותיתן מענה מדויק לטווח הארוך.
4. השקה, תחזוקה והכשרה — תתחדשו! יש לכם Design System. זהו השלב המרגש ביותר, מתחילים להכשיר את הצוותים בארגון ודואגים להעברת כלל המידע לתחזוקה שוטפת במערכת. בשלב זה ניתן גם להיעזר בשירותי תחזוקה חיצוניים, ובעצם זהו השלב שבו מתחילים להרגיש את השינויים הארגונים והעסקיים בעקבות הטמעת המערכת.
לסיכום, Design System היא יותר מכלי עיצוב. מדובר על כלי אסטרטגי המסייע לארגונים לחסוך זמן, להפחית עלויות ולשפר את ביצועיהם הדיגיטליים בטווח הארוך. זהו פתרון שמחבר את כל הצוותים בארגון ומייעל את כל תהליך העבודה. אם אתם רוצים לחסוך זמן, להקטין טעויות ולהגיב לשוק במהירות, זה הזמן להטמיע את המערכת הזאת בארגון שלכם.
כמי שהובילה פרויקטים עבור חברות מובילות, אני מזמינה אתכם לגלות כיצד Design System יכולה לחסוך לכם זמן, כסף ומשאבים ולשפר ביצועים, תוך שיפור ניכר באיכות ובתפקוד הארגון.
הכותבת היא מומחית בתחום ה-Design Systems עם ניסיון עשיר בפרויקטים דיגיטליים ובהטמעה בארגונים גדולים ובינוניים, עם מעל 15 שנות ניסיון בפרויקטים ומוצרים דיגיטליים חדשניים לחברות גדולות כמו הראל, רפאל, קבוצת דלק, ליברה ופריוריטי
לפרטים נוספים: mstar.co.il
בשיתוף חברת MORNINGSTAR
