בעשור האחרון משהו טוב קורה בעולם האירועים והכנסים, שהפכו מעוד תאריך ביומן לחוויה מעוצבת שמבקשת להעניק לאורחים רגעים בלתי נשכחים. הדור החדש של המוזמנים רגיל למלונות יוקרה, מסעדות טובות ותמונות מלוטשות ברשתות, והוא מצפה לסטנדרט דומה גם באולם אירועים או במתחם כנסים. כדי לעמוד בציפיות האלה התפתחו מתחמים שמציעים שפע של חוויות לכל סוג של אירוע – אירוח קפדני, קולינריה מתקדמת, מתחמי וולנס ותכנון מדוקדק של כל פרט – מחגיגה משפחתית ועד כנס ארגוני רחב היקף.
האורחים של היום כבר לא מסתפקים בשעתיים צפופות באולם סגור, גן אירועים או מתחם כנסים סטנדרטי. הם מצפים לחוויה כוללת שמתחילה מרגע ההגעה לחניה ולקבלה, נמשכת במרחב שנעים לשהות בו ומסתיימת בתחושה אמיתית של יציאה מהשגרה – לעתים לאורך יום שלם. מתחמי אירועים מובילים משקיעים בלובי מרווח, בפינות ישיבה נינוחות, באזורים שקטים לשיחות, בחדרים ייעודיים למנוחה או להנקה ובמרחבים פתוחים – אלמנטים שמאפיינים היום גם אירועי שמחה משפחתיים וגם ימים מקצועיים של חברות וארגונים.
כשאירוע נתפס כחוויה כוללת, גם המארחים וגם הארגונים מבינים שהם לא רק שוכרים אולם אירועים, אלא בוחרים שותף שמתכנן עבורם את היום. מתחמי האירועים מתמחים כיום בבניית מסלול האורח – תכנון הזרימה בין החללים, יצירת רגעי מפגש והתרעננות ותיאום החוויה מתחילתה ועד סופה, כך שהאירוע יהפוך לזיכרון טוב.
מבחן הצלחת
המבחן הראשון של אורחים רבים לא מתחיל ברחבת הריקודים ולא במצגת הפתיחה, אלא בצלחת. עוד לפני שהם מתרשמים מנאומים או מתוכנית אמנותית הם בוחנים את רמת המטבח: האם האוכל מרגיש כמו מסעדה טובה, האם יש מענה לצמחונים ולטבעונים, האם יש אופציות קלילות ובריאות יותר והאם הכול נראה טוב מספיק כדי לעלות לסטורי באינסטגרם? דור האורחים החדש רגיל לגיוון קולינרי, חומרי גלם איכותיים ואסתטיקה מדויקת, והוא מצפה למצוא את אותם סטנדרטים גם בחתונה, בבר מצווה או ביום עיון מקצועי.
כדי לעמוד בציפיות האלה מתחמי אירועים רבים נהפכו לשחקנים קולינריים לכל דבר. הם עובדים עם שפים, בונים קונספט ברור של המטבח – מטבח פתוח, עמדות שף פעילות ותפריטים עונתיים – ומשכללים את היכולת להאכיל מאות משתתפים בלי לוותר על אוכל טעים, עכשווי ומדויק.
מאחורי הקלעים של החוויה
חלק גדול מחוויית האירוע מתרחש למעשה בשכבה שהאורחים כמעט לא שמים אליה לב, כל עוד היא עובדת כמו שצריך: סאונד נקי, תאורה מדויקת, מסכים מסונכרנים, חיבור חלק למצגות ולשידורים ורשת אלחוטית יציבה. באירועים עסקיים אלה תנאי בסיס להעברת תוכן מקצועי. באירועים משפחתיים זאת התשתית שמחזיקה את כל רגעי השיא – התמונות, הסרטונים ורחבת הריקודים. המומחיות הטכנולוגית של מתחם האירועים מאפשרת לכל אלה להיראות ולהישמע כמו שצריך.
הדור החדש של האירועים מתוכנן מהזווית של האורחים. איך ירגישו כשהם מגיעים, מה יחוו לאורך הדרך ומה ילווה אותם בזיכרון לאחר סיום האירוע. מתחמי אירועים שמציעים שילוב מדויק של חוויית אירוח, קולינריה מתקדמת, תפעול טכנולוגי אמין ומרכיבי וולנס, כבר לא נתפסים כספקי אירועים בלבד, אלא כשותפים מקצועיים בתכנון אירועים – משפחתיים ועסקיים כאחד.
