לפי הוראות החוק להגנת השכר חייב כל מעסיק לנהל רישום מסודר ומפורט של שעות העבודה של כל עובדיו בעסק, לרבות עובדי שטח כמו: סוכני מכירות, נהגים, שומרים, דיילים, טכנאים וכדומה. מעסיק שלא יעמוד בדרישות החוק צפוי לסנקציות פליליות, לקנסות כבדים ולתביעות של עובדיו בגין שעות נוספות. לשם כך הומצא בתחילה שעון הנוכחות הפיזי וכרטיס העובד הפלסטי שהיה נוטה להיעלם, להישבר ולהישכח בכיס בדרך למכונת הכביסה. מאז התפתח אמצעי זה למערכת חכמה, שלא רק מספקת את תפקיד שעון הנוכחות, אלא מנהלת עבור הארגון או המעסיק הקטן, את כל מערך דיווחי העובדים וחוסכת זמן ועלויות שכר. אחד המותגים המובילים בתחום הוא Timewatch מבית "לסה ויז'ן מערכות" לפתרונות נוכחות ושכר. החברה, ש-60% מעובדיה עוסקים רק בפיתוח, פתחה מערכת נוכחות חכמה מבוססת ענן, שמעניקה מענה מושלם לא רק לדיווח שעות העבודה של כל העובדים בעסק,
אלא גם למתן שליטה מלאה למעסיק בזמן אמת. המערכת מספקת פתרונות דיווח גם לעובדי משרד ומנהלה וגם לעובדי חוץ/שטח. כל נתוני דיווחי הנוכחות מוזרמים בזמן אמת למערכת הניהול של המעסיק לצורך בקרה, פיקוח והפקת מגוון דוחות ניהוליים הרלוונטיים. המערכת מתאימה הן לעסקים קטנים עם שלושה עובדים, בינוניים והן לעסקים גדולים המעסיקים אלפי עובדים. כיום יש לחברה מעל 5,000 לקוחות, מעסקים קטנים עם עובדים בודדים ועד לתאגידי ענק עם אלפי עובדים. החברה הוקמה ב-2009 על ידי רונן פורת; פורת הוא רואה חשבון מוסמך מטעם מועצת רואי החשבון בישראל, בעל תואר ראשון בחשבונאות וכלכלה מהאוניברסיטה העברית בירושלים (מצטיין הפקולטה במשך שנתיים); בצה"ל שירת כקצין תקציבים במחלקת תקציבים באג"א, כך שיש לו ניסיון רב ומוניטין של כ-23 שנה בתחום דיני העבודה והשכר.
נוחות שימוש, שקיפות ואמון מצד העובד
לדברי פורת, למערכת Timewatch יתרונות מובהקים משני היבטים; הראשון הוא נוחות השימוש לעובד: "דיווחי העובדים יכולים להתבצע 24/7 מכל מקום, גם מחו"ל, ובכל דרך: שעון נוכחות ביומטרי, קירבה, זיהוי פנים, דיווח באמצעות אפליקציה, טלפון נייח ונייד, אינטרנט ו-sms", מסביר פורת ומוסיף: "וגם בשפות שונות, שמתאימות לעובדים זרים למשל. לכל חברה צרכים משלה, ולשם כך אנחנו מבצעים סקר מקדים והתאמת ציפיות בכל עסק. כל עסק מקבל מערכת נוכחות בהתאם להרשאות שהמעסיק מבקש שיהיו בה. המערכת מאפשרת לעובד לדווח על חופשת מחלה ולצרף אישור מחלה ואישורים שונים אחרים. עובדים יכולים לדווח גם על הוצאות; אם זה כיבוד, מסעדות, דלק כשהם יכולים למעשה להעלות את הקבלה למערכת. בנוסף, יכולים העובדים לתקן דיווחים, להוסיף דיווחים חסרים, לחתום עליהם באופן ממוחשב. הגישה לנתונים שלו, השקיפות לעובד, מטפחת אצלו אמון במקום העבודה".
חיסכון של 3%-7% בעלויות השכר למעסיק
ההיבט השני של יתרונות המערכת הוא ההיבט של התייעלות ניהול הארגון תוך חיסכון בזמן וכסף. לדברי פורת, המערכת חוסכת לעסק בין 7־3 אחוזים מהשכר החודשי המשולם לעובדים, לעומת עסק שאין לו את המערכת הזאת: "המערכת מונעת טעויות אנוש שקורות כשהכול מבוצע ידנית, כי אין לה כאלו; היא מראה למעסיק בכל רגע נתון אם הוא חורג בתקציב השכר, בשעות הנוספות כפי שהוגדרו לכל מחלקה, או בסניף סצפיפי, כשמדובר בחברה עם סניפים". המערכת מוזנת למעשה בדיווחי העובדים, ומצד שני בהסכמי העבודה של העובדים. "המערכת יודעת לפלח באופן אוטומטי את רכיבי השכר השונים, שעות נוספות, עבודה בשבת, חג, מילואים, חופשת מחלה וכדומה. בנוסף, היא מותאמת לכול תוכנות השכר במשק. היא אף מאפשרת למעסיק לקבל סימולציה של עלויות השכר, לפני שהנתונים מועברים למחלקת השכר. המערכת מאפשרת תהליך זרימה מושלם שמתחיל מדיווח העובד ומסתיים בקבלת שכרו," הוא מציין. לדבריו, מעבר למניעת טעויות אנוש והתייעלות כספית בניהול העסק, המערכת גם חוסכת זמן ומשאבים בהפחתת שאילתות והשלמות על נתוני נוכחות ושכר. "היא חוסכת חישובים כי הכל בה אוטומטי. היא חוסכת זמן ולחץ לחשב השכר, שיכול להתמקד בהכנת השכר במקום בעניינים פרוצדורליים ידניים; החשב לחוץ כי צריך לשלם את השכר בזמן, ולחץ מוביל לא פעם לטעויות", מדגיש פורת.
ליצירת קשר והשארת פרטים לחצו כאן>>>
הגדלת התפוקה והיעילות
יתרון נוסף הוא בתפוקה; כשעובדים מדווחים נוכחות, וכל הדבר הזה מבוקר ואלקטרוני, הרי שהמעסיק יכול לראות אונליין באם יש חריגות בשעות, בתקציב. "למשל," מדגים פורת: "המערכת יכולה להתריע אונליין אם עובד עבד במשך היום למעלה מ-12 שעות; זה גם בניגוד לחוקי העבודה, וגם בניגוד לרצונו של המעסיק, למשל, שלא לשלם שעות נוספות מעל ל-9 שעות עבודה ביום. המערכת יכולה להתריע באופן אוטומטי למעסיק, למנהל המחלקה וגם לעובד ב-SMS או באי מייל, שהוא מתקרב ל-12 שעות עבודה".
מה קורה אם עובד שוכח לדווח על כניסה או יציאה?
"ללא Timewatch, המעסיק יגלה את זה בסוף החודש והעובד ידווח מתוך זיכרון ואין וודאות לנתונים. לכן המערכת מודיעה לעובד אונליין, שהוא לא דיווח ומציקה לו עד שהוא מדווח. זה מאוד משמעותי כשמדובר בעובדים שעתיים, למשל". לדבריו, המערכת מאפשרת גם בקרה על התנהלות העובדים, כשהיא מאפשרת למעסיק לזהות עובדים עם חוסרים גדולים בעבודה בחודש האחרון, שאולי מתכננים לעזוב, וזוהי אינדיקציה חשובה מאוד למעסיק. פורת: "אנחנו כל הזמן מחדשים ומפתחים את המוצר, מייצרים פיצ'רים חדשים לפי צורכי הלקוח ולכל סיטואציה. כל מוצר ושירות נדגם. אנחנו בהחלט חדשניים ופורצי דרך בעולמות האלה. זה בא לידי ביטוי בסקרים שאנחנו עושים, בעיקר בתחילת חודש, שמצביעים על שביעות רצון גבוהה בקרב 96% מהלקוחות, מה שמעיד שהם רואים בנו שותף נאמן לעסק".
Timewatch
למעבר לאתר >>
למעבר להתנסות חינם >>
בשיתוף Timewatch
