רוצים לחסוך זמן? תכתבו אי-מיילים ארוכים

אי-מיילים קצרים ותמציתיים עלולים לגרור מספר רב של התכתבויות הלוך ושוב אשר בסיכומו של דבר יגרמו לבזבוז זמן רב יותר ויפגעו בפריון העבודה שלכם

שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל

מקובל לחשוב כי כדי לחסוך זמן בתכתובות דואר אלקטרוני יש לציית לחוק הבסיסי לפיו אי-מייל צריך להיות קצר ותמציתי. הרי כשם שלנו יש מעט זמן ותיבות דואר גדושות - כך גם לאחרים.

לא כך הוא - טוען קאל ניופורט, פרופסור למדעי המחשבי מאוניברסיטת ג'ורג'טאון בארה"ב, החתום של מספר ספרי הדרכה לשיפור פריון העבודה וניהול זמן.

לדבריו, כתיבת מיילים ארוכים יותר דווקא חוסכת זמן מכיוון שאי-מיילים קצרים נוטים לגרור יותר התכתבויות המשך, הלוך ושוב, אשר בסיכומו של דבר גורמות לבזבוז זמן רב יותר.

"כפי שכתבתי בספרי Deep Work, כאשר אדם מעתיק את מוקד תשומת לבו מנושא לנושא, הנושא הראשון מותיר אחריו שאריות תשומת לב שנשארות בתודעה עוד לפחות 10-20 דקות ופוגעות ביכולת הקוגנטיבית", כתב ניופורט בבלוג שלו Study Hacks Blog.

המסקנה המתבקשת היא לצמצם למינימום את מספר הפעמים שבודקים אי-מייל במהלך היום, אולם ניופורט מציע פתרון אחר - קצת פחות קיצוני ולעיתים קרובות גם יותר יעיל - אותו הוא מכנה שיטת "אי-מייל ממוקד-תהליך" (process-centric email).

"כאשר אתם שולחים או עונים על אי-מייל, נסו לזהות את מטרתה של שרשרת ההתכתבות המתהווה", כתב ניופורט. כך למשל, המטרה יכולה להיות לתאם פגישה מתוכננת או לקבוע שעה לקפה.

"אחר כך, יש למצוא את התהליך שיאפשר לך ולשותפים להתכתבות להגיע למטרה תוך מזעור מספר ההתכתבויות הלוך ושוב הנדרשות", המשיך ניופורט. "יש להסביר את התהליך באי-מייל עצמו כדי שהשותפים להתכתבות גם יבינו את המטרה".

ניופורט הביא לדוגמא מקרה שבו מקבלים הודעה מחבר בזו הלשון: "בא לך מתי שהוא בקרוב להיפגש לכוס קפה?".

אל תתפתו לענות: "יופי, מתי נוח לך?", הזהיר ניופורט. "אמנם זאת תשובה קצרה שכתיבתה תדרוש זמן מועט, אולם היא אינה מתווה תהליך ברור שממזער את מספר ההודעות הלוך ושוב. יתר על כן, סביר להניח שהתשובה תגרור שרשרת ארוכה של הודעות שיתבעו שוב ושוב את תשומת לבכם בהמשך", סיכם ניופורט.

נוסח התגובה הנכון להודעת החבר על פי השיטה הממוקדת-תהליך של ניופורט הוא:

"זה נשמע יופי. אני מציע שנפגש בסטארבקס בקמפוס. צירפתי רשימה של ארבעה תאריכים ושעות בשבועיים הקרובים. אם אחד מהם מתאים לך, עדכן אותי ואני אראה בכך אישור שקבענו. אם אף אחד מהמועדים הללו לא מתאים לך, צלצל אלי או שלח לי הודעות טקסט לסלולרי (לכתוב את המספר) במועדים הקרובים שבהם אהיה במשרד (לכתוב את הימים והשעות), ואז בטוח אהיה בסביבה, ונתאם משהו".

תשובה מסוג זה אמנם עשויה להאריך את הזמן שאתם מקדישים לבדיקת תיבת האי-מייל שלכם, אך תחסוך לכם את התכתבויות חוזרות ונשנות שיסיטו את תשומת לבכם ויפגעו בתפוקה שלכם.

לחצו על הפעמון לעדכונים בנושא:

כתבות מומלצות

דירה בהנחה

6,269 משקי בית זכו בהגרלה. אבל האם בכלל כדאי לקנות דירה בהנחה?

לחוסכים הסולידיים יש אלטרנטיבה

שעתו היפה של החוסך הסולידי: יש חלופה טובה יותר לפיקדון בבנק

טסלה, מודל S. המחיר למי שיזמין את המודל היום ייקבע בהמשך

אחרי כמעט שנתיים: הדגמים הגדולים של טסלה מגיעים לישראל

אלעד כהן (מימין), ניצן רנגיני בוצר ודניאל בוצר

ממשכורת של 30 שקל בשעה – לווילה בת שלוש קומות במושב מבוסס בשרון

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker

כתבות שאולי פספסתם

מסיבה בבריכה, אילוסטרציה

בעל הבית מרוויח 15 אלף שקל ללילה - החיים של השכנים נהפכו לסיוט

תופעות לוואי בעקבות שימוש בפרופסיה

"כל הגוף מרגיש מחושמל, הכל שורף וכואב": הם רצו לעצור את ההתקרחות. זה הרס להם את החיים