היוזר | גוגל הופכת את דוקס ליותר מסתם מעבד תמלילים – ואלה הפיצ'רים החדשים

בראשית, גוגל דוקס (Docs) היה מעבד תמלילים פשוט. הוא כלל אמנם פיצ'רים כמו עבודה משותפת בזמן אמת, אבל התפיסה הבסיסית היתה שהייעוד שלו הוא לכתוב מסמכי טקסט, כאלו שהמטרה הסופית היא להדפיס אותם על נייר – ממש כמו שעשינו שנים בוורד.

אבל לפני שנה, במאי 2021, גוגל התחילה להכניס שינויים מעניינים לגוגל דוקס. במסגרת יוזמה שנקראת Smart Canvas החברה החלה לשלב פיצ'רים חדשים בגוגל דוקס, שהופכים אותו לכלי יצירת תוכן שיתופי וגמיש יותר, שכבר לא מיועד רק לכתיבת טקסט ומסמכים – ומתאים למגוון רחב יותר של צרכים. מרבית הפיצ'רים האלה מסתתרים בתפריט שלא הרבה מכירים עדיין, שנפתח כאשר נמצאים בגוגל דוקס ומקלידים את התו שטרודל @. אז ייפתח תפריט עם אפשרויות חדשות שמתעדכנות כל הזמן.

כך, למשל, העדכון האחרון והמסקרן לגוגל דוקס הוא הוספת "רשימה נפתחת" (Dropdown) וסטטוסי ביצוע. במילים אחרות, אפשר ליצור טבלה שאחד מהשדות שלה הוא סטטוס מתחלף, שיכול לשמש ככלי בסיסי לניהול ומעקב אחר פרויקטים לצוותים בארגונים. למשל, אפשר ליצור טבלה עם סטטוס עבודה שניתן לעדכן, כמו "טרם התחיל"/"בעבודה"/"בוצע", וכן הלאה. למעשה, פיצ'ר זה מקרב את גוגל דוקס להיות משהו שדומה לכל ניהול משימות ופרויקטים כמו נושן, אסאנה, קליקאפ ואפילו מאנדיי הישראלית.

כדי לעשות זאת, מקלידים @ (שטרודל) ובתפריט שנפתח אפשר להקליד או לבחור Product Roadmap או Review Tracker כדי לקבל תבנית לטבלה מוכנה, או לבחור Dropdown כדי ליצור רשימת נפתחת וסטטוסים מותאמים אישית.

• איום על טיקטוק? הסרטונים הקצרים משגשגים באינסטגרם, בפייסבוק וביוטיוב
• הדרך הנוחה והזולה לרכישת חבילת גלישה לחו"ל שאתם כנראה לא מכירים
• שני הסמארטפונים החדשים שינסו לאתגר את השליטה של אפל וסמסונג בשוק

הנה עוד אפשרויות שהתווספו לגוגל דוקס:

הכנסת תאריכים באופן אוטומטי. לחצו על @ ובחרו בתאריך (Date) או הקלידו תאריך, או פשוט Today או Tomorrow. התאריך המתאים ייכנס לטקסט כרכיב שאפשר לשנות ולעדכן מאוחר יותר.

הכנת טיוטת מייל. אפשר להכין טיוטת מייל בתוך גוגל דוקס, באמצעות לחיצה על @ ובחירת Email Draft. זה מאפשר למשל לקבוצת אנשים לעבוד על כתיבת מייל באופן משותף, כולל הכנסת נמענים וכתיבת שורת נושא. לחיצה על אייקון ג'ימייל שמרחף לצד הטיוטה תעביר אתכם ישירות לג'ימייל ואז ניתן לשלוח את הטיוטה המוכנה.

פורמט ללא דפים. עד היום התרגלנו, בכל מעבד תמלילים וגם בגוגל דוקס, לכתוב מסמך עם שוליים מוגדרים ועם חלוקה לעמודים. הסיבה ההיסטורית היא התאמת הכתיבה על המסך לרוחב ואורך של דפי A4 מודפסים. אך כיום כשאף אחד לא באמת מדפיס מסמכים, לא תמיד יש בכך צורך. לכן גוגל דוקס הציגה באחרונה פורמט ללא דפים (pageless). כלומר לעמוד שאתם כותבים אין גבולות של אורך ורוחב, אלא אפשר להרחיב ולכווץ את התוכן שלכם בהתאם לצורך – מה שמקל על הכנסת אלמנטים כמו טבלאות ותמונות. וגם אין מרווחים בין עמודים. בחרו בתפריט File ואז Page Setup ואז לחצו על לשונית Pageless. כעת אפשר למשל לבחור ב-View ואז Text Width אם אתם רוצים רוחב צר, בינוני או רחב של העמוד.

תקציר אוטומטי. פיצ'ר חדש שמאפשר לסכם ולתקצר אוטומטית מסמכים ארוכים באמצעות בינה מלאכותית. הרעיון הוא שבאופן אוטומטי מקבלים תקציר של הנקודות העיקריות בטקסט – ואפשר לערוך בהמשך. הפיצ'ר עדיין לא זמין לכולם, אבל אם הוא קיים אפשר לגשת אליו באמצעות תפריט הצד (Outline), אייקון שמופיע בצד שמאל למעלה של המסמך. ליד המילה Summary כיום יש לחצן + המאפשר להוסיף סיכום ידני. אם פיצ'ר התקציר האוטומטי כבר זמין עבורכם, יופיע שם אייקון חדש של תקציר אוטומטי.