5 טיפים לפגישות וירטואליות מוצלחות

יותר ויותר שיחות מתנהלות באמצעות שיחות ועידה. כיצד מתגברים על פערי המרחק ויוצרים קשר עסקי, חברי ופורה?

Harvard Monday Morning
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים
Harvard Monday Morning

>> פגישות וירטואליות הן חלק בלתי נפרד מהנוף העסקי. אך כדי לעקוף את המכשולים שמציב המרחק, יש להקדיש לעניין מחשבה ותכנון זהיר. לפניכם כמה קווים מנחים לפגישות וירטואליות מוצלחות. צוות שירות בינלאומי שנצמד להנחיות אלה הצליח לצמצם ב-20% את מהירות המענה לבעיות הלקוחות.

יצירת קשר חברי ממרחק הוא אינו דבר פשוט, אך ניתן בהחלט להשגה, באם משתתפי הפגישה עושים מאמצים לתקשורת עם עמיתיהם המרוחקים. למשל, כשכולם עולים לקו, כדאי לברך כל אחד אישית בלבביות, ולנצל את הדקות הראשונות לשיחת חולין. רצוי לגלות עניין בחברי הצוות המרוחקים, ממש כמו היו עובדים במשרד השכן. כדאי אף ליצור עמם קשר מעבר לפגישות הווירטואליות, באמצעות דואר אלקטרוני או טלפון. אם חברי הצוות מגיעים ממקומות אחרים בעולם, אפשר לשאול שאלות נייטרליות וידידותיות אודות תרבות, מסורת ואף פוליטיקה. המשתתפים יצאו מהפגישה עם הרבה יותר ידע האחד על השני.

מומלץ לא להשתמש באופציית ההשתקה של הטלפונים, גם כשמישהו אחר מדבר, במיוחד בפגישה קטנה. ככל שיש יותר אינטראקציה, שאלות ספונטניות, צחוק והערות אגב, כך נוצר חיבור טוב יותר ודיאלוג זורים יותר.

חברה אחת שיישמה עקרונות אלה ראתה את החברות מתגברת משמעותית, ובעקבותיה גם שיתוף הידע, שיתוף הפעולה והיעילות. הנוכחות בפגישות הווירטואליות זינקה לכמעט 100%.

2. שימוש בטכנולוגיה להגברת שיתוף הפעולה

טכנולוגיות המעצימות את התקשורת הדו-כיוונית ואת שיתופי הפעולה, יכולות לגרום למשתתפי הפגישות להרגיש כמעט כאילו כולם יושבים באותו חדר. כלים שכאלה הם, למשל, חדרים וירטואליים, לוחות כתיבה וירטואליים, כלי הצבעה אנונימיים, מצלמות המאפשרות למשתתפים לראות זה את זה, מצגות שניתן לערוך בשיתוף פעולה באינטרנט, חדרי צ'אט המאפשרים שיחות צדדיות, והיכולת להצביע ולשאול שאלות באופן וירטואלי.

כדאי לבחון אילו כלים מועילים לכל צוות, וללמד את כל חבריו כיצד להשתמש בהם. בצוותים רבים נראה שמינויו של אחד על החדרת טכנולוגיה חדשה מגדילה את יעילותה.

כדאי לבדוק את המכשור לפני כל פגישה, או לבקש מכולם להצטרף לפגישה 10 דקות מוקדם יותר כדי לפתור בעיות לא צפויות. כדאי גם שתהיה תוכנית גיבוי. למשל, לשלוח מצגות או מסמכים בדואר אלקטרוני לפני הישיבה, כך שגם אם לא ניתן יהיה להציגם בכלי האינטראקטיווי, לכל אחד יהיה עותק והפגישה עדיין תהיה יעילה.

3. לשתף את כולם כל הזמן

פגישות חד-כיווניות הן בעייתיות במציאות, ועוד יותר באופן וירטואלי. בייחוד כשהמשתתפים מפוזרים ברחבי העולם, ועבור חלקם מדובר בשעות הקטנות של הלילה. לכן מי שחייב להעביר מידע חשוב לכל הצוות, יכול להשתמש בדואר אלקטרוני, או אפילו ווב קאסט - לא צריך לכנס את כולם לפגישה וירטואלית.

מי שמבקש משוב ומקבל שתיקה כתשובה, צריך לחשוב האם מדובר בשתיקת הסכמה, חוסר הסכמה, חוסר ביטחון, או פשוט היעדר מעורבות אישית. בהיעדר ראיות ויזואליות לדבר, אפשר לקרוא להצבעה אנונימית, או לקיים סבב בו כל אחד מביע דעתו.

4. לאזן את הכוחות

פגישות וירטואליות רבות מתקיימות כאשר חלק מהמשתתפים נמצאים יחד באולם ישיבות, וחלק נמצאים לבדם במשרד או בבית במקומות מרוחקים. מי שאינם נמצאים בחדר עשויים להרגיש "בחוץ", ולתהות האם לדעתם משקל שווה.

כדאי להקפיד שאם ישנו מישהו הנמצא לבד בפגישה וירטואלית, כולם צריכים להיות לבד. על כל המשתתפים להצטרף לשיחה ממשרדיהם, ולא מחדר פגישות. כדי להיות הוגנים כלפי מי שנמצאים באזור זמן שונה ממרבית המשתתפים, כדאי לקבוע שיחות בזמנים שונים, כך שבכל פעם חוסר הנוחיות נופל על מישהו אחר. קשה להיות האדם שגר בצד השני של העולם וצריך תמיד להשתתף בפגישות באמצע הלילה.

5. לאסור על כתיבת דואר או מסרים מיידיים

כמו ששיחות צדדיות נחשבות לנוהג לא מנומס בפגישה פנים-אל-פנים, כתיבת דואר אלקטרוני או מסרים מיידיים בעת פגישה וירטואלית אינם מנומסים. חברה אחת שעבדנו עמה קבעה כי כל מי שיעבור על חוק זה, יקבל את המשימה הבאה על הפרק. זה הוכיח את עצמו כאמצעי התרעה יעיל ביותר.

-

הכותבות הן מייסדות חברת הייעוץ טווינסטאר ועובדות בתחום הצוותים הבינלאומיים

-

הסוגיה: איך תהפכו פגישה וירטואלית בטלפון או בווידיאו לאפקטיווית?

הפתרון: לשמור על כמה התנהלויות בסיסיות ולהתנהג ממש כמו בפגישה רגילה.

הדרך: התחילו תמיד בסמול טוק לחימום האווירה, השקיעו בכל ידע טכנולוגי שיסייע, אל "תפילו" את השעה הלא נוחה על קבוצה אחת, שתפו תמיד את כולם, אסרו על כתיבת מייל או הסחות דעת אחרות.

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker