קורסים תחת עומס המטלות? לדיוויד אלן יש פתרון פשוט

שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים
דיוויד אלן
דיוויד אלן בהרצאהצילום: David Allen Company
רותי לוי
רותי לוי
רותי לוי
רותי לוי

בגיל 74 דיוויד אלן הוא נואם מרתק, אנרגטי ומלא הומור. מדי פעם הוא עושה פרצוף מוזר, מעוות את קולו, מניף רגל באוויר בתנועת קראטה פתאומית. "המוח שלכם הוא משרד מחורבן", הוא פותח את הרצאתו. "הוא לא התפתח כדי לזכור, להזכיר, לתעדף או לנהל מערכות יחסים", ואז הוא מפנה שאלה אל הקהל: "מישהו פה יודע כמה משימות המוח יכול להחזיק בכל רגע נתון?"

התשובה, הוא יחשוף מיד, היא ארבע. "ארבע!", הוא חוזר ומדגיש. "לרוב האנשים בחדר יש 150–200 דברים שהם אמרו לעצמם שהם צריכים לעשות. אם אתם שומרים את המשימות במוח — אתם נוטים לפעול לפי המשימה האחרונה והקולנית ביותר שלכם, ולא באופן אסטרטגי או אינטליגנטי". לאחר שהוא מניח לקהל שבאולם להשתומם מהגילוי, הוא מרים את ידיו ומוסיף: "היי, אל תירו בשליח".

אלן, המכונה לא פעם "גורו הפרודוקטיביות", פיתח שיטה בשם GTD — ראשי תיבות של רב־מכר שכתב (Getting things done או "לגרום לדברים לקרות") — שנועדה לעזור לאנשים לעקוב אחר המשימות האינסופיות של החיים המודרניים. לפני כשלושה שבועות הוא ביקר בישראל לסיבוב הופעות מהיר. 450 ישראלים שילמו 90 שקל, סכום צנוע יחסית, עבור הרצאה בת שעה וחצי בהרצליה, בתל אביב או בפתח תקוה. שיחות המסדרון הסגירו כי מדובר בעדה קטנה של מעריצים, בעיקר מתחום ההיי־טק. רובם קראו את הספר, חלקם עדיין נאבקים ליישם את השיטה ומחפשים טיפים וקיצורי דרך, מקווים שההרצאה תסייע. היה מי שאפילו חשש (והתבדה) שאלן כמרצה ידמה לאלן הקריין, בעל הקול המונוטוני בספר הקולי ומרובה ההוראות שהוא מוכר באמזון.

בישראל GTD היא תופעת שוליים, אך בארה"ב הספר של אלן נמצא במקום מכובד ברשימות רבי המכר מאז פורסם ב–2001. העדויות הטובות ביותר להשפעתו אינן 2 מיליון העותקים שנמכרו ממנו, אלא רשת רחבה של מוצרים משלימים — סמינרים ציבוריים המתקיימים ב–93 מדינות, מפגשי אימון עבור חברות, תוכנות שנבנו כדי להתאים לשיטה, חוברות עבודה ומדריכים מקוצרים, וקהל גדול של עוקבים המבקרים או מרחיבים את התיאוריות שלו. בשנה שעברה אף יצאה גרסה של GTD לבני נוער והשנה הופקה גם חוברת עבודה למבוגרים.

לאלן יש מיליון עוקבים בטוויטר, ובתמורה ל–48 דולר בחודש, או 480 דולר בשנה, תקבלו ממנו סדנאות מצולמות בנושאי פרודוקטיביות, סיפורי הצלחה, מדריכים לשימוש נכון במייל ובתוכנות ניהול פרויקטים פופולריות כמו אסאנה וטרלו, וחיבור לפורום דיונים אקסקלוסיבי למשוגעים לדבר. 2,000 איש מנויים לשירות הזה.

לישראל הוא הגיע כאורח של סקילס בוטיק (Skills Boutique), שהקימו עידית משה ונועה גורדון־פרייזלר, הנציגות הישראלית להכשרה ואימון לשיטת GTD. לפני שנחת אצלנו הוא בילה במוסקבה. כ–20% מזמנו מוקדש לנסיעות בעולם, זאת הדרך שלו "לעזור" לאנשים שהוא הכשיר להפיץ את שיטתו, מכיוון "שיש היום המון פיראטים, שלא באמת הוכשרו לכך", הוא מסביר. המודל העסקי של החברה הוא הכשרת שותפים שישמשו נציגות מקומית להדרכה בשיטת GTD. השותפים משלמים לאלן על רישיון. החברה של אלן, שמעסיקה כיום חמישה עובדים, מכניסה לדבריו 3 מיליון דולר בשנה.

דיוויד אלןצילום: אייל טואג

קוף פרא

אלן טוען שאת מה שפסיכולוגים קוגניטיבים אישרו רק בעשור האחרון, הוא גילה כבר לפני 35 שנה כאשר הוזמן על ידי מנהלים בכירים לייעץ להם כיצד לשפר את היעילות שלהם. ספרי הניהול הפופולריים של שנות ה–90, שאף ראו אור וזכו להצלחה גדולה בישראל, כמו "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" של סטיבן קובי, סוטים לא פעם לכיוון הפילוסופי. רבים מהם עסוקים בסימון מטרות ובשרטוט הדרך להגיע אליהן, אך כשאלן הגיע לייעץ ללקוחותיו הוא הבחין שהם מוסחים מכדי להתמקד אפילו במשימה הפשוטה ביותר של רגע זה.

אלן שואל את הביטוי הבודהיסטי "מוח קוף" (Monkey Mind) שמשמעו חוסר מנוחה, קפריזיות, אי־יציבות, הססנות ובלבול. כוונתו כי המוח הומה במחשבות המועברות כל הזמן, כמו קוף המדלג בפראות מעץ לעץ. הוא מסביר כי רוב האנשים מעולם לא הרגישו איך זה כשאין להם שום דבר על הראש מלבד מה שהם עושים באותו הרגע. בעידן המיילים והטלפונים הסלולריים, הם במצב מתח תמידי — ואנשים פשוט נהיים אדישים או עסוקים מכדי להתמודד עם הלחץ.

הכל החל בשנות ה–80, כאשר אלן ניסה לעזור ללקוחותיו להתמודד עם הבלגן שעל שולחנם. הוא נזכר בדרך שבה התנהל בימיו כסוכן נסיעות, באמצעות ספר מזכרים (Tickler File). הוא סבר שבדיוק כפי שהיה נוהג עם כרטיסי טיסה, ניתן לתייק גם דברים אחרים שיושבים לך על השולחן, ליום שבו תצטרכי להיזכר בהם. בצורה הזאת השולחן נשאר מסודר, וכרטיס הביקור, המאמר או פתק התזכורת עם ההמלצה לרופא שיניים לא יסיחו את דעתך — עד היום שבו יהיה בהם צורך.

אלן מתעקש שהוא אדם עצלן, שלא אוהב לבזבז זמן ואנרגיה על דברים, ומסביר כי השיטה שלו נוצרה מתוך חתירה לשלווה נפשית, ל"מחשבה כמו מים", ביטוי שהוא לוקח משיעורי הקראטה שלו. "דמיינו שאתם זורקים חלוק נחל לאגם דומם. איך המים מגיבים? באופן המתאים לחלוטין לכוח ולמשקל של האבן, ואז חוזרים להירגע"

הפסיכולוג החברתי רוי באומיסטר מזכיר בספרו Willpower כי "ספר המזכרים" של אלן — המורכב מ–31 תיקיות לכל יום בחודש הנוכחי ו–12 תיקיות לכל אחד מחודשי השנה — הועתק באופן כה נרחב, עד כי חסידיו השתמשו בו עבור שם אתר אינטרנט פופולרי: Lifehacker: 43folders.com.

מלבד פינוי הניירת שעל השולחן, ספר המזכרים הסיר מקור דאגה: ברגע שתויק בו משהו, ידעת שתזכור להתמודד אתו ביום המתאים. לא הוטרדת מהפחד שתאבד אותו או תשכח ממנו. לא השארת במוח "לולאה פתוחה": לפי אלן, כל דבר שמסיט את תשומת לבנו, שאינו שייך למקום שבו הוא נמצא כעת, הוא "לולאה פתוחה" הטורדת את מנוחתנו, ויש צורך לשלוט בה. הדרך לשלוט בה היא באמצעות רשימת משימות מפורטת מאוד.

אלן מנחה את קוראיו ולקוחותיו לכתוב את כל מה שדורש את תשומת הלב שלהם, גדול כקטן, מקצועי ואישי. אלא שהניסוח של כל משימה צריך להיות על פי הפעולה הספציפית הבאה שתעשה לטובת השלמתה. כלומר, רשימת המשימות לא אמורה להכיל פריטים כמו "מתנת יום הולדת לאמא" או "מלא את דו"ח המסים", אלא "לנסוע לחנות התכשיטים לקנות מתנה לאמא" או "להתקשר לרואה החשבון שלי עבור דו"ח המס". "אם ברשימה שלכם 'כתוב כרטיסי שנה טובה', זו הפעולה הבאה, כל עוד יש לך עט וכרטיסים", מסביר אלן. "אבל אם אין לך את הכרטיסים, את תדעי באופן תת־הכרתי שאת לא יכולה לכתוב את הברכות, כך שאת תימנעי מרשימת המשימות שלך ותתמהמהי".

זאת הבחנה שנשמעת פשוטה ללמידה, אבל אנשים לא מפסיקים לטעות בה. אלן סבור כי אם עבור השלמת המשימה שברשימת המטלות, יש גם משימת ביניים שאינה כתובה, אתם תיטו לדחות אותה, מכיוון שעוד לא סיימתם לחשוב בדיוק איך אתם מתכוונים להשלימה. אבל כשפורקים את המשימה למטלות קטנות, התחושה תהיה אחרת לגמרי ותרגישו שאתם מתקדמים ומסיימים עם דברים.

הרעיון של רשימת משימות אחת יוצר מיקוד, אך מייצר גם אתגר: ככל שהרשימה ארוכה יותר, אנו פחות רוצים להסתכל עליה. הפתרון הוא להוסיף קונטקסט (הקשר), שניתן יהיה לסנן את רשימת המטלות לפיו. הקשר יכול להיות המקום שבו תוכלו לבצע אותה — בית, משרד, בטלפון או על המחשב. אלן ממליץ גם לציין על המטלה את הערכת הזמן שהיא תדרוש מאתנו ואת רמת האנרגיה הנחוצה להשלמתה (נמוכה, בינונית או גבוהה). אם אינכם נמצאים בבית, או אם אתם מוגבלים בזמן, שיטת המיון אמורה להסתיר את המשימות הלא רלוונטיות ולקצר את הרשימה. אפליקציות ניהול משימות כמו Nirvana ,Todoist וגם Any.do הישראלית יודעות לנהל את הסינונים האלה.

באומיסטר הוקסם מאלן, והקדיש לו עמודים רבים בספרו שעסק בשליטה עצמית. לטענתו, בספרות המחקרית כיום יש עדויות לאותו נדנוד נפשי שאלן צפה בו, והמחקרים אכן מראים שאין צורך להשלים את המשימה כדי לתת מנוחה לראש — מספיק לקבוע בצורה ברורה כיצד נשלים אותה, בדיוק כפי שאלן הסביר לקוראיו בתחילת שנות ה–2000.

השיטה של אלן להתמודד עם כל "הדברים" שמתחרים על תשומת הלב שלנו היא באמצעות סכמת עבודה ברורה למשימה בודדת: ראשית, צריך להבין מהי המשימה, ואז לשאול "האם היא דורשת מאתנו פעולה?" אם לא, יש לה שלושה יעדים אפשריים: פח הזבל, תיקיית אולי/מתישהו או תיקיית רפרנס המיועדת לדברים שהיינו רוצים שיישמרו לנו לשליפה מהירה בעתיד — מאמרים, נהלים וכדומה. אם נדרשת פעולה, יש לקבוע אם לתזמן אותה להחלטה ביום אחר ביומן, להאציל אותה על אדם אחר, או לנסח עבורה את הפעולות המדויקות הנדרשות להשלמתה. ויש גם את חוק שתי הדקות: כל מטלה שלוקחת פחות משתי דקות יש לבצע מיד.

קוסם, פועל בניין ומוכר טוסטוסים

אלן נולד, התבגר והתבסס בארה"ב, והעתיק את חייו עם אשתו, קתרין, לאמסטרדם ב–2014 ("זה היה בתיקיית אולי/מתישהו שלנו במשך השנים"). את שנות ה–20 שלו השקיע בלמידת טקסטים של זן (בודהיזם) וסופיזם (זרם מיסטי באסלאם) ובלימוד קראטה, שבו יש לו חגורה שחורה. הוא התחיל ללמוד לתואר שלישי בהיסטוריה אמריקנית באוניברסיטת ברקלי ונשר, התנסה בהרואין ("מתוך עניין"), אושפז לזמן קצר במוסד לחולי נפש והסכים רק לומר ששום דבר לא יכול להפחיד אותו מאז. "הסרט קן הקוקייה הוא די מדויק, ואני עוד התאשפזתי באחד מבתי החולים הטובים", סיפר בעבר לכתב מגזין Wired.

הוא התחתן ארבע פעמים ולא הביא ילדים לעולם, והוא נוהג לספר כי היו לו 35 עבודות לפני גיל 35 — החל בקסמים שעשה על המדרכה בעיר פלשתין שבטקסס בגיל 6 תמורת 5 דולרים לקסם, דרך שחקן בתיאטרון המקומי בשריבפוינט לואיזיאנה שאליה עבר בילדותו, וכלה במוכר טוסטוסים, גנן, סוכן נסיעות, נהג מונית, פועל בניין, סוחר, מלצר, שף, מפיץ ויטמינים ומנהל תחנת דלק. בעבודתו האחרונה הועסק בחברה שמציעה סמינרים של צמיחה אישית, אך מהר מאוד התגלה שהוא לא עוסק בהעצמה, אלא בפרטים הקטנים של רשימות מטלות, תיקיות, תווית ותיבות דואר נכנס.

"פגשתי אישה שסיפרה על בן ה–11 שלה, היו לו 5,000 הודעות וואטסאפ. מערכת החינוך שלנו דפוקה. לא מלמדים את הילדים איך לחשוב, אלא דוחפים להם מידע שהם צריכים לפלוט בחזרה, במקום לומר 'מהי התוצאה הרצויה בעיניך?', 'מה אתה צריך לעשות כדי לגרום לזה לקרות?' זה שריר שצריך לאמן מילדות"

עד כמה שזה נשמע מוזר, הוא סבור שהמסלול הזה דווקא עקבי לגמרי עבור אדם שהביא אל העולם שיטת עבודה מבוססת חוקים, מכנית כמעט, להשלטת סדר בחיים. "אומרים שאתה מלמד את הדברים החשובים ביותר שאתה בעצמך היית צריך ללמוד", הוא מסביר. "רוב חיי עסקתי בחקר עצמי וגילוי מי אני, מאיפה אני בא, ומהם ההיבטים העדינים יותר של החיים. אבל עדיין הייתי צריך לשלם שכר דירה, אז עבדתי במה שאפשר. וכשגיליתי יותר על עצמי, הבנתי גם מה אני באמת אוהב לעשות — וזה לעזור לאנשים להיהפך ליעילים יותר. בשלב מסוים גיליתי שקוראים לזה יועץ ואפילו מוכנים לשלם על זה כסף".

אלן מתעקש שהוא אדם עצלן, שלא אוהב לבזבז זמן ואנרגיה על דברים, ומסביר כי השיטה שלו נוצרה מתוך חתירה לשלווה נפשית, ל"מחשבה כמו מים" (Mind Like Water), ביטוי שהוא לוקח משיעורי הקראטה שלו. עומס ולחץ, הוא אומר, מובילים לאדישות או תגובת יתר. אבל מים - הם מותאמים לחלוטין עם הסביבה שלהם. "דמיינו שאתם זורקים חלוק נחל לאגם דומם. איך המים מגיבים? באופן המתאים לחלוטין לכוח ולמשקל של האבן, ואז חוזרים להירגע".

בזכות הצ'ק ליסט

במידה רבה, השיטה של אלן מבוססת על מוצר בסיס אחד — רשימת המשימות, או הצ'ק ליסט שנוצרה כבר בשנות ה–30. אטול גוואנדה, מנתח אמריקאי מבוסטון, מספר בספרו "The Checklist Manifesto" על תחרות הטיסות של יצרני המטוסים של חיל האוויר האמריקאי שהתקיימה באוהיו באוקטובר 1935. חברת בואינג התחרתה בחברות דאגלס ומרטין על חוזה של 200 מטוסים. דגם 299 שלה היה נראה כמו מועמד מנצח, עיתונאי שהיה במקום כינה אותו "מבצר מעופף" (Flying Fortress). הוא היה מלוטש ומרשים, עם מוטת כנפיים של 31.6 מטר וארבעה מנועים בכנפיים, ולא שניים. המטוס התרומם בצורה חלקה ועלה בחדות לגובה של 90 מטר עד שנעצר, הזדקר והתרסק. שניים מחמשת אנשי הצוות נהרגו, כולל הטייס.

מהחקירה עלה כי שום דבר מכני לא השתבש. ההתרסקות נבעה מ"שגיאת טייס". בואינג 299 היה פשוט מורכב באופן משמעותי מהמטוסים שקדמו לו, ודרש מהטייס זיכרון והקפדה על פעולות רבות יותר. הטייס שכח לשחרר את מנגנון הנעילה על ההגאים. בואינג לא זכתה בחוזה, וכמעט פשטה את הרגל.

"קבוצה של טייסי מבחן התכנסו כדי לשקול מה לעשות. הם היו יכולים לדרוש מטייסי הדגם לעבור הכשרה ארוכה יותר, אבל קשה היה לדמיין אדם בעל יותר ניסיון ומומחיות מאשר מייג'ור פוליר היל שמת בהתרסקות", כותב גוואנדה. "במקום זאת הם הגו גישה פשוטה וגאונית: הם יצרו צ'ק ליסט עבור הטייס, עם פירוט כל הבדיקות הנחוצות, שלב אחר שלב". עם הצ'ק ליסט, מספר גוואנדה, בואינג הטיסה את הדגם 2.9 מיליון ק"מ ללא תאונה אחת. הצבא האמריקני הזמין בסופו של דבר כמעט 13 אלף יחידות מהדגם, אותו כינה B–17, אשר העניק לו את היתרון האווירי המכריע במלחמת העולם השנייה, ואיפשר את מסע ההפצצות בגרמניה הנאצית.

צ'ק ליסט על הכפפות של ניל ארמסטרונג, במשימת הנחיתה על הירחצילום: ERIC BARADAT / AFP

ב–2001, השנה שבה אלן פירסם את ספרו, גם הרפואה נכנסה לשלב ה–B–17 שלה. "חלקים מהותיים ממה שעושים בתי חולים — ובפרט טיפול נמרץ — מורכבים כעת מכדי שהקלינאים יבצעו אותם באופן מהימן מהזיכרון בלבד", כותב גוואנדה. "אך לא היה ברור מאליו שדבר פשוט כמו צ'ק ליסט יוכל להועיל בטיפול רפואי. אנשים חולים היו בצורה מובהקת מגוונים יותר ממטוסים ונדמה שמיפוי הצעדים המתאימים לכל אחד מהם אינו אפשרי".

גוואנדה מספר כיצד פיטר פרונובוסט, מומחה לטיפול נמרץ בבית החולים ג'ון הופקינס, ניסח על דף נייר צעדים פשוטים להימנעות מזיהומים כתוצאה מצנתרים — לשטוף ידיים, לנקות את עור המטופל בחומר חיטוי, ללבוש מסכה — צעדים ידועים הנלמדים במשך שנים ואינם דורשים מחשבה עד כי זה כמעט נראה מטופש להכין עבורם צ'ק ליסט. ובכל זאת, פרונבוסט חולל מהפכה בבית החולים: בשנה שלאחר מכן התברר כי שיטת הצ'ק ליסט הפחיתה את הזיהומים מ–11% לאפס, מנעה 43 זיהומים ושמונה מקרי מוות וחסכה 2 מיליון דולר של הוצאות רפואיות. בסוף הרצאתו, אלן ממליץ בחום על ארבעה ספרים שנכתבו לדבריו על ידי אוהדי GTD, ובהם WillPower ו"הצ'ק ליסט מאניפסטו". דווקא גוואנדה הוא היחיד ביניהם שלא מזכיר את אלן בספרו ולו פעם אחת.

5,000 הודעות בגיל 11

אלן בילה אלפי שעות ליד שולחנם של האנשים המבריקים והעסוקים בעולם לפני שהתפנה לכתיבה. "לא היה לי מושג אם העולם יאהב את הספר, אבל הייתי צריך לכתוב אותו כי ידעתי שזה עובד ושזה ייחודי. ואם במקרה אדרס על ידי אוטובוס אדע שלפחות כתבתי את המדריך הזה", הוא צוחק. הוא טוען בתוקף ש–GTD היא שיטה "חסינה לחלוטין", עם 100% הצלחה למי שמצליח לאמץ אותה. אלא שצריך משמעת, ורק אחרי שנתיים היא נהפכת להרגל.

ב–2015 הוא הוציא מהדורה מחודשת ל–GTD: הוא טוען שהמתודולוגיה לא השתנתה — אבל הקהל דווקא כן. הוא רחב הרבה יותר, לא עוד מנהלים עסוקים — כיום כולם מוצפים. היקף המידע והחיבוריות התמידית לרשת תרמו לכך, וזאת תופעה חוצת תרבויות. "בדיוק פגשתי אישה באמסטרדם שסיפרה על בן ה–11 שלה, היו לו 5,000 הודעות וואטסאפ בטלפון", הוא אומר. אלן גם סבור שהשיטה שלו צריכה להיכנס לבתי הספר. "מערכת החינוך שלנו דפוקה. לא מלמדים את הילדים איך לחשוב, אלא דוחפים להם מידע שהם צריכים לפלוט בחזרה, במקום לומר 'מהי התוצאה הרצויה בעיניך?', 'מה אתה צריך לעשות כדי לגרום לזה לקרות?' זה שריר קוגניטיבי שצריך לאמן מילדות".

"התחילי במטלה הקשה ביותר — זו שאת ממש לא רוצה להסתכל עליה, סיימי איתה ואז תשתחררי לשוטט ברשתות החברתיות. אבל יש לי חבר, הוא אלוף ב-GTD, שאומר 'אני עושה את המטלה הכי כיפית קודם כל. כי זה נותן אנרגיה להמשך היום'. אז אני אומר: תבחרי אחת מהן, את המשימה המגעילה ביותר או המהנה ביותר"

אף שהקהל שלו התרחב לאורך השנים, קיימת "בעיית ה–GTD" שהוא מנסח כך: האנשים שהכי נמשכים לשיטה, הם אלה שצריכים אותה הכי פחות. "אלה אנשים שהם כבר פרודוקטיבים, חיוביים ושאפתנים. הם כבר פיתחו שיטות משל עצמם להתמודדות עם עומס — הם רק מבקשים לשכלל אותן כשהם מחפשים עוד מקום פנוי מראש". ומי שכבר מצליח להתמקצע בשיטה, הוא אומר, מקבל לעתים אשליה שיש לו עוד ועוד מקום פנוי, וקורס שוב לפני שהוא לומד להציב לעצמו גבולות.

אתה ממליץ לאנשים לדמיין את מצבם חמש שנים קדימה, ומציין שזה עוזר לתפישה ולביצועים העכשוויים. אני מרגישה שאני עוד נאבקת לתפעל את היום־יום.

אלן: "זה קורה. מה שיפה בשיטה הוא שהיא מתחילה איפה שאת נמצאת ולא איפה שאת אמורה להיות. אם היום־יום שלך מחוץ לשליטה, אל תטרחי אפילו לחשוב על שנה מעכשיו, זה רק יתסכל אותך ויגרור תחושות אשמה".

איך המתודולוגיה שלך יכולה לסייע לדחיינות?

"דחיינות היא ברוב המקרים תוצאה של פרפקציוניזם. אבל לפעמים היא תוצאה של משהו משעמם או אולי לא מספיק חשוב עבורך, ואולי צריך לשקול פשוט לוותר עליו. ההחלטה מה לעשות עם זה היא החלק הקשה. אבל אם זה פרפקציוניזם, אז שיטת 'הפעולה המיידית הבאה' היא פתרון מעולה כדי להשתחרר. איזו מכה, לכתוב ראיון עם דיוויד אלן. תפרקי את הכתבה שלך למשימות קטנות: תמלול, תרגום, כתיבת ראשי פרקים — ואז תסתכלי על הרשימה ותראי שתאמרי לעצמך: 'הא, את המשימה הזאת אני יכולה לעשות. קל'".

יש לך המלצה לתעדוף מטלות דחופות באותה מידה?

"אני נותן שני טיפים. התחילי במטלה הקשה ביותר — זו שאת ממש לא רוצה להסתכל עליה, סיימי איתה ואז תשתחררי לשוטט ברשתות החברתיות. אבל יש לי חבר, ג'וס ווידון (הבמאי של ה"נוקמים" ומפיק הסדרה "באפי ציידת הערפדים"; ר"ל), הוא אלוף ב-GTD, שאומר 'אני עושה את המטלה הכי כיפית קודם כל. כי זה נותן אנרגיה להמשך היום'. אז אני אומר: תבחרי אחת מהן, את המשימה המגעילה ביותר או המהנה ביותר, גם אני בוחר לפעמים כך ולפעמים כך".

איך נראית רשימת הלולאות הפתוחות שלך ברגע זה?

"ארוכה. חקירת החלפת כרטיסי האשראי שלי מאמריקאיים להולנדיים, סיום דו"חות המס של 2019, מציאת אפליקציית מובייל חדשה עבור IBM notes, תיקון מצלמה, טיול ליוון ועוד". ***

עומס על שולחן העבודה (למצולמים אין קשר לכתבה)צילום: מוטי קמחי

שבעת ההרגלים "לגרום לדברים לקרות", על פי דיוויד אלן 

1. המוח הוא משרד מחורבן: הוא לא התפתח כדי לזכור, להזכיר, לתעדף או לנהל מערכות יחסים. לכן עליכם ללכוד את כל הדברים שדורשים את תשומת לבכם ולהוציאם ל"מוח חיצוני" — על גבי נייר או במחשב. כשמסתמכים על הזיכרון, המוח עסוק בלהיזכר ולחשוב כיצד לבצע את המטלה, דבר שמייצר תחושת עומס ולחץ ומוביל לאדישות או תגובת יתר. 

צילום: Penguin Books

2. כדי להחליט מה עושים עם משימות שמגיעות צריך להבין קודם מהן: האם הן דורשות מכם פעולה אקטיבית? אם לא, יש להן שלושה יעדים אפשריים: פח הזבל, תיוק לצורך עיון מחדש (יום אחד/אולי), או תיוק לגישה מהירה בעתיד. אם כן, יש להחליט מהי הפעולה הבאה, אולי ניתן להאציל אותה לאדם אחר או להשהות אותה ליום אחר עם תזכורת ביומן. 

3. לא חייבים להשלים את המטלה, מספיק להחליט כיצד היא תושלם: ברגע שהחלטתם ותיעדתם כיצד תטפלו במטלה הדורשת את תשומת לבכם, היא מפסיקה לגזול את רוחב הפס המחשבתי.

4. מטלה צריכה להיות מנוסחת לפי הפעולה המיידית הבאה להשלמתה: במקום לכתוב "ליצור קשר עם X" יש להחליט באיזה אופן (טלפון/מייל), עשו זאת, ודאו שיש לכם את פרטי הקשר. המטלה צריכה להיות מנוסחת "להתקשר ל–X במספר 050...."

5. מה שדורש יותר מפעולה אחת נקרא פרויקט: ברכות לראש השנה, למשל, זה פרויקט רב־שלבי — לקנות כרטיסי ברכה ובולים, להחליט על רשימת נמענים, להשיג את כתובות הדואר שלהם, לכתוב את הברכות, ולשלוח אותן. יש לפרט את כל הפעולות ברשימה שלכם. זה מוריד מהחשש להתחיל אותן, ומייצר תחושת התקדמות. 

6. כל ההתחייבויות צריכות להיכנס לרשימה שלכם: גדולות כקטנות, מקצועיות או אישיות. לקנות אוכל לחתול זו מטלה שוות ערך ללשלוח מייל עדכון לבוס. כדי להתמודד עם תחושת הבהלה מרשימת מטלות ארוכה עליכם להוסיף לה הקשר באמצעות תגיות (למשל, המקום שבו תבצעו את המשימה — בית, טלפון, מחשב, משרד, סידורים. בצורה זו תוכלו לסנן את הרשימה לפי התגיות, ולשמור עליה קצרה), לציין את עוצמת האנרגיה הדרושה לצלוח אותה (נמוכה, בינונית, גבוהה) ואת הזמן שנדרש להשלמת המטלה. 

7. כדי שהמערכת תעבוד בשבילכם עליכם להקפיד לעבוד על פיה. הטמעת שיטת עבודה חדשה דורשת משמעת. לאנשים לוקח לרוב שנתיים כדי להפוך פעולות חוזרות להרגלים, שכבר אינם דורשים כל מאמץ. עליכם לסקור את הרשימות שלכם לעתים קרובות וקבועות, זה עוזר לתחושת השליטה והמיקוד. 

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker