להפיק אירועים ולהפיק לקחים - עסקים קטנים - TheMarker
 

אתם מחוברים לאתר דרך IP ארגוני, להתחברות דרך המינוי האישי

טרם ביצעת אימות לכתובת הדוא"ל שלך. לאימות כתובת הדואל שלך  לחצו כאן

תיק מניות

רשימת קריאה

רשימת הקריאה מאפשרת לך לשמור כתבות ולקרוא אותן במועד מאוחר יותר באתר,במובייל או באפליקציה.

לחיצה על כפתור "שמור", בתחילת הכתבה תוסיף את הכתבה לרשימת הקריאה שלך.
לחיצה על "הסר" תסיר את הכתבה מרשימת הקריאה.

לרשימת הקריאה המלאה לחצו כאן

להפיק אירועים ולהפיק לקחים

בעלת עסק להפקת אירועים, שנתקל בקשיי רווחיות, הצליחה לשפר את המצב על ידי ניהול זמן ותמחור נכונים

2תגובות

האתגר: לפני תשע שנים הקימה יליב בוקובזה, בת 35, עסק להפקת אירועי רווחה ותרבות לארגונים וחברות, כמו ימי גיבוש וכיף, סדנאות והרצאות בשם יליב הפקות. במשך חמש השנים הראשונות הלך והתפתח העסק שהתנהל מתוך ביתה של בוקובזה. העסק צמח מעוסק פטור עם מחזור שנתי של כ-100 אלף שקל בשנה הראשונה, עד לעסק עם מחזור של כ-500 אלף שקל בשנה החמישית. "העסק ממש הכפיל את עצמו בכל שנה", אומרת בוקובזה. במשך השנים התרחב גם מעגל הלקוחות, שכלל חברות גדולות כמו שטראוס, תנובה ומוטורולה. "צמיחת העסק הצריכה עבודה רבה של פגישות אחד על אחד עם לקוחות", מציינת בוקובזה, "לא פרסמנו באינטרנט, אלא נקטנו בשיווק אישי, כי היחס החם והאישי הם ממהות העסק".

לפני חמש שנים עלה קושי שהתבטא ברווחיות העסק, שאז הסתכמה רק ב-10% מהמחזור. "אחוז רווח כזה מביא למצב קרוב לסגירת עסק", אומרת בוקובזה. שני התחומים המרכזיים שמהם חשה בוקובזה שנובעים הקשיים הם תמחור וניהול זמן. היא פנתה למ.ט.י לקבלת סיוע, אך "זה היה מאכזב ולא הביא אותי לתוצאות הרצויות", היא אומרת, "הרגשתי שאני זקוקה למשהו יותר אישי ומדרבן". בעקבות זאת פנתה אל יועצת שיווקית ומאמנת עסקית, גבי הרדן. יחד עם הרדן החלה בוקובזה תהליך אימון של כחצי שנה.

התוכנית: בתהליך האימון בדקה הרדן עם בוקובזה את נושא ניהול הזמן. "ניסינו לזהות את הגורמים שזוללים זמן", אומרת בוקובזה. לצורך כך ניהלה במשך שבועיים מעקב מדויק אחרי כל מהלך יומה, בטבלה בה רשמה כל חצי שעה את מעשיה, כולל הזמן שלאחר שעות העבודה. "כך זיהינו דברים שאפשר לרכז ודברים שאפשר לחסוך בהם זמן, וכן את הדברים שמסיחים את דעתי מהמטרות החשובות לי", היא אומרת. מתוך המעקב עלה כי זמן רב מתבזבז על התפנות בכל רגע למשימה מיידית שנקרית בדרך, "כמו התייחסות לכל מייל ברגע שהוא מגיע, גם אם אני נמצאת באמצע כתיבת הצעת מחיר", מסבירה בוקובזה.

בנוסף להסחות הדעת ממשימות מיידיות בעבודה, עלה מהמעקב גם כי זמן רב נגזל על ידי טיפול מיידי במטלות החיים האישיים, שבמקרה של בוקובזה נמצאים קרוב מאוד מעבר לדלת, מאחר והעסק מתנהל מיחידה צמודה לביתה. "נעתי הלוך וחזור מהחלק של המשרד לחלק של הבית והעירוב הזה יצר כאוס", אומרת בוקובזה, שבמהלך תשע השנים שהיא מנהלת את העסק ילדה גם שלושה ילדים. "דברים שאמורים היו להסתיים בשעה היו נגררים על פני יום או יומיים, ומה שבמיוחד נדחק היה השיווק, שתמיד היה הראשון ליפול מול משימות אחרות".

"בבניית תהליך כזה של ניהול זמן נכון יש להתחיל מהסוף", אומרת גבי הרדן. "לפני הכל יש להגדיר מה התוצאה הרצויה, לאחר מכן לפרט מה צריך לעשות כדי להגיע אליה, ואז לחלק את המשימות האלו לתקופות זמן, ל-12 חודשים, ארבעה שבועות וחצי בחודש, ולכל יום". הרדן ובוקובזה תכננו יחד ארגון זמן הכולל ריכוז משימות וקביעת זמנים מוגדרים."קבעתי חצי יום מרוכז לכתיבת הצעות מחיר, זמן קבוע שיאפשר להתפנות לעבודת השיווק, וכשמשימה היא קבועה - גם אם עולות משימות אחרות באותו רגע - הן נאלצות לחכות".

"בנוסף לצד הטכני של ניהול הזמן זיהינו גם צד רגשי", אומרת הרדן, "לא לעזוב את העבודה ברגע שהילדים מגיעים הביתה ולטפל במשימות הבית, אינו מעשה של אימהות פחות טובה, למשל". הרדן מוסיפה כי כדי לאפשר מעבר מהעבודה לחיים בבית מבלי ששני החלקים יגלשו אחד אל השני, ייצרו יחד טקס מעבר שיעזור להפרדה. "אם פעם למשל הייתי מבשלת כל יום ארוחת צהריים לילדים, אז היום אני מרכזת את הבישולים ליום אחד שמאפשר ארוחות לכמה ימים", מוסיפה בוקובזה.

הדבר השני בו טיפלו הוא נושא הכספים והתמחור. "מאחר ולספקים שילמתי שוטף פלוס 30, ומהלקוחות קיבלתי תשלום של שוטף פלוס 60 או 90, נוצר מצב בו מימנתי את האירועים ונכנסתי לגרעון", מסבירה בוקובזה. כדי להתמודד על נושא נקטה מספר פעולות - דרישה מהספקים לעבור לתשלום שוטף 60, "כי לדרוש מהחברות הגדולות תשלום שונה היה קשה יותר", היא מציינת. כדי לקבל מהספקים מחירים טובים יותר עברה לעבוד עם מספר קטן יותר של ספקים, איתם ניהלה מו"מ להשגת מחירים טובים. "המטרה היתה לעבוד עם מספר מצומצם אך איכותי של ספקים, ולסגור תאריכי תשלום כדי לחסוך התעסקות שוטפת בכספים", מציינת הרדן.

בנוסף לעבודה עם הספקים, נעשה שינוי גם בתמחור האירועים ללקוחות, ופעולות לצמצום עלויות, "כמו ניהול מלאי נכון", אומרת בוקובזה. "היה צורך גם לנפות אירועים קטנים שהעבודה עליהם קשה ופחות רווחית, לטובת אירועים של חברות גדולות שהם יותר רווחיים ולא בהכרח מצריכים השקעת גדולה יותר", אומרת הרדן. "נושא חשוב נוסף שעבדנו עליו הוא הרגשת ביטחון לבקש מקדמה מלקוחות ולא לפחד לוותר על לקוח טוב אם הוא משלם גרוע", היא אומרת, "לנשים יש לעיתים בעיה לתמחר במחיר גבוה, להצהיר עליו ולגבות אותו, ובזה גם התמקדנו".

התוצאות: מאז תהליך האימון מצב העסק הולך ומשתפר. "רשמנו עלייה ברווחים, מ-10% לפני ארבע שנים ל-25% לפחות", אומרת בוקובזה. "לאחרונה השתתפתי גם בקורס אימון עסקי רוחני לנשות עסקים ובעקבותיו אני מתכננת את הזמן בצורה עוד יותר מדויקת ולטווח רחוק. אני ממשיכה להתמיד בניהול הזמן הקבוע, ויודעת שאם במשך שבוע מסוים לא הספקתי לעבוד על שיווק, שבוע לאחר מכן אקדיש זמן רב לנושא".



עוד חדשות, סיפורים, מדריכים וכלים לעסק שלך - במדור עסקים קטנים ובינוניים



תגובות

דלג על התגובות

בשליחת תגובה זו הנני מצהיר שאני מסכים/מסכימה עם תנאי השימוש של אתר TheMarker

סדר את התגובות

כתבות ראשיות באתר

כתבות שאולי פיספסתם

*#