כללים לתכתובת עסקית אפקטיבית - עסקים קטנים - TheMarker
 

אתם מחוברים לאתר דרך IP ארגוני, להתחברות דרך המינוי האישי

טרם ביצעת אימות לכתובת הדוא"ל שלך. לאימות כתובת הדואל שלך  לחצו כאן

תיק מניות

רשימת קריאה

רשימת הקריאה מאפשרת לך לשמור כתבות ולקרוא אותן במועד מאוחר יותר באתר,במובייל או באפליקציה.

לחיצה על כפתור "שמור", בתחילת הכתבה תוסיף את הכתבה לרשימת הקריאה שלך.
לחיצה על "הסר" תסיר את הכתבה מרשימת הקריאה.

לרשימת הקריאה המלאה לחצו כאן

כללים לתכתובת עסקית אפקטיבית

האינטרנט פתח בפני יזמים ואנשי עסקים אפשרות להתנהלות עסקית בה אין צורך כלל להפגש עם לקוחות וספקים ■ פעילות המסחר עברה מפגישות אישיות לדואר-האלקטרוני, והשינוי הזה דורש לכוון את קישורי הדיבור שלנו אל יכולת הכתיבה ■ כמה כללים שיסייעו בניהול תכתובת עסקית בדוא"ל שתשמור על קשרים טובים ואפקטיביים

5תגובות

שנת 2011 מציעה לנו שפע של אפשריות וכלי תקשורת חסרי תקדים שלא היו בעולם עשרות שנים. גם אם לא חיינו לפני 65 שנה בימי הצנע והעוני בישראל, ללא ספק שמענו מספיק סיפורים כדי לדעת שדברים השתנו בצורה משמעותית. אלו היו ימים בהם אנשים צרכו פחות, מיהרו פחות והכי חשוב דיברו יותר אחד עם השני.

בעשור האחרון האינטרנט פתח בפני יזמים ואנשי עסקים אפשרות להתנהלות עסקית שלא הייתה מעולם, בה אינך צריך להפגש עם לקוחותיך כלל ואף לא עם הספקים המספקים את המוצר אותו אתה מוכר. רחבת המסחר עברה מפגישות אישיות לדוא"ל בזמן אמת. השינוי הזה דורש מאיתנו - אנשי עסקים, יזמים, אנשי שיווק ומכירות ומנהלי רכש, לכוון את קישורי הדיבור שלנו אל יכולת אחרת לגמרי - הכתיבה.

הבנת השפה

כשאנו כותבים מכתב, מייל או כל מסמך אחר אנחנו מחוייבים לקחת בחשבון מי הוא הקורא, מאיזו מדינה הוא בא, איזו שפה הינה שפת האם שלו, האם הוא בקיא בשפה בה אנו כותבים, והאם אני בקיא בשפה בה אני כותב.

אמריקאים נוהגים לאחל בהצלחה בביטוי "break a leg", אך אם אני כותב מייל והקורא אינו אמריקאי ולא בקיא בגינוני השפה, סביר להניח שהוא לא ישמח כשאאחל לו "לשבור את הרגל", כשהוא צריך את ברכתי. לחילופין אם אני רוצה לכתוב לאורח שלי שישאיר את הכבודה שלו בדלפק הכניסה, ואני כותב בשפה בה אני לא בקיא - Please leave your values at the front desk, אמצא את עצמי לבסוף נפגש עם אורח מאוד לא מנומס.

סגנון דיבור וכתיבה

כאשר אנו מנהלים דו שיח עם איש מכירות או נציג שירות צעיר או חסר ניסיון, אפשר באופן כללי לדעת בן כמה הוא, כמה הוא מתמקצע בתחום, האם הוא מרגיש בנח במה שהוא מציע או שמא הוא חסר ביטחון כלפי המוצר. במרבית הפעמים תחושת הבטן שלנו תכריע אם לרכוש מוצר לפי הדרך בה הנציג הציג את הדברים, ולא בהכרח בגלל מה שהוא אמר.

רבים טועים וחושבים כי הכתיבה עולה בקנה אחד עם סגנון הדיבור שלהם ומה שהם לא מבינים הוא שהיתרון הגדול ביותר בכתיבה הוא שהקורא לא יכול לדעת עליך פרטים מלבד מה שאתה רוצה שהוא ידע. הוא לא יכול לדעת איך אתה מרגיש או איך אתה נראה ואפילו אם אתה בכלל כותב את המייל בעצמך.

לתת מילה טובה

במדינות רבות באירופה וארה"ב, בשונה מישראל, נושא הפרגון הוא גורם מאוד חשוב בכתיבה. הפרגון מגביר אצל הקורא את הרושם שמדובר באדם ברמה גבוהה הנמצא בצד השני, כזה שבטוח בעצמו ומרשה לעצמו לתת מילה טובה. אין ממה לחשוש - לא יאונה לכם כל רע אם בתור לקוחות תתנו מילה טובה לספק שלכם, הוא לא בהכרח יעלה את המחיר כמו שאתם חושבים, אלא להפך, הצורך שלו לרצות אתכם יגבר ותקבלו תמורה גבוהה יותר באותו מחיר.

עשה ואל תעשה בכתיבה לספקים

אל תתחילו מייל מייד עם הנושא עליו אתם רוצים לכתוב. ישנם משפטים קבועים שאפשר להוסיף לפני ואחרי התכתובות כדי לעדן את הבקשה שלכם. לדוגמא בפתיחה של התכתבות בה מבקשים לקבל הצעת מחיר, במקום לכתוב: שלח לי הצעת מחיר - Send me a quote, אפשר לכתוב: Could you kindly give us a cost estimate.

אם הספק ענה מהר תראו לו שאתם שמים לב לכך ומעריכים זאת, לכן אפשר להתחיל את התשובה ב: Thank you for your prompt reply. מותר לזרז את הספק באספקה אך תציינו שאתם מעריכים שהוא עושה מאמץ נוסף: Once again, thank you for making every effort to speed up the delivery.

בסוף העבודה, במקרה והייתם מרוצים, תודו לספק על עבודתו וכתבו: We look forward both to working with you again and enthusiastically referring you to others. משפטים כגון אלו רק יגרמו לספק לעבוד קשה יותר במטרה לרצות אתכם, ולחזק את הקשר עם הלקוח.

עשה ואל תעשה בכתיבה ללקוחות

במידה ואתם הספקים, חשוב מאוד לכתוב בנימוס ולתת לקורא הרגשה שמישהו בצד השני שומר על קשר תמידי, אם קיבלתם בקשה להצעת מחיר אל תחכו עד שההצעה תהיה מוכנה כדי לענות ללקוח, אלא תענו מייד: Thank you for your request, we will review it and send you a quote soon.

כאשר שולחים את ההצעה אל תכתבו מייד: מצ"ב הצעת מחיר - please see attached, אלא רצוי להוסיף: Thank you for your request. אחרי שקיבלתם את התשלום, אל תתעלמו מהלקוח, תמשיכו הלאה ליידע אותו על נכונותכם להמשיך לספק לו שירות, וכתבו: I very much enjoyed working with you and look forward to providing you with services you may require in the future.

לסיכום - אחרי שכותבים מייל יש לחשוב כמה וכמה פעמים אם ללחוץ על לחצן "השלח" או שמא אפשר לשפר את המסר שעומד לעבור לצד השני של העולם. קראו בעצמכם מה שכתבתם, ובדקו שכל מה שכתוב בו הוא אכן המסר שהתכוונתם להעביר.

הכותב הוא מנכ"ל תיק תק תרגומים, חברה בינלאומית המספקת שירותי תרגום

עוד חדשות, סיפורים, מדריכים וכלים לעסק שלך - במדור עסקים קטנים ובינוניים



תגובות

דלג על התגובות

בשליחת תגובה זו הנני מצהיר שאני מסכים/מסכימה עם תנאי השימוש של אתר TheMarker

סדר את התגובות

כתבות ראשיות באתר

כתבות שאולי פיספסתם

*#