עשרה צעדים בדרך לשכירת שירותים חיצוניים

אחת מהדרכים להתייעלות כלכלית בעסק היא הפחתת עלויות של שירותיים חיצוניים, כמו ייעוץ משפטי או שירותי ראיית חשבון &#9632 בחינת נותני שירות חדשים תסייע להשגת המטרה - העסקתו של מי שיספק את השירות הנדרש באיכות גבוהה יותר ובעלות פחותה &#9632 כיצד עושים זאת ועל מה להקפיד?

רועי גאליס

שנת הכספים מתקרבת לסיומה וזהו הזמן המתאים לבחינת הדרכים להתייעלות כלכלית של העסק, בין היתר על-ידי הפחתת עלויות של שירותיים חיצוניים שונים כמו ייעוץ משפטי או שירותי ראיית חשבון. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת הינה על ידי החלפת נותן השירות, כאשר פתיחת הנושא לבחינה מחודשת עשויה להשיג לכם תנאים טובים יותר אף מנותן השירות הנוכחי. בכל מקרה, המטרה בסופו של התהליך צריכה להיות הסכם עם נותן שירות המספק את השירות הנדרש באיכות גבוהה יותר ובעלות פחותה. כיצד עושים זאת ועל מה להקפיד?

1. ראשית, בדקו את עצמכם: האם אתם מרוצים מנותן השירות הנוכחי ולמה. לעיתים העובדה שאתם מרוצים או מסופקים אינה מעידה בהכרח כי השירות שאתם מקבלים הינו הטוב ביותר.

2. נסו לבחון באופן אובייקטיבי, עד כמה משפיעה העובדה שהתרגלתם והסתגלתם לעבוד עם נותן השירות החיצוני שלכם על המשך ההתקשרות עמו. שינויים הם לאו דווקא דבר רע. קוראים לזה התרעננות.

3. קיימו שיחות עם עובדים בחברה ובקשו לקבל את חוות דעתם על נותני השירותים. ייתכן שתגלו, כי בניגוד למה שסברתם עד כה, התוצאות שהתקבלו אכזבו את העובדים אך הוצגו בפניכם כהישגים משמעותיים.

4. במידה ואגפים שונים בארגון מקבלים שירות מנותני שירותים שונים - בקשו וקבלו חוות דעת מנושאי המשרה בחברה אודות עבודתו וביצועיו של כל אחד מהמשרדים. ייתכן בהחלט שחלקם מבצעים עבודה מצוינת בעוד שאחרים אינם עומדים בדרישות.

5. קבעו תאריך יעד לבחינת חידוש ההתקשרות וקידום השירותים החיצוניים שהחברה מקבלת. התמהמהות בפעולה זו עולה לחברה כסף. הרבה כסף.

6. במעמד חידוש ההתקשרות בחנו הצעות תחרותיות. ניתן לכנות זאת כמכרז, אך אין חובה כזו. גם חברה שמספקת שירותים שנים רבות בוחנת את עצמה מחדש ברגע שהיא מתבקשת להשתתף ב "מכרז" לצורך המשך התקשרות. בסיטואציות מסוימות, תגלו, אולי, שיכולתם לקבל את אותו השירות בעלויות נמוכות בהרבה, מאותו יועץ.

7. הקפידו שכל ההצעות יבחנו על-פי קריטריונים זהים או דומים ככל הניתן. התוצאות עשויות בהחלט להיות מפתיעות.

8. דאגו ליידע את המועמדים כי אתם נמצאים בשלבי בחינה של משרדים נוספים ושהמשרד שיבחר לא יהיה דווקא הזול ביותר או המרשים שביניהם, אלא כזה שיתאים לדרישותיכם המיוחדות. אין ספק שהתחרות בריאה לכל עסק, ובמקרה הזה בעיקר לשלכם.

9. אם החלטתם להיעזר בייעוץ מקצועי לעניין שכירת נותני שירותים חדשים - וודאו שהיועץ מקבל את מלוא המידע הנדרש. לכל סיר יש מכסה ולכל חברה, גדולה כקטנה, דרישות שונות ומיוחדות המתאימות לאופייה ודרכי עבודתה.

10. גם לאחר קבלת ההחלטה ותחילת הפעילות, יש להתמיד ולהשוות אחת לשלושה חודשים את העלויות של נותני השירותים החדשים לאלו של הקודמים באותה התקופה. אם לא תעשו זאת - הרגלים ישנים יחזרו מהר מאוד, וחבל.

הכותב הוא עו"ד, שותף במשרד עוה"ד בן חיים, כהן & גאליס

עוד חדשות, סיפורים, מדריכים וכלים לעסק שלך - במדור עסקים קטנים ובינוניים

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker