כיצד להיות סמנכ"ל התפעול של העסק - עסקים קטנים - TheMarker
 

אתם מחוברים לאתר דרך IP ארגוני, להתחברות דרך המינוי האישי

טרם ביצעת אימות לכתובת הדוא"ל שלך. לאימות כתובת הדואל שלך  לחצו כאן

תיק מניות

רשימת קריאה

רשימת הקריאה מאפשרת לך לשמור כתבות ולקרוא אותן במועד מאוחר יותר באתר,במובייל או באפליקציה.

לחיצה על כפתור "שמור", בתחילת הכתבה תוסיף את הכתבה לרשימת הקריאה שלך.
לחיצה על "הסר" תסיר את הכתבה מרשימת הקריאה.

לרשימת הקריאה המלאה לחצו כאן

כיצד להיות סמנכ"ל התפעול של העסק

אחד מהתפקידים הרבים שממלא בעל העסק הוא סמנכ"ל התפעול - הוא האדם הממוקד בהווה, זה עם "הרגליים על הקרקע" ■ הוא אחראי מצד אחד לתכנון כל הפעילות היומיומית השוטפת, ומצד שני לביצוע בקרה רציפה כדי לוודא שהכול "מתקתק" ללא בעיות או חריקות

לעומת סמנכ"ל המחקר והפיתוח של העסק, הממוקד בעתיד, סמנכ"ל התפעול הוא האדם הממוקד בהווה. הוא האחראי מצד אחד לתכנון כל הפעילות היומיומית השוטפת, ומצד שני לביצוע בקרה רציפה כדי לוודא שהכול "מתקתק" ללא בעיות או חריקות. בניגוד לסמנכ"ל המו"פ שניתן לומר עליו כי "הראש שלו בשמיים", על סמנכ"ל התפעול נוכל לומר באותו אופן ש"הרגליים שלו באדמה".

להלן כמה כיווני חשיבה להתבוננות על העסק כאשר חובשים את הכובע של סמנכ"ל התפעול.

ניהול זמן

"לעולם לא ניתן למצוא מחדש זמן אבוד" (בנג'מין פרנקלין). זמן הוא אחד המשאבים החשובים והיקרים ביותר שלנו, בני האדם בכלל ובעלי עסקים בפרט. השאלות "מה לעשות היום", "מה לעשות מחר", "מה לא לעשות" ודומיהן מלוות אותנו באופן שטף ויומיומי. אחת ההבחנות החשובות ביותר בניהול זמן היא ההבחנה בין "אפקטיביות" ובין "יעילות". אפקטיביות היא לעשות את הדבר הנכון, בעוד יעילות היא איך לעשות את הדבר נכון. אם אתם מצליחים להבחין היטב בין אפקטיביות ובין יעילות, הדבר שעליו אתם חייבים להקפיד הוא להיות קודם כל אפקטיביים ורק אחר כך יעילים - להחליט קודם "מה" אתם רוצים לעשות (וזה גם הזמן הנכון לענות על השאלה "למה"), ורק אח"כ להחליט "איך" אתם בוחרים לעשות זאת.

ניהול יומן

ניהול זמן נכון יתבסס קודם כל על יומן אישי מתוכנן ומנוהל היטב. הקפידו לתכנן באופן חכם ויעיל את היומנים האישיים שלכם קדימה (חודשים, שבועות וימים), ואחר כך וודאו שאתם מצליחים להוציא לפועל את היומיום שלכם באופן הקרוב ביותר לתכנון שעשיתם. תכנון נכון ייקח בחשבון אילוצים שונים שיש לכם, שיבוץ של "עוגנים" שעליהם אינכם מוכנים לוותר (לדוגמה: זמן עם המשפחה, פעילות גופנית), שיבוץ של פעילויות מחזוריות החוזרות על עצמן באופן קבוע לאורך השבוע או החודש, שיבוץ זמן איכות עם עצמכם לביצוע כל הפעילויות שהן "חשובות אך לא דחופות" ונוטות להידחות שוב ושוב, ועוד. הקפידו בכל סוף שבוע להתבונן אחורה על השבוע החולף בהקשר של "תכנון מול ביצוע", ושפרו את ניהול היומן שלכם כל הזמן.

ניהול אנרגיה

ישנו משאב אישי שהוא גם קריטי וגם ניתן לניהול - האנרגיה האישית שלכם. למרות שלא ניתן לתת שום הסבר מדעי ולוגי למונח "אנרגיה" בהקשר הזה, גם לא צריך - אני בטוח שאתם יכולים לחוש היטב את האנרגיה שלכם. לדוגמא, מהי האנרגיה שלכם עכשיו, ממש עכשיו? אני משוכנע שאתם יכולים לסיים שתי פעילויות שונות או דומות לכאורה - ולהרגיש בסיומה של האחת מלאים באנרגיות, ובסיומה של השנייה מרוקנים לחלוטין. הבסיס לניהול אנרגיות פשוט להפליא, והנה כל התורה כולה על רגל אחת - התחברו כמה שיותר ל"מקורות אנרגיה", והימנעו או הקטינו את המגע עם "זוללי אנרגיה". מקורות אנרגיה וזוללי אנרגיה קשורים בדרך כלל לשלושה תחומים אפשריים - אנשים, מקומות, ומצבים.

הגדרת וניהול תהליכי עבודה

בכל עסק ישנם תהליכי עבודה שוטפים - פגישות, מחקר, כתיבה, ייצור, רכש, נסיעות ועוד. תהליכי עבודה שוטפים יעילים יכולים להשפיע בצורה דרמטית על ניצול יעיל של הזמן. כדי ליצור תהליכי עבודה יעילים עליכם להתבונן עליהם לעומק, לפרק אותם למרכיביהם השונים, לאחד פעילויות זהות או דומות, למקד באופן יעיל כל פעילות שוטפת בזמן שהוקצה לה, ועוד. לאחר הגדרת תהליכי העבודה, מומלץ לעבוד לפיהם באופן רציף תוך תחקור שוטף - תחקור שמטרתו לבחון שינויים אפשריים והטמעת שינויים אלו.

מערכות מידע

בכל עסק קיימות מערכות מידע ממוכנות שמטרתן לתת מענה לניהול המידע והתקשורת בעסק - הקפידו לאפיין נכון את הצרכים שלכם בתחום זה, לתחזק שוטף את מערכות המידע הקיימות, ולפתח את המערכות הנכונות קדימה. ברמה הבסיסית כמובן נדבר על מערכות לניהול דואר אלקטרוני, בסיסי מידע וחומרים עסקיים. מעבר לבסיס הזה, בבחירה נכונה של מערכות מחשב מתאימות ניתן לפתח ולקדם את העסק בצורה משמעותית - מערכות Project Management לניהול פרויקטים מורכבים, מערכות CRM לניהול קשרי לקוחות, מערכות לניהול פיננסי שוטף של העסק, ועוד. הקפידו לבצע גיבוי שוטף לכל המידע העסקי הקיים בעסק, משום שהמחיר של איבוד מידע עקב תקלה עלול להיות גבוה ביותר במונחים של כסף, זמן ואנרגיה.

הכותב הוא מאמן לעסקים ולקריירה, מנחה קורס "עסקים בתנופה"

עוד חדשות, סיפורים, מדריכים וכלים לעסק שלך - במדור עסקים קטנים ובינוניים



תגובות

דלג על התגובות

בשליחת תגובה זו הנני מצהיר שאני מסכים/מסכימה עם תנאי השימוש של אתר TheMarker

סדר את התגובות

כתבות ראשיות באתר

כתבות שאולי פיספסתם

*#