חמישה מונחי יסוד לניהול מידע בעסקים קטנים

מתי צריך לרשום מאגר לקוחות על פי חוק הגנת הפרטיות? מתי צריך CRM ומתי אפשר להסתפק ב- DBM ■ הכירו את התוכנות לניהול העסק

דני אברמוביץ'
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים
דני אברמוביץ'

מי שעומד בראש העסק הקטן והבינוני חייב לקחת בחשבון את התוכנות המסייעות לניהול עסקי. מעבר לקופה רושמת, תוכנות לניהול מידע משמשות בין היתר למיון ושמירת מידע על לקוחות, בכפוף לשמירה על החוק (חוק התקשורת, תיקון מספר 40, התשס"ח - 2008).

בשלבים שונים של התפתחות העסק, כאשר מספר הרשומות מסתכם בכמה מאות, אפשר לנהל את מאגר הלקוחות באמצעות גיליון אלקטרוני כגון EXCEL, המאפשר לאגור ולמיין מידע בסיסי כגון שם, מייל, ומספר טלפון נייד. ככל שהעסק מתפתח, נוצר צורך בתוכנה שיכולה לטפל במספר גדול של רשומות ולבצע חיתוכים חכמים במאגר. קיימות תוכנות שאינן יקרות, המתאימות לניהול עסקים קטנים, ולעתים רבות אף בהתאמה לענף פעילות ספציפי כגון מסעדה, מספרה, או מכבסה.

חשוב לדעת כיצד לנהל את העסק

1. תוכנה לניהול מאגר לקוחות (DBM)
מאפשרת לעסק הקטן לטפח נכס שהינו רשומות של לקוחות קיימים, על-פי תרומתם הכלכלית לעסק. מאחר ולוקח זמן לייצר מאגר מידע איכותי קיים חוק המגן על מי שמחזיק במאגר שכזה – חוק הגנת הפרטיות.

2. חוק הגנת הפרטיות – אם יש לכם מעל 10,000 רשומות
החוק המתייחס (גם) להגנה על פרטיות במאגרי מידע (חוק מאגרי מידע), בא לסייע לבעל העסק לשמור על מאגר הגדול מ-10,000 רשומות. כל שנדרש הוא לרשום את המאגר ברשם מאגרי המידע במשרד המשפטים. בעסקים רבים, בהם אין מאגר גדול אך תהליך המכירה מורכב, העסק הקטן נדרש לערוך היכרות עם ראשי התיבות CRM.

3. מה זה בעצם CRM?
תוכנת CRM, שפירושה באנגלית ניהול קשרי לקוחות, מבוססת על תפיסה ניהולית ושיווקית של שדרוג איכות השירות ללקוח בזכות שליטה במידע לפני ביצוע המכירה, במהלך המכירה, ולאחריה - לטובת נאמנות לקוחות לאורך זמן. התפיסה הניהולית, המיושמת באמצעות תוכנה ייעודית, מתאימה במיוחד לעסקים קטנים ובינוניים שהצלחתם תלויה באיכות בשירות אותו הם מספקים ללקוח הסופי. באמצעות תוכנת CRM ניתן לאגור מידע ולנהל מעקב אחר פניות לקוחות ואופן הטיפול בהם.

4. מזל טוב, אתם בשלים לתוכנת פרויקטים!
כאשר מנהלים פרויקט שיווקי, ערב השקה או קמפיין חשיפה, מעורבת בכך עבודת תיאום רבה. בשלבים הראשונים של ניהול פרויקט קטן בעסק קטן ניתן לנהל את הפעילות באמצעות גיליון אלקטרוני. בטבלה אחת מציינים את רשימת הפעולות הנדרשות כאשר לצד כל שורת פעולה, מופיע שם האחראי לביצוע, מועד התחלה וסוף משוערים, עלות והערות. במקרה והעסק נדרש לנהל פרויקטים מורכבים יותר, בעיקר כאשר קיימים יחסי תלות בין פעולות, תוכנת MS-Project לניהול פרויקטים של מייקרוסופט מהווה דוגמא לפיתרון.

5. כיצד הענן יכול להוזיל את העלויות?
טכנולוגיית ענן מהווה פיתרון טכנולוגי נוסף עבור עסקים קטנים ובינוניים. פיתרון זה של מיקור חוץ טכנולוגי מאפשר לעסק לשכור יכולות מחשוב מרחוק, כגון שימוש בתוכנה לצורך משלוח דיוור ישיר. למרות שהשירות ניתן "מרחוק" הוא מאובטח ברמה מאד גבוהה ומתאים לבית עסק, שאינו מעוניין לרכוש ולנהל חומרה ותוכנה יקרים. באמצעות טכנולוגית ענן ניתן לחסוך כסף, זמן, ושטח פיזי כאשר בתקופות של מבצעים או פרויקטים שיווקיים, בהן יש צורך בניהול רב יותר של מידע, ניתן להגדיל את המשאבים הטכנולוגיים בהתאם לצורך.

רוצים לדעת עוד על תוכנות לניהול מידע?
פרק 2 במדריך לניהול ושיווק של הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים, משרד התמ"ת, סוקר התאמה של תוכנות ניהול מידע להתפתחות העסקית של העסק הקטן והבינוני:

הכותב הוא יועץ עסקי מטעם הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים במשרד התמ"ת ובעלי מרקטינג טו-גו בע"מ.

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker