עושים עסק

7 טעויות נפוצות בגיוס עובדים - והדרך להימנע מהן

טעות בגיוס העובד תעלה לעסק כ-3 משכורות ■ הבעיה: בעסקים קטנים ובינוניים מגייס העובדים אינו מומחה בתחום ■ איך נמנעים מכשלים והופכים את הגיוס למקצועי ומוצלח?

הילי כהן
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים

מגייס עובדים, אך הם לא מאריכים ימים בעבודה? אתה לא לבד. בעסקים קטנים רבים, בהם אין אחראי/ת כוח אדם, מלאכת הגיוס מתבצעת על ידי עובדים קיימים, או המנהל עצמו. הבעיה היא שהיות והמשימה מתבצעת כמטלה צדדית, לפעמים לא מתבצעים בה תהליכים חשובים וטעויות רבות נעשות.

התוצאה: העובדים המגויסים אינם מתאימים, ובשל כך הם עוזבים (או מועזבים) לאחר זמן קצר יחסית.

חשוב לזכור כי נכון מה שאומרים: מה שעולה בזול - לעיתים עולה ביוקר. מחקר שערכה אוניברסיטת הרווארד, הראה כי גיוס כושל יכול לעלות לארגון סכום הזהה לשלוש משכורות של העובד, ועל פי מחקר של המועצה העסקית, גוף הפועל בוושינגטון, היא יכולה להגיע עד 50%-175% מהשכר השנתי של אותו עובד.

עיקר העלות נובעת מהזמן והמשאבים שהושקעו בתהליך ומהנזק שנגרם לעסק ומשימותיו בעקבות תחלופת כוח אדם והצורך לגייס מחדש. בעסקים קטנים הנזקים הכספיים בעקבות גיוס כושל גדולים עוד יותר, מאחר ולכל עובד יש משמעות גדולה יותר במערך הארגוני.

תהליך הגיוס כולל 3 שלבים שונים

שלב פרסום המשרה - כולל את העלאת המודעה והתקופה שבה היא באוויר. בפני המעסיק עומדות אפשרויות פרסום שונות, שמתומחרות באופן שונה. מה שחשוב לזכור הוא שניסוח מדויק ונכון של המשרה יחסוך הרבה זמן וכסף למגייס, בעוד שפרסום לא נכון יביא מועמדים לא מתאימים, דבר שיצריך להגדיל את תקופת הפרסום ואת התקציב בהתאם.

שלב המיון (הכולל מעבר על קורות חיים וראיון טלפוני) - מנהלים רבים, בעיקר בעסקים קטנים, בוחרים לקחת על עצמם את מיון קורות החיים שמגיעים אליהם, או להטיל את המלאכה על אחד העובדים הקיימים. הלך המחשבה שמנחה אותם הוא שכך הם יוכלו לנהל את התהליך מקרוב וגם לחסוך את התשלום למומחה שיתעסק בכך. אך ההפך הוא הנכון.

למעשה, התעסקות של המנהל או העובד עם תהליך הגיוס מבזבזת יותר כסף, היות ועבודתו השוטפת נפגעת. הוא לא מייצר כסף לחברה ומתעסק בגיוס עובדים במקום ביעדי העסק. בנוסף, קיים סיכוי לא קטן שהתהליך עצמו יהיה פחות איכותי, בשל העובדה שלרוב המעסיקים אין את הכלים המקצועיים הדרושים למיון נכון וחכם של קורות חיים.

חשוב לזכור שמשרה מקבלת בממוצע בין 150-200 קורות חיים. למגייס מיומן לוקח בין חצי דקה לדקה כדי לעבור עליהם, אך אם מדובר במעסיק שאינו מורגל בגיוס זה, התהליך בהחלט יכול לקחת יותר זמן. הסינון הטלפוני והזמן שמעסיק מקדיש כדי למיין את המועמדים ולראיין אותם - גדול אף יותר.

בשלב זה תוכלו לעשות שימוש בשירותי מיון מקצועי של מועמדים. מיון כזה חוסך עלויות וזמן, מאחר ומי שמבצע אותו הוא אדם שמיומן בגיוס ויודע להביא את העובד המתאים ביותר - כזה שיישאר בעסק זמן רב.

תקופת ההכשרה של העובד - תקופת הכשרה של עובד חדש נמשכת בין שבועיים לשלושה חודשים. זוהי תקופה שבה המעסיק ממשיך להשקיע בעובד ולא מקבל ממנו תפוקה מלאה, כלומר לא מממש את פוטנציאל הפריון שלו. אם רוצים לחשב את עלות הגיוס הכללית, יש להחשיב גם את תקופת ההכשרה של העובד - ובכללה את המשכורת החודשית שלו בחודש הראשון (לפחות), במהלכו הוא אינו מייצר עבודה.

כדי שתעברו את שלושת השלבים בצורה טובה ככל האפשר, להלן שבע טעויות נפוצות של מגייסים בעסקים קטנים ובינוניים ולצידן גם טיפים לשיפור

הטעות: גיוס "מהבטן", בלי מחשבה על התפקיד בפועל.

הפתרון: הגדירו את דרישות הסף של התפקיד. חשוב מאוד לעשות זאת, לא רק עבורכם, אלא גם עבור העובד. למשל: מהן המשימות שידרשו מהעובד? איך נראה יום עבודה שלו? מול מי הוא יעבוד? איך הוא משתלב באופי של החברה? לאחר מכן ניתן להגדיר גם את התכונות שיעניקו למועמד יתרון (תכונות אופי, הכשרה נוספת וכו').

הטעות: הטלת הגיוס על עובד לא מתאים - מנהלים רבים בוחרים להטיל את המשימה על המזכירה, למשל - שאינה מכירה את התפקיד לעומקו.

הפתרון: עדיף להקצות אדם לתהליך הגיוס, שיהיה מקצועי ואמין ויכיר היטב את התפקיד. חשוב לתת לאותו אדם מספיק זמן ומשאבים כדי לנהל את התהליך כראוי. התעסקות של המנהל או העובד עם תהליך הגיוס מבזבזת יותר כסף, היות ועבודתו השוטפת נפגעת. הוא לא מייצר כסף לחברה ומתעסק בגיוס עובדים במקום ביעדי העסק.

בנוסף, קיים סיכוי לא קטן שהתהליך עצמו יהיה פחות איכותי, בשל העובדה שלרוב המעסיקים אין את הכלים המקצועיים הדרושים למיון נכון וחכם של קורות חיים. אם אינך מוצא עובד מתאים למשימה זו, אל תהסס לקבל עזרה מקצועית מבחוץ.

הטעות: טיפול לא נכון בקורות החיים

לא כדאי לאגור עשרות ומאות קבצי קורות חיים ולהתחיל להתייחס אליהם אחרי שבוע. משרה מקבלת בממוצע בין 150-200 קורות חיים. למגייס מיומן לוקח בין חצי דקה לדקה כדי לעבור עליהם, אך אם מדובר במעסיק שאינו מורגל בגיוס זה בהחלט יכול לקחת יותר. הסינון הטלפוני והזמן שמעסיק מקדיש כדי למיין את המועמדים ולראיין אותם - גדול אף יותר. בנוסף מועמד רלוונטי יכול להיחטף ע"י המתחרים.

הפתרון: יש לעבור על קו"ח מדי יום. בכל בדיקה חשוב לסנן את קורות החיים שהגיעו ולהישאר עם קו"ח פוטנציאליים לעבור לשלב הבא.

הטעות: ויתור על ראיונות טלפוניים מקדימים

אין טעם לזמן לראיון מועמד ולגלות רק אז חוסר התאמה בסיסי.

הפתרון: כדאי לחסוך זמן ואי נעימות ולנהל שיחת טלפון מקדימה עם מועמדים פוטנציאליים, ולשאול בה שאלות חשובות (זמינות לעבודה, סוג משרה מבוקש מבחינת המועמד ועוד).

הטעות: אי בדיקה של ההמלצות

המשפט "המלצות יינתנו לפי דרישה" נראה מרשים בקורות החיים, אך האם יש תוקף מאחוריו?

הפתרון: חשוב מאוד לוודא כי קיימים ממליצים (והמלצות) אמיתיים על המועמד. שווה גם לנהל עם הממליצים שיחה קצרה, כדי לעמוד טיפה יותר לעומק על אופי המועמד - ואולי לשמוע עליו דברים שקורות החיים שלו לא מספרים.

הטעות: הסתמכות על המלצות בלבד

האם המלצות חמות מספיקות? לא בטוח. בימינו רוב הפעילות החברתית שלנו מתבצעת באינטרנט וניתן לגלות שם המון דברים עלינו: היסטוריה תעסוקתית (לעתים כולל המלצות), פעילויות, אינטראקציה עם אנשים ועוד.

הפתרון: כדאי לערוך בדיקה קצרה על המועמד בפייסבוק, בלינקדאין וברשתות חברתיות נוספות.

הטעות: קבלת החלטה עצמאית על בחירת המועמד

הגעתם למועמדים הסופיים ומתלבטים באיזה מהם לבחור? אל תקבלו החלטה לבדכם.

הפתרון: כדאי ואף רצוי לשתף אנשים רלוונטיים נוספים בהחלטה. ייתכן ויהיו להם הארות ותובנות מפרספקטיבה נכונה יותר, שאין לכם כמעורבים ישירות בתהליך.

חשוב לזכור: כל מועמד הוא גם לקוח פוטנציאלי ולכן כבדו את המועמדים לאורך כל הדרך. קבעתם עם מועמד? אל תתנו לו לחכות לכם. לבסוף, דאגו להחזיר תשובה לכל המועמדים שהגישו מועמדות לתפקיד.

עשו לנו לייק לקבלת מיטב הכתבות והעדכונים ישירות לפייסבוק שלכם

הכותבת היא מנהלת פתרונות גיוס ב-AllJobs

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker