בזכות השיטתיות - חדשות - TheMarker
 

אתם מחוברים לאתר דרך IP ארגוני, להתחברות דרך המינוי האישי

טרם ביצעת אימות לכתובת הדוא"ל שלך. לאימות כתובת הדואל שלך  לחצו כאן

תיק מניות

רשימת קריאה

רשימת הקריאה מאפשרת לך לשמור כתבות ולקרוא אותן במועד מאוחר יותר באתר,במובייל או באפליקציה.

לחיצה על כפתור "שמור", בתחילת הכתבה תוסיף את הכתבה לרשימת הקריאה שלך.
לחיצה על "הסר" תסיר את הכתבה מרשימת הקריאה.

לרשימת הקריאה המלאה לחצו כאן

בזכות השיטתיות

לעבודה השיטתית יש גם צד חיובי בהסדרת החיים בסביבת עבודה מורכבת

תגובות

ביורוקרטי, ממוסד, סטנדרטי – מילים המעוררות בישראלי הממוצע קונוטציות של כבדות, חוסר יעילות, בינוניות, ובקיצור – מערכת חסרת חיים, ובה פקידים קהי-חושים שכל תפקידם להקשות ולסרבל. עבודה שיטתית (מובנית על-פי סטנדרטים) מעוררת פיהוק, בעוד יצירתיות, חדשנות, זרימה וגמישות הן תכונות המצויות, לכאורה, במרחב מסעיר ובלתי טכנוקרטי. מיום שנאלצנו להסתמך על האפסנאי לקבלת בגד או ציוד מתאים, למדנו את חוקי הרחוב (והשוק): מי ש"מתקמבן" מסתדר.

השבוע נוכחתי שוב בצד החיובי של העבודה השיטתית – רכיב מרכזי בניהול המגדיר סט של חוקים, כללים ונהלים. בבחינת שלושה אירועים בלתי קשורים למדתי על חשיבות העבודה במסגרת שיטתית להסדרת החיים בסביבה חברתית מורכבת. בטור הנוכחי אני מבקש לדבר בזכות החוקים, הכללים והרוטינות כמסגרת המסדירה את התנהלות הפרט בתוך מערכת חברתית וארגונית, ולעיתים קרובות מקילה עליה.

מוטי מילרוד

חוקי התנועה נועדו להסדיר את ההתנהלות על הכביש

בחודשים האחרונים ליוויתי את בני הצעיר בסדרת כישלונות שחווה במבחני נהיגה, ובניסיון להפיק לקחים בדבר גורמי השורש לכישלון הסדרתי. בכל המבחנים בהם נכשל, הבוחן בלם את הרכב בכניסה לצומת או בהתקרבות למעבר חצייה או מעגל תנועה. מדריכו של בני טען שנהיגתו בטוחה ואיכותית, אך הוא פועל על-פי מצב התנועה בפועל יותר מאשר בהתייחס לתמרורים ולחוקי התנועה ה״יבשים״. בני, מסתבר, נהג להחליט מתוך שיקול דעת עצמאי, כמו למשל להיכנס לצומת למרות שזכות הקדימה ניתנה לאחר, משום שזה נראה מרוחק ובלתי מסוכן. המכנה המשותף לסדרת הכישלונות היה עודף עצמאות בשיקול הדעת במקום ציות שיטתי ומדויק לחוקי התנועה.

חוקי התנועה וסט התמרורים לא מבטאים אמת אבסולוטית. נהגים ותיקים רבים מפעילים שיקול דעת בהתאמה למצב התנועה בפועל, וזאת על חשבון ציות מוחלט לחוקי התנועה. שני מצבי הקיצון – ציות עיוור לחוק או פעולה אינטואיטיבית המתעלמת ממנו – יוצרים מצב של סיכון. כנהג צעיר בני התקשה להבין (לשמחתי עדיין במישור התיאורטי) מדוע בנסיעה בכביש ריק באמצע הלילה עליו לאותת במהלך פנייה או מעבר מסלול. "היתרון של חוק," עטיתי על עצמי סמכות של מי שנמצא על הכביש כבר ארבעה עשורים, "הינו דווקא בכך שהוא מצמצם מאוד את מרחב שיקול הדעת העצמאי. עקיפת החוק מסוכנת, יצירתיות על הכביש היא הפקרות."

אינני יודע אם את הבחינה השבוע בני עבר בזכות הפקת לקחים וויתור על האלתור לטובת ציות לחוקי התנועה היבשים. נותרתי מודאג מדרך ההתנהלות של נהג צעיר ״זורם״, אשר ניחן בכישורים חברתיים ויכולת התמצאות במרחב, אחד שיודע "להסתדר" אך מתקשה לקבל על עצמו באופן שיטתי סט של חוקים וכללים. אני מקווה כי לא יעז לחצות צומת ברמזור אדום, גם כשהצומת ריקה לחלוטין...

יוּטה פיליפס (Utah Phillip), זמר הפוֹלק האמריקני, קורא תיגר בשירו "אנרכיה" על התועלת בחוקים: "החוקים הארורים שלכם – הטובים לא זקוקים להם והרעים לא מצייתים להם, אז מה התועלת בהם?". לשיטתי: במקום בו השיטה היא נורמה מוטמעת, וציות לחוֹק הוא ערך תרבותי, מערכות הבקרה והאכיפה מתייתרים – וכאן הפוטנציאל לחסכון משמעותי.

עבודה שיטתית, הליכים ברורים ונהלים שגרתיים נועדו להקל על מצוקת האשפוז

בתי החולים בישראל מתמודדים עם בעיה כרונית של מחסור במיטות אשפוז. קצב שחרור החולים (ופינוי המיטות) לאחר סיום הטיפול קובע גם את קצב הקליטה של מי שנזקק לשירותיו המיידיים של המרכז הרפואי. קצב השחרור מהווה מדד חשוב לאיכות הטיפול, למצוינות התפעולית ולעמידות הכלכלית. הנהלת בית-חולים נבחנת ביכולתה לקיים זרימה איכותית ושוטפת של החולה לאורך זרם-הערך (Value Stream) במעבר מנקודת הכניסה לבית החולים בחדר המיון ועד למועד שחרורו.

עיכוב השחרור מבית החולים וחסמים בזרימת החולים הם אתגרים אוניברסאליים. ההתמודדות עם המחסור במיטות אשפוז על ידי הוספת מיטות ומחלקות אשפוז לא פותרת את הבעיה. אפילו בנורבגיה, מדינה שאיננה סובלת ממחסור במשאבים או ממדינות ממשלתית (רפובליקנית) המפקירה את מי שלא יוכל לממן לעצמו את שירותי הבריאות, לא הצליחו לפתור את הבעיה בדרך זו. קצב הוספת מיטות האשפוז לא מדביק את הביקוש.

שימוש בדרכים עוקפות (כפי שמקובל בתרבות האלתור הישראלית) עשוי להקל לרגע את העומס על הזרימה, אך הן משבשות את השיטה, מפרקות את מערכת ניהול תהליך האשפוז וסופן שייצרו עומסים וסתימות עד כדי ביטול יכולת קליטת החולים לחדרי המיון. לעיתים קרובות מרוב שימוש בדרך העוקפת מנהלים מחליטים להפוך את הדרך הצדדית, העוקפת, לראשית – מהלך העשוי לתרום לשיפור הזרימה בתנאי שישומר כדרך חדשה לעבודה שיטתית מוסכמת המותאמת למציאות, ולא כטריק לעקיפת השיטה על חשבון אחרים, זריזים פחות. רופאים הרואים לנגד עיניהם רק את טובת החולים "שלהם" או של המחלקה בה הם פועלים, מבלי להתחשב בתמונת המערכת כולה, עשויים לשבש את מהלך זרימת החולים, ולפגוע בשיטה ובאפקטיביות הטיפול של בית החולים.

נהלי עבודה אינם עומדים בסתירה לאיכות או למסִירוּת הטִיפוּל. עבודה שיטתית בבית-חולים – הכוללת ברמה הטקטית, למשל, הגדרות מדויקות לגבי מועד כתיבת מכתבי שחרור חולים, שיטת הכנת המיטה לקליטת חולה חדש, סדר הפקת הבדיקות וקבלתן מהמעבדה, סדר העדיפויות בקבלת החולים למרכז הרדיולוגי. ברמה האסטרטגית, עבודה שיטתית כוללת עיצוב תהליך האשפוז, יצירת מסגרת לעבודה שיטתית המגדירה את רגע העברת האחריות על החולה בהתייחס למצבו (לאו דווקא למיקומו הפיזי לאורך זרם-הערך), קיומה של שיטה (רוטינה) בה האחריות על החולה מועברת למחלקה הקולטת מרגע ההחלטה על הצורך באשפוז, כשהוא עדיין נמצא ב"טריטוריה" השייכת לחדר המיון, שיטת ״הזרמת״ חולים מיחידת המיון למחלקות האשפוז ועוד. ללא הסדרת התהליכים הללו תיפגע איכות הטיפול, חוויית המטופלים תהיה קשה והצוות הרפואי יסבול עומס הולך וגובר. לעיתים יימצאו רגעי מנוחה נקודתיים, בזכות הברקה של סניטר, אח או רופאה נמרצים שהצליחו לאלתר התקדמות של חולה במורד זרם-הערך. אך המערכת כולה לא תוכל לפעול כך לאורך זמן מבלי שתקרוס יחד עם החולים והצוות הרפואי, והיא אכן קורסת, לצערנו.

עבודה שיטתית ככלי ניהולי – לא לעובדי הקו בלבד

בביקור שערכתי במפעל המצוי במסע שינוי תפיסת הניהול (Lean Transformation) למדתי מעובדי הקו שהכנסת עבודה שיטתית (סטנדרטיזציה) בקו הייצור מתקדמת היטב. מנהלי צוותי ומחלקות מבינים כי עבודה שיטתית משפרת את עבודת הקו, ונהלים מקובלים להפעלת ותחזוקת המכונה משפרים את ביצועי הצוות, מונעים תקלות ומשחררים את העובד מ"כיבוי שריפות" ומעומס יתר. מדוע אם כך, ככל שעולים בסולם הדרגות מנהלים מגלים פחות עניין בעבודה שיטתית? "עבודה שיטתית," כך נאמר לי, "מיועדת לעובדים ומנהלים זוטרים בלבד. המנהלים הבכירים, אלה שתפקידם כולל קבלת החלטות, שומרים לעצמם את חופש היצירה ומשוחררים ממסגרות בירוקרטיות מקובעות..."

מפתיע, דווקא אלה שעיצבו וביססו את המבנים ההיררכיים ואת הבירוקרטיה כמקור סמכותם, אינם רואים עצמם כעת מחויבים לפעול במסגרת המבנים הקשיחים אותם יצרו. בכך הם מנסרים את הענף עליו הם יושבים, משום שככל שהמערכת הבירוקרטית תפעל בצורה שיטתית יותר, כך תהיה אפקטיבית יותר. מערכת קבלת החלטות המבוססת על כללי משחק המוגדרים (במקום ובזמן) באופן שיטתי משנה את דפוסי קבלת ההחלטות בארגון: היא מחליפה את דפוס קבלת ההחלטות של [מנהלים] יחידים בדפוס שיטתי המוגדר בנהלים, ובכללי משחק קבועים וידועים לכל.

"האם מערכת שיטתית לא "חונקת" את היצירתיות ואת תרומת המנהלים המוכשרים?" נשאלתי. ובכן, להבנתי עבודת ניהול שיטתית משחררת את המנהלים הבכירים מעיסוק אינטנסיבי בהפעלת הכוח בכלל ובכיבוי שריפות בפרט. כשיתפנו ממתן מענה לבעיות שוטפות הם יוכלו להתמקד בבניין הכוח – בעיצוב המערכת הפועלת בשיטתיות, בשיפורה ובהנחיית מנהלי ועובדי הקו כיצד להפעיל שיקול דעת ויצירתיות בתוך מסגרת וכללי משחק ברורים המהווים 'אי של יציבות' בתוך סביבה סוערת ומשתנה תמיד .

מסגרת שיטתית אמנם לא יכולה לתת מענה לכל בעיה. כללים וחוקים, כידוע, נוצרו על ידי אדם, הם אינם מגדירים ערכי צדק ומוסר מוחלטים אלא נועדו להסדיר, להקל על החיים ולעיתים גם לשמור על איכותם. מקום בו קיים אדם העומד מעל החוק הוא מקום שבו מתקיימת דיקטטורה, ובמקום בו קבוצות עומדות מעל החוק מתקיימת אנרכיה.

מסגרות ארגוניות, בירוקרטיה, חוקים וכללים נועדו להסדיר את התנהלות היחיד בתוך ההמון, למנוע את שרירותה של האנרכיה בה כל דאלים גבר ולשפר את איכות הניהול בארגונים מורכבים. אם נשפר את יכולת התפקוד והאפקטיביות הארגונית, נקל על איכות חייו של חבר סגל המבקש ליצור ערך ללקוח מקבל השירות, נשפר את רמת הבטיחות, ונבסס ציר סביבו תתרחש פעולת הארגון. במחיר המגבלות נכניס עוגן של יציבות בתוך המהומה המתרחשת סביבנו, ובמחיר מסגור חופש הפעולה, וצמצום מרחב התמרון של מנהלים ואנשי מקצוע (רופאים) ווירטואוזים, נצליח למקד את היצירתיות והחדשנות הניהולית בשינוי השיטה (בהחלפת הקופסא ולא בחשיבה "מחוץ לקופסא"). בכך נשיג שיפור משמעותי בתפקוד הארגון ובאיכות העבודה של אנשיו.



תגובות

דלג על התגובות

בשליחת תגובה זו הנני מצהיר שאני מסכים/מסכימה עם תנאי השימוש של אתר TheMarker

סדר את התגובות

כתבות ראשיות באתר

כתבות שאולי פיספסתם

*#