תיק מניות

רשימת קריאה

רשימת הקריאה מאפשרת לך לשמור כתבות ולקרוא אותן במועד מאוחר יותר באתר,במובייל או באפליקציה.

לחיצה על כפתור "שמור", בתחילת הכתבה תוסיף את הכתבה לרשימת הקריאה שלך.
לחיצה על "הסר" תסיר את הכתבה מרשימת הקריאה.

לרשימת הקריאה המלאה לחצו כאן

הקבצים שלא הולכים לאיבוד – ניהול ידע בארגון

כל ארגון, קטן או גדול, צובר במהלך השנים ידע רב שמתורגם ליעילות, רווחיות וניסיון ארגוני. אך במקרים רבים הידע הזה הולך לאיבוד - נעלם בערימות של קבצים ומיילים, נשמר בארכיונים ובקלסרים ולא ניתן לאיתור במקרה של שינוי בכוח האדם או חלופת תפקידים. ארגונים רבים עוברים לשימוש בארכיון דיגיטלי, שמאפשר להם לאגד את המידע מכל הערוצים בפורמט אחיד, מאבטח את המידע ומנגיש אותו לגורמים הרלוונטיים בארגון. ראיון עם ליה זיסמן, מנכ"ל ט.מ.ל מערכות מידע.

הידע הנצבר הוא אחד הנכסים החשובים ביותר של כל ארגון – מהעסק המשפחתי ועד החברות הגדולות במשק. לכל הקבצים, תכתובות המייל, הדיאלוגים עם הלקוחות והתקשורת הכללית בארגון יש משמעות אדירה – לחיסכון בזמן, לשיפור היעילות בארגון ולהתנהלות נכונה יותר שמתורגמת לביצועים טובים יותר של כלל העובדים.

בעידן הדיגיטלי יש חשיבות מכרעת במתודולוגית תיעוד ושמירת המידע – קושי רב באיתור מידע, עבודה עם ריבוי גרסאות של אותו הקובץ, ניהול בעייתי של הרשאות לקבצים השונים וכו' הן רק חלק מהבעיות הנוצרות עם ניהול המידע בשיטה המסורתית. עם זאת, ברוב החברות והארגונים, ההתמודדות עם נושא ניהול הידע היא חלקית – התשתית הטכנולוגית לא מתאימה וחסרה מודעות בקרב העובדים, כך שאלו פועלים על פי הרגלים אישיים ולא מתוך מתודולוגיה סדורה.

הארכיון הדיגיטלי בישראל

בשנים האחרונות חלה התקדמות דרמטית כאשר יותר ויותר שירותים לניהול ארכיון דיגיטלי משתלבים בפעילות הארגונים הגדולים בישראל, ומחליפים את שיטות העבודה המסורתיות.

שירותי הארכיון הדיגיטלי בישראל (MPL, ADMS, DMS ורבים נוספים) מתמודדים עם חסמי כניסה לארגונים השונים, בעיקר מפני השינוי הגדול שהם מביאים איתם בשיטות העבודה בארגון. אולם, נראה שלאחרונה חל מפנה בתחום – הטכנולוגיה מציעה פתרונות טובים יותר ומקבלי ההחלטות בארגונים מבינים היתרונות הגלומים במהלך שכזה.

ישנם מספר שירותים הפועלים בישראל ומציעים פתרונות בתחום, אחד מהם הוא מערכת הDMS שפותחה בחברת ט.מ.ל – ארכיון דיגיטלי שאוסף לתוכו את כל הקבצים, המיילים, המסמכים הסרוקים והתקשורת הארגונית, ומאפשר לגשת ולשלוף את המידע במהירות וביעילות גדולה בהרבה מהשיטות המסורתיות.

ליה זיסמן, מנכ"ל ט.מ.ל, מכירה מקרוב את בעיות ניהול הידע בארגונים הגדולים בישראל - "ההבנה שהצורה המסורתית של שמירת המידע בארגונים עוצרת ארגונים מהתקדמות - בעיות של שליפה ואיתור מידע בזמן קצר, תלות בעובדי המידע, אבטחת מידע, אי סדר באופן שמירת המידע וכו', הובילו אותנו לפיתוח ארכיון דיגיטלי שמיישר קו עם המגמות הטכנולוגיות המאפשרות ניהול מידע בצורה חסכונית, מאובטחת ויוצר סטנדרטיזציה באופן שבו עובדי הידע מתעדים את המידע והניסיון המצטבר כך שהמידע הופך להיות נכס של הארגון ואינו תלוי בעובדים".
 

(מתוך סרט ההדגמה לשירות)

מערכת הDMS מיישרת קו ויוצרת סטנדרט חדש לגבי האופן שבו שומרים וניגשים למידע בארגון. כלל הקבצים, המיילים והמסמכים הסרוקים נשמרים במקום אחד עם הרשאות ברורות, חלוקה לתיקיות ולקטגוריות ובצירוף תגיות שונות המאפשרות איתור ושליפה מידיים.

המערכת מציעה פתרונות לניהול גרסאות של קבצים (מאפשר עבודה קבוצתית על גרסה אחידה ובודדת של כל מסמך), מערכת תגיות שמאפשרת לבצע חיפוש רוחבי על כלל מסמכי הארגון ופתרונות נוספים המותאמים לסוג הארגון ולצרכים שלו.

כבר בתהליך ההטמעה של הDMS בארגון, נסרקים כל החומרים הפיזיים של החברה, שנשמרים בדרך כלל בארכיונים, קלסרים ותיקיות, ומקוטלגים על פי תגיות וקטגוריות. טכנולוגית OCR (זיהוי תווים אופטי) מתקדמת מאפשרת ביצוע חיפושים על גבי המסמכים הסרוקים – פעולה שיכולה לחסוך זמן רב בחיפוש ואיתור תוכן על גבי חומרים מודפסים.

מה לגבי אבטחת המידע? האם ריכוז הידע הארגוני בארכיון אחד לא חושף אותו לגורמים לא רצויים?

"מנגנון ההרשאות במערכת צריך להיות מותאם למבנה הארגון ולאפשר שמירה חכמה של כלל הקבצים, כך שתינתן גישה רק לגורמים הרלוונטיים. מבחינת אבטחת מידע ושימור הידע הפנימי בארגון, במיוחד בחברות וארגונים גדולים, מדובר בצעד הכרחי - מגיעים אלינו ארגונים שעברו קיצוצים במסגרתם נאלצו לפטר עובדים ואיתם אבד מידע בעל ערך רב" מספרת זיסמן.

הטמעת הארכיון הדיגיטלי בארגון

תהליך ההטמעה של הארכיון הדיגיטלי צריך לכלול חשיבה משותפת של חברת התוכנה ביחד עם הארגון, אפיון עץ המידע התואם את צרכי הארגון, הטמעת המערכת, ניסוח נהלי עבודה, רתימת העובדים וכן ליווי הגורמים הטכנולוגיים להטמעת המערכת בשרתי החברה.

בעת האחרונה נרשמת עליה משמעותית בביקוש לפתרון לניהול ארכיון דיגיטלי, כשהמודעות לנושא עולה וחברות וארגונים רבים מחפשים פתרונות חדשים לניהול הידע בצורה אפקטיבית. "מדובר בצורך הכרחי לכל ארגון בבואו להתאים את עצמו למציאות משתנה. מעל לכל ניהול ידע אפקטיבי מפנה את הארגון לעסקי הליבה שלו במקום להתעסק בעבודת ניירת" סיכמה זיסמן.

כתבות ראשיות באתר

כתבות שאולי פיספסתם

*#