תיק מניות

רשימת קריאה

רשימת הקריאה מאפשרת לך לשמור כתבות ולקרוא אותן במועד מאוחר יותר באתר,במובייל או באפליקציה.

לחיצה על כפתור "שמור", בתחילת הכתבה תוסיף את הכתבה לרשימת הקריאה שלך.
לחיצה על "הסר" תסיר את הכתבה מרשימת הקריאה.

לרשימת הקריאה המלאה לחצו כאן

איך לעבור מתכנון מושפע לתכנון משפיע?

עסקים רבים עדיין מגבשים ומיישמים תוכניות לאחר שינויים בשוק. למה לא לעבור למבנה המאפשר לתכנן את השינויים עוד לפני התרחשותם?


הפתעות בביצועים העסקיים מוציאות את הטעם מתכנון מראש, וגורמות לירידה לטימיון של תקציבים שהושקעו במשאבים ופיתוח, כמו גם תכנון תהליכים. המצב הכלכלי יוצר אתגרים ומביא לדרישה לתכנון וחיזוי עסקי מדויק. אי עמידה בדרישה הזו מתבטאת ישירות בשווי מניות. כיום, עסקים רבים משנים את הדרך בה הם מתכננים מצורה תגובתית לצורה מקדימה, צופה פני באות.
מנהלי כספים נאלצים לבצע באופן תמידי מספר משימות בו זמנית: ניהול תרשימים אפשריים של תוכניות – גם חזויות וגם יצירתיות למקרי הפתעות – כדי להתגבר על עתים קשים; שיפור המשמעת התקציבית והרווחיות; שמירה על תזרים הכספים; וניהול סיכונים. על מנת לאפשר להם לעשות זאת, חשוב לפתח ולשמור על נהלים לתכנון וניתוח שיכללו את כלל הארגון ויאפשרו לכל חלק בחברה להיות מוכן לכל תרחיש אפשרי: תגובה מהירה לשינוי; ראייה כוללת של העסק בזכות הבנה מבוססת מודלים של התלותיות ההדדית של חלקים שונים בעסק; נראות מיידית של פערים בביצועים; הסתכלות על מטרות חדשות ותוכניות מגרה שיכולות לחולל שינוי; תקשורת קציפה עם בעלי המניות ועירובם בקבלת החלטות משפרות ביצועים – אלו הפרמטרים העיקריים ליכולת התכנון והחיזוי הפעילה של העסק. יש לזכור כי לא מדובר בתהליך אחד: חיזוי עוסק באיך העסק ייראה, בעוד תכנון עוסק באיך הוא צריך להיראות.

מה הטעויות שצריך להימנע מהן?
תכנון לפי גליונות האקסל של הדו"חות הקודמים הוא טעות בסיסית גדולה. טבלאות אלו לא רק שמדברות על מה שכבר היה, אלא גם נוטות לחוסר דיוק ולסיבוך של הצלבת נתונים בין מחלקות, שאינו מאפשר תכנון אחוד לכלל העסק אלא מפצל את התהליך. טבלאות אקסל חסרות גם את הגמישות הנחוצה לשם חיזוי הביצועים העתידיים, והעבודה המסורבלת איתם מעכבת את התכנון וכמובן שגם את הביצוע של תוכניות. כמו כן, גליונות אקסל מקשים על קבלת תמונה כוללת של העסק וגורמי הצמיחה שלו, המפוזרים לעתים בין טבלאות שונות, ומקשים על הגעה ל"גרסא אחת של האמת". הימצאות המידע במערכות שונות המנותחות ע"י גורמים שונים גם הוא לא תורם לעסק.
אסור לתת למחלקות לתכנן מטרות שונות בלי לשתף בהן את כלל העסק, מאחר וכל מטרה כזו כוללת גורמים שתלויים במחלקות אחרות ובעת היישום מפתיעים את הארגון בתלותיות ההדדית שהם מעוררים וגורמים לשינויים תקציביים בלתי מתוכננים. כאשר דבר כזה קורה הוא גם מכריח את העסק להתחיל לחשוב מחדש על המטרות ולבצע תוכניות חדשות, מה שגוזל זמן וכמובן גם כסף.
תהליך תכנון שנתי שלוקח חודשים הופך את התוכניות ללא רלוונטיות כבר ברגע גיבושן. לכן חשוב לתכנן במהירות ולבצע חיזויים לעתים קרובות.
הכלים בהם משתמשים העובדים השונים כדי לאסוף נתונים ולדווח עליהם אינם מתאימים להם לפעמים, ומביאים לידי כך שהשימוש בהם נראה כמו חבורת ילדים בגן המשחקים בקוביות זהות ובונים מהם מבנים שונים וצבעוניים. הכלים צריכים להיות קלים לשימוש כדי לאפשר לתהליך לזרום באופן חלק ותמידי, כך שכל אחד יבנה את החלק שלו במבנה הכללי בסוג וצבע החלקים המתאים לו.
ארגונים שמוציאים לפועל תוכניות מהרמה העליונה ומטה לא רק שיוגבלו בראיית הנולד של ההשלכות, אלא אף ייתקלו בחוסר מחויבות מצד דרגים שונים. במקרה של תע"ש, שהוצג כאן לאחרונה, ניתן לראות כיצד התגברו בחברה על קושי זה באמצעות עירוב העובדים בגיבוש השינויים בשולחנות עגולים בו תרם כל אחד את תובנותיו לגבי תועלת העסק.

לאן צריך לשאוף?
עסקים המצליחים לשנות את פעולתם ולשפר את עמדתם בזמנים קשים נוטים להישאר במצב טוב זמן רב יותר גם לאחר התאוששות המצב הכללי בשוק.
הגישה הנכונה והיעילה מסייעת לארגונים לעבור מהשתתפות מוגבלת ותהליך איטי להשתתפות מוגברת ותהליך תמידי של תכנון, ניתוח, חיזוי ודיווח; מתחזיות ותוכניות ממוקדות כסף לתחזיות ותוכניות מבוססות גורמי צמיחה, המתקשרות גם למצב הכספי והתפקוד; ומפעילות המוגבלת ע"י גליונות עבודה לפעילות מבוססת תרומה הדדית, כל אחד על בסיס תפקידו. כל זאת ניתן להשגה ע"י שינוי התהליכים בעסק:
ראשית, המטרה הבסיסית צריכה להיות לקשר בין כל גורמי הצמיחה של העסק. הבנה של השפעת הגורמים, שינויים אפשריים שלהם ותוכניות מגרה ע"י המחלקות הרלוונטיות בחברה תאפשר להם להפיק תוכניות מקושרות, המודעות לתלותיות ההדדית בין גורמים שונים בעסק, ולאפשר למקבלי ההחלטות לקבל אותן על סמך תמונה כוללת ואמתית.
תהליך התכנון עצמו צריך להיעשות תוך שיתוף של גורמים שונים במחלקות שונות בחברה. תיאום בין התוכניות של הדרגים הגבוהים למגבלות האפשרי המוצגות ע"י הדרגים הקרובים לשטח הופך את התכנון ליעיל יותר, מהיר יותר ומעל הכל ריאליסטי יותר.
על מנת להפוך את התכנון והדיווח ההדדיים של החלקים בחברה לשוטפים ואמינים יותר, חשוב שהמידע יהיה מאוחסן ע"י מערכת אחודה המסוגלת לאגור אותו בתצורה דינמית שתאפשר הרכבת תחזיות ודיווחים לפי דרישה בזמן קצר, ללא צורך באיחוד ידני של גליונות מידע שונים.
מערכת כזו מאפשרת להכניס לפעולה את השלב הבא, שבו התכנון והחיזוי עובר מתדירות של חודשים או שנים לתדירות של שבועות, ימים או אפילו שעות. כך, עם אצבע על הדופק, ניתן לראות בזמן אמת את הביצועים ואף לזהות מגמות בטרם הן תהפוכנה לעובדות היסטוריות, ולנצל זאת כדי להשתפר ללא הפסקה. כמו כן, מאפשרת מערכת כזו לשנות בכל זמן את המודל הבסיסי הרצוי שעל פיו נבנות התוכניות והתחזיות, על מנת להתאים אותן לשלבים שונים בחיי העסק.
חשוב שהפתרון האחוד יהיה נגיש לכל הגורמים בחברה, תוך התאמת המידע המוצג לבעלי תפקידים שונים. כך, לדוגמא, ניתן להציג מידע עבור מי שרגיל לעבוד באקסל כגיליון אקסל בו מוצגים 6 טורים רלוונטיים, בעוד דרג גבוה יותר יראה את המידע בצורת כרטיסים המונים 10 גורמים רלוונטיים.

בסך הכל, ניתן לומר שפתרון אידיאלי לשיפור ביצועים צריך לכלול יכולת התאמה לדרישות העסק, יכולת איסוף וחיזוי מידע בזמן אמת ויכולת להתאים לדרגים שונים בעסק ע"מ לגשר ביניהם ולאפשר להם לתקשר על בסיס מידע אמין וזמין.

בחזרה למדור ניהול ביצועים
 

כתבות ראשיות באתר

כתבות שאולי פיספסתם

*#