תיק מניות

רשימת קריאה

רשימת הקריאה מאפשרת לך לשמור כתבות ולקרוא אותן במועד מאוחר יותר באתר,במובייל או באפליקציה.

לחיצה על כפתור "שמור", בתחילת הכתבה תוסיף את הכתבה לרשימת הקריאה שלך.
לחיצה על "הסר" תסיר את הכתבה מרשימת הקריאה.

לרשימת הקריאה המלאה לחצו כאן

11 דרכים לשיפור יעילות תכנון ההוצאות

מספר נהלים שיסייעו לעסקים לעקוב ולתכנן הוצאות בזמן אמת

גמישות היא מילת מפתח בניהול עסק בעידן הנוכחי. השוק משתנה במהירות אדירה, ולכן יש להתאים אליו את כל התהליכים העסקיים. אחד מהתהליכים המרכזיים הוא כמובן תכנון ההוצאות, והפתרונות המסורתיים, מסוגם של טבלאות וגליונות עבודה, כבר אינם מספקים מענה מתאים לצרכים הדינמיים של חברות. בחינת הוצאות לאחר מעשה על פי דו"חות כבר אינה נוהל תקין.

לשם כך, אספה IBM במסמך שפרסמה ב-2010 מספר עצות לנהלים משופרים שיסייעו לעסקים לשפר את יכולת תכנון ההוצאות שלהם:

1. להבדיל בין קבוע למשתנה
יש להבדיל בין הוצאות הכרחיות להוצאות שאינן הכרחיות ומתבצעות מבחירה. בחינה מדוקדקת של האחרונות עשויה להניב תובנות חדשות לגבי מידת נחיצותן, גם אם עד כה נחשבו להשקעות חכמות לטווח הארוך. כך, לדוגמא, כדאי לשקול צמצום של הוצאות כגון נסיעות, אספקה והכשרות, כמו גם החלפה של פעילויות יקרות בפעילויות יקרות פחות, כגון פרסום בפייסבוק במקום בעיתונות המסורתית או הסתפקות באירועי שיווק מקומיים ולא גלובליים.

2. לחפש אחר המנועים העסקיים
חשוב להבין כיצד משפיעים מנועי צמיחה על ההוצאות, מאחר וגם את ההוצאות על הגורמים הללו ניתן להפחית ע"י התנהלות חכמה. הבנה של התהליכים העסקיים הללו לא מסתכמת בהתמקדות בשירותים או מוצרים רווחיים, אלא גם בהפחתת עלויות אספקתם. ניתן לבצע זאת ע"י שילוב של תהליכים שונים הקשורים במוצרים או בשירותים הצומחים וקיצוץ שרשרת הפעולות בדרכם ללקוח.

3. לנתח כדי להרוויח
אם כל הכבוד להתייעלות וקיצוצים, חשוב לזכור, במיוחד בעיתות משבר, שהתמקדות בהפחתת עלויות בלבד אינה מובילה את העסק לרווחיות. במקום זאת, חשוב לנתח היכן הנקודות הכי רווחיות בפעולת החברה ולשפר אותן בחכמה. כך, לדוגמא, ניתן להפחית עלויות בתת-מחלקה שאינה נחוצה לשם הפקת הרווחיות של מחלקת-העל שלה ולהשקיע את הסכום שנחסך בהרחבת המערך הרווחי.

4. למנף שווקים צומחים
בטווח הקרוב, כדאי להשקיע בשווקים צומחים. אם עושים זאת בזהירות, ניתן לווסת את ההוצאות על שווקים אלה ולאזנן מול התייעלות הפעילות באזורים העסקיים ה"תקועים". עם זאת, חשוב להקדיש תשומת לב מירבית להזדמנויות לחזור לצמיחה גם בשווקים האחרים, על מנת לא לפספסן.

5. לדמות תרחישים ליצירת תוכניות חלופיות
הפתעות הן אורח בלתי רצוי בניהול עסק. לכן, תוכניות-מגירה הן גורם חשוב בניהול אסטרטגיה ברת-קיימא. ככל שלחברה יותר תוכניות מוכנות לתרחישים תיאורטיים שנחזו מראש, כך יקל עליה להתמודד איתם אם וכאשר יתגשמו. כך, לדוגמא, חשוב להכין תוכניות למקרה של ירידה בת 5 או 10 אחוזים ברווחים, לשקול כדאיות של מהלכים שונים ולעקוב אחרי ביצועם לשם שיפור המודלים בעתיד.

6. לפקוח עין על יחס ההוצאות וההכנסות
מעקב אחרי ההוצאות צריך להתבצע לא רק ברמה הכלל-עסקית, אלא ברמט הפרט, עם התייחסות לכל מחלקה ואף לכל עובד. ניטור השינויים בהוצאות על כל גורם בחברה לעומת הרווח היחסי של אותו גורם עוזר לזהות מגמות של ירידת או עליית ערך של חלקים שונים בעסק לפני שהם מפתיעים בדו"ח הרבעוני. לכן, מומלץ לעדכן את הנתונים לכל הפחות פעם בחודש, ואף יותר מכך.

7. לבצע התאמות בחשבונות חייבים
יש לדבוק במדיניות גבייה ממושמעת, הכוללת גבייה מהירה ככל האפשר, הטלת עלות הפעולות על הלקוחות לשם צמצום סיכונים ועוד.

8. להפיק תועלת מדירוגים תעשייתיים
השוואה מתמדת מול נתונים חיצוניים המתפרסמים ע"י חברות שונות כגון גופי תקשורת ומחקרי שוק יכולה לסייע בהכרעה איזה סוג תקציב לנהל – כזה שמטרתו לשלוט בהוצאות או כזה שנועד לשפר את ההכנסות.

9. לצמצם את משך איסוף המידע לניתוח
איסוף מידע מהיר הינו חיוני לצורך האצת קבלת החלטות בכל התחומים בעסק. כאשר איסוף המידע דורש העברה של טבלאות מגורמים שונים בחברה, לא ניתן לבצע את הפעולות בזמן אמת, בעוד יישומים ייעודיים לשיפור ביצועים מקצרים את ההליכים עד לרמה בה חלק משמעותי מהנתונים זמינים כבר בזמן אמת.

10. לשפר את היחס לחריגים
עם כל הכבוד לתכנון קפדני של ההוצאות, לפעמים צצות יוזמות הדורשות חריגה מהנהלים ומהתקציב. לכן, יש לוודא כי קיים הליך מסודר שאינו מהווה מכשול ליוזמות עסקיות מוצלחות.

11. לקשר בין דיווח לתכנון
שימוש בנתוני דו"חות כספיים לשיפור תהליכי קבלת ההחלטות הוא חלק מהעולם העסקי המשתנה. לכן, יש לוודא כי נתוני דו"חות הופכים נגישים למקבלי ההחלטות השונים במהירות המירבית, כדי שההחלטות יוכלו להתקבל על סמך נתוני העכשיו, ולא העבר.

רוצה לשמוע על 3 כלים  לשיפור מידי בביצועים של הארגון ? מלא את הפרטים ומומחה מטעמנו ייצור עמך קשר בהקדם

בחזרה למדור ניהול ביצועים
 

כתבות ראשיות באתר

כתבות שאולי פיספסתם

*#