תיק מניות

רשימת קריאה

רשימת הקריאה מאפשרת לך לשמור כתבות ולקרוא אותן במועד מאוחר יותר באתר,במובייל או באפליקציה.

לחיצה על כפתור "שמור", בתחילת הכתבה תוסיף את הכתבה לרשימת הקריאה שלך.
לחיצה על "הסר" תסיר את הכתבה מרשימת הקריאה.

לרשימת הקריאה המלאה לחצו כאן

לא רק טבלאות אקסל

תפקידם של מנהלי הכספים בארגון כבר אינו רק להנפיק דו"חות. את המידע שבידיהם ניתן להפוך, בעזרת שיתוף פעולה עם מחלקת ה-IT, לניתוח סיכונים וסיכויים.

בעקבות התקדמות הטכנולוגיה, בשנים האחרונות החלה מגמה של שינוי בתפקידה של מחלקת הכספים בארגון. בעבר, החל מהעידן בו התנהלו העסקים בעזרת ספרים ועד לתקופת האקסל על כל מחשב, הסתכם תפקידה של מחלקת הכספים בניהול הספרים, התקציבים והדיווחים למחזיקי המניות והרשויות. אך בעקבות המעבר לניהול בעזרת מחשבים מקוונים בעלי גישה הדדית למידע, הפכה מחלקת הכספים לצומת חשוב של מידע שנאסף מכל רחבי העסק, ובכוחו לשמש למטרות רבות.
המידע שברשותם של אנשי הכספים, הכולל נתונים על ביצועי מחלקות ועובדי החברה במגוון תחומים, יכול להוות מנוע להבנת הארגון, על ידי חיפוש מגמות ודפוסים, ולספק תובנות שתאפשרנה ניתוח של התנהלות הארגון והערכה של השפעת שינויים שונים על הביצועים. כך, יכולים אנשי הכספים להפוך ממדווחים על העבר לחוזים את אפשרויות העתיד.
עם זאת, בארגונים רבים עדיין מתמקדות מחלקות הכספים בהנפקת דו"חות כספיים, תוך שימוש באמצעים מיושנים יחסית כמו טבלאות אקסל. השימוש בפתרונות זולים ומסורתיים מסוג זה לא רק שאינם תורמים לשיפור תפקודם של מנהלי הכספים בתפקידם החדש, אלא שלעתים קרובות הוא אף מפריע להם בביצוע תפקידם הישן, וכך מפריע לראשי החברות לקבל תמונה מלאה של ביצועי העבר והזדמנויות העתיד.
המצב הקיים בארגונים רבים נובע מכך שאנשי הכספים עוסקים באיסוף והזנה של מידע לגליונות עבודה באופן ידני – תהליך סיזיפי ומפרך הדורש זמן רב ואינו חף מטעויות. בשנים האחרונות החל שילוב הדרגתי של אנשי ה-IT בעבודת איסוף הנתונים, בעזרת פתרונות שתפקידם לנקז נתונים ממחלקות שונות בארגון לטבלאות אקסל הנמסרות לאנשי הכספים לעריכה, בקרה והחלה של כללי דיווח ורגולציה. הבעיה היא שתהליך זה לוקח זמן רב, וגורם לתסכול בקרב שני הצדדים – אנשי הכספים מתוסכלים מחוסר יכולתם של אנשי ה-IT לנפק את הנתונים הדרושים במלואם ובמהירות, והאחרונים מתוסכלים מהשימוש במה שנחשב אצלם לטכנולוגיה מיושנת.
לכן, על ארגונים החפצים במיטוב התהליך למנף את יכולות שתי המחלקות בצורה שתאפשר למנהלי הכספים להקדיש פחות זמן לאגרגציה של נתונים – תפקיד שאינו דורש את התארים והניסיון שלהם – ויותר זמן לניתוח דו"חות מוכנים לשם בניית אסטרטגיות אפשריות לשיפור הביצועים המשתקפים בדו"חות. כך ניתן לייעל את הטיפול בתחומי תמחור, מלאים, כוח אדם וכו', לנתח בעיות ביצועים ולטפל בהן במהירות, לעקוב אחר הביצועים בזמן אמת במקום לחכות להפתעה בסוף הרבעון, להבין התנהגות ורווחיות לקוחות בזמן אמת לשם קבלת החלטות על בסיס עובדתי, ועוד.
לשם כך, יש להקים מרכז ממוחשב שיאסוף את הנתונים מרחבי החברה ויידע לייצא אותם באופן שיהיה נגיש לא רק לאנשי הכספים, אלא גם לבעלי תפקידים אחרים בחברה. על מחלקות ה-IT לספק כלים לאיסוף המידע וסיכומו באופן אוטומטי בדיוק מרבי, בנוסף לכלי ניתוח, בקרה ותכנון. כך יכול כל בעל תפקיד בחברה לקבל דו"חות לפי דרישה באופן מיידי, כאשר הדו"חות מעודכנים לרגע הנפקתם, וכך מהווים כלי יעיל יותר מהדו"חות שהיו מונפקים בעבר ע"י מנהלי הכספים והיו מעודכנים פעם בתקופה של רבעון, או לכל היותר חודש.
האתגר המרכזי העומד בפני המחלקות בדרך ליישום חזון זה הוא שיתוף פעולה: על מנת שמחלקת IT תוכל לבנות פיתרון שיענה על כל צרכי בניית הדו"חות האוטומטית, כולל נתונים שבעבר היו אנשי הכספים נדרשים לבקש בנפרד ולשלב בדו"חות בעצמם, היא צריכה להבין מהם אותם נתונים הנוטים להיות חסרים לדו"חות, אילו כללים יש להחיל על המידע (מיסים, המרת מטבעות ממכירות במדינות שונות וכו') ולוודא שהפתרון שהוחל מסוגל לבצע את כל זה בחישוב מדויק עד הסנט האחרון.
כמו כן, יש לוודא שהנתונים המוזנים לדו"חות מדברים באותה שפה: עד כה היתה כל מחלקה מגדירה אחרת מיהו לקוח, מהי עבודה וכו'. על מנת שהדוחות יוכלו להיות מובנים גם לתוכנה שאמורה להנפיק אותם וגם לקוראים הפוטנציאליים, חשוב ליצור מילון אחיד המשותף לכלל המחלקות בחברה. חלק מהבעיה עם אקסל היא שהתוכנה כה עצמתית ופשוטה לשימוש עד שהפכה לסטנדרט שארגונים מתבססים עליו, למרות העובדה שככל שנשפכים לתוכה פריטי מידע מיותר מקורות כך המידע המתקבל פחות אחיד ויותר מסובך.
כמובן שבדרך לפתרון יש לא מעט בעיות: משתמשים עסקיים לא רוצים להשקיע את הזמן הנדרש ללימוד הכלים החדשים להתבוננות במידע. הניסיון שלהם אומר שהם מוצלחים בעבודה עם גליונות אקסל, וייתכן שהם אינם רוצים לסכן את הצלחתם עם כלים חדשים שאינם מכירים וייתכן שיתקשו להסתגל אליהם; הם הם לא סומכים על דוחות מחשב, מאחר והתרגלו לכך שדו"חות IT צריכים את העריכה שלהם כדי להיות אמינים; כמובן שחלק מאנשי הכספים מפחדים גם שתוכנה שתבצע באופן אוטומטי את מה שעד כה היה תפקידם לא יהיה בהם עוד צורך. הם דואגים לעבודתם.
מצד שני, בניגוד לרושם שאולי נוצר, אנשי כספים לא באמת אוהבים את אקסל. הם דבקים בה בעיקר מחוסר ברירה וחלופות ראויות. הבעיה היא שפתרונות רבים לבעיות שהוזכרו מספקים רק חלק מהנתונים, בעוד את היתר צריך – כמובן – לצרף ידנית בגיליון אקסל מיוצא. מנהלי הכספים לא נהנים לחבר 20 גיליונות אקסל מ-5 פתרונות שונים לדו"ח אחד, אבל אין להם ברירה.

את דעתם של אנשי כספים ומחשבים בחברות על העניין ניתן ללמוד ממחקר של קבוצת TDWI מ-2010, שנערך בקרב 278 אנשי כספים ו-IT בארגונים ברחבי העולם:
פחות מחצי מאנשי הכספים שהשתתפו במחקר מאמינים שהמחלקות שלהם מייעצות לעסק כיצד לנהוג, ורק מעט יותר משליש מדווחים כי הם מסייעים בגיבוש אסטרטגיות עסקיות. בקרב אנשי IT הציון נמוך אף יותר – 30% בלבד מאמינים שאנשי הכספים מייעצים בהשגת מטרות, ופחות מ-20% חושבים שמנהלי הכספים מגבשים אסטרטגיות עסקיות.
כשני שליש (65%) מאנשי הכספים מדווחים שרוב העבודה במחלקותיהם נעשית באקסל, ורובם המוחלט (59%) חושבים שיותר מדי זמן מתבזבז על איסוף והזנת המידע. כחצי מהם (49%) אומרים שהם עוסקים יותר בדיווח ופחות בניתוח נתוני הדו"חות. בקרב אנשי IT הדעות קיצוניות אף יותר – כ-70% מהם מדווחים שרוב עבודת אנשי הכספים מתבצעת באקסל ו-43% מהם אומרים שמחלקת הכספים אינה מצליחה להשיג את המידע הדרוש לדו"חות כאשר היא זקוקה לו.
64% מכלל הנשאלים מייחסים חשיבות גבוהה להגשת מידע אחיד בדו"חות, אך רק 16% חושבים שמחלקת הכספים בארגונם עושה זאת ביעילות גבוהה. גם לגבי תקצוב ותכנון – 61% מאשרים כי מדובר בגורם חשוב, אך רק 15% חושבים שהיעילות בביצועו במחלקות הכספים שלהם גבוהה. הפרשים קטנים יותר נרשמו לגבי דיווח כלכלי וסטטוטורי, שליטה, שקיפות ונראות וניהול אסטרטגי. בנוסף, הנשאלים מייחסים חשיבות פחותה לכלים טכנולוגיים בתחום הייעוץ והניתוח לעומת כלים מתחום הדיווח. עם זאת, מעניין לציין שכלל הפתרונות הטכנולוגיים – הן מתחומי הדיווח והן מתחומי הניתוח – זכו לפי הסקר לדירוגי יעילות נמוכים מאוד.

לאור כל זאת, חשוב לייסד שיתוף פעולה פורה בין מחלקות הכספים וה-IT לצורך הקמת תשתית שתאפשר לשתי המחלקות לבצע את תפקידיהן החדשים ביעילות מרבית. לצורך כך יעצו בכירים שהשתתפו במחקר על מינוי CFO ו-CTO בעלי רקע בשני התחומים, המסוגלים להבין את הצרכים של שתי המחלקות ולהנחיל אותם לעובדיהם, לצד יצירת קרבה פיזית בין המחלקות ע"י מיקום עובדיהן בחלל עבודה משותף.
 

לחזרה למדור "ניהול ביצועים"

כתבות ראשיות באתר

כתבות שאולי פיספסתם

*#