ניהול מידע, בקרה וציות לרגולציה: המערכת הדיגיטלית שמחוללת מהפכה בניהול דירקטוריונים

מערכת Boardirector, הסטארט-אפ החדשני של SQLink המסייע בניהול מזכירות החברה, הדירקטוריון וועדות שונות בחברות, הפכה במהירות לסטנדרט זהב בשוק ההון ובמגזרים נוספים. "יש במוצר כל כך הרבה פיצ'רים ותהליכים חיוניים, שלא ברור איך אפשר להסתדר בלעדיהם בעידן הנוכחי של מציאות עסקית דינאמית המשתנה בקצב חסר תקדים", אומרת נורית קנר-יהב, מנכ"לית Boardirector

אסף לבנון, בשיתוף קבוצת SQLink
תוכן שיווקי
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
shutterstock
צילום: shutterstock
אסף לבנון, בשיתוף קבוצת SQLink
תוכן שיווקי

תמיר גורן, בעלים ומנכ"ל קבוצת SQLink, הקים את החברה בעשר אצבעותיו. ב-1994 החל לפתח מערכות תוכנה לחברות מסלון ביתו, במהלך שהתחיל בקטן ומסתכם כיום בקבוצה המעסיקה מעל ל-2,500 עובדים ומספקת קשת רחבה של פתרונות ושירותי מחשוב מתקדמים, כפיתוח תוכנה, בדיקות, BI ו-Big Data, תשתיות, סייבר ודיגיטל. במשך השנים רכשה הקבוצה כעשר חברות בתחומי פעילות שונים, מה שאיפשר לה להצמיח עוד ועוד ענפים ולהציע ללקוחותיה הרבים שירותים נוספים.

תמיר גורן, בעלים ומנכ"ל קבוצת SQLink | צילום: אינגה אבשלום שיליאן

כשגורן ישב לסקירה עם מנהלי אחת החברות שרכשה הקבוצה, הוא נוכח לדעת שהיא פיתחה כלי קטן המסייע לפשט את תיעוד הפרוטוקול של דיוני הדירקטוריון שלה - זה הפיל אצלו אסימון. לחברות ציבוריות ולדירקטוריונים הרי יש צרכים רבים שלא מקבלים מענה. בנוסף על תפקידיהם, כמי שאמורים להנחות את הנהלת החברה כיצד לפעול, לפקח על פעולותיה ולבצע בקרה מתמדת על ההנחיות היוצאות תחת ידיה, הם נדרשים גם לדון בנושאים מהותיים רבים. על הדירקטורים עצמם מוטלות חובות המעוגנות בחוק, שהפרתן כרוכה בסנקציות פליליות.
למרות האחריות הכבדה הזאת, שיטות העבודה במחלקות המשפטיות, במזכירות החברה ובדירקטוריונים עדיין לא מתאימות לעידן הדיגיטלי. ישיבות דירקטוריון עדיין מנוהלות בעזרת אמצעים מיושנים, לא מאובטחים, שאינם מאפשרים אוטומציה, בקרה ושליטה וכן מעקב אחר החלטות שמתקבלות ושיתופן עם כלל הארגון והיחידות העסקיות. סקירות שקרא גורן באותה תקופה אודות רגולציית דירקטוריונים, שהלכה והחמירה, חיזקו אצלו את ההבנה שכך אי אפשר להמשיך ואם אין כלי שיכול להביא את עבודת הדירקטוריון למאה ה-21 - הוא ייצור אחד כזה. כך נולדה Boardirector, כפעילות חדשנית של SQLink, שמשימתה הייתה לפתח כלי שיסייע בניהול עבודת מזכירות החברה, הדירקטוריון ווהעדות השונות בארגון, מא' עד ת'.
הקורונה העניקה לכך רוח גבית. היא הביאה עימה מהפכת דיגיטלית משמעותית בארגונים, שהבינו שעליהם להטמיע תהליכים וטכנולוגיות. מערכת Boardirector אורזת עבור ארגונים, בכלי אחד, את כל הקשור לניהול ותפעול ועדות וישיבות הדירקטוריון והנהלת החברה: זימון משתתפים, יצירת סדר יום, העברת חומרים נלווים לישיבות באופן מאובטח, כלי להפצה להערות שיתופיות על מסמכים, יצירה ועריכה של פרוטוקולים, ניהול הרשאות בארגון, יצירת מסמכי החלטות, מעקב החלטות וניהול משימות, הפקת דו"חות לבקרה, ניהול מידע אישי, ניהול נוכחות של דירקטורים ותגמול ועוד. כל אלו מטופלים על-ידי המערכת באופן דיגיטלי וחכם.

נורית קנר יהב, מנכ"לית Boardirector | צילום: אינגה אבשלום שיליאן

ניהול ושימור הידע בתוך מערכת אחת
נורית קנר-יהב, מנכ"לית Boardirector, מפרטת את יכולות המערכת באמצעות אוטומציה ודיגיטציה של התהליכים: "מזימון המשתתפים לישיבות, דרך הפצת סדר היום לישיבה וחומרים נלווים, עריכה חכמה של הפרוטוקולים והמסמכים, תוך מתן תגובות והערות און-ליין, ועד התיעוד והמעקב שלאחר הישיבה - כל אלה מספקים חיסכון עצום בזמן ובמשאבים. יתרון נוסף טמון ביצירת סביבת עבודה משותפת המאפשרת זיכרון ארגוני. כל המידע והידע הארגוני זמינים און-ליין בלחיצת כפתור. כך קורה שכל ניהול ושימור הידע מתבצע בתוך מערכת אחת, תוך שליטה, תיעוד ובקרה על תהליכי העבודה, עם אפשרות לשלוף את המידע הדרוש בקלות ובמהירות".

פרוטוקול יכול להיות דבר מאוד מורכב שלעיתים עשרה אנשים צריכים לעבור עליו ולעדכן אותו, כשלכל אחד יש את ההערות שלו. איך מערכת Boardirector מתמודדת עם זה?
"היא יודעת לגזור מהפרוטוקול מעקבי החלטות, ניהול משימות ו-Action Items. זו המערכת הראשונה שיודעת להקיף את כל ה-Flow הזה בצורה מלאה מהקצה אל הקצה. דוגמה נוספת לשיפור היעילות היא באינדוקס. המערכת כוללת מנוע חיפוש שמאנדקס את כל החומר. דירקטור יכול להעלות מסמך במהלך ישיבה באייפד, לסמן בו פסקה, ללחוץ שיתוף ושאר המשתתפים מייד יראו אותה. יש במוצר כל כך הרבה פיצ'רים ותהליכים חיוניים, שלא ברור איך אפשר להסתדר בלעדיהם בעידן הנוכחי של מציאות עסקית דינאמית המשתנה בקצב חסר תקדים".

שמירה על כללי ממשל תאגידי
יתרון בולט נוסף של Boardirector הוא היותה תעודת ביטוח לכך שהדירקטוריון פועל בהתאם לכללים שנקבעו לחברות בורסאיות ומהווה מעין תו תקן לחברה ציבורית. שמירה על כללי ממשל תאגידי והוראות דין מתאפשרת בזכות מנוע חוקים ייחודי המחבר בין המידע הקיים במערכת להוראות הדין הרלוונטי, בין אם מדובר במגזר הציבורי, הממשלתי או הפיננסי. עוד מאפשר המנוע איתור ומניעת ניגוד עניינים. "המערכת מאתרת פוטנציאל לניגוד עניינים ושולחת התראות ותזכורות שימנעו אותו וחריגות אחרות", מדגישה קנר-יהב. "כך מופחתים הסיכונים העומדים בפני נושאי משרה בארגון".

המוצר מיועד רק לחברות בורסאיות?
"לא, הוא מתאים גם לחברות שאינן מונפקות ומעוניינות לנהל את ישיבות ההנהלה שלהן ביעילות המרבית וכן עבור ועדות שונות האמונות על תהליכים ארגוניים עם מעקב החלטות וניהול משימות. באות אלינו גם חברות בורסאיות וגם חברות פרטיות, שמעוניינות לנהל את ועדות הרכש, ההשקעות והאשראי, ואשר מזהות את היתרונות ש-Boardirector מביאה להן. מעבר לכך, אנו מציעים אפשרות של תפירה אישית - להתאים לכל לקוח גרסה הנותנת מענה לבקשות ולצרכים הספציפיים שלו. מחלקת הפיתוח הגדולה שלנו מאפשרת ללקוחות להוסיף על גבי המערכת בקשות שמתאימות לתהליכים שלהם ובכך ליצור פתרון שלם לארגון".

גל ההנפקות הגדיל את הביקושים
רשימת הלקוחות של Boardirector ארוכה וכוללת גופים מובילים בשורה של מגזרים: בתחום הפיננסי ניתן למצוא בה את הבנקים פועלים, דיסקונט ולאומי ואת חברות הביטוח והפיננסים מגדל, אלטשולר שחם, מנורה מבטחים וקסם אקסלנס. מתחומים אחרים ניתן למנות את שטראוס, שופרסל, קבוצת עזריאלי, קבוצת מליסרון, בתי זיקוק לנפט, מספנות ישראל, דניה סיבוס, אוניברסיטת בר-אילן ועוד רבים.

גל ההנפקות חסר התקדים בבורסה הישראלית, שהתרחש ב-2020-2021, ושבמסגרתו קפץ מספר החברות שהונפקו בבורסה, הגדיל את הצורך במערכת. "התוצאה הייתה יותר חברות בעלות ועדות, ישיבות, דירקטוריון והנהלות בכירות שמבקשות להתנהל בצורה מאובטחת ויעילה וכתוצאה מכך יותר ביקוש למוצר כמו שלנו", אומר תמיר גורן. "כך קרה שבתוך מספר חודשים נגענו בעומק השוק הישראלי ואנו רואים בכך הצלחה אדירה וגאווה ישראלית תוצרת כחול-לבן. מהשקת הגרסה הראשונה ב-2020 צברנו לקוחות רבים בישראל, כשהמטרה היא לבסס את המוצר כאן ולאחר מכן לצאת איתו לחו"ל. היא גם משתלבת מצוין במעבר לענן שכולם מבצעים כיום, לאחר שחלחלה ההבנה שמערכות המחשוב צריכות להיות זמינות מכל מקום. יתרון נוסף של הענן הוא הגנת הסייבר העילית שאנו מספקים ל-Boardirector, נושא קריטי במיוחד בימינו. הדירקטורים יכולים להיות שקטים ורגועים ולדעת שהם משתמשים בכלי מאובטח שמגן עליהם כדי שיוכלו לעשות את עבודתם בצורה חלקה".

בשיתוף קבוצת SQLink