מתכננים שיחת ועידה? יש דרך להימנע מרעשי רקע

ישיבות עבודה הן חלק בלתי נפרד מהתנהלותן היומיומית של חברות ועסקים רבים, אך הן מלוות לרוב בבזבוז זמן יקר ולעיתים לא משיגות תוצאות אפקטיביות. מסתמן שהפתרון טמון דווקא באודיו, שהולך איתנו במשך שנים ונחשב כעת לדבר החם בשוק הטכנולוגיה

קורל אוגדן
תוכן שיווקי
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
אדם מחייג בטלפון נייד
מתכננים שיחת ועידה? רק אל תקבעו אותה בזוםצילום: shutterstock
קורל אוגדן
תוכן שיווקי

שיחות מרובות משתתפים הן חלק בלתי נפרד מהעבודה השוטפת של חברות ועסקים מכל התחומים. לוח השנה הדיגיטלי של רבים מאתנו מתמלא מידי שבוע בזימונים לשיחות וועידה, רבות מהן נעשות בווידאו, מעין תוצאת לוואי של תקופת הקורונה ועלייתו של הזום. אך האם אפקטיביות השיח מושפעת מפורמט הווידאו, המדמה 'פנים מול פנים' או שמא שיחות ועידה בטלפון יכולות להשיג תוצאות דומות ואף טובות יותר?

האמת היא שהסביבה בה מנהלים רבים מאתנו את שיחות הזום לא תמיד אידאלית לישיבות עסקיות. רעשים בלתי רצוניים, בלאגן על השולחן ובעל חיים שדורש תשומת לב הם רק הפרעות טכניות. קיים גם החסם האישי, לא מעט אנשים דווקא מתקשים לנהל שיחות ועידה בווידאו מתוך חוסר יכולת להתרכז והתמקדות במחשבות שלא בהכרח קשורות לעבודה או למטרה לשמה התכנסו, כמו למשל איך הם נראים ביחס למשתתפים האחרים.

בסופו של דבר, האלמנט המרכזי ואולי החשוב ביותר בשיחה הוא איכות הסאונד, שלא תמיד משביע רצון ואף גורם ללא מעט עיכובים, אי הבנות ותקלות בהמשך. שירותים כמו זום ו-וואטסאפ מורידים את איכות הסאונד והתמונה כדי להבטיח שאיכות הווידאו תהיה מספקת – דבר שמעיב עוד יותר על יכולת הריכוז ומעייף את המשתתפים. האיכות מוגדרת גם לפי המשתתף לו יש את החיבור הכי פחות טוב לרשת – מה שמשפיע רבות על שאר אנשי שיחת הוועידה.

פתרונות חדשים ונגישים

על מנת להצליח לנהל ישיבת עבודה אפקטיבית ופורייה שווה דווקא ללכת על בטוח. שיחות וועידה עסקיות המתקיימות ללא ווידאו וכוללות סאונד איכותי יכולות להניב תוצאות מדהימות. השילוב של עובדים נינוחים, מיעוט הסחות דעת והתמקדות בקול בלבד משפיעים רבות על התבטאות רהוטה, סיעור מוחין יעיל ודיבור בגובה עיניים ללא רגשי נחיתות.

אך כדי לתת מענה אפקטיבי שבאמת יספק איכות סאונד ברמה גבוהה ויאפשר ניהול שיח חלק דרושים פתרונות מתקדמים. אחד המוצרים שתוכננו בדיוק לצורך זה הוא QCONF, שפותח ב-2015 ומהווה פלטפורמה מתקדמת, נוחה ופשוטה לניהול שיחות ועידה בטלפון. מדובר במערכת נוחה לשימוש שמוצעת במחיר נגיש יחסית בתחום זה.

לא כולם מרגישים בנוח בעת ועידת וידאו, והדבר עלול להשפיע על התנהלותם בשיחהצילום: QCONF

בשנים הראשונות, QCONF זכה להצלחה עם יותר ויותר לקוחות קבועים. הוא נחשב כלי שימושי במיוחד בחברות הייטק ובקרב נותני שירותים כמו רואי חשבון, חברות טכנולוגיה, עורכי דין ואחרים. לדברי מפתחי השירות, הפריחה הזאת נמשכה בקצב מהיר עד שהגיעה הקורונה. בהתחלה היה ביקוש אדיר מלקוחות חדשים, כיוון שרבים חיפשו דרכים לנהל שיחות מרובות משתתפים כשאי אפשר להגיע למשרד. אך הביקוש לשירות ירד בעקבות הפופולאריות של הזום.

עם זאת, כיום מסתמנת מגמה חדשה. אנשים התחילו להבין שקיים הבדל גדול כאמור בין פגישות זום, google meet, או teams לבין שיחות ועידה. ייתכן שלתופעת הפודקאסטים, שצברה תאוצה בשנים האחרונות יש יד בדבר, שכן היא שינתה את העדפות הקהל לתוכן הנצרך באופן קולי, ללא תמונה או ווידאו. יותר ויותר אנשים חוזרים לשיחות הקוליות מתוך ההבנה שהן נוחות יותר, מאפשרות מרחב תמרון וניתן לבצע אותן תוך כדי פעולות אחרות כמו נהיגה והליכה, כל זאת ללא התחייבות על מיקום מסוים או הופעה ייצוגית.

לא מסתפקים בפיצ'ר המוכר

שירות של שיחות ועידה טלפוניות הוא לא דבר חדש, ובישראל ניתן למצוא מספר חברות העוסקות בתחום. קיימים שירותים שמבוססים על עיקרון פשוט של "גשר" (Conference Bridge), שבו מתקשרים למספר מסוים, מזינים קוד ומתחברים לשיחה. אולם הצוות שפיתח את QCONF הקפיד לעשות זאת בצורה מתוחכמת יותר ולהוסיף עוד פיצ'רים אבל הבסיס נשמר.

הם בנו שירות שמאפשר לנהל שיחת ועידה בתוספת פיצ'רים שימושיים. לדוגמה, בשירות ניתן לראות בכל רגע מי נמצא בשיחה, לנתק משתתפים, להשתיק משתתפים, לשלוח תזכורות ב-SMS, לנעול את השיחה כשכל המוזמנים מתחברים וגם לשתף מסך – ממש כמו בכלים שמאפשרים שיחות וידאו ברשת. ההבדל החשוב הוא שלשירות זה ניתן להתחבר מכל טלפון קווי או נייד – ומכל מקום בעולם. הקול מועבר על גבי קווים נייחים ולא תשתית אינטרנט בלבד. איכות הסאונד מושפעת מכך, וזה ניכר בשיחה.

לשירות שיחת ועידה ניתן להתחבר מכל טלפון קווי או נייד – ומכל מקום בעולם.צילום: QCONF

יתרונות אלו גרמו לאנשי עסקים רבים שעובדים מול לקוחות בחו"ל להשתמש בשירות זה, מכיוון שהוא כולל גם מספרי גישה מקומיים שמאפשרים לאנשים לחייג אליהם ולהצטרף לשיחה בלי לשלם על שיחה בינלאומית. קיימים מספרים מקומיים בחמישים מדינות ללא תשלום נוסף ובמחיר נמוך יחסית לשוק. במקרה שאדם נמצא בחו"ל ללא סים מקומי אבל עם חיבור לרשת, הוא יכול לבחור לנהל את השיחה דרך האינטרנט. ניתן לבחור בחבילה חודשית במחיר של 7 שקלים לשיחה כולל הכל, או לשלם מקסימום 30 שקלים לשיחה חד פעמית. בנוסף, ניתן להירשם באתר ולקבל חמש שיחות ועידה ראשונות בחינם וללא התחייבות כדי להבין האם השירות מתאים לצרכים שלכם.

בין לקוחותיו של QCONF ניתן למצוא שורה של ארגונים בולטים בישראל, לרבות חברת החשמל, משרד הפנים, משרדי רואי חשבון מהגדולים בארץ, קרנות הון סיכון, בנקים ועוד. החברה שרתה את משרד הביטחון, אך לא במוצר QCONF, הידע שנצבר במיוחד בתחום הטלפוניה זורם ב-DNA שלה ובשירות שהיא מציעה.

שיחות ועידה לפגישות בורד - כחלק מהחשיבה המתמדת שמבצע צוות החברה בנושא שיפור השירות, הם פיתחו פיצ'ר שיכול לסייע לאנשים עסוקים שמתקשים להצטרף לשיחה בזמן. קיימת אפשרות להגדיר שהמערכת תתקשר ישירות (dialout), במקום להתחבר לשיחת הוועידה עצמאית, כך שגם המאחרים הכרוניים לא יעכבו את שאר המשתתפים.

למידע נוסף באתר QCONF >>
5 שיחות ועידה חינם ללא התחייבות >>
יש לכם שאלות על שיחות ועידה לעסקים? >>