העתיד כבר כאן: מערכת ניהול הוצאות העובדים הדיגיטלית של cExpense של חברת קומביטס

תם עידן איסוף הקבלות במשך החודש. מעתה יכולים העובדים לסרוק את הקבלות ולהעבירן להנהלת החשבונות בשתי הקלקות בלבד

שרית ליבנה
תוכן מקודם
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
אפליקציית cExpenseצילום: shutterstock
שרית ליבנה
תוכן מקודם

עשרות אלפי עובדים בישראל מכירים את התסריט הבא: במשך החודש הם אוספים קבלות על הוצאות שונות הכרוכות בעבודה מחוץ למקום העבודה – ארוחות, חניה, ציוד משרדי, דלק וכדומה, ומקווים שלא שכחו דבר. בסוף החודש הם ממלאים דו"ח אקסל, ניגשים להנהלת החשבונות, מחכים לאישור, ומקווים לראות את ההחזר בתלוש השכר הקרוב, במזומן או בהעברה בנקאית. מאחורי הקלעים התהליך אף הוא כרוך בלא מעט התעסקות וניירת, הקלדה, חישובים, בדיקת זכאות וכדומה.

לפני כשנה, משנכנסו לתוקפן תקנות מס ההכנסה החדשות, נראה שרוב העובדים והמעסיקים יוכלו לנשום לרווחה בזכות אפליקציית cExpense - הפתרון הדיגיטלי שיסייע לעסקים לשלוט, לאשר ולשלם את הוצאות העובדים בצורה מסודרת ונוחה מאי פעם.

"האפליקציה מאפשרת, בשתי פעולות הקלקה פשוטות, לסרוק את הקבלה ולשלוח אותה למערכת ניהול ההוצאות של החברה או הארגון", מסביר אבי קרודו, מנכ"ל חברת הפינטק comBtas, המשווקת את cExpense, מערכת דיגיטלית לניהול הוצאות עובדים. "בסוף החודש, ועל פי מה שהוגדר במערכת מראש, הקבלות נבדקות באופן דיגיטלי ונשלחות לגורם שהוסמך לאשר או לדחות את התשלום. משם הן עוברות למערכת הפיננסית שתזכה את העובד.

"מאפשרת לסרוק את הקבלה ולשלוח אותה למערכת ניהול ההוצאות". אפליקציית cExpenseצילום: comBtas באדיבות

"המדיניות החדשה של מס הכנסה שבמהותה מקלה על ניהול ספרים בכל הנוגע לדיווח הוצאות עובדים באמצעות שימוש במערכת דיגיטלית חכמה, היא מהפכה של ממש, הן בהיבט הארגוני והן בהיבט הנוחות האישית של העובדים".

ניהול דוח הוצאות דיגיטלי: חסכון כספי של 10-20 אחוז

קרודו, שבעבר כיהן בתפקידים ניהוליים בחברות גדולות, מתמחה בתחום הטכנולוגיה.בשנת 2007 הקים את חברת הפינטק comBtas עם שני יזמים נוספים, שביחד הגו מערכת לניהול הוצאות עסקיות לעובדים הטסים לחו"ל מטעם מקום העבודה. תוך זמן קצר הפכה comBtas לחברה המובילה בתחום, וכיום היא שולטת על 80 אחוז מהשוק העסקי בישראל, עם המערכת שלה לניהול נסיעות עסקיות ודו"ח ההוצאות של העובדים בחו"ל. ל-comBtas יש גם חברה-בת בפיליפינים, כך שמדינות רבות באירופה ובמזרח הרחוק עושות שימוש במערכת שלה לניהול הוצאות של נסיעות עסקיות.  בין לקוחות החברה ניתן למנות עסקים וחברות מהמובילות בארץ ובעולם, ביניהן תעשיות ביטחוניות, רפאל, התעשייה האווירית, אל-על, מובילאיי, WIX ועוד. לדברי קרודו, בחודשים הקרובים תשיק החברה פתרונות טכנולוגיים נוספים, ביניהם אפליקציה לניהול אישורים בארגוןC-Approve , מערכת לניהול הוצאות ספקים, אשר תאפשר גם היא לעבור לתקן paperless.

"השילוב בין כניסתן לתוקף של תקנות מס ההכנסה החדשות, משבר הבריאות העולמי והמומחיות והניסיון שצברנו עם מוצר הדגל שלנו, היה הזרז לפיתוח הפלטפורמה החדשה של אפליקציית cExpense", ממשיך קרודו. "במאה ה-21 זה אך טבעי לעשות שימוש בדיגיטציה מתקדמת, שמצד אחד משפרת תהליכים ואיכות חיים ומצד שני תומכת באיכות הסביבה, ומקדמת חזון של עולם שהוא PAPERLESS".

לדברי קרודו, כל ארגון שעומד בתקנות של מס הכנסה יכול להגיש בקשה לעבור למערכת ניהול הוצאות העובדים של cExpense, והיתרונות שלה הם רבים. כך למשל, ההערכה היא שמעבר לניהול דוח הוצאות דיגיטלי עשוי להביא לארגונים לחסכון כספי של 10-20 אחוז.

כיצד פועלת האפליקציה?קרדיט: cExpense

"הקלדת הקבלות של הוצאות העובדים הייתה פרויקט סיזיפי וידני מדי חודש", מספר אבי שטרן, VP FINANCE WIX. "עובדי המחלקה נאלצו לעסוק ולהשקיע בנושא שעות רבות, מה שהעיק על המחלקה. לצערי, ההקלדה הידנית גם הובילה לטעויות רבות, כמו: טעויות בהקלדת סכומי הקבלות וגם טעויות של בקרות".

שטרן מספר כי בעקבות המעבר של WIX למערכת הדיגיטלית cExpense של חברת ComBtas, יש תחושה של הקלה במחלקת הכספים, אך לא רק. "מאז שעברנו למערכת דיגיטלית כולל אפליקציית cExpense Paperless העובדים ממלאים דוחות הוצאות בקלות ובמהירות באפליקציה, העומס על המחלקה ירד משמעותית ואנחנו נהנים מהליכים מהירים, חסכון לארגון, בקרות מדויקות על כל נתוני העובדים, אכיפה לפרטים של נהלי חברה וסבב אישורים מהיר. כל אלו משמעותיים ביותר לחברה".

שקט נפשי למעסיק ולעובדים

יתרון נוסף של cExpense הוא בכך שהרגולציה והמדיניות הפנימית של כל ארגון מוטמעות באפליקציה, ובהתאם לכך יינתן גם ההחזר לעובד. לדוגמה, בקשה להחזר על ארוחת צהריים עם אורח – תישקל לפי מיהו האורח ואם יש קביעה לתעריף מקסימום להוצאה מאושרת; סריקה מיידית של הקבלה ושליחתה תימנע כפילויות בדוח ההוצאות; בקרה מוקפדת של המערכת בכל רגע נתון אם נוצרה חריגה בתקציב שהוקצה למחלקה או לאדם מדי חודש ועוד. "שכללנו את האפליקציה כך שניתן לתת הרשאות להפקת נתונים ודוחות, מהם ניתן להסיק, למשל, מהו סוג ההוצאה הגדול ביותר (מזון, דלק, מונות, ציוד), מי המחלקה ה'בזבזנית' ביותר וכיצד ניתן להקטין בהוצאות לא הכרחיות או לחפש חלופות יעילות יותר", מסביר קרודו, "צריך לזכור שמדובר במגוון של עובדים בתפקידים שונים עם צרכים שונים, בהם אנשי שיווק ומכירות, נהגים, שליחים, אנשים שעובדים מהבית. כשמגדירים מראש את ההוצאה שבגינה העובד זכאי להחזר וכן את גובה ההחזר, למעשה יוצרים בהירות במערכת, שולטים בהוצאות מיותרות ומונעים אי נעימות".

הוא מוסיף כי "לא פחות חשוב מזה, בזכות האפליקציה אנחנו ממזערים למינימום מקרים של טעויות אנוש, שעלולות לקרות בין היתר בשל טעויות הקלדה. במצב הקודם כל פתקית, כל קבלה, כל אישור היו עוברים להנהלת חשבונות, שם היו מקלידים את הנתונים לקובץ מסוים שבהמשך היה עובר לאישור ומשם חזרה להנהלת החשבונות לתשלום. כעת, כשהכול נעשה באופן אוטומטי זה הרבה יותר פשוט. האפליקציה מתוכנתת כך שחברות או ארגונים שמעוניינים בכך יכולים להפעיל את האפשרות של שליחת התראות אוטומטיות ישירות לעובד כשהמערכת מזהה חריגה כלשהי".

ממזערים למינימום מקרים של טעויות אנוש. אבי קרודוצילום: comBtas באדיבות

אפליקציית cExpense תומכת בשפה העברית ובשפות נוספות, היא נוחה וידידותית למשתמש, מתממשקת עם תוכנות של ניהול חשבונות וכל שנדרש כדי להפעיל אותה הוא טלפון נייד חכם. היא יודעת לזהות חשבוניות וקבלות בשפות שונות ברמת דיוק של כ-90 אחוז, תלוי צילום, בהירות המסמך או כתב דהוי. הנתונים של המסכים מפורקים למספר חשבונית או קבלה, תאריך, תשלום, מע"מ, שם ספק וכדומה, מהם ניתנים להפיק רישום מדויק.

לפרטים נוספים על cExpense, מערכת לניהול הוצאות עובדים, לחצו כאן>>>