פתרונות לחדרי ישיבות: לייעל כל פגישה מבלי לבזבז זמן יקר

רבות הפגישות הפורמליות שנמתחות לכדי שעות ארוכות ולא פוריות במיוחד. כדי להימנע ממצבים כאלו, ניתן להיעזר במגוון אופציות חכמות שיכולות לקצר את התהליך ואף לסייע בעמידה ביעדים

גיא כספי, מאור מואיגר ודניאל דותן, תוכן מקודם
תוכן מקודם
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
חדר ישיבות ריק
גיא כספי, מאור מואיגר ודניאל דותן, תוכן מקודם
תוכן מקודם

ניהול ישיבה רגועה ושקטה הוא עניין לא פשוט, לעיתים בלתי אפשרי. ישנו הרגע בו חלק מצוות המשתתפים מתחיל להתעייף, להתעסק עם הטלפון או לשוחח עם מי שיושבים לצידם, לרוב בעניינים שלא קשורים בהכרח למטרה שלשמה התכנסו. סיטואציות דומות לאלה עלולות לגרום לבזבוז זמן יקר, אי עמידה ביעדים וגרוע מכך – לפגישות המשך דומות שלא יניבו תוצאות. כיום קיימות לא מעט חברות המציעות פתרונות חכמים על מנת לתת מענה לבעיה, בהן שמע מערכות מולטימדיה, Bclear, אפולו מערכות וארקנט.

שמע מערכות מולטימדיה

חלק גדול מהרעיונות לקידום החברה או מוצר כלשהו נולדים במפגשי צוות, במהלכם מתכנסים אנשי מפתח בחברה בחדר הישיבות המפורסם. כל מפגש מתחיל בסטטוס קוו של שקט יחסי, כשהאחראי מדבר. לאט לאט דברים יוצאים משליטה, אנשים מתפרצים לדבריו של מי שמדבר ומנהל את הישיבה, מדברים אחד עם השני, מאבדים ריכוז והופכים את הישיבה הפורמלית לישיבה חברית בה הכל מותר. מדובר אמנם בהליך פורה וחיובי אך כזה שכולל גם אתגר, וכיום קיים עבורו פתרון הולם. מספיק להתקין מערכת מולטימדיה מתקדמת שמאפשרת לנהל את הישיבה בצורה נוחה וחכמה וכל התרחיש מקבל פנים חדשות לגמרי והתוצאות בהתאם.

״מערכת המולטימדיה שאנחנו מתקינים בחדרי ישיבות מעניקה יתרון עצום למי שמנהל את הישיבה. ניתן להכניס לחדר ישיבות מערכת סאונד, לחלק טאבלטים ומיקרופונים בין כל הנוכחים, לפתוח את אפליקציית זום, ועם זאת עדיין להשאיר את השליטה במערכת למנהל הישיבה״, משתף יוחנן מרכוס, מנהל הרכש והתפעול של חברת ״שמע מערכות מולטימדיה״. 

״היתרונות של שימוש במערכת שכזו הם אדירים. במקום לצעוק מקצה לקצה כדי שכולם ישמעו, החדר מכיל רמקולים איכותיים המגיעים לכל יושבי השולחן. כולם שומעים בבהירות את מנהל הישיבה, גם אם הוא לוחש. אם מישהו רוצה לדבר הוא יכול לבקש את זכות הדיבור, ומנהל הישיבה מאשר לו לדבר דרך הטאבלט בכדי שכולם ישמעו אותו כשהוא מדבר במיקרופון. כך מצליחות חברות לייעל כל ישיבה ולעמוד במטרות וביעדים של הישיבה מבלי לפספס דבר ומבלי למתוח אותה במשך שעות על גבי שעות״. 

השליטה במערכת נמצאת אצל מנהל הישיבה. שמע מערכות מולטימדיהצילום: אלעד ברגמן

נסיון וותק של עשרות שנים

״שמע מערכת מולטימדיה״ היא חברה ותיקה עם ניסיון של 45 שנים בתחום המולטימדיה והסאונד. במשך השנים לקחה החברה חלק בעשרות פרויקטים בהם התבקשה להתקין מערכות סאונד בחללים שונים כמו אולמות ספורט ענקיים, אודיטוריומים, מתנסים, אולמות תרבות, מסעדות, פאבים וכמובן חדרי ישיבות. 

החברה מתמחה בייבוא והתקנה של ציוד הגברה ממותגים שונים בכל העולם ומחזיקה בכל ציוד הסאונד הנדרש, בין אם זה רמקולים, מיקרופונים או מיקסרים, ואפילו אוזניות. 

מתגברים על הקושי

״התקנה של מערכת סאונד בחדר ישיבות מאפשרת לבעלי עסקים וחברות לראות במו עיניהם כיצד ניהול נכון של הישיבה יכול להתבצע בקלות ובפשטות. כשאנחנו מתקינים מערכת שכזו בחדר ישיבות אנחנו יוצרים למעשה סביבה בה ״מובנות הדיבור״ גבוהה יותר. במקרים רבים קורה שבגלל שיש כל כך הרבה בלגן ורעש ברקע אי אפשר להבין אפילו את הנושא עליו מדבר מנהל הישיבה וכתוצאה מכך אנשים מאבדים ריכוז ומתעסקים בדברים אחרים. בעזרת המערכת שאנחנו מתקינים ניתן לשמוע הכל בבירור ולהשאיר את כולם מרוכזים ונוכחים בישיבה״, משתף אלעד ברגמן, מנהל השיווק והמכירות של החברה. ״הציוד שאנחנו מציעים מגיע מחברות מהמובילות בעולם כמו "אודיו-טכניקה". במקביל יש לנו גם מגוון מערכות ברמות שונות שניתן להתאים לכל תרחיש וכל צורך".

ניהול נכון לטובת קיצור תהליכים. שמע מערכות מולטימדיהצילום: ציון עזומי

איך מתחילים

את מערכות המולטימדיה שמתקינה שמע מערכות מולטימדיה ניתן להתקין כבר בתוך זמן קצר. תחילה יהיה עליכם ליצור קשר עם החברה ולהסביר לה מה הם הצרכים שלכם. לאחר מכן תגיע החברה לחדר הישיבות, תבצע את כל הבדיקות הרלוונטיות ותגיש לכם הצעת מחיר. התקנת המערכת יכולה לנוע בין מספר שעות למספר ימים בהתאם לצרכים שלכם ולמכשור אותו בחרתם: אלחוטי או קווי, שידור FM או אינפרה, עם הקלטה או בלי, וכן הלאה.

עם סיום ההתקנה תקבלו הדרכה מסודרת על האופן הנכון ביותר לתפעול המערכת ותקבלו ערוץ תקשורת ישיר לפניה בנוגע לכל בעיה או תקלה שתצוץ. האחריות על העבודה והמוצרים היא לשנה, אך החברה זמינה בכל עת ובכל צורך ותמיד שמחה לעזור – גם אם כבר עברה שנת האחריות. 

שמע מערכות מולטימדיה
כתובת: מצדה 15, בני ברק
טלפון: 03-5702207
שעות פעילות: א'-ה': 17:00-09:00
מעבר לאתר >>

---------------------------------

Bclear

לוחות מחיקים מזכוכית מהווים פתרון אידאלי לחדרי ישיבות, בשל השילוב המנצח שהם מאפשרים בין פונקציונליות לאסתטיקה. מעבר לכלי שימושי המייעל כל פגישה וישיבה, מדובר גם באלמנט עיצובי המשדרג כל חדר ישיבות.

לוחות מחיקים מזכוכית הם אחד הטרנדים המובילים בקרב חברות בארץ ובעולם. ארגונים וחברות מציבים לוח מחיק מזכוכית בחדרי הישיבות לצורך רישום רעיונות, מטרות, ונושאים שונים שעולים במהלך הפגישה. בתי מלון משתמשים בלוחות אלו להצגת הפעילויות המיוחדות שלהם, מסעדות יוקרה מפרסמות על גבי הלוח את התפריט.

"ללוחות מחיקים מזכוכית יתרונות עסקיים רבים" אומר אופיר דנוך, מנכ"ל חברת Bclear (בי-קליר), העוסק בתחום הלוחות המחיקים והציוד המשרדי מעל 15 שנה, "היתרונות נעים בין הפן החברתי – כלי לשיתוף הצוות ולהגדלת מעורבות העובדים ועד לפן המעשי – כלי מיידי לארגון רעיונות ותהליכים. הלוחות המחיקים מהדור החדש הם רב שימושיים - בעלי יכולת מגנוט, כתיבה ומחיקה ואפילו הקרנה על הלוח.  

מותג Bclear (בי-קליר), מייבא מאירופה מבחר לוחות מחיקים המשלבים איכות ללא פשרות ועיצוב מודרני. עולם הלוחות כולל: לוחות מחיקים מזכוכית, לוחות מגנטים, לוחות ניידים ופליפצ'ארט, לוחות שעם ובד לנעיצה, לוחות תכנון, לוחות מחיקים שולחנים ואביזרים משלימים".

הלוחות המחיקים מהדור החדש הם רב שימושיים צילום: Bclear

מה היתרון בלוחות מזכוכית?
"זכוכית מתאימה למגמות העיצוב החדשות, המדגישות קוים נקיים שמאפיינים משרדים מודרניים. הזכוכית גם ידועה ביתרונותיה הרבים, כמו: מראה יוקרתי, ניקוי מהיר והחשוב ביותר – מחיקה מושלמת של כל התוכן שנכתב עליו, ללא כתמים של טושים, שאריות צבע וסימנים. כך, הלוח נראה תמיד בוהק כמו חדש. לוחות הזכוכית מיוצרים מזכוכית מחוסמת בטיחותית אקסטרה-קליר (Extra Clear), השומרת על המראה הבוהק של לוח הזכוכית".

אילו לוחות מחיקים מזכוכית אתם מספקים לארגונים?
Bclear" מספקת קולקציית לוחות מחיקים מגוונת ועדכנית, כולל שירותי ייעוץ, תכנון והתקנה. המיקוד שלנו בלוחות המחיקים, יוצר את ההתמחות והיכולת שלנו להתאים את הלוח האופטימלי לכל חדר ישיבות, לכל חברה ולכל צורך. העיצוב של הלוחות המחיקים מרהיב ומודרני. ניתן להתאים את צבע הלוח לעיצוב חדר הישיבות וגם לצבעי המיתוג ואנו מספקים לוחות מסוגים שונים בשלל צבעים ובגדלים שונים".

אילו יתרונות נוספים אתם מספקים ללקוחותיכם?
"הלוחות המחיקים של Bclear הם לא רק בצבעים מיוחדים, אלא מגיעים במבחר רב של עיצובים וגימורים מרהיבים כמו: גימור מעוגל, לוחות ללא מסגרת, התקנה נסתרת, התקנה מרחפת, ועוד. גם מבחינת גדלים, תוכלו למצוא מבחר עשיר של מידות. אם תרצו ליצור קיר מהמם של לוחות מחיקים תוכלו לשלב כמה לוחות צבעוניים יחד ולקבל קיר פרקטי ומעוצב בקפידה.

לוחות מחיקים לחדר ישיבותקרדיט: Bclear - לוחות מחיקים לוחות זכוכית מגנטיים

"ניתן לתלות את הלוח המחיק על כל קיר – גבס, ממ"ד, בטון ואפילו על קירות מעוגלים. המתקינים המורשים של החברה יבצעו התקנה נסתרת לעיצוב נקי או התקנה גלויה.

"שילוב של מגנט בלוחות הזכוכית, מרחיב את השימושיות והנוחות של הלוח. על-ידי המגנט ניתן להצמיד תרשימים ותמונות ולשלב בקלות עם כתיבה ומחיקה".

יש לכם מוצר חדש ומהפכני בשם Projection Board, ספר עליו
"ה- Projection Board הוא לוח מחיק גדול מזכוכית המשמש גם כמסך ומאפשר להקרין עליו מצגות וסרטים. כך תוך כדי המצגת, אפשר לסמן ולרשום הערות בטושים, על גבי הלוח. על לוח זכוכית סטנדרטי לא ניתן להקרין, כיוון שיש לו ברק. הייחוד של ה- Projection Board הוא שהלוח מיוצר מזכוכית מיוחדת בגימור מט לא מבריק, כדי לאפשר הקרנה.  כל זאת בנוסף ליכולת המחיקה והמיגנוט.

"מוצר נוסף שמתאים לחדר ישיבות, בהם נדרש חיסכון במקום או שאין קיר מתאים לתליה, הם הלוחות המחיקים הניידים שנעים עם גלגלים או עומדים על חצובה. לוח הפליפצ'ארט גם מאוד שימושי לחדרי ישיבות, לצורך סדנאות לדוגמה, כשהמנחים כותבים על גיליון הנייר ויכולים להפוך ולתלות את דפים".

מי הלקוחות של החברה?
"בי-קליר מספקת את הלוחות עבור המגזר הציבורי והפרטי. הלוחות מותקנים בשרדי הממשלה, בצבא, בחברות הייטק, במוסדות אקדמאים, בחברות גדולות ומוכרות וגם במשרדים קטנים".

Bclear
אולם התצוגה והמשרדים: הדקל 96, מושב אמונים
טלפון: 052-4399925
מעבר לאתר >> 

--------------------------------------

אפולו מערכות

חדר הישיבות משמש לב ומרכז העסקים של החברה. בחדר זה מתקיימות הפגישות העסקיות החשובות עם גורמים מבפנים ומבחוץ, ישיבות הנהלה ודירקטוריון, פגישות עם לקוחות פוטנציאליים וקיימים, ישיבות צוות, מתבצעים בו סיעורי מוחות, עולים רעיונות יעילים ומתקבלות החלטות חשובות וקריטיות.

כיום, ישיבות מתנהלות כאשר לכל משתתף יש התקן שונה: מחשב נייח, מחשב נייד, טלפון נייד, וכד' חלק בחיבור קווי וחלק בצורה אלחוטית וכל התוכן של כולם מתנקז למסך מרכזי בחדר הישיבות, כך שכל אחד מהנוכחים יוכל לצפות בתכנים החשובים המועברים בישיבה.

חדרי ישיבות חכמים

"כולם צריכים להתחבר למסך המרכזי בחיבור איכותי, רציף ולעיתים גם מאובטח"צילום: באדיבות אפולו מערכות

חברת 'אפולו מערכות' – מתמחה בתכנון ואינטגרציה של מערכות מולטימדיה בחדרי ישיבות. התכנון כולל את מערכות האודיו, ווידאו, וידאו קונפרנס, חשמל חכם ושליטה במיזוג ובמערכות אבטחה. החברה פעילה גם במוזיאונים, אולמות תצוגה, מרכזי מבקרים ועוד.

מהם האתגרים בחדרי ישיבות?

עמוס עגיב, מנכ"ל משותף באפולו, אומר: "היום, כשמתקיימת פגישה בחדר הישיבות, כל אחד מגיע לפגישה עם התקן משלו: טאבלט, מחשב נייד, טלפון נייד, ולהתקנים השונים יש גם אפשרויות חיבור שונות. חלק מתחברים אלחוטית בווי.פיי, חלק בחיבור VGA, חיבור HDMI, וכד', וכולם צריכים להתחבר למסך המרכזי בחיבור איכותי, רציף ולעיתים גם מאובטח.

"מטרת התכנון שאנו עושים נועדה לאפשר את כל החיבורים האפשריים ולשתף את כל האורחים המיועדים ושמנהל הישיבה יוכל לשלוט בהכל בצורה קלה ופשוטה.

"קופסת החיבורים שבשולחן חדר הישיבות, מרכזת את כל החיבורים ובאמצעות יחידת מיתוג וידאו היא יודעת לאפשר את כל החיבורים ולעשות להם אופטימיזציה לווידאו ולאודיו במסך. אם לדוגמה, מחברים למסך מחשב אחד בחיבור VGA ומחשב אחד בחיבור HDMI התוצאה הסופית בתמונה ובסאונד לא תהיה אותו הדבר בשניהם. הקופסה החכמה יודעת 'לתקן' את זה באמצעות UP SCALE, כדי שהתוצאה הסופית על המסך תהיה אחידה לכולם".

מהם החידושים והאתגרים בתחום?

עמוס עגיבצילום: צילום עצמי

"הכנסה של מערכות אלחוטיות למקומות בהם אין תשתית, כשאין צורך לפתוח רצפה או לקדוח קירות כדי לאפשר חיבורים זמינים, אלא ליהנות מפתרון מרכזי מתקדם אחד שיתבסס על התשתית האלחוטית ויספק מענה לכל החיבורים שאינם אלחוטיים, גם כן. בנוסף, בעבר היינו צריכים ארון תקשורת גדול לצורך כל הציוד להפעלת חדר ישיבות, וזה דרש מקום (שלא תמיד היה) ויצר מקור לבעיות. מספיק שמישהו ניתק כבל, מכל סיבה שהיא, וכל המערכת מושבתת. כיום יש בשוק מערכות שמבוססות על קופסה אחת All in one שיודעת לעשות את כל מה שצריך בחדר ישיבות חכם ובפשטות".

מה לגבי חיבור בין אנשים שנוכחים בפגישה, ואנשים שמצטרפים בווידאו מרחוק?

"זה חלק מהעניין. בסופו של דבר, אנחנו צריכים לחבר לאותו מסך את הנוכחים בחדר הישיבות ולצרף  אליהם משתתפים שלא נמצאים בחדר כמו עובדים/לקוחות מסניפים אחרים של החברה מהארץ או מחו"ל או עובדים מהבית וצרכים גם הם להצטרף לישיבה כך שיש לשלב את מערכת הווידאו קונפרנס, וכולם צריכים לקבל איכות תמונה וסאונד גבוהים ואופטימליים. כולם מתחברים למולטימדיה בחדר הישיבות שמנהלת את האופטימיזציה של הקישוריות.

"הווידאו קונפרנס יוצר התמודדויות חדשות כמו אבטחת מידע, מהירות תגובה שהם חלק מהנושאים איתם אנו מתמודדים כאשר אנו ניגשים לתכנון המולטימדיה בחדרי הישיבות".

אילו פתרונות נוספים מספקת חברת אפולו?

"אלינו פונים כשמתכננים משרד חדש או כאשר משפצים/משדרגים את המולטימדיה במשרד קיים. לחברה מכלול של פתרונות ושילוב טכנולוגיות מתקדמות ומערכות שליטה ברמות מחיר שונות המתאימים לחדרי ישיבות, מוזיאונים מרכזי מבקרים ואולמות תצוגה. אנחנו עובדים ומתקינים ציוד של החברות המובילות בעולם Kramer Electronics, Crestron, LG, SAMSUNG ועוד".

אפולו מערכות - פתרונות לחדרי ישיבות
הסיבים 10, פתח תקוה
טלפון: 
 03-9211885
 << מעבר לאתר

-----------------------------

Arcnet

כיום אין כמעט אדם בארץ ובעולם שהחיים שלו לא השתנו במידה מסוימת בגלל נגיף הקורונה. הנגיף שינה את האופן שבו אנחנו מתקשרים, לקח מאתנו את החופש במובנים הבסיסיים ביותר שלו וגם חייב אותנו – כאנשים פרטיים וכארגונים, לבצע שינויים והתאמות שיאפשרו את המשך ההתנהלות על אף המגבלות המשמעותיות שמייצרת הסיטואציה הזאת.

רונן נבו ומרטין פאוורס הם אנשי עסקים עצמאיים שפועלים בתחום המולטימדיה ופתרונות המחשוב כבר יותר מ-30 שנים. החברה שבנו ביחד, Arcnet, פועלת משנת 2003 ועברה התפתחויות רבות בעקבות שינויים ומהפכות בינלאומיות שהשפיעו על התחום ועל תחומים רבים נוספים. עם זאת, רונן מדגיש כי מהפכה כמו זו שנרשמת היום בתחום שלו, לא דומה לשום דבר אחר שהיה כאן בעבר – בעוצמה ובשינוי שהיא מייצרת.

"התחום שלנו, למרבה המזל, דווקא נמצא בפריחה מדהימה במציאות החדשה הזאת", הוא מספר. "פתאום כולם עברו לתקשר מרחוק וצמאים לפתרונות שיהפכו את החיים שלהם לפשוטים יותר מהבחינה הזאת. בעידן החדש, רוצים שכל שולחן או ריהוט משרדי אחר יכלול חיבורים של שקע חשמל למטען וכן חיבורים למקרן, למסכים ולנקודות תקשורת. אלו דברים שאנשים בכלל לא חשבו עליהם בעבר – ופתאום הם קפצו לראש סדר העדיפויות של מי שרוצים להבטיח לעצמם חיים קלים ועבודה רציפה".

משרדי Arcnetצילום: רונן נבו

אנשי ה-IT עסוקים היום יותר מתמיד

Arcnet היא ספקית של ציוד מולטימדיה ותקשורת מכמה חברות בולטות ומשמעותיות. לאורך דרכה המקצועית, סיפקה החברה פתרונות כאלו לכמה מהארגונים הבולטים במשק – בהם אלביט, חברת חשמל, בנקים, בתי חולים, חברות הייטק ועוד. "אנשי ה-IT בארגונים כאלו אף פעם לא היו עסוקים כמו בתקופה הזאת", מספר רונן. "פתאום הם חייבים לשדרג את חדרי הישיבות שלהם ולהבטיח שהחדרים יאפשרו לבצע שיחות ועידה ארוכות בווידאו בצורה כמה שיותר פשוטה ונוחה".

כדי לסייע לאנשי ה-IT, מספקת החברה בין היתר שורה של פאנלים ייחודיים שיושבים בחדרי הישיבות ומציעים חיבורים לחשמל, למסך, למקרן, לכבל רשת ועוד. "יש לזה ערך חשוב מאוד שלא תמיד מבינים", מדגיש רונן. "ככה אנשים יכולים להציג דברים בקלות, לחבר את המחשב והטלפון לחשמל, להקרין מצגת ועוד – במינימום מאמץ ובלי לבזבז זמן".

לדבריו, לפעמים הדברים הקטנים האלו משדרגים מאוד את העבודה, בייחוד בימים שבהם ועידות בווידאו הפכו לצורך טבעי ואף נחוץ בעולם כולו בשביל רבים מאתנו. "כשכל החיבורים נעשים דרך פאנל מעוצב ומסודר – המשתתפים בשיחה לא רואים בזווית של העין כבלים מבולגנים או אנשים שיושבים בפינה כדי להטעין את הטלפון – זה הרבה יותר מסודר ואני מאמין שהסדר הזה גם משפר את הפרודוקטיביות והמוטיבציה".

בנוסף מספקת החברה פתרונות חדשניים ללמידה מרחוק למוסדות חינוך אשר מאפשרים למורים ללמד בזום ובקפסולות. רונן מדגיש כי "ארקנט מביאה את מיטב הטכנולוגיה העכשווית ורואה עצמה כמובילה בתחום".

משרדי Arcnetצילום: רונן נבו

הנוחות היא השקעה חיונית

כולנו יודעים שארגונים כמו אמזון, גוגל ופייסבוק שמים דגש רב על עיצוב המשרדים שלהם ועל הנוחות של עובדיהם – ולא לחינם. מחקרים מראים שעיצוב ונוחות מהווים מרכיבים משמעותיים שמגבירים את המוטיבציה של העובדים ואת היעילות שלהם בעבודה.

ובזמן האחרון נראה כי גם ארגונים רבים בארץ כבר מבינים זאת ומשקיעים כמו שצריך גם בדברים שבעבר היו נתפסים כשוליים ולא הכרחיים. "בשנים האחרונות הובלנו, בעזרת השותפים והאינטגרטורים שלנו, מאות פרויקטים, בין היתר בעיר הבה"דים של צה"ל, הבורסה לניירות ערך ועוד ארגונים רבים בארץ", מספר רונן.

הוא מאמין כאמור שישנה התעוררות בתקופה הזאת ושיותר אנשים מבינים כיום את החשיבות של עיצוב חדר הישיבות המושלם, הנוח והיעיל ביותר. "אין ספק שהקורונה חידדה את ההבנה הזאת ואני מאמין שזו רק יריית הפתיחה ושבעתיד הביקוש רק ילך ויעלה", סיכם.

ארקנט מערכות בקרה בע"מ – ייבוא תשתיות תקשורת ופתרונות מחשוב
המלאכה 10, ראש העין
טלפון: 09-7668283 
למידע על פאנלים לחדרי ישיבות >>
מעבר לאתר >>