מערכת ניהול ידע: הפתרון המושלם לניהול נכון של מאגרי המידע בארגון
הקורונה שלחה עובדים רבים לעבוד מהבית, מה שאומר שכיום, יותר מתמיד, העסק שלכם זקוק למערכת חכמה שמרכזת ומנגישה את כל המידע הארגוני במקום אחד. הכירו את החברות שמציעות פתרונות מתקדמים בנושא
כיצד מנהלים תהליכים בארגון? מיהם הלקוחות והספקים של העסק ומהי היסטוריית ההתנהלות מול כל אחד מהם? מהם נהלי העבודה בארגון? מהם המענים הניתנים ללקוחות? כל אלו הינם בבחינת מידע ייחודי ובעל ערך, הנצבר לאורך השנים, ומהווה את אחד הנכסים החשובים ביותר של הארגון.
את הידע הזה יש לנהל בצורה נכונה, שתאפשר לעובדים ולעתים אף ללקוחות, לגשת אליו, 'לשלוף' אותו בקלות ולעשות בו שימוש נכון ויעיל.
האם אתם מנהלים את הידע שלכם במערכת אחת? או שמא הוא מפוזר בין מגוון גורמים ומערכות?
האם הידע נגיש לאלו הזקוקים לו?
מערכת לניהול ידע, כשמה כן היא, מטרתה לנהל באופן מיטבי ונכון את הידע העסקי שברשות הארגון, ולאפשר לכל הגורמים הרלוונטיים לגשת באופן יום-יומי אל המידע בקלות ובנוחות.
לארגונים שונים יתאימו מערכות לניהול ידע שונות, ולשם כך קיים צורך באיפיון צרכי ניהול הידע, מיפוי התהליכים העסקיים, הידע הקיים ואלו הזקוקים לו. אלו יאפשרו תהליך התאמה מדויק והטמעה נכונה של מערכת לניהול ידע בארגון.
בכתבה זו תמצאו מידע על החברות המציעות ייעוץ, התאמה, בנייה והטמעת מערכות לניהול ידע לעסקים: KMS Lighthouse מקבוצת אמן, ROM Knowledgeware ו- OpenFox מבית DoAlogue.
KMS Lighthouse- מקבוצת אמן
לקוח התקשר לקבלת מידע על השירות שרכש מהעסק שלכם. אתם מבקשים ממנו שימתין, ובינתיים מנסים לאתר את המסמך הרלוונטי בין התיקיות במאגר המידע שלכם. לחילופין, אתם משיבים לשאלתו "מהראש", על סמך מידע שקראתם לפני שבוע ונשאר לכם בזיכרון. נשמע מוכר?
עובדים מכלים לא מעט זמן ומשאבים בחיפוש אחר המידע הרלוונטי להם, לצורך עבודתם וכן לצורך מענה ללקוחות.
lighthouse היא מערכת חכמה ומתקדמת לניהול ידע, שמרכזת את כל הידע הארגוני בתוכה ומאפשרת גישה נוחה למידע בכל רגע נתון.
עם לקוחות המערכת בישראל נמנים בין השאר בנק מזרחי, בנק לאומי, שופרסל, AIG, חברת התעופה האוסטרלית QANTAS, DHL, כלל ביטוח, ביטוח איילון ונוספים.
מערכת Machine Learning בעלת יכולות AI
Lighthouse מרכזת את המסמכים הרלוונטיים ו"מתייקת" אותם בתבניות ייחודיות המשתנות לפי סקטורים ותחומים.
המערכת מבינה, באמצעות אלגוריתם ותוך כדי שימוש, מהם החיפושים השכיחים בארגון. באמצעות יכולות למידה מתקדמות יש באפשרותה להציג בתוצאות החיפוש את המידע הרלוונטי ביותר עבור המשתמשים. כמו כן, יכולות ה-AI של המערכת מאפשרות לה להבין את הקשר ניסוח שאלת החיפוש שהכניס המשתמש, ולהציג לו את המידע המותאם בדיוק לכוונת החיפוש שלו.
משתמשי הארגון יכולים לייצר מסמכים חדשים במערכת וכן לעדכן בה מסמכים קיימים.
יכולות אלה מסייעות לארגונים בייעול ובקיצור זמני העבודה. כך, במקום שהעובד ייאלץ לשנן את המידע הרלוונטי לעבודתו, המידע מונגש וזמין עבורו בכל רגע.
KMS Lighthouse זכתה בתואר Cool vendor מחברת המחקר והייעוץ העולמית Gartner על הטכנולוגיה הייחודית שפיתחה, ובשנים האחרונות היא אף זוכה להכרה בינלאומית על ידי חברות מחקר בינלאומיות ומדורגת כמובילה על ידי חברת המחקר STKI בישראל.
אפשרויות ללמידה משמעותית על צורכי הארגון בניהול ידע
Lighthouse מאפשרת להפיק דוחות מתקדמים במערכת במגוון חיתוכים: החל בנושאי חיפוש פופולריים, דרך נושאים שאין להם ביקוש ועד חיפושים שבוצעו במערכת ואין להם מענה.
כמו כן, בעזרת הדוחות ניתן לבצע השוואה בין תקופות בכל הנוגע לכמות ולנושאי החיפוש במערכת, ואף לבחון אילו מחלקות, צוותים ואף עובדים ספציפיים עשו שימוש במערכת ובאיזו תדירות.
מידע זה מעניק לארגון ראייה של 360 מעלות באשר לניהול הידע ומאפשר לו לנקוט בפעולות נדרשות לעדכון ולשיפור הידע בהתאם לצרכים שעולים.
ממשק למערכת ה-CRM
מערכת Lighthouse היא בעלת API פתוח, כאשר ניתן לייצר ממשקים בינה לבין מערכות אחרות לפי דרישת הלקוח. אחד הממשקים הנדרשים ובעלי התועלת הגדולה ביותר הוא ממשק למערכת ה-CRM של הארגון. ממשק זה מאפשר לנציגי מכירה ושירות במגוון עסקים לצפות בפרטי הלקוח השמורים בכרטיס הלקוח במערכת ה-CRM, ולהעניק לו מידע ספציפי הרלוונטי עבור השירות או המוצר שרכש, המותאם למאפייניו.
תדרוכים יומיים לעובדים וידוא קריאה
KMS Lighthouse מאפשרת לארגונים להפיץ תדריכים יומיים ועדכונים לעובדים בתוך המערכת באופן מנוהל, במקום לשלוח אותם כמייל לעובדים. ניתן אף לבצע וידוא קריאה, ולבקש מהעובד לחתום שקרא את המידע. כמו כן, בכל מקרה שבו עובד לא פתח את ההודעה ו/או לא חתם על קריאת המידע, תשלח המערכת התרעה למנהל.
מדובר בכלי בעל ערך רב המקל על נושא הרגולציה המהותי בלא מעט ארגונים, ומאפשר לארגון "ראש שקט" וידיעה שהעובדים מעודכנים בכל המידע הנדרש.
המשכיות עסקית בעידן הקורונה
בתקופת הקורונה, המעבר הכפוי לעבודה מרחוק הוביל לריחוק ואף לניתוק בין העובדים עצמם ואף בינם לבין העסק. במצב הנוכחי קשה אפילו יותר להתייעץ ולהיעזר בקולגות לצורך קבלת מידע. לכן כיום, בעידן הקורונה, שימוש במערכת ניהול ידע כמו KMS Lighthouse הוא חשוב וקריטי אף יותר שמאפשר גישה לעובדי הארגון לידע העסקי ומייצר המשכיות עסקית.
Lighthouse היא מערכת מבוססת ענן, כך שניתן להתחבר אליה דרך המחשב ואף באמצעות המובייל מכל מקום. למערכת תקן אבטחת מידע soc2– תקן אמריקאי מחמיר ביותר בתחום אבטחת מידע בענן.
ליצירת קשר
באמצעות המייל
לאתר KMS Lighthouse
לסרטון על הטמעת KMS Lighthouse בחברת כלל
-----------------------------------------------
"כל ארגון מייצר לעצמו ידע, שהינו בעל ערך וייחודי בתחומו", אומר אליק רוזנבוים, מנכ"ל OpenFox, חברת בת של חברת הייעוץ האסטרטגי המוכרת DoAlogue. "הבעיה מתחילה כאשר הידע הזה אינו נגיש, מרוכז רק אצל מספר פונקציות בארגון או מפוזר במערכות השונות, במיילים ועוד" מוסיף אליק.
על פי דוח חברת מקנזי משנת 2012, כרבע מיום העבודה של עובד ממוצע 'מתבזבז' על חיפוש מידע רלוונטי, לצורך השלמת משימה. מדובר בבזבוז אדיר בזמן ובמשאבי הארגון.
"זיהינו שקיים צורך בקרב ארגונים להקים מאגר ידע ארגוני שיכיל את כל המידע הרלוונטי לעסק, שיהיה נגיש לעובדים וישמש אותם ביום יום" אומר אליק. OpenFox צמחה מפה לאוזן וכיום חברות וארגונים רבים נעזרים בשירותיה, ביניהם: כל זכות, שיתופים, מנהיגות אזרחית, Waze, החברה להגנת הטבע, משרד החינוך ועוד.
מערכת ניהול ידע המותאמת אישית לארגון
OpenFox מציעה לארגון מערכת לניהול ידע המותאמת באופן אישי לארגון בכל היבט: החל ממבנה הידע הייחודי וכלה בשפה העיצובית של הארגון. לדוגמא, ארגון מוסדי יעדיף מערכת 'רשמית' יותר, בעוד סטארט-אפ יעדיף עיצוב קליל וצעיר יותר.
תחילתו של התהליך בהכרות ואפיון צרכי העסק. "חשוב לנו להבין מהם הצרכים הייחודים של הארגון בידע, מיהם הגורמים שיזדקקו לידע נגיש יותר מכל, כיצד ירצו לקבל אותו, היכן נמצא הידע היום ומדוע הוא כה קשה להשגה. המטרה שלנו היא לפתור את הבעיה ולבנות מענה יעיל, נוח ופשוט לשימוש עבור משתמש הקצה, כך שיוכל להגיע בקלות לידע".
לדוגמא, חברת טיולים בה מדריכי הטיולים מתחלפים באופן תדיר יחסית, תתקשה בניהול הידע ש'הולך לאיבוד' בשל תחלופת המדריכים, כמו גם תאלץ להתמודד עם אבדן מערכי הדרכה וקושי ב'חפיפה' למדריכים חדשים שיגיעו. עבורה, מטרת המערכת לניהול ידע הינה ריכוז כל המידע השמור אצל המדריכים עצמם, באופן שיקל על העברתו למדריכים חדשים בעתיד.
"בניגוד לשחקנים אחרים הפועלים בתחום ומציעים פתרונות קשיחים לניהול ידע, אנו מקימים לכל ארגון פתרון ייחודי שאין שני לו בעולם, מתאים כמו חליפה למידותיו ולצרכיו של הארגון ולא דורש מהעסק להתאים את עצמו למערכת", מדגיש אליק ומוסיף "יש לנו יכולת להעניק מענה מדויק לארגונים, כאשר לכל אורך הדרך אנו שמים לעצמנו למטרה להביא לשיפור אמיתי ביכולת העבודה היום-יומית של עובדי הארגון. המערכת מביאה בסופו של יום להגדלת הפרודוקטיביות של העסק והתפוקה של עובדיו".
פורטל הידע נראה שונה לחלוטין בכל ארגון, בהתאם לרצונותיו ולצרכיו.
המערכת עצמה גמישה גם באופן ההטמעה שלה. כך, ניתן להשתמש בה כמערכת מבוססת ענן או לחילופין להתקינה בשרת באתר הלקוח, בהתאם לרצון ולצרכי העסק. המערכת נגישה גם דרך המובייל, כאשר ניתן להגדיר דרישה לזיהוי באמצעות שם משתמש וסיסמה בעת חיבור למערכת. כמו כן, המערכת ניתנת לאינטגרציה עם מערכות וכלים קיימים, כדי לאפשר מענה מיטבי לצורת העבודה של הארגון.
אליק מספר כי חלק מהארגונים הגדירו את מערכת לניהול הידע שלהם ככזו הפתוחה לשימוש לקהל הרחב. דוגמא לכך הוא מאגר הידע של שיתופים, בו ניתן למצוא אלפי פרטי ידע בנושאי ניהול עמותות.
לסיכום, אם אתם ארגון הזקוק למערכת ניהול ידע שתתאים באופן מדויק לצרכים הייחודיים שלכם, OpenFox תלווה אתכם כל הדרך לאפיון, עיצוב ובניית המערכת הייחודית, ותעניק לכם את המענה המדויק ביותר עבור הארגון שלכם.
צור קשר
Openfox
03-376-1158
לאתר Openfox >>
openfox.io
----------------------------------
ROM Knowledgeware – יישום נכון של מערכות לניהול ידע כמקפצה לחוויית השירות
"על מנת לאפשר קפיצת מדרגה עסקית בתחום השירות ללקוח נדרש הרבה מעבר למערכת ניהול הידע עצמה", אומרת ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ובעלים ב-ROM Knowledgeware ואחת ממובילי הפעילות בתחום ניהול ידע בארץ ובעולם.
ROM Knowledgeware היא חברה ותיקה ומובילה בתחום ניהול ידע בישראל ובעולם. ROM מלווה עסקים בתהליכי שימור ידע ושימוש נכון בידע בתוך הארגון, פיתוח ידע בארגונים, שיתוף והנגשת מידע, לצד פיתוח אסטרטגיה מבוססת ידע. עם לקוחות החברה נמנים מגוון גופים גדולים, בינוניים וקטנים, ציבוריים ופרטיים, בתחומי הייטק ותעשייה מסורתית, שירות, פיננסים, עמותות ועוד.
"לכל מרכז שירות באשר הוא יש כמה מטרות קבועות: מתן מענה מהיר, מקצועי ואחיד בכל מוקדי החברה שיעניק חוויה חיובית ללקוח ויהיה יעיל – יענה על הצורך של הלקוח תוך מינימום עירוב גורמים נוספים בארגון", מסבירה לוי. "חברת ROM נכנסת לתמונה כדי לסייע לעסק לממש את מטרותיו בתחום השירות, בין אם לטובת ייעול ביצועים, שיפור חוויית לקוח, מימוש אסטרטגיות חדשות שמקדמות את העסק, או כל אלה יחד", היא מוסיפה.
לצורך מימוש המטרות הללו, חברת ROM מציעה כמה מענים לעסקים המצויים בתהליך רכישת מערכת לניהול השירות, וגם לאלה שברשותם מערכת כזו ורוצים לשפר את הביצועים והשימוש.
ליווי העסק יכול לכלול סיוע להקמת מערכת לניהול ידע, שדרוג עסקי, טכנולוגי ומקצועי, וכן ניהול ותפעול שוטפים של תכני ותהליכי מערכת ניהול הידע.
ייעול ביצועים וחסכון במשאבים – מעבר לשירות עצמי של הלקוח
חברת ROM מלווה עסקים בהרחבת השירות ובהוספת אפשרות שירות עצמי (Self Service) המאפשר ללקוחות העסק לצרוך מידע ושירותים באופן עצמאי באתר או באפליקציה, תוך צמצום הצורך בפנייה למרכז שירות טלפוני או אנושי. ROM מלווה את הארגון בניתוח המידע הקיים, התאמתו לציבור הלקוחות ושימוש BOT, באופן הדרגתי וגמיש (Agile), בדרך המניבה תוצאות מידיות לארגון.
לדברי לוי, ארגונים עושים כיום מאמצים רבים כדי לעמוד בחוק המחייב אותם למתן מענה אנושי במוקד השירות לכל שיחה תוך שש דקות. על מנת לעמוד בחוק הזה, חלקם פועלים להגדלת מערך השירות האנושי שלהם. דרך יעילה יותר לעמוד בחוק היא באמצעות הקמת מערך שירות עצמי שיאפשר ללקוחות להגיע למידע בעצמם, ובתוך כך ייעל את העבודה ויפחית את העומס מהמוקד הטלפוני. מחקרים מהשנים האחרונות מצאו שארגונים שעושים שימוש בשירות עצמי מעלים את רמת שביעות רצון הלקוח ומשמרים אותו טוב יותר.
שיפור חוויית הלקוח
עד כמה העסק שלכם ערוך לנהל את התקשורת עם הלקוח במגוון ערוצים?ROM Knowledgeware מסייעת לארגונים לשפר את חוויית הלקוח באמצעות גיבוש משותף של אסטרטגיית Eco-System. מדובר בסביבה כוללת שבה כל לקוח יכול לפנות לקבלת שירות מהעסק במגוון ערוצים, החל ברשתות חברתיות, דרך מענה טלפוני, אתר העסק והתכתבות דיגיטלית ועד התכתבות ב-whatsapp בטלפון.
בסביבה כזו, הדומה לנגינה של תזמורת, חשובה הזרימה ההרמונית של המידע בין כל ערוצי השירות תוך סנכרון והמשכיות. כך ניתן להבטיח כי ללקוח יינתן מידע זהה בכל הערוצים, ללא תלות באמצעי הפנייה, והוא יוכל להמשיך את ההתקשרות עם העסק בכל אחד מהערוצים בדיוק מאותו המקום שבו עצר.
תכנון אסטרטגיות לשימוש בכלים הטכנולוגיים
ROM Knowledgeware מלווה עסקים יד ביד בתכנון ובאפיון אופן השימוש בכלים השונים, באופן שיעניק לארגון גמישות ויאפשר לו מענה לצרכים חדשים שיעלו בעתיד, כמו גם לתכנים חדשים. זאת תוך הקטנת התלות בספק המערכת למינימום.
ROM Knowledgeware פועלת גם לשיפור הממשקים בין מערכת ניהול הידע למערכות נוספות בארגון שבהן מערכת CRM, במטרה להבטיח זרימה מיטבית של הידע בין המערכות וחוויית משתמש טובה. "אנחנו בעלי יותר מ-100 שנות ניסיון מצטברות בתחום ניהול הידע בשירות. לאורך השנים פעלנו להקמה, לשדרוג ולתפעול של מערכות ניהול הידע בארגונים הגדולים בישראל בתחומי הפיננסים, המזון והצרכנות, שילוח ותקשורת, כמו גם בארגונים ציבוריים", מסכמת לוי.
ROM Knowledgeware: ניהול ידע עם משמעות
טלפון: 077-5020771
מעבר לאתר>>>
מעבר לעמוד הפייסבוק>>>
מעבר לפרופיל הלינקדאין של מוריה לוי>>>