תיק מניות

רשימת קריאה

רשימת הקריאה מאפשרת לך לשמור כתבות ולקרוא אותן במועד מאוחר יותר באתר,במובייל או באפליקציה.

לחיצה על כפתור "שמור", בתחילת הכתבה תוסיף את הכתבה לרשימת הקריאה שלך.
לחיצה על "הסר" תסיר את הכתבה מרשימת הקריאה.

לרשימת הקריאה המלאה לחצו כאן

מערכות לניהול מסמכים: לנהל את העסק ביעילות

קיבלתם מייל חשוב שכולם צריכים לראות? רוצים לשתף במידע חשוב על שינוי בנהלי החברה? כיום ניתן לשתף כל מייל, מסמך או קובץ בין גורמים שונים בארגון בצורה פשוטה וחכמה באמצעות מערכות לניהול מסמכים. הנה כמה מערכות בולטות שכאלה

תיקיות
Viktor Talashuk

משרדים וארגונים גדולים נודעים בכמות הניירת הרבה איתה הם נאלצים לעבוד. כדי להתמודד עם כמויות החומר הרבות שהם מקבלים, דואגים עסקים לתייק את המסמכים בתיקיות, קלסרים ושידות. אך אלה תופסים מקום רב משטח המשרד ומהווים אתגר ישיר ברגע בו אנחנו צריכים לחפש חשבונית ישנה של לקוח מלפני מספר שנים.

כיום, לאור ההתקדמות הטכנולוגית, ישנן בשוק מערכות פשוטות לניהול מסמכים, אשר משנות מקצה לקצה את אופי העבודה שלנו עם מסמכים. בעזרת אותן מערכות ניתן לשמור כל מסמך בקלות כקובץ על הענן, לחסוך במקום חיוני במשרד, לשלוף בשניות בודדות מידע חשוב באמצעות שאילתות, ועוד.
רוצים לגלות איך גם אתם יכולים לעבוד בצורה נוחה יותר ואילו מערכות זמינות עבורכם כיום בשוק? הכירו את המערכות שיעשו לכם סדר במשרד ובניהול המסמכים: Doc-IL, KnowedgeROM Knowledgeware

Doc-IL  מערכת לניהול מסמכים וידע מבית חניבעל מערכות מידע בע"מ

חברת חניבעל הוקמה בשנת 2000, מיד בתחילת המילניום החדש, על ידי חני בז'זינסקי מזל טוב ובעלה יוסי. לתוהים על פשר השם, מדובר במשחק מילים המשלב את חני, ובעלה יוסי – חני-בעל (ואין לזה קשר לצבא). 

החברה שעובדת בנמרצות כבר 20 שנה פיתחה מערכת חכמה לניהול מסמכים, המשמשת את מגזרי התעשייה השונים על מנת לנהל את עבודת המשרד בצורה נוחה ויעילה יותר. הנוחות של המערכת, כמו גם הסדר הפנימי שהיא יוצרת עבור המשתמשים, הפכו אותה לבחירה הראשונה עברו עסקים רבים, ביניהם גופים ומוסדות מוכרים כמו חברות ניהול בנייה מהגדולות בארץ (CPM) , בנק ישראל, חברת פלקסטרוניקס (גדולה בקנה מידה בין-לאומי), חברות מסחריות כמו ח.י אלקטרוניקה, קבוצת ארגנטולס יבואני מקיטה, רואי חשבון, עורכי דין, קבלני בניין ועוד.

״כשפיתחנו את המערכת היה לנו חשוב שהמשתמשים בה יוכלו ליהנות ממערכת קלה ואינטואיטיבית על מנת שבאמת יכניסו אותה לשימוש יום יומי. בנינו אותה כך שכל אחד יוכל להשתמש בה, גם אם זו פעם ראשונה שהוא עובד עליה״, משתף יוסי. 

שלושת התועלות העיקריות שרצינו להכניס במערכת היו:

  • לאפשר שיתוף ידע הארגוני.
  • לאחסן כל מסמך לפי קטגוריה ברורה.
  • למצוא כל מסמך לפי ערכים מסוימים ב-"אפס זמן".

בעזרת שלושת העקרונות הללו בעלי עסקים יכולים לנהל את העסק שלהם בצורה מסודרת כשכל המידע זמין בכל עת לכל העובדים הרלוונטיים, והשימוש בנייר הופך כמעט למיותר.

חניבעל
חניבעל

שיתוף הידע הארגוני לשיפור הארגון

חברות קטנות שבהן כמות המסמכים לא עוברת את ה-5,000 בשנה, יכולות עוד איכשהו להסתדר עם הזרמת המידע המתקבל ממקורות שונים. אך חברות שבהן כמות המסמכים גבוהה יותר, מחזיקות גם כמות גבוהה יותר של עובדים המעוניינים להחזיק במסמכים רלוונטיים. כמו כן, כאשר המשרדים מחולקים בין קומות שונות, ולעיתים אפילו באזורים גיאוגרפים שונים, חייבים לדאוג כי המידע הרלוונטי יזרום בין כולם ויגיע לכל הגורמים בחברה לפי הצורך, ללא עיכוב.  

בעזרת מערכת Doc-IL מבית חניבעל מערכות מידע בע"מ, יכול כל ארגון לשתף במידע הנכנס והיוצא מהחברה. ניתן לשתף כל מייל, כל מסמך, כל קובץ או פיסת מידע הרלוונטית לנושאים, לקוחות, מחלקות, פרויקטים וגורמים שונים בארגון. קיבלתם מייל חשוב שכולם צריכים לראות? רוצים לשתף במידע חשוב על שינוי בנהלי החברה? כל שתצטרכו לעשות הוא להעלות הקובץ מהמחשב או מהטלפון היישר למערכת ולבחור עם מי לשתף (ברירת המחדל – עם כולם). הזרמת המידע נעשית מיד לכלל הגורמים ובכך תבטיחו חיסכון בזמן יקר ותייעלו את העבודה בארגון.

אחסון המידע הארגוני

אם עד היום הייתם רגילים לנצל מקום רב במשרד כדי להחזיק קלסרים ובהם חשבוניות, קבלות, מסמכים משפטיים וכו', זה הזמן שלכם להתקדם. במקום להחזיק הררי חומר במשרד תוכלו לצלם או לסרוק את החומרים בעזרת ברקוד, ולהעלות אותם ישירות למערכת, תוך שאתם מגדירים לאיזה תיק החומרים הולכים, מה הסוג שלהם ומה התאריך שלהם. כך תוכלו לשמור על החומרים בצורה מסודרת, במקום אחד ומאובטח.

חתימה דיגיטלית

נקודה אחת שחשוב לציין היא העובדה שבעזרת המערכת ניתן לבצע חתימה דיגיטלית על מסמכים רלוונטיים (כגון מסמכי אופיס ו- PDF), לפי הצורך. חתימה דיגיטלית שכזו מאושרת על פי חוק ומאפשרת בין היתר לקצר את זמן אחסון המסמכים הפיסיים מ- 7 שנים, לשנה אחת בלבד. כך שאם חתמתם על מסמכים חשבונאיים בשתי חתימות דיגיטליות מאושרות על המסמך, תצטרכו להחזיק את המסמך הפיסי שנה בלבד, מה שיפנה לכם שטחי אחסון וירחיב את המשרד לתועלת אחרת.

בעת שימוש במערכת של Doc-IL, אין צורך לרכוש תוכנות חתימה מאף חברה אחרת. ניתן לבצע החתמה מכל עמדה, עם כל אמצעי חתימה מאושר או מאובטח, ולחסוך בין מאות לעשרות אלפי שקלים (תלוי במספר עמדות החתמה).

למצוא מסמך בשניות בודדות

לאחסן מסמכים זה דבר אחד, אבל למצוא אותם הוא דבר אחר לגמרי. על כך יעיד כל בעל משרד שנאלץ לחפש חשבונית של לקוח מלפני שנתיים, חוזה עם לקוח, הסמכה של עובד, פוליסת ביטוח של רכב ספציפי ועוד.
בעזרת המערכת של Doc-IL מבית חניבעל מערכות מידע בע"מ, כל שתצטרכו לעשות הוא להגדיר את ערכי החיפוש (לפי ערך מסוים כמו שם התיק, שם הלקוח, תאריך או כל צירוף מילים שיכול להיות רלוונטי לחיפוש המסמך), ללחוץ על כפתור האיתור ולצפות מיד ברשימת המסמכים המתקבלת, שמתוכן ניתן להגיע למסמך המבוקש.

לוגו
חניבעל

ישנן הרבה חברות בשוק המספקות מערכות לניהול מסמכים, אבל הנוחות והסדר המיוחד של Doc-IL מבית חניבעל מערכות מידע בע"מ, היא שהפכה אותו לאחת הבולטות בתחום, ולבחירה הראשונה של גופים קטנים כגדולים.

אם נמאס לכם מהבלגן במשרד ואתם מרגישים שהגיע הזמן לעשות סדר, תוכלו להתקין עוד היום את התוכנה ללא עלות ולראות בעצמכם כיצד העבודה שלכם הופכת לנוחה ויעילה יותר. 

Doc-IL
כתובת: השופטים 64, פרדס חנה כרכור
טלפון: 077-7902007
לאתר של Doc-IL >>>

----------------------------------------------------

Knowedge

אחד המשאבים החשובים ביותר בכל ארגון הוא המידע שברשותו. על מנת שעובדי החברה יוכלו להשתמש במידע הארגוני כדי לבצע משימות, עליהם למצוא קודם כל את המסמכים והמידע הרלוונטיים למשימה. לשם כך הם צריכים לעבוד בסביבת עבודה דיגיטלית קלה לניווט שתאפשר להם להגיע לכל מסמך שהם מחפשים בכמה שפחות צעדים. אך כשהמידע מפוזר לכל עבר ואיננו ניתן לשליפה מהירה, הוא הופך מפתרון אפשרי לבעיות, לבעיה בפני עצמה. 

כדי להתמודד עם אתגר "המידע המפוזר" שארגונים רבים נתקלים בו, מציעה חברת Knowedge פתרונות מותאמים אישית לצורכי הארגון. החברה שהוקמה ומנוהלת על ידי יאיר דמבינסקי מעניקה ייעוץ, ואחראית על ביצוע פרויקטים בתחומי ניהול ידע, ניהול מסמכים, מערכות מידע וייעוץ ארגוני. בעזרת ארבעה מרכיבים ייחודיים – כלים טכנולוגיים, יכולת ניהול תהליכים ברמה הגבוהה ביותר, יכולת בניית ארכיטקטורות מידע מתאימות והבנה של התרבות הארגונית והאנשים שמרכיבים אותה – מצליחה החברה לספק פתרונות מושלמים שהופכים את הגישה למידע לנוחה, קלה ואינטואיטיבית.

יוצרים סביבת עבודה דיגיטלית

כל ארגון הוא כמו פתית שלג, בנוי בצורה ייחודית לו ומוגדר על פי מאפייניו הפנימיים. אין פתרון אחד ויחיד המתאים לארגון המידע בכל הארגונים, ולכן, בכדי לייצר פתרון אידאלי לארגון, יש צורך תחילה לחקור אותו, להבין את התהליכים שבו, את ההיררכיה שלו, את האנשים שמרכיבים אותו ואת הצרכים שלו.

צוות Knowedge
Knowedge

"כשאנו ניגשים לבנות לארגון סביבת עבודה דיגיטלית, המטרה שלנו היא לבנות תשתית טובה שתאפשר לכל הגורמים בארגון לקבל החלטות בצורה הנכונה ביותר ובכמה שפחות השקעה של זמן ואנרגיה", אומר יאיר ומסביר כי "בעזרת הבנה מעמיקה של פעילות הארגון וצרכיו אנחנו יכולים לבנות פתרון שמותאם לו בצורה טובה. מדובר בתהליך ספירלי שבמהלכו אנחנו יוצרים תחילה את בסיס המערכת כשהיא מותאמת כבר לצורכי הלקוח, ועם הזמן והפידבקים שאנחנו מקבלים אנחנו מוסיפים עליה פיצ'רים נוספים שמבטאים צרכים שעלו במהלך הדרך עם השימוש במערכת".

מוציאים את משלחת החיפוש

חלק מהאתגרים שאיתם מתמודדים עובדי הארגון בעת ניסיון לאתר מידע נובעים מהבניה לא נכונה של המידע, הנעשית לרוב באופן היררכי. אתגר נוסף נובע מהמיקום של המידע, שפעמים רבות מפוזר בכמה מערכות שונות, כמו למשל מיילים, קבצים על השרת, אתרי אינטרנט ועוד. אם אתם מתקשים למצוא היום מידע ומבזבזים שעות של חיפושים אחר מסמך, קובץ או כל סוג אחר של מידע, רוב הסיכויים שאלה הם הגורמים העיקריים שיוצרים לכם את הבעיות. 

מה שחברת Knowedge עושה הוא ליצור כבר מהבסיס ארכיטקטורת מידע המארגנת אותו על פי חתכים שמאפשרים להגיע אליו בצורה קלה ונוחה. כך למשל במקום לשמור מידע בתיקיות, ניתן לארגן אותו כך ששליפה שלו תיעשה בעזרת ערכים הקשורים לסוג הפרויקט, שם הלקוח, תאריכים ומילות מפתח אסוציאטיביות המספקות את המידע הנכון בהתאם להקשר.

אם צדו האחד של המטבע הוא יצירת תשתית נוחה לשליפת המידע, צדו השני הוא חיבור בין כל המערכות שבהן משתמש הארגון. במקום לקפוץ מהאימייל של Outlook לקבצים של המחשב, משם לטבלאות ב-Excel ולאחר מכן לחיפוש באתר, ניתן לחבר את המערכות כך שכל המידע יזרום מהן בצורה מלאה. כך למשל, אם תחפשו ערך כללי יחסית של שם לקוח, תוכלו לקבל את כל המידע עליו מכל מערכות המידע השונות שבהן אתם משתמשים.

עובדים עם המערכת

עם השקת סביבת העבודה הדיגיטלית, כל עובדי הארגון מקבלים גישה למערכת ומוגדרים בתוכה על פי טיב תפקידם. מהרגע שבו העובד מתחבר, בין אם מדובר בעובד זוטר ובין אם במנכ"ל החברה, הוא מקבל גישה למידע הרלוונטי לתפקיד שלו ויכול להתחיל להשתמש במערכת בצורה אינטואיטיבית וקלה.

התוצאה הסופית היא סביבת עבודה נוחה ויעילה שנבנתה במיוחד לצרכים הייחודיים של הארגון. ניתן להשתמש במערכת כדי לארגן את המידע בצורה חכמה כך שכל פיסת מידע תהיה במרחק של קליקים ספורים, ולא תיאלץ את המשתמש לנסות לזכור איפה הוא השאיר את המסמכים והיכן שמר את הקבצים שאותם הוא מחפש. הכל קרוב, הכל זמין, והמידע תמיד נמצא בקצות האצבעות.

Knowedge בונה פתרונות מתקדמים, ובפרט סביבת עבודה דיגיטלית, ומסייעת לחברות ולארגונים מהגדולים והמתקדמים במשק כולל משרדי הממשלה, רשויות מקומיות, שירותי בריאות כללית, מקורות,  חיל האוויר, אגף המבצעים, פיקוד העורף, חברות היי-טק כמו מלנוקס ואמדוקס, בנקים גדולים ועוד.
אם אתם עובדים בארגון גדול, זה הזמן שלכם ליצור קשר עם Knowedge ולהתחיל לעבוד בצורה חכמה ויעילה. 

Knowedge:
טלפון: 054-2632442
אתר

----------------------------------------------------

ROM Knowledgeware – ייעוץ, התאמה והטמעה של מערכות לניהול מסמכים

"אחד  מגורמי המפתח להצלחה של כל ארגון במאה ה 21, הוא הידע והמידע שלהם והדרך שהם עושים בהם שימוש" אומרת ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ובעלים ב- ROM Knowledgeware ואחת ממובילי הפעילות בתחום ניהול ידע בארץ ובעולם.

ROM Knowledgeware הינה בין החברות הוותיקות והגדולות בישראל ובעולם העוסקות בניהול ידע. ROM מלווה עסקים בתהליכי שימור ידע, שיתוף והנגשת מידע וידע, פיתוח ידע בארגונים, פיתוח אסטרטגיה מבוססת ידע ולצד אלו שימוש נכון בידע בתוך הארגון.

לקוחות החברה מגוונים וכוללים גופים פרטיים, ציבוריים וממשלתיים, גדולים בינוניים וקטנים, בתחומי הייטק ותעשייה מסורתית, פיננסים, שירות ועד עמותות ובכלל.

ניהול מסמכים הוא אחד הפתרונות הבסיסיים לשימור, שיתוף והנגשת המידע לעובדי הארגון.

ניהול מסמכים – מהתאמת הפתרון ועד הטמעה נכונה

ROM Knowledgeware מסייעת לארגונים להחליט אם הם זקוקים לכלי לניהול מסמכים. פעמים רבות, ניתן להסתפק במענים הקיימים במסגרת כחלק מערכת ההפעלה והשרת של הארגון ורכישת מוצר הינה בבחינת הוצאה מיותרת.

יועץ ניהול ידע ומסמכים של ROM Knowledgeware בפעולה
דניאלה ארנוביץ שנלר

"ניסיון רב השנים שברשותנו מאפשר לנו להתאים את הפתרון באופן מיטבי לגודל הארגון ולאופיו" אומרת לוי. "ארגונים רבים רוכשים פתרונות ניהול מסמכים, בעוד הם צריכים בעיקר שיתוף וניתן היה להסתפק בפתרון זול ונוח יותר".

לדבריה, המלצה להתאמת כלי תתבסס על גודל היחידות הארגוניות, ממשקי עבודה בין היחידות, דרכי שמירה ושיתוף נוכחיים של מסמכים, כמו גם בחינת הפערים העסקיים הנובעים מהשיטות הקיימות.

בחירת הכלי הנכון ותכנון המעבר לפתרון החדש

לפי לוי, לא אחת, ארגונים מתקשים לבצע את המעבר מהכלי לניהול מסמכים שברשותם לפתרון חדש שהותאם עבורם.

לשם כך מציעה ROM  שירות תכנון מעבר, המסייע לארגונים בקביעת תהליכי עבודה שיקלו על המעבר ויהפכו אותו לפשוט ויעיל. התהליך כולל בין היתר החלטה על סוג וכמות המידע שיוסב לפתרון החדש, תוך איזון מרבי בין השקעה ותוצאה. המשכיות עסקית חשובה והשאיפה היא שהארגון לא ישעבד עצמו למעבר.

יישום נכון של כלים - המפתח להצלחה

לאורך השנים, נוכחה ROM  כי ארגונים רבים המאמצים כלים ללא ייעוץ מקצועי לדרך היישום, אינם מצליחים לממש כראוי את פוטנציאל העסק.

"בעיית איתור המסמכים אינה נפתרת רק כייוון שרכשנו טכנולוגיה והעברנו אליה את המסמכים. עובדים שאינם יודעים על קיומם של מסמכים רלוונטיים, או לא מוצאים אותם, נאלצים שוב ושוב להמציא את הגלגל מחדש", מספרת לוי, "לכן חשוב ביותר להגדיר באופן היעיל והאינטואיטיבי ביותר את התכנים הנשמרים, התהליכים בהם יישמרו, ודרכי התיעוד והתיוג". "אין ספק"  מוסיפה לוי, "שארגון שיתבסס בעבודתו על הידע שכבר קיים יהיה פרודוקטיבי יותר".

"ההצלחה טמונה באופן שבו הארגון יבנה את תפריטי המערכת, דרך הניווט למסמכים וגישה נוחה למסמכים באמצעות התפריטים והתיוג", מדגישה לוי.

אחת הבעיות הקיימת בארגונים מתבטאת באופן תיוג המסמכים. ארגונים נוטים לדרוש עודף תיוג, והדבר מוביל בפועל להיעדר תיוג או תיעוד בכלל.  גם כאן מציעה ROM  פתרון, שמטרתו לסייע בעבודה נכונה בכל הנוגע לתיוג המסמכים, גישה אליהם, קביעת תהליכי עבודה עם הכלי שנבחר ועוד.  "ככל שנבטיח מינימום מאמץ מצד העובדים בעבודה השוטפת, כך נוכל לייצר מקסימום ערך עסקי לארגון", מדגישה לוי.

ליווי להטמעת הרגלי עבודה חדשים

לאחר הכנסת כלי חדש לניהול מסמכים בארגון, ישנו צורך בשינוי הרגלי העובדים כך שאכן יעבדו עם הכלי הנרכש.

"אין מתכון אחד שיתאים לכולם, אך ברשותנו מגוון שיטות עבודה שמסייעות לארגונים להטמיע את שינוי הרגלי העבודה כתהליך המתרחש לאורך זמן. חלק חשוב מתהליך הליווי מבוסס על התאמת מתווה הפעילות לכל מחלקה בהתאם לאופי הפעילות, תהליכי העבודה המצויים ולשלב בו נמצאים בשינוי" אומרת לוי.

 איזה כלי לניהול מסמכים יהיה הנכון ביותר עבור הארגון? כיצד מיישמים אותו? מהם תהליכי העבודה הנכונים וכיצד ניתן לסייע לעובדים בהטמעה ושינוי הרגלי העבודה כך שיותאמו לעבודה עם הכלי הרלוונטי?  ROM Knowledgeware מלווה עסקים בכל אחד משלבי התהליך, מסייעת להם לעשות שימוש נכון ויעיל יותר בכלים שברשותם ומובילה עסקים לצמיחה ולשגשוג.

"בעידן הקורונה, בו ארגונים רבים עברו לעבודה מרחוק, האתגרים לניהול נכון של במסמכים והידע הארגוני גדולים אף יותר. לכן חשוב ביותר לוודא שבתקופה זו כל העובדים בארגון יוכלו לגשת למסמכים המשותפים, ולאפשר גישה קלה ונוחה אליהם", מסכמת לוי.

ליצירת קשר
ROM Knowledgeware: ניהול ידע עם משמעות
טלפון: 077-5020771
אתר ROM Knowledgeware>>
עמוד הפייסבוק של ROM Knowledgeware>>
פרופיל הלינקדאין של מוריה לוי>>

כתבות שאולי פיספסתם

*#