פתרונות לעבודה מרחוק: כך תצרו סביבת עבודה נוחה ויעילה

מגפת הקורונה שנחתה עלינו בהפתעה לפני כמעט חצי שנה, שינתה ללא היכר את האופן בו אנחנו מתנהלים במקום העבודה. הפגישות עשו רילוקציה לזום, העבודה עברה הביתה, ובמקום שנוכל להעביר מסמכים מיד ליד לקולגות, אנחנו נאלצים לשלוח להם מייל עם המסמך ולחכות שהם יענו. 

הקורונה אומנם הפתיעה אותנו – ולא לטובה – אבל היא גם פילסה את הדרך למערכות ניהול עבור עסקים, שמאפשרות בפועל לבצע את העבודה בצורה אפקטיבית ונוחה יותר. בעזרת מערכות אלה ניתן לשתף בלחיצת כפתור את כל עובדי החברה במידע חשוב; לשמור ולשלוף מסמכים, ניירות וחשבוניות ברגע; לספק לעובדי החברה סביבת עבודה חדשנית ודיגיטלית, ולהציע פעולות נוספות שעוזרות לחסוך בזמן, כסף ומשאבים.
אלו הן מערכות ניהול העסק שיעזרו לכם להתגבר על מכשול המרחק ויראו לכם כיצד המרחק הוא דווקא הזדמנות לצמיחה וייעול העסק:  Doc-IL ו- יהודית שמיר.

 Doc-IL מבית חניבעל מערכות מידע

בחודשים האחרונים אנחנו מוצאים את עצמנו סגורים בבית, כשהמשרד, עבור רבים מאיתנו, הופך להיות זיכרון רחוק ומתוק. הבית הפך למשרד החדש, ולמרות שנחמד לפעמים לחסוך את הזמן בנסיעות הלוך ושוב לעבודה, ישנם גם לא מעט אתגרים שמגיעים עם עבודה מהבית, החל מהקושי שבהעברת מסמכים ללקוחות, דרך שיתוף במידע עם שאר העובדים והחתמתם על מסמכים, ועד קבלה ואחסון של קבלות, חשבוניות ועוד. 

הפתרון לקושי שבעבודה מהבית מגיע בעזרת מערכת פשוטה וקלה לשימוש, לניהול מסמכים ומידע ארגוני, הנקראתDoc-IL , מחברת חניבעל מערכות מידע בע"מ. המערכת פותחה בראשית שנת 2000 על ידי חני בז'זינסקי מזל טוב ובעלה יוסי, שאחראי על פיתוחה, במטרה לאפשר לחברות ועצמאיים לייצר סביבת עבודה נוחה ויעילה יותר, עם מאגר מידע המשותף לכלל הארגון.

המערכת ממשיכה להתעדכן כל העת, ורכיבים טכנולוגיים חדשים וזמינים מצורפים למערכת ומונגשים למשתמשים בה.

אגב, אם ניסיתם להבין מה פשר השם, מדובר במשחק מילים מחוכם המחבר בין שמה של חני שהקימה את החברה, לבעלה יוסי, חני-בעל (ולא, זה לא קשור לצבא). 

מהיום אפשר לעבוד מרחוק

מערכתDoc-Il  מבית חניבעל מערכות מידע, מאפשרת לכם לעבוד מכמה מכשירים שתבחרו לפי מספר הרישיונות שבבעלותכם, ולהתחבר בכל עת למערכת על מנת לצרף מסמכים, לשתף אותם עם שאר עובדי החברה, לבצע שאילתות ולחפש מסמכים חשובים, ולהחתים דיגיטלית כל מסמך שתבחרו (שניתן להחתמה).

״הרעיון של המערכת הוא לקצר מרחקים ולהעלים לגמרי את אלמנט הזמן. אם בעבר היה צורך לשלוח מסמכים בפקס או להעבירם ידנית מגורם אחד למשנהו, היום אפשר להעביר המסמכים בין עובדי החברה בלחיצת כפתור״, משתף יוסי. 

״לא רק שהמערכת חוסכת זמן, היא גם קלה מאוד לשימוש ואינטואיטיבית, מה שאומר שכל מי שמשתמש בה לומד אותה כבר בתוך כמה שעות ומרגיש בנוח לנצל אותה ואת היתרונות שהיא מציעה״. 

המידע עובר דרך כל עובדי החברה

כבר היום משתמשים במערכת חלק מהמוסדות והגופים הגדולים ביותר שפועלים בישראל, ביניהם חברות ניהול בנייה מהגדולות בארץ (CPM), בנק ישראל, חברת פלקסטרוניקס (גדולה בקנה מידה בין-לאומי) חברות מסחריות כמו ח.י אלקטרוניקה, קבוצת ארגנטולס – יבואני מקיטה, וכמובן רואי חשבון, עורכי דין, קבלני בניין ועוד.

המערכת עצמה משמשת כמעין פורטל ארגוני הנגיש לכל עובדי הארגון, ובו אפשר לשתף מידע חדש, להעביר רעיונות, לעדכן בנושאים חשובים, לחלוק קבצים ומסמכים ובעצם להפוך את המערכת לסביבת המשרד הדיגיטלית החדשה. 

בעזרת יצירת סביבת עבודה חדשה וריכוז הידע הארגוני, יכול כל עסק לנהל את הפעילות שלו בצורה יעילה, לחסוך בזמן יקר ולוודא ששום מטלה או עדכון לא יפלו בין הכיסאות. המשתמשים במערכת מדווחים על שיפור ניכר בתקשורת בין כל גורמי החברה, וכתוצאה מכך על עבודה אפקטיבית יותר המתפרסת לכל אורכו ורוחבו של הארגון.

חתימה דיגיטלית בשתי שניות

על פי חוק, ניתן כיום להשתמש בחתימה דיגיטלית בנוסף ל-"חתימת יד" גרפית, המחליפה את החתימה הפיזית. הדבר חוסך זמן רב ומאפשר לבצע הליך "סבב חתימות" בקלות ויעילות מרבית. העברת מסמך לגורמים הנדרשים לחתימה מבוצע בקלות, כשהבקרה על ההליך קלה ביותר, ומכאן שאין עיכוב בביצוע ההחתמה בין הגורמים האחראים. 

אין צורך להתרוצץ ממקום למקום עם מסמך בודד ולאסוף חתימות מהגורמים הרלוונטיים, מדובר בכלי שישנה מקצה לקצה את אופי העבודה שלכם. 

חניבעל עושים לכם חיים קלים

בעוד שמערכות ניהול מסמכים רבות מגבילות את השימוש במערכת למחשבים ומכשירי סלולר ספציפיים, כשאתם משתמשים במערכת Doc-IL מבית חניבעל מערכות מידע בע"מ אתם לא מתחייבים למכשיר מסוים ויכולים לעבוד בו-זמנית מכל מכשיר, בהתאם לכמות הרישיונות שנרכשו. כך למשל עובדים שעובדים מהבית ואין להם את המחשב המשרדי בהישג יד, יכולים לעבוד על הלפטופ האישי ועדיין לקבל גישה מלאה למערכת, לחיפוש מסמכים בה, להזנת מסמכים חדשים ותיוקם, ולכל המידע שעובר בה. 

אם העבודה שלכם עברה מ-4 קירות משרד, לסביבה ביתית נוחה ונעימה, אל תוותרו על ההזדמנות לייעל את העבודה ולהשתמש ביתרונות שמביאה עמה מערכת Doc-IL מבית חניבעל מערכות מידע בע"מ.

בעזרת מערכת זו תוכלו לקצר זמנים, לשמור כל מסמך בצורה מסודרת לפי תיק, לקוח, תאריך ועוד, למצוא מסמכים במהירות ולשמור על קשר עם כל עובדי המשרד גם כשהם נמצאים בצד השני של העולם.

 Doc-IL מבית חניבעל מערכות מידע
כתובת: השופטים 64, פרדס חנה כרכור
טלפון: 077-7902007
לאתר של Doc-IL  >>>

--------------------------------------------

יהודית שמיר – חשבונאות ללא הפסקה

בשנות ה-90, עבדה יהודית שמיר כמורה למתמטיקה ולמחשבים, אולם תמיד הרגישה שהיא רוצה להציג לעצמה אתגרים נוספים.

אז בשנת 1997, כשיצאה לשנת שבתון, היא לקחה על עצמה פרויקט שעניין אותה מאוד – להטמיע תשתיות מחשוב בחברת "מועב שירותי מזון בע"מ". חלק ניכר מהפרויקט כלל יצירת סביבת עבודה ממוחשבת בהנהלת החשבונות של החברה והטמעת תוכנות רלוונטיות לעבודה. כך נחשפה יהודית  לראשונה לעולם החשבונאות.

כשהשלימה את הפרויקט, רואה החשבון של החברה הציע לה להישאר עד סוף השנה ולעבוד כמנהלת חשבונות. כך, תוך כדי תנועה, יהודית למדה את תחום הנהלת החשבונות ועבדה בין היתר מול חברות מהגדולות במשק כגון בתי זיקוק, חברת חשמל, רפאל, אלביט, עלית ואינטל.

עם השנים, יהודית השלימה גם לימודי הנהלת חשבונות, יעוץ מס וחשבות שכר. בשנת 2001, היא החליטה להקים משרד משלה – "חשבונאות ללא הפסקה".

מראשית דרכה, ליהודית היה חשוב לתת יחס אישי לכל לקוח, אך במקביל היא שאפה להבטיח שגם לאלו שלא מעוניינים להגיע אליה בכל חודש כדי להגיש מסמכים או לבצע פעולות אחרות – תהיה דרך יעילה ואמינה לעשות זאת.

לכן, היא הטמיעה במשרדה אפליקציה אשר מאפשרת לנהל את כל הפעולות הקשורות בהנהלת החשבונות – מרחוק וללא צורך במפגש פיזי. "אנחנו במאה ה-21 והיום יש המון דרכים להתנהל מרחוק בלי לטרטר את הלקוח", אומרת יהודית. "אם לדוגמה צריך לצלם קבלה או מסמך – אפשר לסרוק אותם בקלות באפליקציה – גם אם אין לך שום ידע טכני".

כיום, משרד "חשבונאות ללא הפסקה" נחשב לאחד מהמשרדים היחידים בארץ שעובדים עם אפליקציה מסוג זה.

התנהלות מרחוק לא מחליפה יחס אישי

האפליקציה, כפי שיהודית הזכירה, מספקת שירותי הנהלת חשבונות באינטרנט ועוצבה כך שגם הטכנופוביים הגדולים ביותר יוכלו לעבוד איתה. "אנחנו עושים בשביל הלקוח את פעולת ההקלדה והתיעוד והוא רק צריך לצלם את החשבוניות ולהעלות לאפליקציה. כל המידע מגובה בענן ואפשר לגשת אליו בקלות בעזרת חיפוש מהיר במידת הצורך".

באפליקציה ניתן גם להפיק חשבוניות וקבלות שנשלחות בצורה דיגיטלית. בנוסף, הלקוחות יכולים לראות בכל רגע נתון דרך האפליקציה נתונים שעוזרים לנהל בצורה חכמה יותר את העסק ואת הכספים.

"בלחיצת כפתור אפשר לראות כמה הכנסת והוצאת, דו"חות רווח והפסד ועוד. זה לא כמו שאתה מסתכל היום בחשבון הבנק ומנסה להבין בערך כמה הרווחת לפי העובר ושב ולא באמת מקבל תמונה מדויקת ואמינה", מדגישה יהודית.

על אף שהיא שמה דגש רב על הטמעת טכנולוגיה להתנהלות מרחוק בעבור לקוחותיה, יהודית כאמור מקפידה שזה לא יבוא על חשבון הקשר האנושי שנדרש כל כך בשירות מהסוג הזה. "אני עדיין מזמינה את הלקוחות למפגשים כשמתאפשר להם, נותנת שירות בטלפון ובווטאסאפ ומדגישה כל הזמן שאני אהיה שם בשבילכם לכל דבר שיצטרכו". בין היתר היא מספקת גם שירותים של פתיחת עוסק פטור ומורשה ללא תשלום נוסף, דו"חות שנתיים, החזרי מס לשכירים והצהרות הון.

משבר הקורונה: האיץ מהפכה שכבר החלה

במשבר הקורונה שפקד אותנו, רבים מצאו עצמם ללא עבודה או עם ירידה דרמטית בהיקף עבודתם. אולם דווקא בתקופה הזאת, יהודית וצוותה היו עסוקים מאי פעם. "בתקופה הזאת הלקוחות שלנו היו צריכים שנהיה שם בשבילם יותר מתמיד", היא נזכרת. "אם זה במילוי טפסים, בקשות למענקים והלוואות ומתן פתרונות פיננסיים להתמודדות עם המשבר הלא צפוי".

בשעה שחלק מהמשרדים בתחום צמצמו פעילות, העבודה ב"חשבונאות ללא הפסקה" רק התרחבה הודות לעובדה שיהודית עשתה לילות כימים כדי לסייע ללקוחותיה.

"בזכות העבודה הקשה, נוספו לנו לקוחות חדשים שקיבלו המלצות מאלו שטיפלנו בהם", סיפרה.

לדבריה, הפחד הכי גדול שלה הוא שהמשבר הבריאותי הזה ישתק ויסגור את הכלכלה. "אני רוצה להעביר מסר למקבלי ההחלטות – שחררו את עמי ושחררו את הכלכלה, כי אני דואגת שהמשבר הכלכלי יהיה חמור הרבה יותר מהאיום הבריאותי".

עם זאת, היא מאמינה שבמשבר הזה מסתתר גם יתרון – יותר אנשים מבינים שהם לא צריכים להתרוצץ ממקום למקום או להתעסק עם ניירת וביורוקרטיה כדי לנהל עסקים. "זו מגמה שצמחה הרבה לפני הקורונה אבל הלכה והתעצמה בשנים האחרונות. היא בולטת בעיקר אצל צעירים אבל בזמן האחרון גם מבוגרים מתעוררים ומצטרפים למהפכה. אני מאמינה שבעתיד נהיה אפילו פחות תלויים בניירת ובמפגשים פיזיים – וזה שינוי מבורך שיתרום לכולנו, אבל שוב, חשוב שהוא לא יבוא במקום המגע האנושי, החם ונטול המסכות".

יהודית שמיר – חשבונאות ללא הפסקה
לאתר האינטרנט
לכתובת המייל
טלפון: 052-3654511