מערכות לניהול עובדים: הפתרונות האולטימטיביים עבור הארגון
כדי להגביר מוטיבציה וליצור אמון ואחריות אצל העובדים בארגון, יש לנהל את עובדי החברה בצורה איכותית ומותאמת לצרכיו של העובד במאה ה-21. אספנו עבורכם רשימה של מערכות לניהול עובדים שפותחו במטרה לשפר השגת יעדים ותוצאות בהתאם לשינויים המתהווים

שוב העברתם לעובדים דו"ח נוכחות וגיליתם חוסרים רבים בדיווח? שוב אתם בלחץ להספיק לתקן את הדו"ח לפני סוף החודש? מערכת לניהול עובדים, או בשמה הנוסף – מערכת נוכחות, הינה כלי עבודה משמעותי לעסקים כיום, המסייעת בניהול יעיל של כוח האדם בארגון. מערכת זו מאפשרת לעובדים "להעביר כרטיס" באמצעות המחשב ולעתים אף באמצעות אפליקציה ייעודית, וכן מתממשקת לשעוני נוכחות אחרים הקיימים בעסק.
מערכות נוכחות מאפשרות לדרגים הניהוליים בארגון לעקוב באופן שוטף על נוכחות העובד, ימי חופשה ומחלה, ולבצע תיקונים והשלמות במידת הצורך. מדובר במערכות החוסכות זמן יקר ומשאבים רבים לארגון, האוספות את דיווחי הנוכחות של כלל העובדים, מוודאת שהם עומדים בתנאי ההעסקה של העובדים, ומעבדת את שעות העבודה לצורך תשלום השכר החודשי. הכירו את המערכות הבולטות בשוק י.ל.מ פתרונות, Timetable, Otipo, משמרות טכנולוגיות ו- Timewatch :
י.ל.מ פתרונות – ניהול חכם של שעות העבודה
י.ל.מ פתרונות בע"מ מציעה מגוון פתרונות ענן מתקדמים לעסקים, ביניהם מערכת נוכחות וניהול עובדים, מערכת לניהול אחזקה בטיחות וביטחון, תיקי שטח, תיק עובד ממוחשב ועוד. בין לקוחותיה רשויות מוניציפליות, בנקים, חברות נדל"ן, רשתות שיווק, חברות אחזקה, אבטחה וניקיון, מתנ"סים ועוד.
"אי העסקת עובדים על פי דיני העבודה חושפת את המעסיק ברמה הכספית והפלילית. בנוסף, כניסתו לתוקף של חוק הגברת האכיפה, מאלץ כיום את המעסיק למצוא פתרונות טכנולוגיים, שיאפשרו לו שליטה ובקרה בזמן אמת. כמענה לאלו פיתחנו את מערכת Inspector", מספר הראל הררי, מנכ"ל י.ל.מ פתרונות.
מדובר במערכת בטכנולוגיית SaaS, המאפשרת ניהול חכם של שעות העבודה בארגון, תוך הנגשת הנתונים בזמן אמת לכל הגורמים הרלוונטיים, מהעובד ועד המנכ"ל. מערכת Inspector הינה מערכת ענן המתממשקת לכל אמצעי הדיווח הקיימים – שעון נוכחות, אפליקציית נוכחות ואף לדיווח נוכחות טלפוני.
סידור עבודה
אפליקציית Inspector מאפשרת לעובדים להזין את העדפותיהם ואילוציהם לשבוע העבודה. כך מתאפשר סידור עבודה חכם, המתחשב ברצונות ומגבלות העובד וכן בצרכי הארגון. בנוסף, מאפשרת האפליקציה דיווח ימי חופש וימי מחלה, כולל צירוף קבצים.
המערכת מאפשרת לארגון בקרה שוטפת על ניהול שעות העבודה, ומתריעה לגורם הניהולי על חריגות בזמן אמת. מערכת INSPECTOR כוללת גם דשבורד BI, המציג לדרג הניהולי בארגון תמונת מצב עדכנית, על תקלות, חריגות מתנאי ההעסקה ועוד.
למערכת Inspector מנגנון הרשאות המאפשר ביצוע תיקונים והשלמות במהלך החודש, מה שמאפשר קיצור זמן משמעותי בשלב הכנת המשכורות.
ניהול תיק עובד ממוחשב
שירות ניהול תיק עובד ממוחשב, הכולל את כל מסמכי העובד, משלב קבלתו לעבודה ועד סיום העסקתו, פתרון המקטין חשיפה לתביעות משפטיות ומאפשר שמירה על הארגון לאורך זמן.
הראל מסכם: "סוד ההצלחה של הפתרון אותו אנו מספקים נובע מיכולת ההקשבה לצורכי לקוחותינו, התאמתו לתנאים המשתנים ומתן שירות מקצועי בזמינות גבוהה".
י.ל.מ פתרונות
טלפון: 04-9534091
לאתר של י.ל.מ פתרונות>>
לעמוד הפייסבוק של י.ל.מ פתרונות>>
------------------------
Timetable - ניהול עובדים ב-360 מעלות
Timetable החלה את דרכה לפני עשור. "זיהינו צורך הקיים בקרב עסקים, לניהול חכם ויעיל יותר של כוח האדם והחלטנו לפתח לכך מענה", מספר רז דרורי, מנכ"ל Timetable.
רז מספר כי על מנת להכיר מקרוב את התחום וצרכי הארגונים העובדים במודל העסקה של משמרות, הוא עצמו החל לעבוד כמנהל מסעדה ביום, ואילו בערב עבד על פיתוח המערכת.
הלקוחות הראשונים של Timetable הגיעו מתחום המסעדנות ולאחר מכן הצטרפו לקוחות רבים ממגוון תחומים: מוקדים טלפוניים, רשויות, מפעלים, רשתות שיווק, חברות קמעונאיות וחברות הייטק.
מערכת אינטגרלית לניהול עובדים
"ניהול עובדים הוא הרבה מעבר לשעון נוכחות", אומר רז, "הוא כולל בתוכו היבטים של שכר, סידור עבודה, רווחת העובד וניהול העובד. המערכת שלנו אינטגרלית ומסנכרנת בין שעות הנוכחות לתכנון סידור העבודה ולהיבטים נוספים. היא יודעת לעשות שימוש במידע מהיבט אחד כדי לתת פתרונות ולהסיק מסקנות בנוגע להיבט אחר" הוא מדגיש.
מערכת Timetable מתממשקת לכל פלטפורמות הנוכחות – שעונים ביומטריים, קופות בחנויות, כניסה חכמה ועוד. כמו כן, למערכת אפליקציית נוכחות, הכוללת GPS המאפשר לעסק לדעת היכן נמצא העובד בזמן שביצע כניסה ויציאה. במידת הצורך, הארגון יכול לקבוע כי החתמת כרטיס נוכחות דרך האפליקציה תתאפשר רק ממיקומים ספציפיים שהגדיר במערכת.
זאת ועוד, המערכת מתממשקת עם מערכות שכר, מערכות ניהול משאבי אנוש, פתרונות BI ומאפשרת העברת מידע דו כיווני בין המערכות, ובכך מסייעת לארגונים לקבל תמונת מצב רחבה.
כמו כן, המערכת מאפשרת שקיפות גבוהה לדרגי הניהול. כך, ניתן לקבוע כי מנהלים שונים בשרשרת הניהול יוכלו לצפות במידע הנוגע לעובדים.
התאמה מקסימלית לצרכי הארגון
מערכת Timetableבעלת גמישות ויכולת התאמה גבוהה מאוד לצרכיהם המשתנים של עסקים.
לאחר פגישת הכרות עם הלקוח, צוות החברה מתאים לכל עסק את הפתרונות הדרושים לו. חודש הפעילות הראשון במערכת מוגדר כפיילוט, ובמסגרתו העסק בוחן את יכולות המערכת וצוות החברה מבצע התאמות ושינויים במערכת בהתאם לצרכי הארגון.
הארגון, מצדו יכול להגדיר במערכת "חוקים" ולפעול לפיהם. לדוגמא – שליחת התרעה למנהל כאשר העובד החתים כרטיס, חסימת האפשרות להחתים כרטיס במידה והעובד הגיע לפני הזמן (תוך הצלבת המידע עם סידור העבודה של אותו עובד במערכת), "עיגול' שעון הנוכחות כך שיהיה לפי תכנון סידור העבודה וכו.
למערכת מגוון פיצ'רים, ביניהם ניהול כרטיס עובד מותאם אישית המשמש את משאבי אנוש וכולל בתוכו תיעוד של הסמכות והכשרות העובד, יומן מנהלים המאפשר מתן פידבק באשר לביצועיו של העובד על ידי מנהלו האישי ועוד.
למערכת פ'יצר המותאם לתחום המסעדנות, המבצע חישוב טיפים לפי "חוק הטיפים", ופ'יצר נוסף המותאם לחברות בתחום המוקדים הטלפוניים, המאפשר חיזוי שיחות לאותו שבוע ומסייע לארגון לתכנן במידה אידיאלית את סידור העבודה בהתאם. פ'יצר נוסף במערכת מאפשר לקבוע ולנהל ימי חופשה במערכת, כמו גם לבצע סקרים, שאלונים וטפסים דיגיטליים נוספים.
Timetable
טלפון: 03-6033759
כתובת: הארד 3, רמת החייל, ת"א
לאתר של Timetabl
לעמוד הפייסבוק של Timetable
לעמוד הלינקדאין של Timetable
------------------------
Otipo – מערכת ניהול עובדים ככלי תומך החלטות
"ארגונים רואים בעובדיהם כלי למינוף מטרותיהם העסקיות", אומר צור קרן, יועץ ארגוני, ממייסדי Otipo. "כל זה טוב ויפה, אך יש לקחת בחשבון שהעובד הממוצע כיום שונה מאוד באופיו ובתפיסתו מהעובד הממוצע של לפני עשור. המערכת שלנו נבנתה תוך הבנה לאתגרי ההעסקה ומתן מענה לצרכיו של העובד במאה ה-21".
מענה לצרכיו של העובד במאה ה-21
Otipo שנוסדה לפני עשור, הוקמה על מנת לתת מענה לניהול מיטבי של עסקים הפועלים במודל העסקה של משמרות, תוך שימת דגש על העובדים כפרטים בעלי רצונות וצרכים. "טרם הקמת החברה, ביצענו עבודת מחקר נרחבת להבנת צרכיהם של עובדים במשמרות", מספר צור. לדבריו, בעוד שבעבר עובדים ראו את עצמם כחלק בלתי נפרד מהארגון, כיום הם רואים את עצמם כאינדיבידואלים, ובעוד פעם יציבות תעסוקתית הייתה בראש סדר עדיפויותיו של העובד, כיום עובדים אינם חוששים להחליף מקום עבודה בתכיפות גבוהה, ויעדיפו לעבוד בארגון שיאפשר להם קידום, סיפוק ותנאי עבודה טובים. שינוי התפיסה מאתגר כיום ארגונים בכל הנוגע לגיוס עובדים איכותיים ושימורם לאורך זמן.
לדברו של צור, לצורך שימור העובדים, מנהל משאבי אנוש יצטרך להתאמץ ו"לראות" את עובדיו, ולהבין את צרכיהם, המוטיבציות וההעדפות שלהם, מה מניע אותם, ולאפשר לכל עובד יכולת ביטוי ומימוש עצמי, אתגר מקצועי ותחושת סיפוק בתפקידו.
כל אלו מתאפשרים באמצעות מערכת Otipo לניהול עובדים. המערכת, שהינה ידידותית וקלה לשימוש, מאפשרת לעובדים בארגון להזין את העדפותיהם לעבודה במשמרות – החל מימי עבודה מועדפים, מקום עבודה מועדף (מהמשרד, מהבית או מהשטח), אילוצים, ועד העובדים עמם היו רוצים לעבוד באותה משמרת.
הארגון מצדו, יכול להגדיר במערכת התניות, לדוגמא – בכל משמרת יהיה לפחות עובד ותיק אחד. מנוע השיבוץ החכם יודע לבצע התאמה בין רצונות העובדים להגדרות הארגון ולבצע שיבוץ חכם של העובדים למשמרות לכל אורך השבוע. העובד מקבל את השיבוץ שלו באופן אוטומטי למחשב או לאפליקציה של Otipo.
המערכת מאופיינת בגמישות מירבית וביצוע שינויים תוך כדי תנועה. כך למשל, עובד יכול לציין כי לא יוכל להגיע למשמרת שנקבעה לו, ולבקש דרך המערכת להחליף את המשמרת שלו עם עובד אחר. המערכת, מצדה, שומרת את העדפות העובדים, ושולחת התראה לאותם עובדים שפנויים לעבודה באותו היום, בשאלה אם יוכלו להגיע לאותה משמרת. לקוחות רבים עושים כיום שימוש ב-Otipo, ביניהם רשתות פארם ורשתות הלבשה, משרדי ממשלה, אוניברסיטאות בחו"ל ועוד.
Otipo ככלי להסקת מסקנות ולקבלת החלטות
המערכת מאפשרת הפקת דו"חות חכמה, לפי תאריכים ופילוחים שונים. מהדו"חות ניתן להפיק מידע בעל ערך כדוגמת התנהגויות עובדים - עובד שביקש להחליף משמרות או ביטל משמרות בתכיפות גבוהה (ואולי העסקתם אינה מיטיבה עם הארגון), או עובד שנרתם יותר בתכיפות גבוהה להחליף אחרים. ניתן באמצעות הדו"חות להבין מיהם העובדים האהודים ביותר (אלו שרוב העובדים ביקשו לעבוד לצדם במשמרת), המהווים פוטנציאל להתמנות לראשי צוותים.
Otipo
כתובת: בלפור 8, רמת השרון
טלפון: 054-5965616
לאתר Otipo >>>
------------------------
משמרות טכנולוגיות: מערכת לניהול עובדים
מערכת ניהול עובדים של חברת 'משמרות טכנולוגיות', ייעודית לחברות וארגונים גדולים לניהול אדמיניסטרטיבי וניהול שיבוצי המשמרות של עובדי הארגון. הפתרון המתקדם והחדשני שפיתחה החברה, הוא מערכת ממוחשבת הכוללת מודולים חכמים הניתנים להתאמה אישית. היא מאוחסנת בענן ומוצעת לשימוש במודל SaaS בהתאם לצרכי המשתמש.
מאפשרת ניהול מיקום העבודה של העובד (באם עובד מהבית או ממשרדי הארגון או בסניף מסוים), תפוסת המקומות השונים ע"י העובדים בארגון ואף תמיכה בעבודה על פי קפסולות.
כלל טפסי העובדים ממוחשבים ודיגיטליים, ניתנים לגישה מכל מקום וחוסכים בעלויות הדפסה, ניירת ומשאבים יקרים.
כיצד המערכת עובדת?
איתי אמטו, אומר: "המערכת מספקת מענה לכל צרכי הארגונים בהקשר לניהול עובדים ומשמרות תוך שילוב אידאלי של אופטימיזציית תכנון כוח אדם בחברות בינונית וארגוני ענק בתיאום מלא עם תהליכי הנוכחות ומערכות נוספות בארגון".
"פיצ'ר נוסף במערכת ניהול עובדים הוא אפשרות העברה ומילוי סקרים דרך המערכת (כגון: סקר שביעות רצון העובדים/המנהלים) או שאלונים לבחינת הידע של העובדים בכדי לבחון היכן יש לחזק ולשפר. את תשובות הסקרים/שאלונים המערכת יודעת לנתח ולספק תוצאות אפקטיביות להנהלה".
"המערכת מאפשרת גם לנהל את כל ההיבטים הקשורים לעובדים בארגון. החל מניהול מתקדם וממוחשב של משמרות העובדים, דרך העלאה וניהול טפסים (טפסי בקשה לחופשה, טפסי 101 ו- 106, ועוד ועוד), ניהול תעודות והכשרות ותוקפן, ועד שמירת הידע באמצעות סרטוני ווידאו וקבצי הדרכה, בהם העובדים יכולים לצפות באמצעות המערכת. כאשר תוקף של תעודה מסוימת או דוח עובד עומד לפוג, המערכת מספקת התרעה ומציגה זאת למנהל.
מהם יתרונות המערכת בהיבט ניהול העובדים בארגון?
"היתרונות רבים ומשמעותיים. המערכת מסייעת למנהלים בתהליכי קבלת ההחלטות, שבסופו של דבר, מגדילים את הרווחים לארגון. לדוגמה – ניתן, דרך המערכת, לדרג את העובדים ולתת להם 'ניקוד' מבחינת האפקטיביות שלהם לארגון (עד כמה הם מסייעים לארגון בהגדלת הרווחים, על פי פרמטרים שונים). כך לדוגמה, עובדים עם תפוקה גבוהה, ישובצו לשעות עמוסות, אך במידה כזאת שעדיין המערכת תדאג לשמר אותם ולא להעמיס עליהם יותר מדי. דוגמא נוספת היא למשל, כשעובדים מבקשים ימי חופש דרך המערכת, המנהל יכול לצפות בכל הבקשות בו זמנית, ולהימנע ממצב בו כמה עובדים המדורגים כחיוניים וקריטיים לארגון, יוצאים לחופש באותם תאריכים. ניתוח שאלוני הידע של העובדים, מספק למנהלים תובנות לגבי קורסים והכשרות נדרשות, ובאמצעות הידע שיושלם לעובדים, היעילות שלהם תגדל. המודולים של המערכת לניהול משמרות העובדים, פותחו כולם במטרה לקצר, להקל ולייעל את תהליך בניית המשמרות החודשי. כמובן שהניהול האפקטיבי בכל הפרמטרים, תורם לארגון מבחינה כלכלית".
המערכת ניתנת לאדפטציה בכל ארגון?
"בדיוק כך. המערכת עצומה וחזקה מאוד ומורכבת מעשרות מודולים ומאות פיצ'רים שונים וכבר בתהליך האפיון הראשוני עם הלקוח, מתבצעת התאמה של המערכת לסקטור של הלקוח (הארגון) וצרכיו. כל ארגון מקבל מערכת מותאמת אישית עבורו על פי צרכיו ורצונותיו.
"המערכת אינטגרטיבית וניתנת לסנכרון עם מערכות נוספות בארגון, כגון: מערכת נוכחות, שכר, ERP, SAP, מערכות משאבי אנוש, ומערכות רבות נוספות. זה מאפשר רציפות עסקית לארגון תוך שילוב המידע מכל המערכות השונות בצורה אינטואיטיבית וחכמה, בתוך תהליכי מערכת ניהול העובדים.
"אנחנו מבצעים הטמעה של המערכת ללקוח וליווי שלו. מאפיינים איתו את המודולים והאפשרויות להם הוא זקוק ואנו יכולים לספק לו מגוון רחב מאוד של פתרונות בהתאם לצרכיו".
מי הם הלקוחות שלכם?
"הלקוחות שלנו הם ארגוני Enterprise (גדולים) וארגונים בינוניים. אנו עובדים עם חברות תעופה, רוב בתי החולים בארץ, משרדי ממשלה, בתעשייה עם מפעלי ענק, רשתות קמעונאיות, גופים פיננסים, ארגונים ביטחוניים ועוד. המערכת ייעודית לניהול מאות ואלפי עובדים במשמרות. בארגון שמעסיק כ- 10,000 עובדים יש תהליכים מורכבים וחוקים מגוונים, וצריך מערכת חזקה שתתאים את עצמה לכל סקטור וצוות בצורה מלאה.
בחודשים האחרונים השקנו 'מודול קורונה' לשיבוץ העובדים לעבודה מהבית ומהמשרד, אשר זוכה ליישומים רבים בסקטורים נוספים בשוק".
משמרות טכנולוגיות
כתובת החברה: פנחס ספיר 8, נס ציונה, פארק המדע
אתר אינטרנט: https://mishmarot.com/
טלפון: 08-6149007
------------------------
Timewatch נוכחות
Timewatch נוכחות הינה בין מערכות הנוכחות הוותיקות. המערכת פותחה על ידי חברת LSH Vision Ltd כבר בשנת 2006, עם כניסתן של מערכות הענן הראשונות לשימוש. "מערכות הנוכחות שהיו קיימות בזמן פיתוחה הראשוני של המערכת שלנו לא נתנו מענה מספק לצרכי העסקים", אומר רונן פורת, מנכ"ל ומייסד של LSH Vision Ltd ורואה חשבון מוסמך. "המערכות הללו לא התעדכנו בזמן אמת אלא לכל היותר אחת ליום ובמרבית המקרים פעם בחודש, והדבר הוביל לפערי מידע לגבי שעות העבודה של העובדים, שבתורו הקשה על מנהלים בארגונים לקבל תמונת מצב עדכנית ואמיתית", הוא מדגיש.
בחברת LSH Vision Ltd זיהו את הצורך הקיים במערכת נוכחות המתעדכנת בזמן אמת והקימו את Timewatch נוכחות, שהינה מערכת מבוססת ענן הנגישה לעובדים ולמנהלים בעסק מכל מקום ובכל זמן. כיום עושים שימוש ב- Timewatchנוכחות מגוון עסקים מתחומי קמעונאות, הייטק, בנייה, ניקיון, אבטחה, כוח אדם, רשויות מוניציפליות, מועצות דתיות, מתנסים, עמותות, מקצועות חופשיים ועוד.
שקיפות והרשאות
המערכת מתממשקת לשעוני הנוכחות במשרד וקולטת מהם את דיווחי הנוכחות. עסקים יכולים לאפשר לעובדיהם להתחבר למערכת מכל מקום ובכל זמן נתון, החל מחיבור דרך שעון נוכחות קירבה, ביומטרי וזיהוי פנים, דרך המחשב, באמצעות אפליקציה, טלפון קווי ונייד ואף באמצעות SMS. לחילופין, ניתן אף לקבוע כי דיווח נוכחות באמצעות האפליקציה יתאפשר רק כאשר העובד נמצא במיקום ספציפי (נעילת מיקום) ואף ניתן לחסום דיווחי נוכחות ממחשבים/טלפונים לא מורשים.
המערכת מאפשרת רמות משתנות של שקיפות, בהתאם לרצון העסק. כך, כל עובד יכול להתחבר למערכת ולצפות בדיווח הנוכחות המעודכן שלו. המעסיק יכול לקבוע כי עובדים יוכלו לתקן את הדו"ח במידה ושכחו לדווח על כניסה או יציאה, ואף ניתן להחתים את העובדים על דו"ח הנוכחות באופן דיגיטלי.
התאמת המערכת לשינויים – תוך כדי תנועה
המערכת הינה גמישה ומאפשרת התאמה לצרכיהם האישיים של ארגונים. דוגמא לכך היא בניית תוסף לניהול טפסי קליטה לעובדים חדשים, שנבנה עבור לקוח גדול, בעל סניפים רבים, ולצורך ייעול תהליך קליטת העובדים החדשים בחברה.
כמו כן, למערכת יכולת להתאים את עצמה לצרכים או לדרישות חיצוניות להן נדרשים עסקים. דוגמא רלוונטית במיוחד הינה הדרישה, לאור שגרת הקורונה, להחתמת העובדים על הצהרת בריאות מדי יום עבודה. בהתאם לצורך, פותחה לאחרונה אפשרות במערכת להצהרת בריאות דיגיטלית בעת התחברות למערכת דרך המחשב, האפליקציה, השעון וכן באמצעות SMS. יתרון נוסף, הוא שלמערכת מגוון כלים המסייעים למנהלי הארגון להישאר "עם האצבע על הדופק: בכל הנוגע לנוכחות העובדים. כך, ניתן להגדיר במערכת מגוון של התראות בזמן אמת.
כלי ניהול
המערכת משמשת ככלי ניהולי יוצא דופן למעסיק עקב העובדה שהיא מאפשרת למעסיק להשתמש במידע שנאסף בה לצורך קבלת החלטות ארגוניות מתאימות ויישומן, ועל ידי כך להשפיע ולהכתיב את ההתנהלות הרצויה בעסק.
ממשק למערכות השכר
המערכת מפלחת את דו"ח הנוכחות בסיום כל חודש לשעות עבודה רגילות, שעות נוספות, עבודה בחגים ובשבתות ועוד, בהתאם להסכם העבודה של העובד, וכן מחשבת את ימי מחלה וחופשה שנוצלו, תשלום בגין נסיעות, חגים, רכיבי שכר מיוחדים, הפסקות בעבודה ועוד. את מכלול הנתונים מייצאת המערכת אל מערכות השכר השונות עמן עובד הארגון, ובכך מאפשרת תהליך דיגיטלי מלא, החוסך זמן ומשאבים רבים לארגון ומניעת טעויות אנוש בהקשר זה.
Timewatch נוכחות
טלפון: 1-700-073-002
למייל של Time watch נוכחות>>
למערכת Time watch נוכחות>>
לעמוד הפייסבוק של Time watch>>