הקמת פורטל ארגוני: הפתרון החכם ליעילות וסדר מופתי

האם יצא לכם לבדוק כמה קל לעובדים שלכם לאסוף מידע הנדרש להם? האם יצא לכם לשאול כמה ידע הם צריכים כדי לכבוש יעדים, ועד כמה הידע מסודר וזמין עבורם? הקמת פורטל ארגוני הוא הפתרון החכם שיהפוך הארגון שלכם ליעיל ורווחי יותר – והנה מספר מומחים שיעזרו לכם בזה

גיא כספי, תוכן מקודם
תוכן מקודם
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים
מחשבים
הקמת פורטל ארגוני: הפתרון החכם ליעילות וסדר מופתיצילום: Marvin Meyer

פורטלים ארגוניים מציעים שיטת עבודה נוחה ויעילה עבור חברות וארגונים גדולים, כשהעיקרון המנחה הוא לחבר בין כל קצוות הארגון ולייצר מעין פלטפורמה סגורה בה עובדי החברה יוכלו לדבר, לחלוק רעיונות ומידע חשוב, להעביר הודעות בנושאים דחופים ועוד. חברות המשתמשות בפורטל ארגוני לצורך פעילותן נהנות מגישור מוצלח על פערי תקשורת בין מחלקות שונות, מזרימת עבודה אופטימלית, מהיכולת לעקוב אחר התקדמות ביצוע מטלות ומעוד מגוון רחב של יתרונות שתורמים להעלאת יעילותם של כל עובדי החברה.

אם הגעתם לשלב בחיי החברה בו גדלתם כל כך עד למצב בו עובדים כבר לא חולקים את המידע החשוב, ייתכן והגיע הזמן לייצר פורטל ארגוני שיהיה הדבק המחבר בין כל הגורמים ודמויות המפתח בחברה. כדי שתוכלו לבחור את החברה המתאימה ביותר לבניית הפורטל הארגוני שלכם, אספנו מספר חברות שלכל אחת הייחוד והיתרונות שלה. הכירו את אפקט מערכותKnow-edge ו - Social Knowledge:

Know-edge

לאחר 24 שנים ביחידת 8200 של אגף המודיעין, פרש יאיר דמבינסקי מתפקידו בצה״ל כממלא מקום של מפקד מרכז ופנה לדרך חדשה. ב-4 השנים שלאחר פרישתו בצה״ל הוא עבד כמנהל הידע בחברת רפאל שמתמחה בפיתוח ובייצור של אמצעי לחימה מתקדמים. בשנת 2011 יצא לדרך עצמאית, עם צוות מקצועי ומלוכד שעובד יחד עם היום, וביחד הם הקימו את חברת "Know-edge״ המתמחה בפרויקטים של ניהול ידע, ובפרט ביצירת פלטפורמות נוחות ויעילות לניהול ידע בחברות וארגונים גדולים.

מאז הוקמה החברה היא ביצעה מאות פרויקטים, זכתה במכרז ניהול ידע של משרד הביטחון, וסיפקה שירותים לחברות הייטק רבות ומוכרות, ביניהן גם אמדוקס ומלנוקס. כיום החברה עובדת על פרויקטים רחבים עבור חברת מקורות, חיל האוויר, חטיבת המבצעים של צה״ל ועוד.

״Know-edge, קמה במטרה להפוך את ההתנהלות הארגונית של חברות לקלה ונוחה, ובכדי לאפשר למידע הכרחי להגיע ממקום למקום בצורה החלקה ביותר״, משתף יאיר וממשיך להסביר, ״הרעיון הוא להגדיר את המידע והכלים שדרכם המידע יעבור כך שכאשר עובד יצטרך לבצע משימה או לקבל החלטה הוא יוכל לעשות זאת בצורה האפקטיבית ביותר. מדובר בפתרונות בעלי יתרונות רבים המאפשרים לארגן ולהעביר מידע בצורה חכמה יותר, להגיע בקלות לגורמים רלוונטיים בתוך הארגון, להעלות מידע ולחלוק רעיונות בעלי ערך״.

צוות חלקי
הצוותצילום: צילום עצמי

פורטל ארגוני כבסיס לטרנספורמציה דיגיטלית

״אחד הדברים החשובים לנו הוא נושא הטרנספורמציה הדיגיטלית״, משתף יאיר. ״המטרה שלנו ב״Know-edge״ היא שהמשתמש ייהנה מחוויה של רצף דיגיטלי, שלא יצטרך להתרוצץ בין מערכת אחת לשנייה; לצאת, להיכנס, ולהחליף בין תוכנה לתוכנה. אנחנו מציבים את המשתמש בראש מעייננו ודואגים ליצור ממשק בו המשתמש יכול לראות במרוכז את כל המידע מכל המערכות במקום אחד מסודר ונוח. יצירת הרצף הדיגיטלי והשארתו של העובד בממשק אחד המציג את כל המידע מבטיחה עבודה יעילה וממוקדת יותר ורצף עבודה ללא הפרעות״.

הפתרונות שבונה ״Know-edge״ מממשים אינטגרציה עם מערכות אחרות ומאפשרים למערכות לדבר אחת עם השנייה באמצעות יצירת שפה ארגונית אחידה. הם עושים זאת תוך מיכון תהליכי העבודה בארגון, המאפשרים לייצר תהליך שעובר באופן אוטומטי דרך עובדי החברה הרלוונטיים עד להשלמתו, ותוך קבלת כל המידע הנדרש לגורמים השונים המעורבים בתהליך.

"מהפסיכולוגיה ועד הטכנולוגיה"

החברה מובילה בתחומה בזכות שילוב נכון של 4 אספקטים שונים היוצרים מעטפת שירותים איכותית ושלמה:

ניתוח תהליכים: כדי להבין את זרימת המידע בתוך הארגון ואיך הוא עובר מגורם אחד למשנהו יש קודם כל להבין כיצד הארגון עובד, מי אחראי על כל דבר ומה המטרות של המחלקות השונות. לאחר הבנת התהליכים, ובפרט זרימת הידע בארגון יכולה ״Know-edge״ להבין מה הם ערוצי המידע דרכם הכול עובר ובהתאם לכך להתאים את המערכת שהיא בונה עבור הארגון.

טכנולוגיה: הבנה וניסיון רב באפיון ובפיתוח של הכלים הטכנולוגיים המתאימים ביותר עבור כל ארגון, ופיתוח הפורטל הארגוני ופתרונות נוספים תוך הטמעה של אותן טכנולוגיות.

תרבות ארגונית: מחקר, תשאול והבנה על האופן בו מתנהלים העובדים, מה מניע אותם, מה מפריע להם, מה יכול לעזור להם וכו'. כדי לייצר פתרונות מועילים יש להכיר קודם את האנשים שישתמשו בהם ואת הכלים שיהיו הכי מתאימים עבורם.

ארכיטקטורת המידע: בניית הפתרון בצורה קלה ונוחה, בה ניתן לנווט בקלות ולשלוף מידע במהירות גם מבלי להשתמש במנוע חיפוש פנימי. 

דרך הבנה של צרכי ודרישות הארגון, בונה ״Know-edge״ תשתית נכונה עליה מוסיפים עוד ועוד יכולות עד להגעה לרצף דיגיטלי מושלם וליצירת מערכת שוטפת, זורמת וקלה לתפעול עבור כל עובדי הארגון.

אם אתם רוצים לתת לעובדים פלטפורמה נוחה וקלה המותאמת בצורה מושלמת לצרכים העמוקים ביותר של הארגון, תוכלו ליצור קשר עם ״Know-edge״ שתשמח להראות לכם כיצד ניתן לחבר בין כל עובדי החברה ולספק להם קרקע נוחה להעברת מידע ולשיתופי פעולה אפקטיביים ויעילים.

Know-edge

טלפון: 054-2632442

לאתר של Know-edge >>>

-----------------------------------------------

Social Knowledge

המתמחה בהקמת סביבות עבודה דיגיטליות בארגונים (פורטל ארגוני מהדור החדש), הוקמה במטרה לעזור לארגונים למקסם את השימוש במידע ובידע הקיים הנמצא בכל ארגון, וכדי לשפר את תהליכי העבודה הפנימיים באמצעות פלטפורמת תקשורת ברורה, בעלת ממשק קל ונוח לשימוש שיוצרת קהילה או רשת חברתית ארגונית בה כל העובדים שותפים. 
החברה אשר מנוהלת על ידי גלית גנאור, מנכ״לית ויועצת בכירה בנושא דיגיטל בארגונים, מספקת שירות ללקוחות הנעים בין ארגונים קטנים של 50 עובדים ועד חברות המנהלות אלפי עובדים. היא עובדת מול גופים שונים ובין לקוחותיה המוכרים תוכלו למצוא שמות כמו: צ'ק פוינט, אורבוטק, מלנוקס, עיריית רחובות, קהילת פ.א.י ועוד.

״פורטל ארגוני מהדור החדש מכיל בתוכו אינספור יתרונות עבור חברות ועסקים שרוצים לעבוד בצורה יעילה יותר, תוך שהם משתמשים בידע והניסיון של העובדים בחברה״, אומרת גלית וממשיכה להסביר, ״מדובר בעצם בשער כניסה לתוך הארגון, החזות הדיגיטלית של הארגון והמקום בו המידע משותף, הרעיונות מתפתחים והיצירה גועשת. הפורטל הוא למעשה אתר שעומד לרשות עובדי החברה, או לרשות הלקוחות והספקים בו ניתן לעבוד בצורה שיתופית ויעילה מכל מקום ובכל זמן. לפרסם חדשות על החברה, לשתף במסמכים, נהלים והנחיות בנושאים שונים, לייצר שיח בין העובדים ולרכז כל פיסת מידע שיכולה לבוא לתועלת עובדי הארגון באופן רוחבי ואורכי״.

גלית גנאור
גלית גנאורצילום: עינת הרניק

מה שמיוחד בפורטלים מהדור החדש זה היכולת לייצר תקשורת דו כיוונית בארגון, העובדים יכולים להגיב ולשתף בניסיון המקצועי שלהם ולעזור האחד לשני בפתרון בעיות עסקיות.

מחוברים לעולם

קרדיט: Igloo Software

סביבת העבודה הדיגיטלית (פורטל ארגוני) אותו בונה Social Knowledge מאפשר לשמור על קשר בין קצוות הארגון ולחבר את העובדים לפעילות החברה כך שירגישו שותפים לעשייה ויוכלו לקבל הצצה לתמונה הגדולה יותר שמרכיבה את הארגון בו הם עובדים. העובדים יכולים גם להגיב ולפרגן ולהיות שותפים פעילים בשיח הארגוני ממש כמו ברשתות החברתיות. הם זוכים לקבל עדכונים מהמנכ״ל על התפתחויות שונות בחברה, להתעדכן על חידושים ושינויים מבניים ומערכתיים, לעבוד יחד על מסמכים חיים שמתעדכנים כל הזמן, ולראות כיצד התוצרת שלהם משתלבת בתוך הפעילות הארגונית, עובדים חדשים יכולים להשתלב בעשייה הארגונית מהר יותר כאשר כל המידע הארגוני זמין, וצוותים ומחלקות יכולות להתנהל בצורה יעילה יותר.

עבודה על מערכת Igloo Software

הכלי בו משתמשת החברה הוא מוצר ענן מוביל של חברת איגלוIgloo Software  הקנדית שפועלת כבר 15 שנה בתחום ומעניקה שירותים לאלפי לקוחות. בעזרת המערכת של איגלו, אותה ניתן להטמיע בכל חברה, ניתן ליצור מרחב דיגיטלי שיתופי המאפשר תקשורת, עבודה יעילה יותר, איסוף מידע ארגוני והפצתו, ויצירת פלטפורמה מעודדת חדשנות שבכוחה, בין השאר, להעניק לארגון יתרון תחרותי.

עבודתה של Social Knowledge מתרכזת בהתאמת טרנדים הקיימים בדיגיטל לארגונים, תוך דגש על האנשים, הכלים, והתרבות הארגונית. השימוש בכלים של איגלו מאפשרים הטמעה יעילה וזריזה בארגון.

ממשק מודרני וקליל

עובדים היום מצפים לקבל בארגון כלים קלים ונוחים לשימוש כמו אלה שלהם הם רגילים במחשב ובטלפון. באיגלו יש מגוון רכיבים כגון יומן אירועים, שאלות ותשובות, בלוגים לתקשורת ארגונית, וויקי בדומה לויקיפדיה – דפי אינטרנט קלילים וקצרים, שיכולים לשמש לנהלים שמפורקים לחתיכות מידע קטנות, כך שכל אחד שרוצה לאסוף מידע או לקרוא על נושא שחשוב לעבודתו, יוכל לעשות זאת בקלות. באיגלו ניתן גם לייצר אזורים חברתיים לשיח בדומה לפייסבוק או וואטסאפ ולשתף בדרכים שונות בה אנשים בארגון פותרים בעיות דומות.

המסרים שתוכלו להעלות או למצוא מסודרים בצורה נוחה ומזמינה, המבטיחה שכל הודעה, עדכון, או רעיון יגיע לעובדי החברה הרלוונטיים, העובדים מהבית או מהמשרד, דרך אפליקציה בטלפון, דרך המייל או המחשב.

גם אתם יכולים

שלב הטמעת המערכת נע בין חודשיים ועד חצי שנה בהתאם למורכבות הארגון, הצרכים והקצב שלו. בשלב הראשון מגבשת Social Knowledge אסטרטגיה יחד עם הארגון, שמטרתה להגדיר את המטרות, מה הארגון רוצה להשיג וכיצד ניתן לבחון את ההצלחה והתועלת. 

לאחר מכן מגיע שלב מיפוי הצרכים שבמהלכו נערכות פגישות עם אנשי הארגון. בתור התחלה אוספים את המידע על נושאים חשובים כגון משאבי אנוש, רווחה, חדשות ארגוניות או מידע מקצועי של מחלקות, בוחרים מספר נושאים שנתפסים כחשובים ביותר לשלב הראשוני, ומהר מאוד מקימים אותם, כדי לקבל תחושה ברורה ולדייק תוך כדי תנועה. הרעיון הוא לעבוד במודל אג'ילי בו מתפתחים תוך כדי תנועה בהתאם לפידבקים שצצים מצוותי הארגון. היתרון הגדול של הסביבה שלigloo  הוא שאין צורך בידע טכנולוגי קודם וכבר אחרי הכשרה בסיסית יכול כל אחד להתחיל לעבוד על המערכת ולפתח אותה.

אחרי הקמת סביבת העבודה (הפורטל) כל מה שנותר לעשות הוא לספר עליה לעובדים ולהזמין אותם להתחיל להיות שותפים פעילים בשיח הארגוני, באמצעות התקנת אפליקציה בטלפון או מהמחשב.

היכולת של Social Knowledge ליצור פורטל ארגוני מהדור החדש המביא חדשנות ארגונית, מאפשרת שיתוף מידע רוחבי ואורכי לכל עובדי הארגון, ומשמשת כיתרון עצום לכל ארגון המבקש לשמור את עובדיו מחוברים לתהליך העשייה, ולדאוג כי יהיו להם כל הכלים והמשאבים להם הם זקוקים כדי לבצע את עבודתם על צידה הטוב והיעיל ביותר.

כתובת: שדה ורבורג, הברוש 20
טלפון: 054-44216163
שעות פעילות:
א-ה: 18:00-09:00
למעבר לאתר
לאתר  Igloo Software

-----------------------------------------------

אפקט מערכות – כל מה שארגון צריך בפורטל ארגוני אחד

"אפקט מערכות" הינה חברה ותיקה המפתחת ומציעה מגוון מערכות אינטרנט מורכבות לעסקים מאז 1997. לחברה מאות לקוחות: עיריות, עמותות, ארכיונים, חברות השמה, ישובים קהילתיים, קיבוצים ומושבים היא מקימה ומפעילה עבור לקוחותיה פלטפורמות תעסוקה, אתרי פנים ארגוניים, אתרי אינטרנט, אפליקציה ייעודית המאפשרת לעובדים הזמנת רכבים, מערכות פיננסיות המאפשרות העברת כספים בין ארגונים וחברות ועוד. צוות החברה מונה מעצבים, מפתחים, אנשי שיווק, מנהלי פרויקטים.

מעוף+ פורטל ארגוני מתקדם

אפקט מערכות פיתחה לראשונה את מעוף, מערכת מבוססת WEB, כמענה לצורך של קהילות ויישובי ספר בשיתוף מידע וליצירת תקשורת בין חברי הקיבוצים וגופים נוספים המעורבים בו.
כיום המערכת משמשת מגוון רחב של עסקים וארגונים. מעוף + מהווה עבור לקוחותיה מאגר מידע ופלטפורמה לשיתוף עדכונים, הודעות והנחיות. "מעוף פלוס מאפשרת לעובדים או לחברים בארגון לדעת מה קורה ומה נדרש מהם בכל רגע נתון", מדגיש ישראל רפפורט, מנהל השיווק באפקט מערכות. "אנחנו מציעים לארגונים מערכת גמישה ובעלת ממשק פשוט ונוח, שלמעשה מתפקדת כארגז כלים, כאשר את הכלים שבה ניתן להתאים בהתאם לצרכיו המשתנים המדויקים של כל ארגון".

אל המערכת ניתן להתחבר דרך המחשב וכן באמצעות אפליקציה ייעודית. ביכולתו של דרג ההנהלה בארגון להחליט אילו עובדים יהיו חשופים לסוגי המידע השונים, אילו הודעות יישלחו לאילו מחלקות או קבוצות ובאיזו תכיפות.

אפקט 2
תצוגת המסך צילום: אפקט מערכות

המערכת הינה בעלת תעודת אבטחה ומבטיחה ללקוחותיה אבטחת מידע ברמה גבוהה. כך, היות והמערכת עוברת משרת לשרת בצורה מקודדת, לא ניתן לפרוץ אליה.

מגוון פיתוחים ותוספים

מחלקת הפיתוח של אפקט מערכות עמלה כל העת על פיתוחים חדשים במערכת. צוות הפיתוח לוקח חלק בהשתלמויות הנוגעות לטכנולוגיות המתקדמות ביותר בשוק, והדבר מאפשר לאנשי הפיתוח ליישם את הטכנולוגיות החדישות ופורצות הדרך במערכת עצמה. כיום המערכת מצוידת במגוון תוספים בהם ניתן לעשות שימוש לפי הצורך. בין התוספים: מערך תקנון והחלטות, שליחת הודעות באופן אוטומטי לעובדי/חברי הארגון, באמצעות אימייל, ניוזלטר תקופתי, התרעות פוש באפליקציה ואף SMS.

תוסף נוסף הוא לוח אירועים, בו ניתן ליצור אירועים ארגוניים ולצרף אליהם טופס הרשמה מקוון. האירועים מתממשקים אל יומן העובדים. במערכת קיים מסוף חיובים, בו ניתן לעשות שימוש לצורך תשלום העובדים או החברים בארגון, לדוגמא כאשר מדובר בקיום אירוע בתשלום. ניתן לעשות שימוש גם בלוחות מודעות ייעודיים לקבוצת עובדים או למחלקות מסוימות בארגון, בהם ניתן לפרסם מידע רלוונטי.  תוסף הרלוונטי לקיבוצים ורשויות הינו כה הממפה את המבנים והנכסים ביישוב לכדי מפה, בה ניתן לסמן בעת הצורך את המבנים הדורשים תחזוקה או טיפול בתקלה. בקרוב תשיק החברה גם מערכת מתקדמת לניהול משימות.

עלות נגישה לכל ארגון

אפקט 1
פורטל לדוגמאצילום: אפקט מערכות

אפקט מערכות מאמינים כי ארגונים רבים יכולים להנות מהפורטל הפנים ארגוני שפיתחו, והציבו להם למטרה לאפשר זאת לכמה שיותר גופים. "אנחנו מאמינים בהנגשת כלים טכנולוגיים מתקדמים, בעלי ממשק פשוט ונוח, ובמחירים נגישים", מספר ישראל, "כשמדובר במערכות טובות ויעילות, פרי פיתוח של שנים, אין סיבה שארגונים ימנעו מעצמם מענה לצורך הזה בשל עניין תקציבי".

אפקט מערכות
טלפון: 054-2209086
לאתר מעוף+ >>>>
לאתר אפקט מערכות >>>