שירותי משרד במיקור חוץ: להתפנות לדברים החשובים באמת בעסק שלכם
זקוקים לסיוע מנהלתי בעסק אבל לא רוצים להעסיק עובד חדש? יש פתרון – שירותי משרד במיקור חוץ. ניהול משרד, ניהול חשבונות, גבייה, אדמיניסטרציה ואפילו שיווק דיגיטלי – את כל אלה ועוד מציעים העסקים הבאים
חן שירותי משרד
יום ראשון, אתם רוצים להתחיל להתניע את השבוע ולמנף את העסק צעד אחד קדימה. אבל המשימות המרובות שוב מעכבות את היכולת שלכם להשקיע בפיתוח והרחבת החברה. במקום עוד פגישה עסקית אתם מוצאים את עצמכם מחפשים אחר חשבונית, מייל ישן או משימות בירוקרטיות ותכתובות שונות. זה בדיוק הזמן לשינוי. הכירו את חן שירותי משרד - עם ניסיון רב בניהול משרד ושירות לקוחות, יכולות מופלאות של סדר וארגון, מקצועיות ללא פשרות, ומוניטין מוצלח. "לעסקים קטנים ובינוניים פעמים רבות אין צורך בהעסקת מזכירה במתכונת הישנה של 8:00-17:00 המחייבת זכויות סוציאליות, פנסיה, נסיעות עמדת מחשב וציוד משרדי, בדיוק לשם כך יצרנו את האפשרות של עוזרת אישית מקצועית שתעניק שירותי משרד מרחוק", מסבירה עדי חן, מייסדת המותג ויועצת בכירה לעסקים.
עדי חן, העומדת מאחורי המותג המצליח, היא אשת קריירה ופעילה חברתית שהחלה את דרכה בעולם שירותי מיקור החוץ. את המהפכה בתחום, כך תגלו בהמשך, היא מובילה בגאון עם קורסים המאפשרים לכל אישה ואם לצאת לעצמאות כלכלית.
שירותי אדמיניסטרציה מרוחקים
את "חן שירותי משרד" היא הקימה לאחר שנתקלה בשירות לקוחות לא איכותי והבינה שלא מדובר בגזרת גורל. יחד עם הרצון לעבוד מהבית ולהיות עם התינוקת שלה, החלה לפתח את הפתרון המושלם לעסקים קטנים באמצעות שירות איכותי של מיקור חוץ. "בצורה זו בעל העסק מקבל יתרונות של חברה שלמה דרך עוזרת אישית אחת. את צוות העוזרות האישיות שלי בחרתי בקפידה והן יחד איתי כבר מספר שנים. כל אחת מהעוזרות שלנו מבצעת את כלל שירותי האדמיניסטרציה החל מניהול יומנים ותיאומי פגישות, דרך ניהול סדר עבודה ומאגר מידע, התנהלות שוטפת מול הספקים, מתן מענה ללקוחות החברה, ניהול וארגון התכתבויות באופן שוטף, חידוש רישיונות, טיפול בהזמנות ועוד. והכי חשוב, הכל קורה מעצמו בקלות ובמקצועיות תוך בניית תדמית נכונה לעסק שלכם. כך אנחנו מעניקות ראש שקט ללקוחות שלנו".
הקמה וניהול מערכות מידע מתקדמות
הודות לניסיון רב שנים והיכרות עם מערכות מידע רבות, "חן שירותי משרד" פורצת את שירותי המשרד המסורתיים המוגבלים במאגרי הידע והיכולות שלהם. "פעמים רבות עסקים פועלים עם תוכנות מיושנות והפחד משינוי וקיבעון השגרה מוביל לצורת עבודה מסורבלת ולא איכותית. צוות העוזרות האישיות שלנו מכירות ובקיאות ברב התוכנות והטכנולוגיות בשוק העסקים הדיגיטלי כך שאין צורך בהכשרה או בלמידה".
בעל העסק פשוט משתדרג למערכת חדישה עם טכנולוגיות מתקדמות ופיצ'רים מותאמים אישית על כל היתרונות שבכך מבלי לחשוב על השקעה מצידו - הוא אינו נדרש להכשיר את העובדת - לעיתים בזכות ההכשרה המקיפה של עדי, היא יודעת טוב יותר ממנו.
הנהלת חשבונות בסיסית ושירותי גבייה
כל בעל עסק יודע כי חוסר סדר וארגון בהליכי הגבייה יכולים להוביל לכאוס גדול ולבעיות חוזרות ונשנות בתזרים. אז הגיע הזמן שתשכחו ממרדף אחר לקוחות שלא משלמים, חיפוש אחר חשבוניות וקבלות, תשכחו מטלפונים פעמיים בשבוע לרואה החשבון במקום להתעסק במה שבאמת חשוב – הגדלת העסק שלכם.
שירותי הגבייה והנהלת החשבונות של עדי חן כוללים מעקב על החשבוניות (הוצאות) בזמן, עם בקרה ופיקוח, מעקב אחר תשלומים וההעברות תוך סנכרון מול רואה החשבון, שליחת תזכורות לתשלומים, עדכון על העברות חריגות ויצירת דוחות תקופתיים של הגבייה העסקית לפי דרישה.
לכל היתרונות הללו מצטרפת העובדה כי עדי חן, מלווה עסקים ויועצת לעסקים משמשת גם בכובע זה לכלל לקוחותיה, וכך חוץ משירותי משרד מעולים אתם זוכים לעצות השוות זהב ממי שמכירה בצורה הטובה ביותר את העסק שלכם.
עכשיו גם את יכולה
את הידע המקצועי הרב שרכשה, מתרגמת עדי חן לסדרת הרצאות דיגיטליות איכותית המאפשרת לכל אחת ואחת לצאת לחיים עצמאים, עם עבודה בשעות סדירות, ועם משכורת מכובדת המאפשרת איכות חיים. בוגרות הקורס יוכלו גם הן לצאת לדרך חדשה, לעבוד 5 שעות מהבית ולסיים את החודש עם משכורות גבוהות.
אל תישארו מאחור
התפשטות נגיף הקורונה ברחבי העולם מחדדת את ההבנה כי הנוכחות בדיגיטל היא הכרחית. המצב הכלכלי הביא רבים מבעלי העסקים לצמצם עלויות ולעבור לשירותי משרד במיקור חוץ ולחסוך אלפי שקלים בחודש. מי שהטיב להבין זאת, יכול להמשיך ולהעניק שירות ללקוחותיו גם ברגעי משבר מעין אלו. מעבר לחוויית לקוח איכותית וטובה, הכוללת זמינות ונגישות, זוהי הדרך לצמוח ולגדול לקהלים צעירים וחדשים.
הגיע הזמן שתתעסקו במה שבאמת חשוב, את השאר תשאירו לצוות המקצועי של חן שירותי משרד.
חן שירותי משרד
טלפון: 054-6084788
לפייסבוק של חן שירותי משרד >>>
לפרטים נוספים על חן שירותי משרד >>>
לפרטים על קורס "סופרוומן" לפתיחת עסק שירותי משרד מהבית >>>
מאחורי שירגון שירותי משרד, המציע מגוון שירותים לניהול העסק ופועל מזה חמש שנים, עומדות שתי אחיות שבחרו לשלב כוחות – אסתר גוילי וענבר קמיצי. ענבר, חשבת שכר במקצועה ובעלת ידע נרחב בהנהלת חשבונות, ואסתר מגיעה מתחום שירות הלקוחות, בעלת ניסיון רב בתחום השיווק והפרסום הדיגיטלי. השתיים חברו יחד כדי להציע מענה האוצר בתוכו מגוון פתרונות ושירותים לעסקים.
לשירגון לקוחות מגוונים – החל מעסקים קטנים ועד עסקים גדולים עם מחזור הכנסות גבוה. בין לקוחותיהם: בעלי מקצוע מתחומי הצווארון הכחול, קבלנים ויזמים בתחום הנדל"ן, מכוני יופי ואסתטיקה, מרצים, עורכי דין, חנויות אינטרנטיות ועוד.
ליהנות משירותי משרד בלי להעסיק מנהלת משרד
שירגון מציעים לעסקים ליהנות מכל היתרונות של שירותי משרד ואדמיניסטרציה, בלי ההוצאות הגבוהות הכרוכות בהעסקת עובד בחברה עצמה. "זה בעצם להעסיק מנהלת משרד ולחסוך משמעותית בעלויות", אומרת אסתר. לשירגון מספר מסלולים אפשריים, בריטיינר קבוע המשתנה לפי כמות השעות החודשיות הנדרשות לעסק.
כך, שירגון מציעים לכל לקוח מעטפת שירותים המותאמת עבורו. "אנחנו לומדים את הצרכים של העסק לפרטי פרטים ודואגים להתאים לו מנהלת משרד שהיא מומחית בעולם התוכן של העסק", מדגישה ענבר. הצוות של שירגון כולל מגוון מנהלות משרד, כל אחת מהן מגיעה מעולם תוכן אחר, החל מתחום הביטוח ועד עולם הרפואה והאסתטיקה. מאחורי שירגון עומדת גם מטרה חברתית - ייצור מקומות עבודה לנשים, כך שיוכלו לשלב בין אימהות לקריירה.
גבייה והנהלת חשבונות
יתרון נוסף של שירגון טמון בעובדה שענבר הינה חשבת שכר במקצועה. כך, היא מלווה את העסקים בכל הנוגע להנהלת החשבונות, תוך שמירה על קשר רציף עם רואה החשבון של הלקוחות. "אנחנו שואפות לחסוך לבעל העסק את כאב הראש הכרוך בהתעסקות עם החשבונות והגבייה", מדגישה ענבר. כך, שירגון מסייעת בבניית תזרים העסק, קשר מול ספקים, ניהול המלאי, קבלת סחורה, תשלומים לספקים ולעובדים, התנהלות מול הרשויות ועוד. במידת הצורך, שירגון ישמחו לחבר את העסק עם רואה חשבון מומלץ ומקצועי. כמו כן, ענבר מציעה לעסקים בניית תכנית כלכלית להבראת העסק ולהתנהלות כלכלית נכונה.
שיווק ופרסום דיגיטלי
כיום, יותר ויותר עסקים מבינים את חשיבות הנוכחות בעולם הדיגיטלי. שירגון מעניקים מענה רחב בתחום - החל מעיצוב ומיתוג לעסק, דרך ניהול דפי פייסבוק ואינסטגרם ועד מענה שוטף לפניית לקוחות, בניית קמפיינים ברשתות החברתיות, ניהול שוטף של אתר העסק, קידום בגוגל ועוד.
כמו כן, לשירגון מערכות טכנולוגיות מתקדמות וחכמות במענה לניהול העסק.
ליווי צמוד להצלחה
אם שאלתם את עצמכם מה משמעות המילה שירגון, הרי המשמעות היא ארגון מחדש. וכאן טמונה ייחודיותו של שירגון. "אנחנו הופכות להיות חלק מהעסק של הלקוחות שלנו", מעידה ענבר. "הצלחתו של כל לקוח חשובה לנו באופן אישי ולכן אנחנו עושות הרבה מעבר למתן שירותי ניהול משרד, אנחנו למעשה מלוות את העסק להצלחה".
במסגרת השירות, ענבר בונה לעסק תכנית פיננסית שתהווה עבורו תשתית לצמיחה. בנוסף, כל לקוח זוכה לתכנית עסקית שנבנית עבורו. "אנחנו מבינות מי קהל היעד של העסק, מה הצרכים והאתגרים שלו, איפה העסק ירצה להיות בעוד שנה ומלוות עסקים בתהליך הגדילה שלהם", אומרת ענבר ומעידה כי לא פעם סייעה לעסקים להפוך מעסק גרעוני לרווחי. כמו כן, שירגון מסייעת לעסקים בהגעה לקהלים פוטנציאליים חדשים. פעמים רבות שירגון מקדמת שיתופי פעולה מניבים בין לקוחותיה: "לדוגמה, אם אחד הלקוחות מחפש שליחים ויש לי לקוח שהוא חברת שליחויות, לא אהסס לחבר ביניהם ולייצר שיתופי פעולה מניבים לעסק", מציינת ענבר.
שירגון מקפידה על זמינות גבוהה ללקוחותיה: "אצלנו העט לא נופלת מהיד בשעה חמש", אומרת אסתר. הצוות של שירגון מלווה את העסקים באופן אישי וצמוד, ומקפיד על שירותיות, אמינות ומקצועיות.
טלפון : 079-5555343
--------------------------------------------
סיגל שרגא – כשניסיון ושירותיות נפגשים
לסיגל יותר משלוש עשרה שנות ניסיון בתחום הניהול המשרדי ובארבע השנים האחרונות החלה לנהל עסק עצמאי המציע שירותי אדמיניסטרציה, מזכירות וניהול משרד מרחוק לעסקים קטנים וגדולים.
לקוחותיה מגוונים ומגיעים מעולמות תוכן רבים, החל מחברות היי-טק, משרדי עורכי-דין, עמותות, עסקים בתחום הדיגיטל והעיצוב הגרפי, יצרנים מקומיים, משווקים ועוד.
סיגל מדגישה כי מטרתה היא להעניק שקט נפשי לעסקים, לסייע להם בכל הכרוך בניהול העסק, ולאפשר להם את הזמן והמשאבים על מנת לצמוח ולפתח את העסק. "לא פעם עסקים מגיעים אליי כשהם בצומת דרכים – בעל העסק רוצה להגדיל את העסק וברור לו שכדי שזה יצליח, הוא צריך להכניס לעסק עוד זוג ידיים, אבל הוא לא בטוח כיצד לעשות זאת ולאורך כמה זמן" מספרת סיגל, "כאן אני נכנסת לתמונה, לוקחת את המושכות בכל מה שקשור לניהול המשרד ומאפשרת להם להתפנות מהמשימות המשרדיות ולהתמקד במה שחשוב להם באמת".
כל השירותים לניהול עסק במקום אחד
ניסיונה רב השנים של סיגל בתחום הוא שמאפשר לה כיום להציע קשת רחבה של שירותים לעסקים.
כך, סיגל מציעה שירותי ניהול משרד הכוללים ניהול של הקשר השוטף מול הלקוחות, כתיבה ועריכת תוכן של מסמכים מקצועיים ומצגות חברה, מענה לשיחות נכנסות, מיילים וניהול יומן, לצד שירותים של ניהול לקוחות עתידיים ומעקב אחר לידים. בפן האדמיניסטרטיבי סיגל מציעה שירותי גבייה הכוללים ניהול הצעות מחיר, הפקת קבלות וחשבוניות וגבייה מלקוחות וכן שירותים של ניהול ספקים הכוללים ניהול הזמנות, תיאום אספקה וניהול התשלום לספקים.
החלטתם לגייס עובד לעסק? סיגל תשמח לסייע לכם בגיוס כוח אדם – החל מאיתור מועמדים פוטנציאליים בפלטפורמות הרלוונטיות, דרך סינון ראשוני למועמדים באמצעות ראיונות טלפוניים ועד מתן חוות דעת למעסיק, לצורך המשך תהליך המיון.
גמישות והבנה עמוקה את צרכיו של הלקוח
מתוך התחשבות בצרכיו של הלקוח דרך העבודה מול סיגל גמישה ומאפשרת ללקוח להבין תוך כדי תנועה את צרכיו. סיגל מספרת: "אין צורך להתחייב לריטיינר או למספר שעות מסוים בחודש, העבודה היא שעתית, והתשלום הוא עבור זמן העבודה המדויק. לעיתים בעלי עסקים אינם יודעים כמה זמן המשימה המשרדית יכולה לקחת ולכן אין צורך להתחייב למספר שעות מוגבל". עם זאת, ניתן לקבוע מראש את מספר שעות העבודה בחודש ולהגביל אותו בכדי לדעת מראש מה העלות החודשית של הוצאה זאת. מעבר לעבודה חודשית קבועה, סיגל מבצעת גם פרויקטים חד-פעמיים בזמנים של עומס בעסקים ומקלה עליהם בזמן הנדרש וכך מפנה את זמנם של בעל או בעלת העסק לעסוק במשימות החשובות לעסק בעת זו.
הכרות אישית ומענה מותאם לכל לקוח
ייחודיותה של סיגל טמון בעובדה שהיא "One Woman Show" ומספקת את השירותים ללקוח בעצמה. "אני לומדת את התחום העסקי של כל לקוח חדש שלי, ומדייקת את המענים לצרכיו", היא מספרת, "כך, בעקבות הקשר השוטף וההכרות העמוקה עם הלקוח אני יכולה לספק מענה אישי ייחודי לכל לקוח". לסיגל יש את הידע והניסיון הנדרשים להעניק שירותים מותאמים לקשת רחבה ומגוונת של עסקים במשק.
סיגל שרגא שירותי אדמיניסטרציה
טלפון: 052-3249303
לעמוד הפייסבוק של סיגל שרגא >>>
--------------------------------------------
+CTRL - העוזרת האישית שלך לעסק
אביטל בלאק, בעלת תואר בהצטיינות במדעי החברה ויותר משמונה שנות ניסיון בניהול משרדי, היא שעומדת מאחורי קונטרול פלוס, המתמחה בשירותי אדמיניסטרציה המותאמים לעסקים קטנים ולעצמאיים.
אביטל התחילה את הקריירה עוד בשירות הלאומי, בהיותה מזכירה רפואית, משם המשיכה למגוון תפקידים בתחום האדמיניסטרטיבי בחברות גדולות במשק, ביניהם מנהלת משרד, מנהלת חשבונות ומנהלת פרויקטים. "לצד עבודתי כשכירה, עזרתי מהצד לבעלי עסקים עצמאיים, שפנו אליי לסיוע בניהול העסק שלהם". אומרת אביטל. "ראיתי שיש צורך לעצמאיים בשירותים אלו, במינונים המותאמים לעסק קטן. וכאן אני נכנסת לתמונה".
לפני כשנה יצאה אביטל לדרך עצמאית והקימה את +CTRL. בין לקוחותיה נמנים עסקים במגוון תחומים –פסיכולוגים, קבלנים, מנהלי מכוני כושר, יועצים עסקיים, יזמים, בעלי חנויות אונליין ועוד".
למה מזכירה וירטואלית?
"אם יש לכם עסק גדול שמצריך מזכירה שכירה עם משרד זה מעולה. אך מה אם אין את הצורך (והיכולת הכלכלית) להחזיק מזכירה במשרה מלאה, ואת העלויות הנלוות? בחישוב עלויות, מזכירה עולה בסביבות 4,500 בחודש. תוסיפו עוד 3,500 עלויות השכרת משרד, 800 חשבונות והוצאות, את ימי המחלה, דמי הנסיעות, פיצויים, ביטוח לאומי, פנסיה וכו' של מזכירה שכירה. מזכירות וירטואלית מציעה ריטיינר חודשי שמכסה הכל, בעלויות פחותות בהרבה. דבר זה הכרחי ויעיל מאוד לבעל עסק קטן.
ראש גדול ותשומת לב לפרטים הקטנים
אביטל מטפלת בכל הנוגע לניהול המשרד, תוך התאמת המענה לצרכי העסק. "אני נותנת מענה לעסק במגוון היבטים. כשאני מלווה עסק, אני שמה לב לפרטים הקטנים שלא תמיד מתייחסים אליהם, ולפעמים דווקא אלו הם הכי חשובים להצלחת העסק" היא מסבירה.
מעבר לשירותי מזכירות "קלאסיים", אביטל מציעה שירותי גרפיקה, גיוס כוח אדם לעסק, מענה שירותי ללקוחות פוטנציאליים (לידים) – החל ממתן מידע, שליחת הצעות מחיר, קביעת פגישות, גביה, וסגירת קצוות של הנהלת חשבונות, "כל הלוגיסטיקה הסובבת, כדי שהלקוח לא יצטרך להתמודד עם כאבי הראש האלה", היא אומרת בחיוך.
יתרון נוסף של אביטל טמון בהיותה דוברת אנגלית שפת אם, ועסקים רבים שפועלים בחו"ל נעזרים בה לשמירת קשר עם לקוחות וספקים. לקוחותיה של אביטל מסתייעים בה גם בהפקת אירועים עסקיים. "אני דואגת להפקת האירוע מאלף עד תו, החל ממציאת המקום, הקייטרינג, רישום לאירוע, תגיות שם, שי לאורחים - עד לפרט האחרון" היא מספרת. אם אתם עסק שזקוק למנהלת פרויקטים, גם בתחום זה לאביטל יש ניסיון רב.
הלקוח במרכז
קונטרול פלוס הוא עסק בוטיק ולכן אביטל היא זו שמלווה את העסקים באופן אישי. "הלקוחות שלי יודעים שהם יכולים לפנות אליי בכל זמן ועניין ולקבל מענה" היא אומרת, "המטרה היא לתת לעסק את התחושה שהוא במרכז, בחשיבות עליונה ושאני שם רק בשבילו".
אביטל מעניקה מספר טיפים לבחירת עוזרת אישית:
ניסיון – בררו מהו הניסיון של העוזרת האישית בתחום.
המלצות – מתלבטים? המלצות הן הדרך לקבל פידבק על איכות השירות של העוזרת האישית.
הכל עניין של כימיה – מנהלת משרד היא גורם חשוב שמשפיע על התנהלות העסק, וסביר שתהיו איתה בקשר יום-יומי. חשוב לוודא שישנה כימיה והתאמה ביניכם. לא בטוחים? בקשו פגישת הכרות פרונטלית.
לסיום, אביטל מייעצת לפרט לעוזרת האישית כמה שיותר על העסק וצרכיו. זאת, כדי שמנהלת המשרד תוכל להשתלב בעסק ולספק מענה אידיאלי.
+CTRL
מייל: Avital@ctrlplus.biz