הטעויות הנפוצות שמונעות מהארגון שלכם לצמוח

ניר שפיר, יועץ עסקי-תפעולי, מלווה בעלי עסקים קטנים ובינוניים מכל הסוגים – אשר לכולם מכנה משותף אחד – טעויות רבות שעלולות לפגוע בהתקדמות העסק שלהם לאורך השנים

מאור מואיגר
תוכן מקודם
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
הטעויות הנפוצות שמונעות מהארגון שלכם לצמוחצילום: ניר שפיר
מאור מואיגר
תוכן מקודם

כשאנשים פותחים עסק או חברה – הם בדרך כלל עושים זאת כדי שיוכלו לעסוק במה שהם אוהבים, לקום בכל בוקר לעבודה שנותנת להם סיפוק והנאה וגם להיות עצמאיים לקבל החלטות בעצמם. בהמשך הדרך, מבינים לא פעם שלצד החלומות היפים, נדרש מהם לפתח גם יכולות וכישורים שלא בהכרח קשורים באופן ישיר לתחום שבחרו לעסוק בו – וזה גם פתח לטעויות רבות שעלולות לפגוע בצמיחה שלהם לאורך השנים.

ניר שפיר מכיר היטב את הטעויות האלו. הוא רואה אותן חוזרות שוב ושוב אצל הלקוחות שהוא מלווה – בכל המגזרים והתעשיות בחברה הישראלית. ניר הוא מהנדס תעשייה וניהול עם 23 שנות ניסיון בעבודה בתעשייה, מתוכן 12 שנים כמנהל במפעלים. לאורך הדרך הוא עבד בין היתר במפעל ייצור הכימיקלים של "טמבור אקולוגיה", במפעל אריזת הקפה של עלית שטראוס, ניהל מחלבה של טרה ועוד.

מאז שהפך ליועץ עצמאי ב-2010, הוא מלווה בעלי עסקים קטנים ובינוניים מכל הסוגים – ושם לב שעל אף ההבדלים המשמעותיים בין הגופים השונים שליווה לאורך השנים – יש ביניהם גם לא מעט קווי דמיון שכל מנהל צריך להכיר.

להיגמל מהמולטי-טסקינג ולהגדיר תפקידים ברורים

"אני רואה הרבה בעלי עסקים שחושבים שהם יכולים לעשות הכול. הם מתפקדים כמנכ"לים, כמנהלי הייצור והרכש, עונים לטלפונים ומשמשים גם כצוות המכירות. אבל אף אחד מאיתנו לא יכול להיות בכל מקום כל הזמן. החוכמה היא לראות מה אני כמנהל יכול לעשות, האם נכון להביא כוח עבודה נוסף – ואילו תפקידים באמת נחוצים כדי לקדם את העסק שלי".

"החוכמה היא לראות מה אני כמנהל יכול לעשות, האם נכון להביא כוח עבודה נוסף – ואילו תפקידים באמת נחוצים כדי לקדם את העסק שלי"צילום: ניר שפיר

לדבריו, כל שינוי ארגוני שמתכננים, בין אם במפעל גדול או בעסק משפחתי קטן, חייב להיות מכוון לשיפור התפוקה. כדי לעשות זאת, נדרש ניתוח יסודי ומעמיק של פעילות הארגון, הצרכים ותהליכי העבודה בו. כך קל הרבה יותר להבין איך לאתר את המועמד הנכון לתפקיד.

"הרבה אנשים שמנהלים עסק, נתפסים לכותרות של תפקידים שהם חושבים שהם צריכים. לדוגמה, כולם בטוחים שהם צריכים מזכירה, ואז כשמפרקים את הצרכים שלהם מבינים שהם צריכים משהו אחר לגמרי. לדוגמה, בחברה שאני מלווה, שמובילה מטענים מנתב"ג, עובדים עשרה נהגים ועוד שישה עובדי מטה. זו חברה משפחתית שנדרשה למצוא עובד חדש לאחר שהבת של בעל הבית, שעבדה כמזכירה, עזבה.

"בהתחלה חיפשו שם מזכירה, אבל אחרי שניתחנו את הפעילות הבנו שנכון יותר להביא איש מטה מקצועי עם ניסיון בהנהלת חשבונות, מעקב צי רכב ועבודה משרדית. זה אמנם נראה טריוויאלי, אבל התרומה של דיוק כזה לעסק היא משמעותית הרבה יותר משנדמה".

החשיבה שנדרשת בחברות לוגיסטיות נחוצה גם לחברות השמה

בשש השנים האחרונות, ניר שפיר משמש כחבר הנהלה בלשכת היועצים העסקיים הניהוליים בישראל וכיו"ר מחוז צפון של הלשכה. במשך שנה וחצי הוא משמש כסגן נשיא הלשכה. השילוב הייחודי בין המסה האדירה של הניסיון שצבר בשטח, בעבודה במפעלים, לבין יכולות הניהול והייעוץ שלו, מאפשר לו לקבל נקודת מבט ייחודית על כל עסק, חברה או מפעל שהוא מלווה.

ניר שפיר, יועץ עסקי-תפעוליצילום: מיקי אופק

"יועץ תפעולי זה מושג גדול שלחלק מהאנשים לא אומר יותר מדי. בפועל, העבודה מכילה בתוכה שורה ארוכה של כלים – לרבות ארגון ושיטות, שיפור תהליכי עבודה, הטמעת מערכות מידע, ניהול שרשרת אספקה ועוד. לכל לקוח אני מתאים את המעטפת שתתרום לקידום המטרות שלו. אני מאמין שאחד היתרונות הייחודיים שלי מהבחינה הזאת הוא היכולת להעתיק מתודות מארגון מסוים לאחר – תוך ביצוע ההתאמות והשינויים הנדרשים".

לאורך הדרך, ניר ראה כי מנהלים רבים מתקשים בין היתר בניהול המלאי. "אנשים לא תמיד מבינים איך הכי נכון לאחסן את המלאי, איך לנהל אותו ומה הם צריכים לעשות כדי לייעל את שרשרת האספקה". הקושי הזה, הוא מדגיש, עולה במפעלים גדולים, בדיוק כפי שהוא עולה אצל בעלי עסקים קטנים ובינוניים. "זה נכון גם לחברות לוגיסטיות שצריכות להוציא משאיות בזמן וגם לחברות השמה שמתעסקות בכוח אדם. בכל ארגון כזה חשוב להכיר את הנתונים ולהעמיק בהם. כשעושים את זה, הרווח יכול לגדול בהיקפים בלתי נתפסים".

כדי להמחיש זאת, ניר משתף בסיפור של מוסך שליווה. לאחר ניתוח מעמיק של העבודה במוסך, הוא הציע שלוש דרכים להגדיל את תפוקת העבודה, דבר שעל פי הערכתו אמור להגדיל את הרווח הנקי בכ-700 אלף שקלים בשנה. "בין היתר ראיתי 'ליפטים' להרמת רכבים שעומדים ללא פעילות. כשעושים פעולות שיבטיחו שהמכונות האלו יעבדו בלי הפסקה לכל אורך היום – אפשר לתקן יותר רכבים בפחות זמן. במקביל, הכנסנו למחסן עובד נוסף שיהיה אחראי על הרכש – דבר שחוסך עוד כמאה אלף שקלים בשנה. ולסיום שיפרנו את הסדר, הארגון והניהול במוסך במידה ניכרת".

"כשבוחרים במערכת מידע, צריך להבין שזה שמערכת מסוימת נחשבת לטובה או אפילו מובילה בתחומה – לא בהכרח אומר שהיא תתאים לצרכי הארגון שלכם"צילום: ניר שפיר

התוצאה הסופית, הוא מספר, הפתיעה את בעלי המוסך, אשר ציין כי בפועל הרווחים גדלו אפילו יותר מהתחזית האופטימית שסיפק לו ניר בתחילת הדרך.

התחום הפרוץ והמבלבל של מערכות המידע

כל מנהל יודע שאחד ההיבטים החשובים ביותר בהתנהלות עסקית נכונה הוא הטמעת מערכות מידע איכותיות. אולם גם בתהליך הזה, חשוב שלא להיסחף אחרי טרנדים – ולהבין איך באמת לבחון את המערכת שמציעים לכם בעיניים ביקורתיות. "כשאנחנו הולכים לקנות נעליים, כולנו נמדוד אותן, נלך איתן קצת ונוודא שהן מתאימות לנו בדיוק", אומר ניר. "בדיוק כך, כשבוחרים במערכת מידע, צריך להבין שזה שמערכת מסוימת נחשבת לטובה או אפילו מובילה בתחומה – לא בהכרח אומר שהיא תתאים לצרכי הארגון שלכם.

"כיום, שוק מערכות המידע הוא פרוץ מאוד. יש המון תוכנות שמשווקות עם הבטחות גדולות, אבל כדי שהן באמת ישרתו את הארגון, חשוב לבחור באיש מקצוע מיומן שילווה אתכם בתהליך ההטמעה ויסייע באבחון תהליכי העבודה והצרכים שלכם. כך ניתן להבטיח שהמערכת באמת תתרום לשיפור היעילות והתפוקה".

ניר שפיר: ייעוץ עסקי תפעולי
למעבר לאתר >> 
לפנייה במייל >>
טלפון: 052-5516203
למעבר לערוץ היוטיוב >>