מנכ"ל Knowedge מסביר: כך תשפרו את ניהול הידע בארגון שלכם ב-4 צעדים פשוטים

החברה מלווה זמן רב גורמים חשובים בישראל, בהם משרדי הביטחון, הבריאות, החוץ והאנרגיה, צה"ל על זרועותיו השונות, חברות ממשלתיות, נציבות שירותי המדינה ועוד. "בהרבה ארגונים, המערכות שעובדים איתן הן בתי קברות למידע", אומר המנכ"ל, יאיר דמבינסקי

מאור מואיגר
תוכן מקודם
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
אנשים עובדים במשרד
מאור מואיגר
תוכן מקודם

כמה מידע מצטבר במערכות הארגון שלכם בכל יום? כנראה הרבה יותר משאתם חושבים. כמה תועלת אתם מפיקים מהמידע הזה? כנראה הרבה פחות משאתם חושבים. "בהרבה ארגונים, המערכות שעובדים איתן הן בתי קברות למידע", אומר יאיר דמבינסקי, מנכ"לKnowedge , העוסקת בתחומי מערכות המידע וניהול הידע.

ואם תהיתם, יאיר בהחלט מבין על מה הוא מדבר. את דרכו בתחום הוא התחיל לפני שרוב האנשים בכלל הבינו מה המשמעות של מערכת לניהול ידע. בסוף שנות ה-90 הוא שירת ב-8200 והקים את אחת ממערכות ניהול הידע הראשונות בישראל, אשר משמשת את היחידה עד היום. בשנת 2000 קיבל את פרס ביטחון ישראל וב-2001 השתחרר מהיחידה בדרגת סא"ל לאחר ששירת כסגן מפקד באחד מהמרכזים ב-8200.

לאחר השחרור השתלב בחברת רפאל והפך לאחד מאנשי המקצוע הבולטים בתחומו. את Knowedge הקים עם שלושה שותפים: אילן דמבינסקי המתמחה באפיון ופיתוח מערכות מידע, בטכנולוגיות מידע מגוונות ובהדרכה במגוון מסגרות; הילה כץ-חדד, אותה מגדיר יאיר כיד ימינו ו"המוח האסטרטגי מאחורי החברה", אשר מתמחה בניהול פרויקטים מצד אחד, ובניהול עסקי מצד שני; נדיה רזניק, שמשמשת כסמנכ"ל פרויקטים, ובעלת מומחיות יוצאת דופן וניסיון של יותר מ-15 שנים ב-SharePoint (טכנולוגיה מובילה של מיקרוסופט בתחום ניהול הידע).

Knowedge מלווה זה זמן רב כמה מהגורמים החשובים בארץ, בהם משרדי הביטחון, הבריאות, החוץ והאנרגיה, צה"ל על זרועותיו השונות, חברות ממשלתיות, נציבות שירותי המדינה, רשות הטבע והגנים, קופות חולים, חברות הייטק גדולות, בנקים, עמותות ועוד.

לתפיסתו  של יאיר, גם כיום יש לא מעט מנהלים שעדיין לא מבינים את הערך הטמון בניהול נכון של המידע המצטבר בארגונים שלהם. "זה תחום שמאוד קשה להראות את הערך שבו, אבל אם מנהלים אותו נכון, הוא יכול לשפר את הארגון מבפנים בכל כך הרבה דרכים. בשביל להצליח לעשות את זה, צריך לתת דגש לארבע נקודות מרכזיות".

צוות עובדי חברת Knowedgeצילום: קריס צימרמן

מהם ארבעת הדגשים שיהפכו את ניהול הידע בארגון לאפקטיבי?

טכנולוגיה מתאימה כיום יש מגוון עצום של מערכות לניהול ידע, במחירים שונים, עם יכולות שונות, אשר מתאימות לארגונים שונים. חשוב לזכור בהקשר הזה כי אין מערכת אחת שמתאימה לכל ארגון, ולכן מומלץ לבחון היטב את ההיצע בשוק, לקבל בחירה מושכלת וגם לבצע תהליכי פיתוח נוספים כדי לשפר את ההתאמה לצרכי הארגון.

התאמת תהליכים כדי לתת מענה המותאם לצרכים, חשוב לבצע ניתוח מעמיק של התהליכים הפנימיים בתוך הארגון. יש להבין היכן הידע נוצר, איפה הוא נדרש, אילו חיבורים נדרשים בין מערכות שונות וכיצד לבנות פתרונות אפקטיביים שיעצימו את החיבורים האלו.

התאמה לאנשים אנחנו (עדיין) לא חיים בעולם שבו מערכות מתקדמות ורובוטים עושים בשבילנו את כל העבודה. לכן, זה טוב ויפה שיש מערכת שמרכזת את המידע בארגון, אבל היא לא תהיה יעילה אם היא לא תהיה נוחה לתפעול, פשוטה ואסוציאטיבית למי שישתמשו בה.

"יש לנו את היכולת  ואת הידע לבנות את הפתרונות כך שיתאימו לכל סוג אוכלוסייה, החל מאנשים שאינם טכנולוגיים כלל,  וכלה באנשים בחזית הטכנולוגיה (בחברות הייטק מתקדמות)",  מדגיש יאיר. "בכל תהליך כזה צריך להיכנס לתוך המוח של מי שישתמשו במערכת ולעשות את ההתאמות הנדרשות כדי לאפשר לו נוחות מירבית בעבודה עם המערכת ובאיתור המידע הדרוש לו".

ארכיטקטורה של מידע בכל יום של עבודה, מידע רב שאתם צוברים ויכול לשרת אתכם ולקדם את הארגון שלכם בעתיד, הולך לאיבוד כי הוא לא מסודר ומתויג כמו שצריך. בעידן של היום, ניתן להיעזר בכלים אוטומטיים לתיוג נכון של המידע, כדי שתוכלו למצוא אותו תוך שניות בודדות כשתידרשו לכך בהמשך, אבל זה רק בתנאי שארכיטקטורת המידע נבנתה מראש בצורה מקצועית ונכונה, והטקסונומיה הוגדרה בתצורה מותאמת לארגון.

"רצף דיגיטלי וסביבת עבודה דיגיטלית עדיפים על תפיסת ה-ERP"

"אנשים מצפים היום לרצף דיגיטלי", מדגיש יאיר. "זה אומר שאם אני מתחיל פעולה במערכת מסוימת, אני לא רוצה לעבור למערכת אחרת כדי לחפש חלק מהמידע שאני צריך ולהשלים את המשימה. לפעמים, בארגונים יש כל כך הרבה מערכות שלא מתקשרות אחת עם השנייה וזה עולה בהמון זמן וכסף, שלא לדבר על התסכול שזה מייצר לעובדים ולמנהלים".

אחד המושגים הכי טרנדיים בעולם מערכות הניהול כיום הוא ERP – כלומר מערכת-על שיודעת לאחד את כל המערכות הפועלות בארגון לצורך שיפור יעילות העבודה. ארגונים רבים, בהם הבולטים והחשובים בישראל, כבר הטמיעו מערכות ERP במסגרתם ומערכות כאלו אכן טומנות בחובן יתרונות רבים, אך גם בעייתיות שחשוב לתת עליה את הדעת.

מנכ"ל החברה, יאיר דמבינסקי, מחדד את הבעייתיות של התפיסה הזאת, אל מול התפיסה החדשנית של סביבת עבודה דיגיטלית: "התפיסה של מערכות ה-ERP הייתה לתת מענה לחלק ניכר מצרכי המיכון ותהליכי העבודה באמצעות מערכת אחת. להבנתנו, הרצון להכניס את כל המידע שבארגון ואת כל תהליכי העבודה הארגוניים לתוך מערכת אחת נכשל. כל הזמן צצות מערכות חדשות וטובות שנותנות מענה לפן כזה או אחר של עבודת הארגון, והרצון להחליף את כל אלו במערכת אחת אינו ריאלי".

אז מה הוא מציע לעשות במקום? התפיסה שלו למונח סביבת עבודה דיגיטלית, לוקחת כנתון את העובדה שתהליכים שונים ינוהלו במערכות שונות, אך התחושה שתתקבל תהיה עבודה בסביבה אחת, גם אם הידע ינוהל במגוון מערכות ותשתיות. היכולת לבצע אינטגרציה בין מערכות היא כיום פשוטה בהרבה מאשר בעבר, ולכן הדגש הוא ביצירת אינטגרציה של מידע על בסיס ארכיטקטורת מידע ארגונית משותפת (ורשימות מונחים משותפות), ועל בסיס הבנה של איזה מידע זקוק לכל גורם בכל שלב של כל תהליך.

ניתוח נכון של הצרכים, בשילוב עם יצירת טקסונומיה ארגונית משותפת, והיעזרות בטכנולוגיה מתקדמת, מאפשרים למשתמשים להיות בסביבה אחת, ומצד שני להמשיך ולפתח מערכות שיהוו "אבני לגו" נוספות בפתרון הארגוני. "במקום מוצר אחד שינסה להיות גם וגם, כדאי להשתמש במערכות הקיימות ובמידע הקיים, וליצור שכבה (סביבת עבודה דיגיטלית) המאפשרת לראות בדף אחד את כל המידע הקיים בהקשר מסוים, גם אם הוא קיים ומנוהל במערכות שונות".

סביבת העבודה הדיגיטלית ממומשת באמצעות תשתית Office365, שעל בסיסה בנתה Knowedge פתרון גמיש המורכב מ"מוצרים" שהם מעין אבני בניין המתחברות זו לזו בצורה טבעית וקלה יותר. "את הפתרונות שאנחנו מספקים, אנחנו מתאימים כמו כפפה ליד – בהתאם לצרכים הייחודיים של כל לקוח", מוסיף יאיר.

כולם מדברים על מספרים, אף אחד לא מדבר על טקסט

דמיינו לרגע את התרחיש הבא – בטיול שארגנה החברה שלכם הייתה שורה ארוכה של ליקויים שלא רק פגעה בהנאה, אלא כמעט סיכנה חיי אדם. תחקיר בנושא פורסם, נשלח אליכם במייל, שמרתם אותו באיזושהי תיקייה לקריאה בהמשך ושכחתם מקיומו. כעבור מספר שנים, כשהוטלה עליכם משימה לתכנן טיול נוסף, רציתם להימנע מלקחי העבר ולקרוא את אותו התחקיר הנשכח, אך עכשיו אין לכם מושג איך בכלל לאתר את המסמך הסורר.

"בעולם מערכות המידע, עוסקים שנים רבים בהצגת מידע אינטגרטיבי כאשר מדובר בנתונים מספריים, אבל לדעתי עדיין אין מספיק התייחסות לאינטגרציה של מידע טקסטואלי – קבצים, מסמכים ומידע מסוגים שונים", אומר יאיר. "המטרה שלנו, גם בהקשר הזה, היא לעזור ללקוחות שלנו להגיע בזמן קצר ובעלות מינימלית לפתרון הכי טוב ויעיל, על בסיס מידע שנאסף אצלם בארגון. לתפיסתנו, ברגע שאתה יודע מה אתה רוצה להשיג, כבר פתרת תשעים אחוז מהבעיה. השאר כבר יהיה הרבה יותר קל".

כך לדוגמה, ניתן להטמיע יכולות של תיוג אוטומטי למסמכים על פי קריטריונים שונים כדי לעזור לשלוף אותם בקלות במידת הצורך. להערכתו של יאיר, התיוג האוטומטי הזה לא יחליף את התיוג שצריך להתבצע על ידי אנשים בעתיד הנראה לעין, אך יסייע לשפר תהליכים ארגוניים שונים ולהפוך אותם ליעילים יותר. "יש אנשים שחושבים שבינה מלאכותית תחליף אנשים בעבודות רבות בעתיד הנראה לעין, אבל אני דווקא מאלו שחולקים על התפיסה הזאת. האינטליגנציה האנושית היא דבר שהטכנולוגיה תתקשה להתחרות בה, לפחות בשנים הקרובות".

הסוד הוא באנשים

יאיר מדגיש שחלק מרכזי ומשמעותי מהצלחת החברה שלו לא תלוי רק בהנהלה הבכירה, אלא בכל אחת מהנפשות הפועלות בה. "הרבה חברות אומרת שהן כמו משפחה, אבל אצלנו לוקחים את זה לרמה אחרת לגמרי. לדוגמה, בתקופת הקורונה הקפדנו לא להוציא לחל"ת או לפטר אף אחד, גם במחיר של הפסד כלכלי שספגנו. בדיעבד ראינו שזו הייתה החלטה מאד נכונה, גם מבחינה ערכית, וגם מבחינת ביצועי החברה בהמשך. הרבה מהעובדים שלנו הולכים איתנו כבר שנים ורובם הגיעו דרך חברים שעובדים בעצמם בחברה".

הוא אף מרחיק לכת ומספר שבמספר מקרים, קיבל המלצה על מועמדת מאחת העובדות שלו וכשהמועמדת הגיעה אליו למשרד, הוא מיד הודיע לה שהתקבלה לעבודה. "אמרתי לה שאם עובדת שלי שאני מכיר כבר שנים וסומך עליה בעיניים עצומות אומרת שהיא מתאימה, אז עם כל הניסיון שיש לי בראיונות, אני לא יכול לדעת יותר טוב ממנה. אנחנו חריגים בקטע הזה ועד עכשיו זה עבד לנו מצוין".

Knowedge: ניהול ידע ומערכת מידע
מעבר לאתר >> 
לפנייה במייל >>
טלפון: 054-2632442