קללת ה-Reply All ועוד 5 סיבות לשנוא את המיילים בעבודה

המייל - בן הדוד רפה השכל והמסורבל של ה-SMS - לא מייעל את העבודה

יגאל שמיר
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים5
יגאל שמיר

אני שונא מיילים. עם הודעות SMS אין לי בעיה; הודעות בווטסאפ? כמה שיותר! אבל מיילים? ממש לא.

המייל הוא בן הדוד רפה השכל והמסורבל של ה–SMS, ובניגוד לדעה המקובלת שהוא מייעל את העבודה במשרד - ההפך הוא הנכון. מדובר במקור לסחבת, פטפטת, כסת"ח, אי־הבנות, סרבול וטעויות אין קץ.

והכי גרוע - יש כל כך הרבה מהם! הם נערמים בעשרות בתיבת הדואר הנכנס כעלי שלכת בחצר. יום יום, שעה שעה. עד שהצלחת לגרוף את כולם החוצה, חדשים כבר הספיקו להיערם במקומם - מייאש. מצד שני, מדובר ברע הכרחי.

אם אנחנו לא יכולים להילחם בהם - הנה שישה כללים בסיסיים שיעזרו לנהל אותם.

1. צמצמו את המייל לנושא אחד. כולנו מכירים את זה - מתחילים לכתוב מייל על נושא מסוים, אבל באמצע התהליך נזכרים בעוד משהו חשוב נורא, ומוסיפים גם אותו בהמשך המייל. לדוגמה, "הי אבנר, אני מרגישה שבנושא פיתוח עסקי, אנחנו צריכים להתרחב לתחומי פעילות נוספים; ואפרופו להתרחב - אני בהיריון. זה כנראה ממך".

מעטפה ובתוכה סמל של כרורית
צילום: דרימסטיים

אבנר, שאינו מתעניין במיוחד בנושא המקורי (פיתוח עסקי) מתעלם מהמייל כולו ומשלם על כך מחיר כבד. "למה לא אמרת לי?" הוא יתחנן על חייו; "שלחתי לך מייל", היא אומרת; "לא שלחת!" הוא יענה, ומכאן והלאה שום דבר טוב לא ייצא. הבנתם את הנקודה: צמצמו את המייל לנושא אחד, בכל מחיר.

2. העבירו את המסר כבר בכותרת. הסטטיסטיקה אומרת שמיילים שכותרתם "re: ישיבה" ייקראו פחות ממיילים שכותרתם "למה לא דאגת לי לכרטיסים למכבי?". לפני שאתם שולחים את המייל, הכניסו לשורת הנושא כותרת המתמצתת את המייל.

הביאו בחשבון שבימינו כבר יותר ממחצית המיילים נקראים דרך הסמארטפון והטאבלט, לפעמים תוך כדי הליכה ברחוב, מתחת לשולחן בישיבה חשובה, או אפילו בכביש, כשמחכים לרמזור הירוק. עזרו לנמען להבין מיד במה מדובר, עוד לפני שפתח את המייל.

3. קללה משרדית ושמה Reply All. מדובר, לכאורה, בגביע הקדוש של המייל המשרדי - "איזה יופי, כל הנוגעים בדבר מעודכנים בבת אחת". אבל זה ממש לא המצב. ברוב המקרים תפוצה רחבה מדי היא מתכון לאסון. כל אחד מהנמענים יקרא ויגיב על המייל בזמנו החופשי, ובמקום לסגור עניין - תמצאו את עצמכם במרכזו של צונאמי מסויט של תגובות ותגובות נגד, ללא סוף.

זכרו: זו לא ישיבה שאפשר לפתוח ולסכם, אלא משהו אחר. צמצמו את מספר הנמענים למינימום ההכרחי. חייכם, או לפחות בריאותכם, תלויים בזה.

4. הכניסו את כתובת הנמען רק אחרי שכתבתם את המייל. אני מודה, זהו אמצעי זהירות פשוט וטיפשי במיוחד, אבל בשבילי הוא עובד. כדי למנוע שליחה של מייל אפוי למחצה או מלא בטעויות (כמו שקורה לכולנו) עושים דבר פשוט - מסיימים לכתוב, לערוך ולעשות הגהה קפדנית, ורק אחר כך אתם מכניסים את כתובת הנמען ושולחים. זה קצת כמו לשחרר את הנצרה בנשק רק לפני שאתם עומדים לירות, ולא שנייה קודם. נסו בעצמכם, זה יחסוך לכם הרבה מבוכה ועוגמת נפש - באחריות.

5. אם זה לא מצחיק זה עצוב. מאוד. רובם המוחלט של אסונות המייל נובע מניסיון של השולח להתבדח עם המקבל. וזה לרוב לא ממש מצליח, הכל עניין של הקשר ואינטונציה. "בוא'נה יא אידיוט", יתקבל כמשפט חברי ומקסים כשהוא בא עם חיוך וצ'פחה על הכתף. בלי הצ'פחה והחיוך זוהי התבטאות אומללה ומסוכנת. אמצו את החוק "אם יש ספק, אז אין ספק" - אם אתם לא בטוחים שהבדיחה תעבור היטב, ותרו עליה.

6. "מצטער, לא הייתי אני כשכתבתי את זה". הסופר ארנסט המינגווי אמר :"כתוב כשאתה שיכור, ערוך כשאתה פיכח". אתם יכולים לכתוב, אבל אל תתפתו לשלוח מיילים כשאינכם במיטבכם. אם אתם עייפים, עצבניים, סיימתם לעשן, לבלוע או לשתות משהו - עצרו. זה לא הזמן לשלוח מייל. כל הטקסט שזה עתה קראתם נכתב באמצע הלילה אחרי 16 שעות עבודה ונשלח במייל למערכת כשאני מחוק מעייפות וחצי חולה. אתם חושבים שאני לא אצטער על זה בבוקר?

הכותב הוא איש פרסום, מבעלי משרד גליקמן 
נטלר סמסונוב

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker