השירות שיעזור לארגון שלכם לשפר את הרווח התפעולי בעוד 15%

במצבים מסוימים, מנהלים ומנהלות בארגונים צריכים להעביר תהליכי עבודה לגורם מקצועי-חיצוני

רוית אורן
רוית אורן
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים
בקשת עזרה
בקשת עזרה

הטור נכתב לאחר ראיון עם לימור מוזס מוסקונה, מנהלת שיווק ומכירות של מעוף שירותים מנוהלים

מהם שירותים מנוהלים?

שירותים מנוהלים (Managed services), או במלים אחרות מיקור חוץ, הם מודל העסקה לניהול תהליכי עבודה שלמים מחוץ לארגון. בעקבות תהליכי דיגיטליזציה של מערכות ושירותים, עלה הצורך בשירות שמאפשר להעביר תהליכי עבודה לחברה חיצונית, שתיקח על עצמה את התפעול שלהם.

לרוב, שירותים מנוהלים איכותיים יעזרו לחסוך עלויות של כוח אדם וציוד. על פי לקוח שאני עובדת מולו, שימוש במיקור חוץ עזר לו לשפר את הרווח התפעולי ב-15%-10%. כך ארגונים יכולים "לאכול את העוגה ולהשאיר אותה שלמה". כלומר, להמשיך לנהל את תהליכי הליבה בארגון ולשמור על יתרון תחרותי.

מתי כדאי לארגון לבחור בשירותים מנוהלים?

כשנתח פעילות מסוים מניב ביצועים חלשים, אז נדלקת נורה אדומה שצריך לשים לב אליה. במקרה כזה חשוב לעשות בדק בית, לזהות את הסיבה לביצועים החלשים ולהעריך את הסיכונים וההפסדים הצפויים לארגון אם ימשיך להתנהל באותה צורה. צריך אבל לקחת בחשבון שבמקרים רבים ביצועים נמוכים הם פועל יוצא של תהליכי עבודה לא מקצועיים, הון אנושי לא מיומן, בעיות ביחסים בין עובדים להנהלה או בין ההנהלה לוועדי העובדים ותרבות ארגונית שמייצרת חוסר יעילות.

למה שהארגון לא יפתור את הבעיה בכוחות עצמו?

במצבים מסוימים, ארגון לא יכול לקחת על עצמו את האתגר שכרוך בפתרון הבעיה. אם מדובר בארגון צעיר, ייתכן שאין לו עדיין את המשאבים הכספיים כדי להשקיע בציוד ותשתיות או בגיוס הון אנושי. ארגונים ותיקים שלא מרוצים מהתשתיות הקיימות שלהם או נמצאים בתהליכי התפתחות עסקית ושינוי, יעדיפו לפעמים מטעמי כוח אדם, זמן וכסף, להעביר את תהליך העבודה לשירות מנוהל במקום להשקיע בתשתיות חדשות.

בתוך כך, פעמים רבות מנכ"לים בוחרים לעבור לשירות מנוהל אחרי שלא הצליחו לפתור את הבעיה בעצמם והפסידו כסף רב. אחד הלקוחות שלנו, מנכ"ל חברה תעשייתית בצפון, פנה אלינו לפני ארבע שנים וביקש שננהל עבורו קו ייצור מסוים שהגיע למצב הפסדי. היחסים המתוחים בין מפעילי המכונות, מנהל הקו וועד העובדים בקו הייצור פגעו פגיעה אנושה בביצועים. גם אחרי שהוא החליף את מנהל הקו באחר, היחסים המשובשים והפגיעה בתהליכי העבודה לא פסקו.

המנכ"ל מצא את עצמו מבזבז זמן רב בניסיון למצוא פתרון לבעיה, תוך שהוא מזניח את שאר האתגרים הארגוניים. בנקודה הזו הוא הבין שברמת ניהול הסיכונים עדיף לו להעביר את המושכות לניהול חיצוני. הארגון הרוויח שקט תעשייתי ותוך פחות משנה הקו נהפך לרווחי.

אילו פתרונות אפשר לקבל בשירותים מנוהלים?

היתרון הגדול בשירות מנוהל הוא היכולת לקבל שירות ספציפי שהארגון זקוק לו ולשלם עליו בהתאם לתפוקה ולא על בסיס עבודה שעתית. השירותים כוללים בין השאר ניהול מחלקות במגוון תחומי תעשייה, ניהול פרויקטים מיוחדים, הקמת מרכז גיוס ותעסוקה או מערך דיילים דיגיטליים בבנק ומילוי הזמנה של לקוח  שהארגון לא יכול לקחת על עצמו משיקולי זמינות כוח אדם.

השירות המנוהל כולל גם מעטפת שמותאמת לצרכי השטח, כמו יצירת תשתית מתאימה, וגיוס מנהלי עבודה מקצועיים. יצירת התשתית כוללת ניטור מערכות, עבודות אדמיניסטרציה וניהול אחסון ויחידות קצה. שירות מנוהל היטב יהיה מלווה במדידה והערכה של העבודה שמטרתם להבטיח את יעילותה.

טיפים למנכ"לים ששוקלים להיעזר בשירות מנוהל

תבדקו את המתודולוגיה של ספק השירות

שירות מנוהל יקום וייפול על מתודולוגיה. כשבוחנים הצעות לשירות מנוהל, כדאי להשוות בין שיטות העבודה של הספקים ולהבין האם הם חוסכים כסף לארגון. בדיקה מוקדמת של מרכיבים אלה יסייע לכם לבחור בשירות ניהול שיצליח לייעל תהליכים קיימים, לחסוך בעלויות ולשפר את רמת השירות.

בדקו את המודל העסקי של ספק השירות המנוהל

במקרה שבו תשלמו לספק השירות לפי שעה, אתם עלולים לבזבז כסף רב. כדי שלעבודה מול ספק שירות מנוהל תהיה כדאיות כלכלית, חשוב שהמודל העסקי יהיה מבוסס תפוקות.

תבדקו אם ספק השירות המנוהל מסוגל לתפור לכם חליפה

ארגונים שונים זה מזה בצרכים, בתקציב וברצונות שלהם. פתרון אחיד לכולם יכול לעשות יותר נזק מתועלת. כשאתם בודקים חלופות לשירותים מנוהלים, חשוב לוודא שהספק מסוגל להציע לכם סל פתרונות מותאם שיענה על הצרכים הספציפיים שלכם.

תבצעו תיאום ציפיות עד לפרטים הקטנים

אלוהים נמצא בפרטים הקטנים. לפני שתחתמו על חוזה, תקפידו לרדת לרזולוציות של כל צורך, תהליך ותרחיש. תבהירו מדוע אתם זקוקים לשירות ומהם הפתרונות הנדרשים. ככל שתקפידו יותר על פירוט בהסכם העבודה, כך השירות יניב תוצאות טובות יותר.

תקפידו על תקשורת שקופה ובריאה עם ספק השירות המנוהל

שירות מנוהל היטב לא יוכל להיות חלק מתהליך של "שגר ושכח" מצד הלקוח. כדי שהשירות יהיה אפקטיבי ברמת התהליך והתוצאה, יש להקפיד על תקשורת אותנטית עם נותן השירות, שקיפות וקיום פגישות עדכון קבועות עד גמר העבודה.

רוית אורן

רוית אורן | מנהיגות ארגונית

ד"ר רוית אורן היא מומחית למנהיגות ארגונית עם התמחות ייחודית בניהול טאלנטים, מערכות תגמולים, הערכת ביצועים ויצירת שורות רווח ארגוניות גבוהות. ב-22 השנים האחרונות היא מילאה שורה של תפקידי מפתח בכירים בתחום ההון האנושי בחברות תעשייתיות גדולות. היא שותפה מייסדת ומנכ"לית של WALKSTOCK - מודל מאומת ופלטפורמה טכנולוגית מבוססת בינה מלאכותית, לחישוב הערך האמיתי של ההון האנושי בארגונים.

רוית היא יועצת אסטרטגית לחברות ולמנהלים בזירה המקומית והבינלאומית. היא מכהנת כדירקטורית ויו"ר ועדת מאזן וביקורת בקבוצת פלסטו קרגל, נציגת ציבור מעסיקים ומגשרת עסקית בבית הדין לעבודה.

לרוית תואר Ph.D מאוניברסיטת חיפה. עבודת הדוקטורט שלה עוסקת בקשר שבין מנהיגות ארגונית לניהול ביצועים. היא מרצה אקדמית מבוקשת בתוכניות לתארים מתקדמים בטכניון, באוניברסיטת בר אילן ובמכללת כנרת, ומרצה בכנסים מקצועיים ובארגונים בישראל ובעולם. מאמריה רואים אור בעיתונות הכלכלית ובכתבי עת מדעיים בארץ ובחו"ל. לאתר של רוית לחצו כאן

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker

על סדר היום