תעבירו את זה הלאה: כך תטמיעו בארגון את המסרים החשובים לכם

בעולם עבודה גלובלי ותזזיתי, תקשורת טובה היא תנאי ויסוד לכל פעילות ארגונית תקינה. כך תנהלו תקשורת יעילה בארגונכם

אדם עומד מול אנשים ומדבר
צילום: Fsstock | Dreamstime.com
רוית אורן
רוית אורן

"איך זה יכול להיות? שאל אותי מנכ"ל חברה תעשייתית. "כל מה שרציתי היה שהעובדים יובילו מיזם חדשני של הפיכת החטיבות שלנו לירוקות וידידותיות לסביבה. ביקשתי ממנהל משאבי אנוש לאתר ולהזמין לישיבה 10 עובדים מצטיינים מכל הדרגים, להסביר להם על ההחלטה ולרתום אותם למהלך. איזה רתימה ואיזה נעליים. הם לא הבינו מה הם עושים שם, הרגישו שביזבזו את זמנם וחלקם אף ביקשו באופן מפורש שישחררו אותם מהעונש הזה".

לכאורה הרעיון של המנכ"ל היה מעולה, אולם כשחקרתי לעומק את שלבי הביצוע, מצאתי ממצאים מדאיגים: ראשית, המייל שנשלח לעובדים היה עמום: מטרת הפגישה לא צוינה בנושא המייל ולא ניתן הסבר לגבי הסיבה שהם נבחרו להשתתף בה.

אותה עמימות המשיכה גם בפגישה עצמה. בא כוחו של המנכ"ל, מנהל משאבי אנוש, לא הסביר לעובדים כמה הניהול הירוק חשוב ורלוונטי לארגון ועד כמה הטמעתו תתרום לא רק לסביבת הארגון אלא גם ובעיקר תשמור על הסביבה הטבעית, האורבנית והאנושית הכללית.

הפגישה הוגדרה כפגישת עבודה ולא כסיעור מוחות. כתוצאה מכך, לעובדים שנבחרו להוביל את המהלך לא ניתנה הזדמנות להציף סוגיות ועמדות אישיות מצד אחד, ומצד שני - הם לא הבינו איך מצופה מהם לבצע את העבודה. המנכ"ל עצמו, שיזם את המהלך במסגרת דיון הנהלה - לא טרח לקחת חלק בפגישה. כתוצאה מכל אלה העובדים לא הבינו איך לפרש את המהלך, ויצאו מהישיבה בתחושה של חוסר רצינות, דקלום סיסמאות וזלזול באינטליגנציה שלהם, בצדק.

מחקר מ-2014 של ד"ר אסאנו פסטוס פמי מאוניברסיטת לנדמרק בניגריה, שנערך בקרב עובדים ומנהלים בארגונים במדינת לאגוס, מצא קשר ישיר בין תקשורת יעילה לבין הבנה הדדית ויצירת קשר אותנטי בין ההנהלה, לצד קשר ישיר בין תקשרת לקויה לירידה בביצועים. מחקר נוסף של Towers Watson מצא שחברות עם תקשורת ארגונית יעילה מניבות החזר על השקעה לבעלי מניות ב-47% יותר מארגונים בעלי תקשורת לקויה. אין הדבר מפתיע: בעולם עבודה גלובלי ותזזיתי, תקשורת טובה היא תנאי ויסוד לכל פעילות ארגונית תקינה.

צוואר הבקבוק התקשורתי

אם הכל ידוע וברור, מדוע ארגונים רבים עדיין סובלים מתקשורת לקויה? פעמים רבות המנכ"לים הם המקור לצווארי בקבוק תקשורתיים, בגלל ארבע סיבות מרכזיות:

1. היעדר אסטרטגיית תקשורת: רעיון או מיזם שאין מאחוריהם חשיבה אסטרטגית ותוכנית עבודה שמפרטת כיצד יתוקשרו בתוך הארגון מועדים מראש לכישלון. כשהמנכ"ל לא מקיים תהליך מסודר להעברת המסר והנהלת הארגון לא פועלת באחידות להעברתה, העובדים יקבלו מידע עמום וחצאי אמיתות שיפתחו פתח לפרשנויות שגויות ולטעויות יקרות.

2. תיאום ציפיות לקוי: המנכ"ל יכול לסמוך על מנהליו שיעבירו הלאה את המסרים הארגוניים, אך הדבר יהיה שווה כקליפת השום אם לא טרח להבהיר להם שהוא מצפה מהם לעשות זאת. מאחר שמרבית המנהלים אינם אנשי תקשורת, הם לא יעשו זאת מיוזמתם.

3. היעדר מידע והבנה: אם המנכ"ל העביר מסר למנהלים אך לא צייד אותם במלוא המידע הרלוונטי הנדרש ולא טרח לוודא שהם אכן הבינו את הנושא כראוי - ייווצר קצר בתקשורת. ללא ידע והבנה מלאים, מנהלים יתקשו להעביר את המסר הלאה לעובדים, לפרש אותו ולהשיב על שאלותיהם.

4. היעדר מדידה: גם אם המנכ"ל העביר את המסר בצורה ברורה ובהירה לכל מנהליו - אין הדבר מבטיח שהם ייקחו אחריות מלאה להעברתו אם לא תתקיים מדידה והערכה של אפקטיביות ההעברה לעובדים.

כך תנהלו תקשורת ארגונית בריאה

הפכו את התקשורת הארגונית לקבועה, תדירה ומדידה: האנשים שלכם רוצים וזקוקים למידע בזמן אמת כדי לבצע טוב יותר את עבודתם. אל תמתינו לסיכום סוף שנה כדי להפציץ אותם במידע שאבד עליו הכלח. תקשורת בריאה אמורה להיות חלק מהשגרה היומית או השבועית שלכם. הקפידו להעביר מידע ומסרים באינטרוולים קבועים ותדירים ומדדו באופן קבוע את האפקטיביות של העברתם.

תקשרו את האסטרטגיה שלכם: ארגונים רבים לא מצליחים ליישם אסטרטגיה יעילה לעובדים כי הם לא מתקשרים אותה לעובדים. כדי להפוך את עבודת העובדים לקלה ומשמעותית יותר, על העובדים לקבל תמונה מלאה ושקופה של היעדים הארגוניים. הקפידו לפרסם את האסטרטגיה ברמת ההנהלה, הצוות והעובד, והפכו אותה לגלויה וברורה לכל.

שמרו על מסרים אחידים:  אם קבעתם יעד או קיבלתם החלטה דרמטית שיש להעביר לכלל הארגון - יש להקפיד הקפדה יתרה על העברת מסרים אחידים. כדי לעשות זאת, על הנהלת הארגון לגבש ולנסח את עיקרי המסרים המילוליים שיעברו הלאה בצורה של 'בולטים' קצרים שקל להבין ולזכור. שמירה על מסר קבוע ואחיד תבטיח שהמסר ימשיך לעבור בצורה נכונה לשאר יחידות הארגון.

תקשרו משמעות וערכים: כדי שמנהלים ועובדים יבינו את המסר ויפעלו לאורו - עליהם להבין את משמעותו ואת השפעתם עליו. הימנעו מסיסמאות או הנחתות מכוח הסמכות ותקשרו את המסר כך שכל עובד ימצא בו את עצמו ויבין מה עליו לעשות כדי לתרום לחיזוקו.

עודדו תקשורת משתפת: תקשורת פנים ארגונית טובה אינה חד-כיוונית. לצד העברת מסרים ומשוביםפגש בין-אישי ומבט בעיניים, וכן בין מסרים שנכון להעביר בקבוצה למסרים שנכון לומר בפרטיות ובדלתיים סגורות. ככל שתקפידו על הכלים והתנאים הסביבתיים - כך יגדלו הסיכויים שהמסר יעבור טוב יותר.

ודאו שהמסר שלכם עובר: אל תניחו שאם אתם הבנתם, גם אחרים הבינו. האחריות להעברת המסר היא שלכם ושלכם בלבד. הקפידו להעביר מסרים ברורים, השתמשו בעזרים תומכים כמו מצגות וכלים טכנולוגיים והפעילו כמה חושים בתהליך ההעברה. לאחר שהעברתם את המסר, בקשו ממקבלי המסר לחזור עליו במלותיהם על מנת לוודא שהוא עבר כהלכה.

חדדו את המסרים שלכם: מחקר של האגודה האמריקאית לניהול משאבי אנוש מצא שאנשים מצליחים לזכור בין שלוש לחמש נקודות בלבד מכל מסר. בין אם בעל-פה ובין אם בכתב, הקפידו להעביר מסר חד וברור והימנעו ממונולוגים ארוכים מדי.

Walk the Talk: מסר שעובר היטב הוא מסר שהנהלת הארגון חתומה עליו הלכה למעשה. אם תקפידו לתת דוגמה אישית ולהיות בנוכחות מלאה בתהליך - המסר יתפרש כאותנטי ויעבור טוב יותר בכל שדרות הארגון.

רוית אורן

רוית אורן | |מנהיגות ארגונית

ד"ר רוית אורן היא מומחית למנהיגות ארגונית עם התמחות ייחודית בניהול טאלנטים, מערכות תגמולים, הערכת ביצועים ויצירת שורות רווח ארגוניות גבוהות. ב-22 השנים האחרונות היא מילאה שורה של תפקידי מפתח בכירים בתחום ההון האנושי בחברות תעשייתיות גדולות. היא שותפה מייסדת ומנכ"לית של WALKSTOCK - מודל מאומת ופלטפורמה טכנולוגית מבוססת בינה מלאכותית, לחישוב הערך האמיתי של ההון האנושי בארגונים.

רוית היא יועצת אסטרטגית לחברות ולמנהלים בזירה המקומית והבינלאומית. היא מכהנת כדירקטורית ויו"ר ועדת מאזן וביקורת בקבוצת פלסטו קרגל, נציגת ציבור מעסיקים ומגשרת עסקית בבית הדין לעבודה.

לרוית תואר Ph.D מאוניברסיטת חיפה. עבודת הדוקטורט שלה עוסקת בקשר שבין מנהיגות ארגונית לניהול ביצועים. היא מרצה אקדמית מבוקשת בתוכניות לתארים מתקדמים בטכניון, באוניברסיטת חיפה ובמכללה האקדמית עמק יזרעאל, ומרצה בכנסים מקצועיים ובארגונים בישראל ובעולם. מאמריה רואים אור בעיתונות הכלכלית ובכתבי עת מדעיים בארץ ובחו"ל. לאתר של רוית לחצו כאן

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker