ותרו על הבורקסים: ישיבות ארוכות מדי מזיקות לארגון ולעובדים - מנהיגות ארגונית - הבלוג של רוית אורן - TheMarker
תיק מניות

רשימת קריאה

רשימת הקריאה מאפשרת לך לשמור כתבות ולקרוא אותן במועד מאוחר יותר באתר,במובייל או באפליקציה.

לחיצה על כפתור "שמור", בתחילת הכתבה תוסיף את הכתבה לרשימת הקריאה שלך.
לחיצה על "הסר" תסיר את הכתבה מרשימת הקריאה.

לרשימת הקריאה המלאה לחצו כאן

ותרו על הבורקסים: ישיבות ארוכות מדי מזיקות לארגון ולעובדים

מחקרים מראים שמנהלים מבלים 15% מזמן עבודתם בישיבות, שמרביתן ארוכות מדי, לא יעילות ומזיקות לארגון. כך תנהלו את זמן הישיבות בארגונכם

בורקסים
דורעם גונט

שלוש שעות. זה היה הזמן הממוצע שנמשכו דיוני ההנהלה השבועיים באחד הארגונים בהם עבדתי כשכירה. בכל יום ראשון בשעה תשע בבוקר התכנסנו 15 מנהלים סביב שולחן דיונים עמוס רוגלעך, בורקסים וקולה. בזימון המקורי שקיבלנו, זמן הישיבות הוגדר בין 09:00 ל-10:30, אך בפועל וללא יוצא מהכלל, הישיבות נמשכו עד לשעה 12:00. זה היה לא פחות מסיוט.

בסיטואציות האלה התקשיתי להתרכז. מחשבותיי נדדו באורח קבע לחישובי עלות-תועלת, או ליתר דיוק – בחינה פיננסית של הקלות הבלתי נסבלת של הבזבזנות. החשבון פשוט: 15 מנהלים. שכר ממוצע 25,000 שקל, שהם 137 שקל לשעת עבודה. אם נכפיל את מספר משתתפי הישיבה במספר שעותיה בתוספת עלות מעביד, נמצא שהישיבה ביזבזה לארגון 8,323 שקל. אם נוסיף מכפילי עלויות אלטרנטיביות של סך כל התפוקות שכל מנהל יכול היה לייצר עבור הארגון בזמן הזה, נגיע להפסד של עשרות אלפי שקלים בכל ישיבה. התובנות האלה הותירו בי תחושה קשה של תסכול.

הגודל לא קובע

מחקרים מראים כי מנהלים מבלים 15% מהזמן הארגוני הקולקטיבי בישיבות - שיעור שגדל מדי שנה מאז 2008. הנתון אינו מפתיע: ישיבות הן כלי עבודה ארגוני ואמצעי תקשורת להעברת חזון, בניית תוכניות עבודה ויצירת פתרונות לאתגרים עסקיים ומקצועיים.

כשהן מנוהלות היטב, ישיבות הן אמצעי מצוין לאיסוף רעיונות, הפריה הדדית ורתימת עובדים למעורבות גבוהה יותר. אולם במרבית הארגונים, קיימת תופעה רווחת של ישיבות מרובות, ארוכות ולא יעילות שמייצרות יותר נזק מתועלת.

מחלה ארגונית יקרה

בזבוז זמן נחשב למחלה ארגונית קשה עם מחירים כבדים - הראשון והראשי בהקשר למחיר הפיננסי. סקר בן ארבע שנים של Proudfoot Consulting מצא שניהול זמן כושל של עסקים בבריטניה נאמד בהפסד של 80 מיליארד ליש"ט בשנה.

מחקר אורך נוסף מצא שמספר השעות שמנהלים מבלים בישיבות גדל מ-10 שעות שבועיות בשנות ה-60 ל-23 שעות שבועיות בימינו. אם מחברים בין שתי עובדות אלה, נראה כי ריבוי ישיבות הוא גורם מרכזי למחלת הזמן הארגונית.

ישיבה

פגיעה במורל הארגוני

בנוסף להפסד הכספי, בזבוז זמן בישיבות מייצר שורה של נזקים ארגוניים שווי-כסף. החוקרים רוגלברג, סקוט וקלו מצאו קשר בין מידת האפקטיביות של ישיבות לבין מידת שביעות הרצון של משתתפיהן. נמצא כי ככל שזמן השהות בישיבות מתארך, כך גוברות תחושות שליליות בקרב העובדים המשתתפים בה. עוד נמצא, כי ככל שעובדים נאלצים לשהות בישיבות שאינן מנוהלות היטב, כך גובר חוסר שביעות הרצון מעבודתם לצד נטייה גבוהה יותר לעזוב את מקום העבודה.

פטריק לנציוני, מחבר הספר "Death by Meeting", טוען כי בנוסף לסבל המשתתפים במהלך ישיבה גרועה, הם אף מפתחים ייסורים אנושיים כמו כעס, עייפות, ציניות, ואפילו ירידה בהערכה העצמית.

משחק סכום אפס

בחיים בכלל ובארגונים בפרט, מרכיב הזמן הוא משחק סכום אפס: כל דקה שעובד מבזבז על ישיבה לא יעילה גורם להפסד זמן יקר לביצוע משימות אישיות, החשובות לא פחות לקידום יצירתיות ויעילות. עומס בלתי סביר של פגישות אף מונעות מהעובד אפשרות ל"עבודה עמוקה" - מונח שטבע פרופ' קאל ניופורט מהפקולטה למדעי המחשב באוניברסיטת ג'ורג'טאון, כדי לתאר את היכולת להתמקד במשימה תובענית ללא הסחות.

כתוצאה מכך, עובדים רבים נוטים להגיע לעבודה מוקדם, להישאר במשרד עד השעות המאוחרות או לעבוד בסופי שבוע כדי להתרכז בהשלמת משימות. לאור כל אלה, ולמען בריאות העובדים, מן הראוי לנהל ישיבות בארגון בצורה אסטרטגית.

כך תנהלו זמני ישיבות בארגונכם

 

תכננו זמן ישיבות רזה: רשמו מראש את הנושאים שאתם מעוניינים לדון בהם ואת הזמן המקסימלי שאתם מקצים לכל נושא. לאחר מכן, הורידו ממכסת הזמן הכוללת 15 דקות. האתגר שטמון בהידוק המסרים יבטיח שתנהלו נכון את הזמן במקום שהזמן ינהל אתכם.

בנו אג'נדה מסודרת: החליטו מראש את מי חיוני להזמין לישיבה, והימנעו מכפילויות מיותרות. במעמד שליחת ההזמנה - עדכנו כל משתתף לגבי נושא שבתחום אחריותו והנחו אותם באשר לחומרים הרלוונטיים שאותם יכינו מראש ויציגו בישיבה. בסיום הישיבה – קבעו action items – פעולות המשך, הגדירו גם להן מסגרת זמן, העלו אותן על הכתב ועקבו אחר הביצועים.

הובילו תרבות של כבוד לזמן: הקפידו להתחיל ישיבה בזמן ולסיים אותה בזמן. את הציפייה לניהול זמן תקין יש לתקשר הן בעת שליחת האג'נדה והן בפתיחת הישיבה. אם תתנו דוגמה אישית ותתמידו בכך לאורך זמן, גם עובדים שהם מאחרים סדרתיים יפנימו את התרבות ויתיישרו לאורה.

קיימו ישיבות בוקר בעמידה: אין הצדקה שישיבת בוקר וישיבות סטטוס שמטרתן דיווח שוטף הקשור לסדר היום – יימשכו יותר מ5-10 דקות. כדי לעמוד בלוח זמנים זה - קיימו אותה בעמידה, בפינת הקפה או בחצר. יש בישיבה בעמידה אמירה חזקה של המנהיג לגבי החשיבות שהוא מייחס לניהול זמן. בנוסף, בהשוואה למצב ישיבה, פעולת העמידה ממריצה את המשתתפים ומעודדת אותם להתנהל בצורה אפקטיבית יותר.

ותרו על בורקסים: מעבר לעובדה שפחמימות ריקות מזיקות לבריאות, ישיבת עבודה נועדה לקדם ביזנס, לא קולינריה. לכן, את ארוחת הצהריים תקיימו מחוץ לשולחן הדיונים. בזמן ישיבה, קנקני מים וירקות ופירות חתוכים בהחלט מספקים ומעבירים מסר של תכלס.

תנו לעובדים שלכם להוביל: אחרי שהובלתם בהצלחה כמה ישיבות מוכוונות זמן - תנו לכל משתתף להוביל בתורו את הישיבה ברוח זו. לא רק שההתנסות הזו חשובה להטמעת תרבות ארגונית שוחרת זמן: היא גם מחזקת את תחושות המעורבות, השייכות, והאחריות ההדדית של העובדים שלכם.

הרשמה לניוזלטר

כל הסקירות בזירת הניתוחים של TheMarker - בתיבת המייל שלכם

ברצוני לקבל ניוזלטרים, מידע שיווקי והטבות


תגובות

דלג על התגובות

בשליחת תגובה זו הנני מצהיר שאני מסכים/מסכימה עם תנאי השימוש של אתר TheMarker

סדר את התגובות

עוד פוסטים מזירת הניתוחים

חבילות מוכנות לשליחה ביום הרווקים הסיני

מה גרם לחובבת קניות אונליין ותיקה לזנוח את עגלת הקניות בשנייה האחרונה?

כחובבת קניות אונליין ותיקה, מיהרתי למלא את העגלות הווירטואליות שלי לקראת ימי המכירות האחרונים - שופינג IL ויום הרווקים הסיני ■ אבל להפתעתי, הפעם היד שלי לא היתה קלה על העכבר - ולבסוף ויתרתי על מרבית המוצרים

שטרות ומטבעות

סוד ההצלחה של סטארט-אפים ו-750 מיליון דולר בלילה אחד

כלכלה היא תולדה של מחשבה פילוסופית והיא מבטאת שיטה המבוססת על הקניין כמרכז חיי האדם. פיננסיים הוא היבט מסוים ומעשי של כלכלה, הנוגע בהקצאת כספים ובניהול השקעות. ארבע המלצות של דור דבירי הנוגעות בתחומים אלה ומשלבות ביניהם

כתבות שאולי פיספסתם

*#