קרובים רחוקים: איך לחזור למקום העבודה שלכם אחרי הקורונה

בלי לסבול מתסמיני גמילה של העבודה מהבית, להיכנס לדיאטת דיגיטל או לחוות עומס מחודש במשרד, אפשר לשמור כמה מהדפוסים המוצלחים יותר של שנת העבודה מרחוק ולהישען על הטקסים והמנהגים הטובים שלנו. מדריך בארבעה צעדים

שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים
עובדות במשרד, אילוסטרציה
עובדות במשרד. למצולמות אין קשר לכתבהצילום: עמית גירון

הכותבת היא יועצת אסטרטגית, חוקרת ומלווה ארגונים

את המחשב הנייד הראשון שלי קיבלתי לפני כמעט שלושה עשורים, כשילדתי את בני הבכור. הכוונה של הארגון היתה טובה: לאפשר לי את הגמישות לצאת מוקדם מהמשרד ולהשלים עבודה מהבית. כמו רבים, גם אני גיליתי שלגמישות הזו יש מחיר. המחשב ישב אחר כבוד על שולחן המטבח (בשנות ה־90 הוא דרש חיבור לשקע טלפון ומודם) ואני איבדתי במהרה את הבחירה, שבין לקרוא ספר או לצפות בסרט לבין לענות על עוד מייל או ליצור עוד מצגת. עד שיום אחד, אירוע אחד שלח אותי לגמילה. גמילה מהמחשב הנייד והעבודה בכל השעות מהבית, הרבה לפני ש"דיאטת דיגיטל" היתה מונח. בהתחלה השארתי אותו בבגאז' של הרכב (אני יודעת שאסור) כדי לא להתפתות. כן, ממש כמו שאומרים לא להכניס הבית מאכלים מפתים במהלך דיאטה. ועם השנים, דרך תפקידים הולכים ומתרחבים בזמן וגיאוגרפיה, למדתי לקחת אחריות ולנהל את האיזונים כדי לעבוד וגם לחיות נכון, ליהנות מהגמישות ולא להישחק.

כשהקורונה הגיעה, היה אפשר לראות בבירור את ההבדל בין מי שמורגלים לעבוד מכל מקום לבין מי שלא הכירו עבודה מחוץ למשרד. אחד השרירים שמבדילים ביניהם באופן בולט הוא זה שמפעיל את היכולת לנהל את הגבולות שהקורונה טישטשה, בין הבית לעבודה. לטוב ולרע.

לאור הנורמלי החדש שצומח עכשיו, וההזדמנות לעצב מחדש את האופן שבו אנחנו עובדים, כדאי מאוד ללמוד לנצל את היתרונות של הגמישות, והיכולת לעבוד גם מרחוק, בלי להיות מחוברים 24/7. הנה ארבעה צעדים שיעזרו לכם לחזור לעבוד, אבל אחרת:

1. בוחרים איפה עובדים

זה מתחיל בבחירה, מתי עובדים מהמשרד ומתי מחוץ למשרד. לא כי חייבים אלא כדי לנצל את היתרונות, כי זה נכון לנו. כאן נעוץ ההבדל המהותי בין תקופת הקורונה לנורמלי החדש. אנחנו לא חייבים לעבוד מרחוק. אבל אנחנו יכולים לבחור לעבוד מרחוק. והבחירה הזו לא רנדומלית. היא תלויה גם בעבודה שלנו וגם במאפיינים אישיים שלנו.

הרעיון המרכזי בעבודה מכל מקום, הוא שיש חלקים בעבודה שלנו שאנחנו עצמאיים בהם, שאנחנו לא צריכים אחרים כדי לקדם. ולכן הצעד הראשון הוא להבין איפה הכי נכון לנו לעבוד בהינתן סוג העבודה שאנחנו עושים בזמן נתון. אם למשל, העבודה שאנחנו עושים דורשת הרבה שיחות, אולי סיעור מוחות או שכנוע או פשוט קבוצת אנשים מול לוח מחיק – עדיף משרד. אבל אם אנחנו צריכים להכין דו"ח או מצגת, זמן שקט ועבודה עצמית, אפשר לעבוד מהמשרד או מחוץ למשרד וזה כבר תלוי במה מאפיין את יכולת הריכוז האישית שלנו.

יש אנשים שבשביל ריכוז ושקט צריכים דווקא להיות במשרד, בסביבת עבודה, אולי בחדר עם דלת סגורה, כי בבית הם לא יצליחו לגרום לעצמם לשבת בשקט להתרכז זמן ארוך. אחרים, לעומת זאת, דווקא ייראו בסביבת המשרד כזו שמפריעה לריכוז — אנשים שיכולים להיכנס, שיחות מסדרון, ישיבות, ולכן יעדיפו בשביל עבודה שדורשת ריכוז להישאר בבית ליום שקט.

הצעד הבא: בדקו את עצמכם. איפה אתם הכי יעילים ביחס לסוגים השונים של העשייה שמרכיבה את העבודה שלכם. כדי שתדעו באילו מקרים נכון לכם לעבוד מהמשרד ובאילו מקרים מחוץ למשרד.

על היזמים להוכיח שיש לסטארט-אפ פוטנציאל לצמיחה מהירה ויצירת מקומות עבודה בארה"בצילום: עופר וקנין

2. מסמנים על מה עובדים

מהרגע שבו הבנו שעבודה מחוץ למשרד היא לא סתם יום עבודה במשרד, רק שמבוצע בבית, אנחנו חייבים לתכנן מה נכון לנו לעשות ביום שבו בחרנו לעבוד מחוץ למשרד. ואז לוודא שאנחנו עושים את מה שתיכננו לעשות. שכירים רגילים לכך שהם מקבלים שכר על זה שהם הגיעו למשרד בבוקר, אבל עבודה מחוץ למשרד לא נמדדת בכך שקמנו בבוקר אלא בכך שעשינו את מה שהצבנו לעצמנו לעשותו ביום העבודה הזה. היא מחייבת אותנו לנהל היטב את המעבר מניהול זמן־עבודה לניהול תפוקות־עבודה. לשני הכיוונים.

פעמים רבות אנחנו שומעים דווקא על החשש שאנשים שעובדים מהבית לא באמת יעבדו או לפחות לא יום עבודה מלא. אבל יש גם חשש הפוך, שאנשים שעובדים מהבית לא מפסיקים לעבוד ובעצם עובדים יותר שעות. את שני המקרים האלה אפשר לפתור על ידי ניהול טוב יותר של תפוקות. ההבנה מה חייבים לסיים ומתי, מאפשרת לנהל סדרי עדיפויות, למקד אותנו וגם לסמן לנו מתי אפשר לעצור, לסיים את יום עבודה.

פעמים רבות התכנון הזה דורש גם שנדבר על זה עם מי שצריך בסביבת העבודה שלנו – עם המנהל, העמיתים, לקוחות אולי, כדי להישאר מתואמים. זה מאפשר לנו לייצר את היכולת לנהל ציפיות, התקדמות, וגם ניהול עומסים. אם, לדוגמה, תיכננו היום לשבת כל היום על מצגת בשקט ואנחנו לא רוצים הפרעות, כדאי לתאם מול האנשים בעבודה סביבנו שיידעו לא להתקשר אלא אם מדובר בשאלה דחופה.

הצעד הבא:

מגדירים: איך נראית הצלחה? בשבילי, בשביל המנהלים שלי, בשביל העובדים שלי.

מתכננים: מה אנחנו צריכים להספיק היום? השבוע?

מתאמים: ממי אני צריך? למי אני נותן? איפה אני עצמאי ואיפה תלוי?

בודקים: מה צריך לעשות לאורך השבוע כדי להישאר עם היד על הדופק, להרים דגלים?

חלל עבודה של ווי־וורק בסן פרנסיסקוצילום: בלומברג

3. מחליטים מתי עובדים

עבודה מהבית, כשעושים אותה נכון, זו מתנה. אבל זו מתנה רק אם אנחנו לא מנסים לחקות את יום העבודה הרגיל של המשרד, רק מרחוק. הערך המתקבל מיום עבודה מרחוק הוא דווקא בהפרדה בין הזמינות שלנו לשיחות ופגישות לבין זמן המוקדש לעבודה מנוהלת־אישית, ללא הפרעות.

גם כאן, חשוב שנבין קודם כל מה מתאים לנו. זו לא שאלה שאנחנו מורגלים לשאול את עצמנו בעולם עבודה של שמונה-חמש (או שש, או שבע...). מתי מתאים לכם לסגור את היומן לזמן אישי שבו אתם לא זמינים לשיחות ופגישות? שימו לב, אתם לא חייבים בהכרח לעבוד בתוך כל שעות השמונה-חמש. אפשר, אם מתאים לכם למשל, דווקא לעבוד בשקט של הלילה, לעשות הפסקות לפעילות אישית בשעות המוגדרות שעות עבודה ולהשלים את שעות הזמן האישי שלכם בלילה. זה הרעיון בבסיס הערך המתקבל מהיכולת לבחור לעבוד מחוץ למשרד בחלקים של העבודה שלנו שבהם אנחנו עצמאים. ולעשות את זה איפה ומתי שהכי נכון לנו.

הצעד הבא: תאמו ברמה הניהולית והקבוצתית שעות זמינות לפגישות ושיחות וסגרו שעות שבהם לא קובעים פגישות כדי לאפשר למי שעובדים מרחוק להתפנות לעבודה עצמאית או זמן אישי.

עבודה מהביתצילום: Chris Ratcliffe, Bloomberg

4. מגדירים איך מפרידים

כשאנחנו עובדים מהבית, אחד האתגרים הוא היכולת למסגר את העבודה בתוך המרחב הפרטי. אצל חלקנו, הקושי הוא דווקא להתחיל את יום העבודה, וגיוס המשמעת לשבת לעבוד בסביבה שאנחנו אולי לא מורגלים לעבוד בה, שיש בה הפרעות מסוג אחר מאשר במשרד החל במטלות־בית וכלה בבני משפחה שנמצאים במרחב המשותף. אצל אחרים הבעיה נמצאת דווקא בקצה השני: הקושי להפסיק, לסגור את העבודה ולהתפנות לזמן פרטי.

רוטינות וטקסים עוזרים לסמן את ההפרדה בין עבודה לבית, לנו ולמשפחה שאיתנו.

חשבו על זה. שכשאתם יוצאים לעבודה, יש רוטינות וטקסים שמעבירים אתכם ממצב בית למצב עבודה ובחזרה. לדוגמא, המעבר מבגדי־בית לבגדי־עבודה או עצם הנסיעה לעבודה. כשאתם מגיעים, אולי יש לכם נוהג לעבור דרך פינת הקפה לפני שמתיישבים, אולי להסתובב לומר שלום לאנשים. ובסוף היום, אנחנו סוגרים את המחשב, לוקחים את התיק, נכנסים אל הרכב ונוסעים בחזרה הביתה. שם אנחנו אולי מחליפים בגדים, מתיישבים עם הילדים או העיתון או יוצאים עם הכלב. כל אלה מסמנים לנו את ההבדל בין "עבודה" ל "פנאי".

אבל יש עוד סימנים, סימנים שאנחנו נותנים לאחרים ביחס ליכולתם להפריע לנו, או לא להפריע לנו. במשרד זהו ההבדל שבין ישיבה בדלת פתוחה – סימן שאפשר להיכנס אם רוצים, לבין ישיבה בדלת סגורה או עם אוזניות – סימן שעכשיו לא מפריעים. כשעובדים מהבית, אנחנו צריכים לייצר סימנים כאלה לעצמנו, וגם לאחרים.

הצעד הבא: בדקו איפה נכון לכם לעבוד לצרכים שונים כשאתם בבית – מתי בפינת האוכל ומתי בחדר עם דלת סגורה. וכמו במשרד, גם כאן התשובה משתנה בשעות שונות ולסוגי עבודה שונים. סכמו עם בני הבית סימנים, כדי שיידעו מתי אפשר להפריע, איך זה נראה כשאתם פנויים ומתי אסור להפריע בכלל. ויצרו לעצמכם טקס להתחלה וסוף של יום. כמו ביציאה לעבודה, הטקס יכול לכלול החלפה של בגדים, או כוס קפה, וביציאה ממנה כיבוי המסך והאור ויציאה מהחדר לחלל הציבורי.

בעולם העבודה החדש בתפקידים וארגונים רבים רוב הזמן אנחנו בעצם מנהלים את עצמנו — את העבודה, את הזמן, את האיזונים. במקרים רבים העבודה כבר לא מובנית כשהיתה. וככל שעולם העבודה יהפוך דיגיטלי יותר, כן נראה יותר יכולת בחירה וגמישות ביחס לשאלות איפה ומתי לעבוד. לכן חשוב מאוד שנלמד לאזן את עצמנו, ונדע להתחיל, להספיק וגם להפסיק לעבוד, וליהנות מכל מה שהגמישות מאפשרת.

נירית כהן

נירית כהן | כדי שתהיו מוכנים

מובילה שיח חדשני על עולם העבודה העתידי והאסטרטגיות הדרושות לאנשים וקריירות, למנהלים וארגונים וגם בממד הלאומי של כלכלה, חברה וחינוך. נירית עבדה כמעט 30 שנה באינטל במשרות ניהול בכירות בארץ ובעולם, מהן עשור כסמנכ"ל משאבי אנוש של אינטל ישראל.

כיום היא יועצת אסטרטגית, חוקרת ומלווה ארגונים בתהליכי טרנספורמציה שמחברים בין מנהיגות, מדיניות ואנשים. תוכלו למצוא את הטורים שלה כאן וגם לשמוע אותה בפודקאסט "הייטק בפקקים" ברדיו תל אביב.

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker