נחים בשביל לעבוד: כך תורמת המנוחה לחיינו (ולמנהלינו)

עובדים שלא עונים למיילים משעה מסוימת, לא מגיבים מיד על כל פנייה בוואטסאפ, מודיעים על ימים אישיים ומפנים זמן להתרעננות — הם עובדים (ואנשים) מאושרים יותר. וכן, הם גם פרודוקטיביים יותר. מדריך לתיאום ציפיות ניהולי

שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים

חלק מהשיח סביב עבודה מרחוק קשור בתחושה של מנהלים, שמי שלא מגיע למשרד לא בהכרח עובד את כל שעות העבודה. גם הדיון על השלכות העבודה מרחוק על פרודוקטיביות, מקפל בתוכו את ההנחה שאם העובד סיים לעבוד מהבית בפחות שעות, מצופה שישלים את השעות הנותרות בעוד עבודה ולא בעוד פנאי. מאחורי התפיסות האלה עומדת הנחה, שעבודה ומנוחה מתחרות זו בזו. אנחנו חושבים על פרודוקטיביות כעל קו ישר עולה ביחס לשעות העבודה. כאילו שאם נעבוד יותר, נספיק יותר. ההנחה הזאת שגויה, בטח לאורך זמן.

בספרו, מ-2016, "מנוחה: למה תשיגו יותר כשתעבדו פחות", טוען אלכס פנג שעבודה ומנוחה הן דווקא שותפות. אנשים שיודעים להירגע, הוא כותב, מרוויחים אנרגיה בכל מרחבי החיים. גם בעבודה, שבה הם יצירתיים יותר, מרגישים מאושרים יותר ועמידים יותר בפני שחיקה. לכן צריך להתייחס למנוחה באותה רצינות שאנחנו מתייחסים לעבודה עצמה. 

מנוחה אמיתית אינה משהו שעושים "על הדרך", כמו לצפות בטלוויזיה בערב.  מנוחה פאסיבית מהסוג הזה אינה תורמת לנו בטווח הארוך. למנוחה אפקטיבית יש כמה מאפיינים, שמבטיחים שנוכל להתאושש באמת ולטעון מצברים. אנו נותרים אחריה מלאי אנרגיה, עם השראה, כשאנו מרגישים שאנחנו יכולים לעשות מה שאנחנו צריכים ורוצים לעשותו. והחדשות הטובות? אפשר ללמוד לנוח, בכמה שינויים קלים להרגלים שלנו.  אז, איך עושים את זה? 

1. סוגרים קצוות פתוחים

 המוח שלנו למד, על פני שנים של אבולוציה, להשאיר בקדמת המחשבה את כל המידע על מה שמהווה סיכון מבחינתנו. אתם מכירים את זה: סגרתם את המחשב, יצאתם מהמשרד, אבל הראש ממשיך לעבוד עם כל מה שנשאר פתוח כולל משימות, יעדים, קונפליקטים. אנחנו לא באמת יכולים להגיד לעצמנו "להירגע" או "להתנתק", וגם אם הצלחנו לדחוק את המחשבות בזמן צפייה בטלוויזיה או הכנת ארוחת ערב, הן יחזרו במקלחת או בניסיון להירדם. 

קצוות פתוחים הן משימות, תחומי אחריות, התחייבויות שנמצאות אצלנו בראש ויוצרות לנו לחץ. זה כולל פחד מהחמצה (פומו - Fear of missing out), מהסוג ששולח אותנו לתיבת המייל הנכנס לבדוק אם חזרה שם תשובה למשהו, אבל גם התחלות של עשייה חדשה שאנחנו "מבשלים" או טלפון ששכחנו להחזיר. אנחנו מחזיקים אותם במחשבה כל הזמן, לבל נשכחם; מרגישים שאנחנו צריכים להיות כל הזמן מוכנים לקפוץ לעבודה, מוכנות שלא מאפשרת לנו להירגע ולהתנתק. בעצם, במקום לחיות בהתאם למה שקורה לנו בהווה, הקצוות הפתוחים גורמים לנו לחיות במתח ממה שצפוי להיות, בין אם הוא יקרה ובין אם לאו. והציפייה הזו, לא מאפשרת לנו לנוח בהווה. 

מה עושים? מעבירים את הקצוות הפתוחים מהראש לרשימה או ליומן. יצירה של רשימה שמכילה את כל הדברים שאתם מחזיקים בראש, מאפשרת לכם להניח בצד את הצורך לזכור. ואם זה מתאים לאופי שלכם, אפשר אפילו להוסיף לרשימה צעדים לסגירת מה שפתוח, כמו לוחות זמנים, תשובה שצריכה להתקבל וכו'. 
בסוף היום, לפני שאתם מסיימים את יום העבודה ועוברים למצב מנוחה, עברו על הרשימה. סגרו מה שאפשר, עדכנו מה שצריך. התהליך הזה הופך לסוג של "טקס" סגירת יום, שבו אתם מניחים בצד את העבודה, לא צריכים עוד לזכור קצוות פתוחים ויכולים באמת לנוח. 

2. מתאמים ציפיות עם הבוסי.ת והצוות

אנחנו חיים בעידן של שיתופי פעולה ורוב העבודה שלנו קשורה בקשר שלנו עם אנשים, דרך כלים שונים הנהוגים לתקשורת. הכלים האלה — מייל, ווטסאפ, כלי צ'אט אחרים — פתוחים בשביל רובנו במחשב או בנייד כל שעות היום וברבות משעות הפנאי. ויותר מזה, רבים מרגישים שיש ציפייה שיגיבו בתוך פחות משעה על  מייל ובזמן אמת לצ'אט. ולמרות זאת, רובנו לא מנהלים שיחה סביב הציפיות האלה ולא שמים להן גבולות. 

מה עושים?  מקיימיים שיחה פתוחה על גבולות הזמינות שלנו. מאילו שעות לא קובעים יותר ישיבות, מתי לא מתקשרים, ומה זה אומר אם מישהו שולח מייל או הודעה מעבר לשעות העבודה. חשוב לזכור, לאנשים שונים יש העדפות שונות בנוגע לצורת עבודה. אין סיבה לחסום את מי שבחר, למשל, לצאת מוקדם ולהשלים שעות עבודה מאוחר בלילה מלשלוח מיילים מאוחרים. אבל צריך להיות ברור שהבחירה הזו לא מחייבת את מי שלא רוצה לענות עליהם באותו רגע. לכן צריך לדבר על זה, כדי לוודא שהגמישות של אחד, במיוחד אם הוא מנהל, לא הופכת להיות הציפייה עבור אחר. 

אפשר גם לייצר את תיאום הציפיות האלה בחתימה שלכם על המיילים, או באופן בו מופיעה הזמינות שלכם בכלי הצ'אט. למשל, לכתוב במייל שאתם מגיבים תוך יום עבודה ובצ'אט שאתם תהיו שוב זמינים מחר בבוקר. 

3. יוצרים מעברים ברורים בסיום יום עבודה

בתקופה שבה יום העבודה לא מוכתב על ידי נוכחות פיסית במשרד, קשה לנו יותר  למסגר את סוף היום והמעבר לשעות הפנאי. בעבר, כשעבודה היתה מקום שהולכים אליו, הנסיעה בחזרה ממקום העבודה איפשרה לנו לעשות את המעבר. בתקופה שבה אנחנו זמינים לעבודה מכל מקום, אנחנו צריכים כלים חדשים כדי לסגור בעזרתם את יום העבודה ולפנות את עצמנו לפנאי. 

מה עושים? מה שצריך כדי להתנתק פיסית, ממש. אין סיבה להחזיק את המחשב הנייד פתוח על שולחן פינת האוכל. סגרו אותו הכניסו לתיק. אפילו את הטלפון הנייד אפשר לשים בעמדת טעינה בכניסה לבית או להכניס לתיק ולא להסתובב אתו עליכם במטבח, בחדר הילדים או בחדר השינה. ואם אתם לא באמת יכולים להתנתק ממנו, לפחות השתיקו את הצליל והחיווי של הודעות נכנסות, במיוחד כאלה שמגיעות מאפליקציות של העבודה. 

עומס בעבודה. בסופו של יום, אנחנו אחראיים על הזמן שלנו ועל מתיחת גבולות בין חיי העבודה לחיים פרטיים

4. עושים עם עצמנו חוזה

בסופו של יום, אנחנו ורק אנחנו אחראים ללמוד לנהל את הגבולות שנכונים לנו. הטכנולוגיה תמצא כל הזמן דרכים חדשות לאפשר לנו לעשות דברים שלא היו אפשריים בעבר, ותמשיך לטשטש את הגבולות המסורתיים. חלק ממיומנויות העולם החדש כולל את היכולת שלנו לנהל את עצמנו, את שעות העבודה, את המשימות, את העמידה ביעדים, את התקשורות, בניית האמון מרחוק, וכן, גם את היכולת שלנו לא לשרוף את עצמנו בעבודה מסביב לשעון.

מה עושים? מצאו את החוזה שעובד עבורכם, להתמודדות עם מצבים, שבהם העבודה נכנסת בזמן לא מתאים. אפשר למשל להגדיר שהשעה הראשונה ביומן בכל בוקר "סגורה" ומיועדת למענה על כל המיילים שהגיעו מהרגע שסגרתם את המחשב. וכך, כשנכנס מייל כזה, אתם כבר יודעים שיש לכם זמן מוגדר להגיב אליו.

5. מגדירים את הפנאי

כמו שהעבודה מוגדרת על ידי משימות, פגישות ויעדים, אפשר להגדיר גם את מרחב־הפנאי ולחסום אותו לפני העבודה, כך שלא תוכל להשתלט עליו. כל מי שמחויב למשל לאסוף ילד ממסגרת  יודע שלא משנה מה יקרה, הוא יפסיק אפילו ישיבה וייצא לדרך כדי להגיע בזמן לגן או לצהרון. או סגרו את היומן בימים שבהם אתם צריכים לאסוף את הילדים. אנחנו יודעים לעשות את זה כשחייבים. החוכמה היא לעשות את זה גם כשלא חייבים, כדי לייצר פנאי עבור עצמנו. 

מה עושים? קובעים. אפשר למשל, לסגור ביומן זמן לפעילויות מוגדרות כמו חוגים, מפגשים עם חברים, פעילות ספורט ואפילו זמן "שקט ומשפחה". מנוחה אינה מותרות, היא הכרחית. ודווקא בעולם ממהר המירוץ מפריע לנו לחשוב, לפתח, להתפתח. אם רק נהפוך את מערכת היחסים בין שעות עבודה לפרודוקטיביות, אולי נגלה שדווקא כאשר שאנחנו מפנים זמן, אנחנו מספיקים יותר

נירית כהן | כדי שתהיו מוכנים

מובילה שיח חדשני על עולם העבודה העתידי והאסטרטגיות הדרושות לאנשים וקריירות, למנהלים וארגונים וגם בממד הלאומי של כלכלה, חברה וחינוך. מחברת הספר "המדריך לקריירה בעולם משתנה".

נירית עבדה כמעט 30 שנה באינטל במשרות ניהול בכירות בארץ ובעולם, מהן עשור כסמנכ"ל משאבי אנוש של אינטל ישראל. כיום היא יועצת אסטרטגית, חוקרת ומלווה ארגונים בתהליכי טרנספורמציה שמחברים בין מנהיגות, מדיניות ואנשים. תוכלו למצוא את הטורים שלה כאן וגם לשמוע אותה בפודקאסט "היי-טק בפקקים" ברדיו תל אביב.

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker