בוס-מאמן: רוצים עובדים מאושרים? תתמקדו באימון יעיל של עשר דקות בשבוע

ידוע שלשגרה רציפה של שיחות עם העובד יש השלכות ישירות על ביצועים ■ ואולם שיחת משוב פעם בשנה אינה מספיקה - צריך לייצר שגרה של תקשורת, שתאמן את העובד ותתן לו כלים רלוונטיים לעבודתו ■ כך תעשו את זה

נירית כהן
נירית כהן
שיחת אימון התפתחותי צריכה להתמקד בחוזקות ובהישגים, ולא בחולשות
שיחת אימון התפתחותי צריכה להתמקד בחוזקות ובהישגים, ולא בחולשותצילום: vadimguzhva/Getty Images/iStockp
נירית כהן
נירית כהן

מסתבר שבכל העולם אנשים בסך הכל רוצים "עבודה טובה" - כזו שהם ממש טובים בה, שיש בה שליחות ומטרה, וגם שכר הוגן. מנכ"ל מכון המחקר גאלופ, ג'ים קליפטון, מגדיר את הרצון הזה כסוג של משמעות החיים במילניום החדש, והדבר המדהים יותר הוא שהדבר המרכזי שעומד ביננו לבין העבודה הטובה הזו הוא המנהל.

הספר "המנהל - מבוס למאמן" יצא באחרונה בהוצאת מטר בעברית, והוא נפתח במשפט שרק נהפך רלוונטי יותר בעקבות הקורונה: "אנשים כיום עובדים אחרת, חיים אחרת, ורוצים לחוות את חייהם אחרת. אבל שיטות הניהול לא הדביקו את קצב השינויים. אנחנו חייבים להתאים אותן למציאות החדשה".

כבר שנים המחקרים מראים שרק 15% מהעובדים בעולם מחוברים באמת לעבודה. לפי אוסף המחקרים של גאלופ המופיע ספר, ניתן להסביר 70% מההבדלים בין מחוברות מעולה להיעדר מחוברות עובדים על ידי מרכיב אחד ויחיד - המנהל. הבעיה, על פי קליפטון, היא שלמרות השינויים הגדולים סביבנו, שיטות הניהול המקובלות עדיין תקועות היכן שהיו לפני שלושה עשורים, ומה שאנחנו צריכים עכשיו זה ניהול שעובר מ"בוס" - ל"מאמן".

חמש שיחות האימון

ידוע שלשגרה רציפה של שיחות יש השלכות ישירות על ביצועים. מנהלים מדברים עם אנשים כל הזמן בשיח מובנה וגם שוטף. מסתבר שרוב השיחות העוסקות בעובדים עצמם ובפיתוח שלהם הן חלק מתהליכים שנתיים מובנים. אך בעולם של היום, שיחה המתקיימת פעם בשנה - או אפילו פעם ברבעון - היא לא מספיקה. לא מספיק להגדיר לעובדים יעדים. צריך לעזור להם בשוטף ולהבין היכן הם עומדים מול הביצועים האלה. זה חשוב עוד יותר כעת, בעידן שבו אנחנו חייבים לסגור פערי מרחק על ידי תקשורת צפופה יותר - ולוודא בכל רגע נתון שאנחנו מתאימים את עצמנו לשינויים התכופים.

הספר מציע שגרת אימון עובדים שכוללת חמישה סוגים של שיחות, שיובאו כאן דרך העיניים של מנהלת ועובד:

כחלק מהאימון, כדאי לזהות את השותפים הטובים ביותר עבור העובד.צילום: Halfpoint/iStockphoto via Getty

הבסיס - הגדרת התפקידים והיחסים

זה מתחיל בהיכרות של המנהלת עם החוזקות של העובד והגדרת ציפיות שמחברות בין החוזקות האלה ליעדים של הארגון. הסוג הזה הוא הדומה ביותר לשיחה שנתית, או שיחה כשתפקיד של העובד משתנה. כאן המקום של המנהלת להגדיר כיצד תיראה הצלחה בתפקיד, ולהסביר כיצד העבודה של העובד מתקשרת לשאר אנשי הצוות. אבל מה שמשנה את התהליך הזה משיחת ביצועים שנתית מהעבר הוא המיקוד, שמתבצע באמצעות הכלים הבאים:

התכלית. להבין למה העובד עושה את מה שהוא עושה.

המטרות. להבהיר מה העובד רוצה להשיג, ולהבין כיצד אפשר לעזור להתאים את המטרות שלו ליעדים של הארגון.

המדדים. לוודא שאפשר למדוד ולהעריך את התקדמות העובד מבחינת הישגיו האישיים, שיתוף הפעולה עם חברי הצוות והערך ללקוח.

ההתפתחות. לדבר עם העובד על צמיחה והתפתחות, ועל האופן שבו היה רוצה לראות את העתיד.

האסטרטגיה. לחשוב יחד איך הכי נכון להשתמש בחוזקותיו של העובד לפיתוח תוכניות פעולה.

הצוות. לזהות את השותפים הטובים ביותר עבור העובד.

איכות החיים. לפתוח לעובד את הדלת לדבר על החיים כמכלול, בנושאים פיננסיים, משפחתיים, קהילה ובריאות.

השוטף - לשמור על תקשורת מהירה

הבסיס הזה מאפשר לעבור לשגרת שיחות יומיומיות ושבועיות. שגרה כזו היתה חשובה גם קודם, אבל בארגון היברידי שבו לא נפגשים כל יום במשרד היא חשובה יותר מתמיד. כי כשמנהלים מדברים עם האנשים שלהם, האנשים מרגישים שרואים אותם, שמקשיבים להם, שנותנים להם תשומת לב. מנהלים אפקטיביים מפתחים הרגל של תקשורת מהירה – יצירת מגע במייל, בטלפון, במסדרון או בדרכים אחרות - של 10 דקות, לפחות פעם בשבוע. סוג התקשורת והמשך שלה משתנה בהתאם לעובד, לחוזקותיו ולדברים שהוא אחראי עליהם. תקשורת כזו מאפשרת לעובדים לדעת אם הם בדרך הנכונה, ולהמשיך להתקדם בלי מכשולים מיותרים.

הבדיקה - שיחות מעקב

שיחות מעקב הן שיחות קצת יותר מתוכננות משיחות תקשורת מהירה. בהן המנהלת והעובד מדברים על ציפיות, עומס העבודה, המטרות והצרכים. זה המקום לבדוק מה המצב - איפה יש הצלחות, היכן קיימים מכשולים - ואז לתאם סדר עדיפויות מעודכן. זה חשוב כיום במיוחד עם העומסים שגברו לאור טשטוש הגבולות בין הבית לעבודה. זו ההזדמנות לבדוק מה צריך לשנות, ולהגדיר את הנורמלי החדש. שיחות כאלה כדאי לקיים פעם או פעמיים בחודש. הן יכולות להימשך עשר עד שלושים דקות, בהתאם לצורכי העובד ולתחומי האחריות שלו.

הליבה - אימון התפתחותי

אלה השיחות שנעשה כאשר נוצרת הזדמנות לפיתוח. זה יכול להגיע מצד המנהלת כשעולה הזדמנות סביב פרויקט או משימה, או מצד העובד שמבקש כיוון, תמיכה ועצה בבדיקת הזדמנויות להתקדם, לקדם שאיפות או להתפתח. כשהקשר טוב, העובד יבוא להתייעץ גם כשיש לו אפשרויות חדשות, אפילו מחוץ לארגון.

מה שחשוב כאן זה לא משך השיחה. הן יכולות להיות קצרות מאוד, עשר עד שלושים דקות, ועדיין שיהיו להן השלכות משמעותיות ביותר על הקריירה של העובד. מה שעושה את השיחה הזו יעילה זה היכרות טובה של המנהלת עם העובד. היכרות כזו מאפשרת למנהלת להתאים לעובד הזדמנויות, משימות ופרויקטים שיפתחו אותו. לפעמים, שיחה כזו נהפכת לאימון במיומנויות מסוימות, לפעמים היא מתווה דרך - או מתכננת פעילות. אבל תמיד שיחת אימון התפתחותי צריכה להתמקד בחוזקות ובהישגים, ולא בחולשות.

המשוב - סקירת התקדמות

וכן, צריך גם משוב. השם הרע שיצא למשוב השנתי כאשם בניהול ביצועים כושל לא אומר שלא צריך משוב. זה רק אומר שאי־אפשר ששיח קריירה בין מנהלים ועובדים יעסוק רק במשוב. אז אחרי שקיימנו את ארבעה סוגי שיחות האימון החשובות שמכינות את הקרקע, אפשר בהחלט להגיע גם לשיחת המשוב שסוקרת את ההתקדמות.

זו השיחה הפורמלית שבה מנהלים מעריכים ביצועים, חוגגים הצלחות, מתכננים הישגים עתידיים והזדמנויות פיתוח וצמיחה, וכן - גם מגדירים מחדש את הציפיות אם הביצועים צריכים להשתנות. שיחה כזו צריכה להתקיים לפחות פעמיים בשנה למשך שעה או יותר, ובה יש לחזור לבסיס - לרשימה שהוגדרה בשיחת הגדרת התפקידים והיחסים - כדי לבדוק מה השתנה ומה צריך להתאים.

למי יש זמן לכל זה?

לא כל שיחה צריכה לקחת שעה. שגרת אימון כזו יכולה דווקא לחסוך למנהלים זמן כי היא מקטינה את האנרגיה המתבזבזת גם למנהלת וגם לעובדים על חילוקי דעות, אי־הבנות ופוליטיקה ארגונית עקרה.

אנשים לא רוצים צעצועים במשרד, הם רוצים את אותו הדבר שהמנהלים שלהם רוצים עבורם - להשתפר. הם מפרשים את ערכם בארגון, אפילו את התגמול שלהם, באופן ישיר מהניהול, ומהאימון שהם מקבלים מהמנהלים שלהם. במילים אחרות, הם רוצים פיתוח, והם רוצים שלמישהו יהיה באמת אכפת מהפיתוח שלהם. שיהיה מישהו שיעזור להם למצוא את הדבר הזה שהם הכי טובים בו, אולי אפילו הכי טובים בו בסביבה, בחברה, בעולם, ואז יעזור להם לעשות זאת כל יום מחדש.

כתבות מומלצות

האחים אמיר (מימין) ואיציק דיין

תעלומת עורך הדין – והעד המרכזי שמת לפני שהספיק להעיד בפרשת האחים דיין

תל אביב

"אנשים רואים בורסות אדומות ומחירי דירות משוגעים – והם עוצרים"

מכוניות במגרש חניה

"זה מה יש. תגיד רוצה או לא רוצה - ותבחר צבע": כך נקבע מחיר הרכב שלכם

 יובל רפיח

2,300 שקל, כולל חשבונות: השכונה שהצעירים עוד לא גילו

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker

כתבות שאולי פספסתם

פרופ' ינאי עופרן , במעבדת ביולוג'יק דיזיין ברחובות

"הן ביקשו: 'תגרום לתרופה לעבוד על קופים, גם אם תקלקל מעט לבני אדם"

בתביעה נכתב כי הראיון כולו "התנהל בצורה שאינה מכבדת או רצינית״ כלפיה

המועמדת התחברה לראיון עבודה בזום - וקיבלה מהמראיין מייל שהדהים אותה