להסתכל לביורוקרטיה בעיניים: הפחד של העצמאים הוא כוח העל שלי

במהלך לימודי התואר הראשון וגם קצת אחר כך, עבדתי כמזכירה בעמותה שישבה בתוך הקמפוס. כשהתחלתי את העבודה לא ידעתי כמה אני אלמד ממנה. ברגע שיצאתי לעצמאות והייתי צריכה לתפעל את החיים שלי – בירכתי את שנותיי כמזכירה

ליאור שפירא
ליאור שפירא
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים
גל גדות ב"וונדר וומן"
גל גדות ב"וונדר וומן"צילום: Clay Enos/אי־פי

בחורה משתחררת מצה"ל. בחור חוזר מהטיול הגדול שהוא עשה אחרי השירות - ורוצה לעבוד לפני שהוא מתחיל ללמוד באקדמיה. סטודנטית מחפשת דרך להתפרנס, שגם תספק לה כלים לשוק התעסוקה. אחת ההמלצות לצעירים שעוד לא התחילו קריירה היא לעבוד בתחום שמעניין אותם, לפני רכישת השכלה רלוונטית.

המלצה נוספת היא להכיר את התחום המדובר ולצבור כישורים שיעזרו בהמשך הדרך. אחת הדרכים לעשות זאת היא למצוא עבודה במשרד העוסק בתחום, גם אם מדובר בתפקיד התחלתי או אדמיניסטרטיבי. עצה זאת היא עצה נהדרת. עבור מי שלא יודע מה הוא רוצה לעשות כשיהיה גדול, אבל יודע שהוא רוצה להיות יזם או עצמאי - אני מציעה לעבוד באדמיניסטרציה או בתפעול.

משמעויות המלים תפעול ואדמיניסטרציה הן לא חד משמעיות. הן כוללות בתוכן דברים שמשתנים מעסק לעסק. בגדול מדובר בתומכי לחימה של העסק, שעוסקים בעיקר בלוגיסטיקה וכספים. להרבה עצמאים יש בעיה. הם הקימו עסק כי הם מקצועיים בתחומם, והם יודעים היטב את העבודה שלהם ורוצים להרוויח יותר משהרוויחו כשכירים, אבל את תפעול העסק והעשייה מאחורי הקלעים הם לא באמת יודעים לעשות. כשאתה פועל במסגרת עסק גדול, אפשר לעשות להם מיקור חוץ או להאציל סמכויות, אבל כשאתה פועל במסגרת עסק קטנטן – אין לך אפשרות לברוח מעניינים שקשורים מתפעול ולעשות אותו גרוע זה אחד הדברים המסוכנים ביותר לעסק.

במהלך לימודי התואר הראשון (מדעי הרוח והחברה) וגם קצת אחר כך, ארבע שנים בסך הכל, עבדתי כמזכירה בעמותה שישבה בתוך הקמפוס. לא ידעתי מה אני רוצה להיות כשאני אהיה גדולה וזאת פשוט היתה עבודה נוחה מאוד עם אנשים טובים. כשהתחלתי אותה לא ידעתי כמה אני אלמד ממנה. רוב הזמן היינו שלושה עובדים, ובארגונים קטנטנים מסוג זה המזכירה גם מתעסקת עם חלק ניכר מתפעול העסק. הכישורים שרכשתי שם נתנו לי כלים לניהול העסק שלי.

סכנה לעסק

התקשורת עם הבנק נוהלה על ידי, ועל ידי מילוי הוראות של מנהל (ואז מנהלת) העמותה למדתי בעצמי להסתכל על חשבון הבנק. בחשבון היה סכום כסף שלא אמור היה להיות נזיל, אז הוא נשמר בפיקדון. המטרה לא היתה צבירת ריבית אלא לדאוג לכך שהכסף יהיה נזיל רק כשצריך אותו. זה טיפ שאלמלא הייתי מתעסקת עם הכספים בעצמי לא הייתי מכירה, ואימצתי אותו בעצמי.

מתלושי המשכורת שהעברתי למדתי על סעיפים שונים לשכר, על דו"ח פיצול ועל זה שיש דבר נפלא שקוראים לו ריבית דריבית. גם אם לא הבנתי איך עובדת ריבית דריבית או מה ההבדל בין קרן פנסיה, קופת גמל, ביטוח מנהלים וקרן השתלמות – ידעתי שהדברים האלה קיימים.

מזכירה במשרד. אילוסטרציה
מזכירה במשרד. אילוסטרציה

דבר נוסף שלמדתי הוא לסדר את החומר לרואה החשבון, להדפיס את כל התקבולים (קבלות על תשלומים שאנחנו מוציאים) ולתייק בניילונית, ולהדפיס את כל הקבלות שאנחנו מקבלים על ההוצאות. אם היו קבלות פיזיות, שקיבלנו בדואר או שיצאו ממכונה, תייקי גם אותן. שמעתי שם מונחים כמו "הנהלת חשבונות" (להבדיל מ"רואה חשבון") וכשהתחלתי לעבוד בעצמי, דברים שעשיתי ולא הבנתי למה אני עושה אותם (למה צריך לתת לו את כל הקבלות? למה צריך להביא לו קבלה מקורית שיצאה מפנקס ולא להסתפק בצילום שלה?) התחברו לי.

מה זה דו"ח פיצול ואיך משיגים כסף? 

ארבע שנים לא הצלחתי להבין מה זה עוסק פטור ומה זה עוסק מורשה, אבל ברגע שהמידע הזה נהפך לרלוונטי לחיים האישיים שלי – הבנתי (עוסק פטור – פטור ממע"מ. את לא גובה מע"מ מלקוחות שלך. לעמותות, אנשים פרטיים ועוסקים פטורים זה משתלם יותר. לעסקים אחרים זה לא משנה. את המונח "להזדכות על מע"מ" שמרו לי לשיחה אחרת).

למדתי שאחת הדרכים הטובות להשיג כסף לעסק היא להסתכל על דרישות התשלום ובמידת הצורך להרים טלפונים למי שצריך ולהזכיר לו אותן. לאנשים אין בעיה עקרונית לשלם, אבל לפעמים הם שוכחים ממך ביומיום או שהם מפוזרים. עדיף להיות חכמה ולהזכיר להם ולא צודקת ועם פחות כסף.

רואה חשבון. אילוסטרציה
רואה חשבון. אילוסטרציה

למדתי שלכל דרישת תשלום צריכה להיות קבלה ושצריכה להיות התאמה מוחלטת בין הסכום שרשום על הקבלה לסכום שנכנס בפועל לבנק, כולל תיעוד לתאריך התקבול ומספר האסמכתא. להגיד שטעיתי בגלל חוסר ניסיון יכול לרכך את הכעס על הטעות. אבל בסוף, כשאני יצרתי בעיה ולא היתה הלימה בין התקבול בבנק לקבלה שהוצאתי, אני זאת שצריכה לשבור את הראש וליישב את הסתירה הזאת. אני ולא הבוס, אני ולא חשבת השכר, אני ולא רואה החשבון. כשדברים נהפכים לבעיה שלי, יש לי מוטיבציה לפתור אותם ומוטיבציה חזקה יותר למנוע מהם לקרות בעתיד.

בתור בלגניסטית (יעיד על כך כל אדם שחלק איתי מרחב), כישור שפיתחתי קודם אבל התחדד לי במיוחד, הוא להבדיל בין סדר לארגון. שולחן העבודה שלי, גם אחרי שסידרתי אותו, היה מבולגן להפליא ואני לא מצליחה לשמור על סדר סביבי גם כשאני ממש מנסה. לעומת זאת, החומר במחשב תמיד מסודר מאוד. קל ואינטואיטיבי להתמצא בתיקיות שלי.

לבצע בלי להבין עדיף על לא לבצע

גם אם בזמן אמת לא הבנתי הרבה מהמידע שקיים סביבי ולא טרחתי לשאול לגביו או לחפש בגוגל (סטודנטית, נו), ידעתי לבצע בלי להבין. חשוב להבין מה את עושה, אבל לדעת לבצע זה חשוב לא פחות, ולפעמים יותר. בשלב שבו מידע תפעולי נהפך לרלוונטי לחיי, כלומר כשיצאתי מהחשיבה הסטודנטיאלית והתחלתי לתכנן את העתיד שלי מבחינה כלכלית ומקצועית, הידיעה שהדברים האלה קיימים הפכה את הלמידה של המשמעויות שלהם לקלה יותר.

ועוד מלה לאנשים שמחפשים את עצמם בפן המקצועי: כל הכישורים שלמדתי כמזכירה היו חסרי ערך לחלוטין בעבודות הבאות שלי. הסיבה לכך היא שבשנתיים שאחרי התואר חיפשתי את עצמי בתחומים אחרים. כשיצאתי לשוק העבודה הייתי מתוסכלת מאוד. הרגשתי שאני צריכה להתחיל מאפס ושכל הידע שצברתי תוך כדי התואר הלך לפח. אבל ברגע שיצאתי לעצמאות והייתי צריכה לתפעל את החיים שלי – בירכתי את שנותיי כמזכירה ואת הידע שהן הקנו לי. בשלב שבו הקולגות והחברים שלי פוחדים מביורוקרטיה או אוהבים לעבוד אבל שונאים לתפעל לעצמם את העסק – הפחד שלהם הוא כוח העל שלי.

ליאור שפירא

ליאור שפירא | עצמאית מהבית

דור חמישי לעצמאיות (מצד אמא) ובת לשני עצמאים שונים בתכלית. עוסקת בדיגיטל ובהגברת נוכחות של עסקים באינטרנט. יצאתי לעצמאות בחגים של 2019 ומאז אני בלמידה מתמדת.

אם אתם עוסקים בעולם העבודה והעצמאות או חוקרים את התחום, מוזמנים לדבר איתי: rosary.br@gmail.com

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker