עולמן הסודי והמופלא של ההוצאות המוכרות

קפה הוא הוצאה מוכרת, אבל איפה למען השם שמים אותו? דלק זה נסיעות או אחזקת רכב? המדפסת – זה רכוש קבוע? זה משרדיות? מה זה דואר ואיפה אני מתייקת רכישת דומיין? קשה להגיד שליאור שפירא תעשה לכם סדר, אבל לפחות תזכו להרגיש אבודים כמוה

ליאור שפירא
ליאור שפירא
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים
כוס קפה
כוס קפהצילום: תומר אפלבאום
ליאור שפירא
ליאור שפירא

שמועות אומרות שעולמן של ההוצאות המוכרות הוא עולם סודי ומופלא. הוא מופלא כי השילוב של לקנות דברים שאני צריכה וגם לשלם פחות מס נשמע לי רעיון לא רע בכלל. אבל גם סודי, ולקראת מילוי הדו"ח השנתי הראשון שלי עוד לא הצלחתי לחשוף את כל סודותיו.

במשך ארבע שנים - כסטודנטית וקצת אחרי - הייתי מזכירה. ארבע השנים האלו לימדו אותי להכין את החומר לרואה החשבון ברמה כלשהי. הייתי מדפיסה הכל ופעם בכמה שבועות היה מגיע לרואה החשבון קלסר עם כל ההכנסות וכל ההוצאות. מקום העבודה שלי היה עמותה עם הנהלת חשבונות, אני עוסקת פטורה בלי הנהלת חשבונות – ועוד לא פיצחתי את השיטה להכין את כל החומר שלי בצורה דומה.

זאת בעיה, כי הקושי הגדול בהכנת החומרים לדו"ח השנתי היה להבין מה בעצם אני צריכה לעשות. יש דברים שפיצחתי יחסית בקלות, יש כאלו שנעזרתי ברואה החשבון שיסביר לי, אבל את שאלת ארגון הקבלות אני עדיין לא מרגישה שפיצחתי. 

מה עושים עם קפה?

כשפתחתי את העסק, אני בטוחה שרואה החשבון אמר לי שיש הוצאות שמוכרות במלואן, יש הוצאות שמוכרות רק חלקית ויש הוצאות שלא מוכרות בכלל. יכול להיות ששכחתי, או הדחקתי. גם הסיווגים השונים של ההוצאות לא ברורים לי לגמרי. אני מכה על חטא: לא שאלתי הכל. היו לי שאלות קטנוניות שבזמן אמת לא שאלתי, או יותר נפוץ – שאלות שלא שאלתי כי לא ידעתי שיש כאן בכלל שאלה. דברים שלא הבנתי שאני לא מבינה.

בטמפלייט האקסל שקיבלתי מרואה החשבון לסיווג ההוצאות שלי, היו לי 17 עמודות ל-17 סוגים של הוצאות: נסיעות; השתלמות מקצועית; אחזקת עסק; ביטוח; טלפון נייד; דואר; תקשורת; הוצאות מימון; פרסום; רכב; משרדיות; שירותים מקצועיים; אחזקת מחשב; רכוש קבוע; כיבודים; אחרות; הכנסות; אגרות, מסים ודמי חבר.

בימי כמזכירה, הנהלת החשבונות היתה מסווגת את ההוצאות, אבל מאחר שאני גם פטורה וגם המחזור שלי נמוך באופן שלא מצדיק הנהלת חשבונות – אני עושה את זה בעצמי. באוגוסט נעזרתי בשירות מקצועי של חברה עם הכשרה בהנהלת חשבונות שתמיין לי את הקבלות, ושמחתי לשלם לה על הזמן שהיא פינתה לי ועל השקט הנפשי שהעבודה מבוצעת – ומבוצעת טוב. אמנם מאוגוסט עד דצמבר לא היתה לי המון עבודה, ובכל זאת הייתי מבולבלת וריחמתי על עצמי.

מולי עמדו 17 קטגוריות לסיווג ההוצאות שלי, שאני לא יודעת מתי עודכנו בפעם האחרונה ומה מההוצאות שלי הולך לאן. קפה הוא הוצאה מוכרת, אבל איפה למען השם שמים אותו? דלק זה נסיעות או אחזקת רכב? המדפסת – זה רכוש קבוע? זה משרדיות? מה זה דואר ואיפה אני מתייקת רכישת דומיין?

אני מאמינה באמונה שלמה ברואה החשבון שלי וביכולתו לסדר דברים, אבל אני מאמינה גדולה אף יותר בלהגיש חומרים מסודרים כי לטעויות יש מחיר, ואני לא סומכת על רשת הביטחון שתתפוס 100% מהפאשלות כל הזמן.

מתוך "הארי פוטר". גם הם לא ידעו מה לעשות עם הדואר

דיגיטלי או מודפס?

ההרגל המקצועי אומר שמדפיסים קבלות. אפילו קניתי לי מדפסת, מתנת יציאה לעצמאות. גם במייל מרואה החשבון עם הדרישות לדו"ח השנתי כתוב שאת החשבוניות בגין ההוצאות צריך לשים בקלסר, ואין קלסר אלא לחומרים פיזיים. ובכל זאת, ברגע האמת רואה החשבון אמר שאפשר לשלוח לו את התיקיות עם הקבלות גם כקובץ ZIP. כלומר אלקטרונית.

בתוכנה שממנה אני מוציאה קבלות אפשר להוסיף תשלום לפיצ'ר לניהול הוצאות ולתיעוד הפעילות החשבונאית. אין חוכמה כחוכמה בדיעבד, ואני קצת מקללת את עצמי שלא עשיתי את זה בזמן. כל הוצאה שלי השנה שלא הכנסתי לשם כי עדיין לא הוספתי את הפיצ'ר הזה גורמת לי להתמרמר על עצמי עוד קצת.

כמה מכירים במוכר

כשהייתי מזכירה והוצאתי משכורות, סעיף הביגוד תפס את עיני וגרם לי לחשוב שביגוד הוא הוצאה מוכרת. לצערי זה לא המצב. לנקודה שבה הוצאה שנראית מוכרת היא לא באמת מוכרת לא הייתי מוכנה. אין הרבה מה לעשות במצב הזה, בעיקר להתבאס.

הפתעה נוספת היתה הוצאות שלא מכירים בהן ב-100%. ביטוח רכב, למשל, התגלה כמשהו שמכירים רק ב-45% ממנו. כשעשיתי ביטוח ונשאלתי אם אני מתכוונת להגיש את זה כהוצאה מוכרת, עניתי שכן, מה שהתברר בדיעבד כטעות - משום שהוא נופח לי לא מעט לאחר מכן. גם בקפה למקינטה (בערך 150 שקל בחודש שמותר לצאת בו מהבית) וגם הוצאות טלפון מכירים רק חלקית. 

אני מעריכה שאחרי הדו"ח השנתי אבין יותר מה קורה ואהיה פחות אבודה מול ההוצאות המוכרות – איך מארגנים את החומר, מה מוכר וכמה ממנו מוכר. השנה הראשונה של העסק, לפני שאני מתחילה את יחסיי הצמודים עם מוסדות המדינה – כלומר לפני שאני משלמת מקדמות ולפני הדו"ח השנתי – כוללים הרבה גישוש באפלה ולא מעט אלתורים תוך כדי תנועה.

הייתי שמחה לעשות דברים בצורה חכמה יותר (כלומר מדויקת יותר ובפחות זמן), הבעיה הגדולה שלי בשלב שבו אני נמצאת היא שאני לא יודעת איך. אני מקווה שלקראת הדו"ח השנתי הבא כבר אהיה חכמה יותר, או לפחות עם מחזור שיצדיק הנהלת חשבונות.

ליאור שפירא

ליאור שפירא | עצמאית מהבית

דור חמישי לעצמאיות (מצד אמא) ובת לשני עצמאים שונים בתכלית. עוסקת בדיגיטל ובהגברת נוכחות של עסקים באינטרנט. יצאתי לעצמאות בחגים של 2019 ומאז אני בלמידה מתמדת.

אם אתם עוסקים בעולם העבודה והעצמאות או חוקרים את התחום, מוזמנים לדבר איתי: rosary.br@gmail.com

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker