מה הזמן מסמן לי? על הקשר שבין ניהול זמן, דלי ואבנים

הזמן הוא המשאב היקר ביותר ביותר בעולם והוא נמצא בידינו, גם בזמנים שבהם קרסו ההבחנות בין בית למשרד ובין שעות הפנאי לשעות העבודה. בסדרת מאמרים חדשה נציע רעיונות וגישות לניהול הזמן שלנו, כך שנוכל לנצל וליהנות ממנו. ונתחיל במשל הדלי

שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים
הקרנה במוזיאון תל אביב לאמנות של "השעון" (2010), מונטז' מופתי של רגעים קולנועיים מדקה לדקה, המוקרן בזמן אמת במשך יממה, מאת האמן כריסטיאן מרקלייקרדיט: כריסטיאן מרקליי /
עמית והגר דרור

כמו חומרים רבים בטבע, גם הזמן הוא מוצר מתכלה. כמעט תמיד קיימת תחושה שאף פעם אין מספיק ממנו, שהוא בורח לנו בין הידיים, שרק אם היה לנו רק עוד קצת יותר ממנו, היינו מספיקים להיות יותר עם אנשים שאנחנו אוהבים, לראות עולם, לקרוא, ללמוד, להסתקרן, או סתם להקדיש יותר זמן לעצמנו.

זמן הוא אחת הבעיות ההולכות ומחריפות של אנשים רבים בעידן הטכנולוגי שבו אנחנו חיים. הדיסוננס הטכנולוגי מרעיף עלינו חידושים והמצאות שהיו אמורים לפנות לנו יותר זמן פנוי ביום, לייעל תהליכים ולחסוך מאיתנו בזבוז זמן יקר על משימות שונות, ובמקביל  גורם לנו לעבוד שעות עבודה רבות יותר מבעבר, להקדיש פחות זמן לשעות פנאי ולהיות פחות עם משפחה וחברים.

הערבוב של פנאי ועבודה, והעובדה שהטכנולוגיה חודרת לחיינו גם "אחרי שעות העבודה" באמצעות הטכנולוגיה המייעלת, יוצרים מערבולת קבועה שמקריסה את חומות ההפרדה הישנות בין "פנאי" לעבודה. הכל נהיה "פנאי" והכל נהיה "עבודה". אנחנו בעידן ה"פנעבודה". איך מתנהלים בעידן כזה, איך מחזירים את הגבולות בין ערוצי החיים והאם בכלל אפשר לעשות זאת?

במאמרים הקרובים ננסה להציע רעיונות וגישות לניהול טוב יותר של המשאב הכי יקר בעולם, הזמן. למה הזמן הוא הכי יקר בעולם? כי הוא מוצר שתמיד יהיה בחסר, שאי אפשר לרכוש או להחליף אותו, כמו כל סחורה אחרת שיש לה תג מחיר, וכמעט תמיד הוא לא יספיק לאדם הסביר, כדי לעשות ולהגשים במהלכו את כל מה שרצה. ולבסוף, הוא תמיד נגמר בהפתעה ומוקדם מדי — ונע רק לכיוון אחד.

מהו ניהול זמן?

כשהחיים שלנו עמוסים ותובעניים, וכמעט כל פיצ'ר טכנולוגי חדש מתחרה על הזמן הפנוי שלנו, אנחנו נדרשים להיות הרבה יותר מודעים, אקטיביים ולנהל אותו בעצמנו. האמת היא שאנחנו מעדיפים את המונח "ניצול" זמן על פני "ניהול" זמן. הרי אנחנו לא באמת יכולים לנהל משהו שהרגע כתבנו שהוא מתפוגג מעצמו. אז נוח יותר לגשת לנושא מחשבתית כניצול הזמן. ניצול מיטבי בעבורנו. 

כדי לתת מענים ושיטות לניצול מיטבי של הזמן, צצות כל העת תיאוריות שנועדו לסייע לנו לקבוע את סדר היום שלנו בצורה יעילה יותר. למשל, קביעת סדר עדיפויות ושילוב של שתי פעולות באותו פרק זמן, כמו האזנה לתוכני לימוד והעשרה בזמן פעילות ספורטיבית או במהלך נהיגה.

כדי לנצל את הזמן שלנו בצורה מיטבית אנחנו חושבים שנכון לפעול בארבעה מישורים, הקשורים זה לזה:
1. הגדרת מטרות: האם בכלל חשבנו מה אנחנו רוצים לעשות בזמן שלנו, או שמא אנחנו מתנהלים בציר זמן של אנשים שחושבים בשבילנו?
2. מהן "האבנים הגדולות שלנו" (ראו בהמשך): האם הגדרנו לעצמנו מהם שלושת עד שבעת הדברים החשובים לנו ביותר בחיים שלנו?
3. עד כמה אנחנו ממוקדי מטרות: האם אפשר להצטיין בכמה עיסוקים במקביל?
4. מהן "האבנים הקטנות שלנו": הדברים שעושים את החיים שלנו טובים ונוחים יותר, שגוזלים פחות זמן ומשובצים בין ה"אבנים הגדולות".

שעון בבניין הקונגרס בוושינגטון, יוני 2020צילום: JOSHUA ROBERTS/רויטרס

מטרות ואבנים גדולות, מיקוד ואבנים קטנות

מי שעוקב אחרי המאמרים שלנו, יודע שאנחנו מייחסים חשיבות רבה לתכנון, אסטרטגיה, מפת דרכים, טקטיקות, תחקירים, לקחים, מסקנות ועוד. אנחנו לא רובוטים ולא מכונות, אבל אנחנו מנסים לסגל תכונות התנהלות והתנהגות שתעזורנה לנו להגיע למחוזות חפצנו, אלה שאליהם אנחנו שואפים. שאיפות שנולדות בדמיון של כולנו הן אבני היסוד למגדלים שנבנה או נשאיר בדמיון. אם רוצים להניע דמיונות צריך תוכנית.

לניצול הזמן באופן יעיל, נידרש קודם כל לכוון אותו מחשבתית לעבר מטרות מרכזיות בחיינו. מטרה יכולה להיות לימוד שפה חדשה, מעבר לאורח חיים ספורטיבי, השלמת תואר אקדמי, הצטיינות בעבודה וכו'. אין סוף למטרות וליעדים שנרצה או נוכל לסמן לנו. אבל כאן מתחיל האתגר, איך בוחרים מספר מצומצם של מטרות מרכזיות, ומרכזים סביבן את מירב הזמן. 

מספרים על מרצה באקדמיה שהציב לפני תלמידיו דלי שקוף ומילא אותו באבנים גדולות. שאל המרצה את התלמידים אם הדלי מלא, והם השיבו ״כן״. לאחר מכן הוסיף ומילא חצץ לדלי, שמילא את החללים בין האבנים הגדולות, ושאל שוב אם הדלי מלא — ושוב ענו תלמידיו ״כן״. לאחר מכן הוסיף ומילא בדלי חול ים, שהתגלגל ותפס מקום פנוי בין האבנים הגדולות לחצץ, ושוב אמרו תלמידיו שעכשיו הדלי מלא. לבסוף לקח המרצה כד מים ושפך אותם לדלי. גם המים מצאו עוד מקום פנוי בדלי המלא. מילוי הדלי, מהגדול לקטן, משול לניצול הזמן שלנו. האבנים הגדולות שלנו הן המטרות המרכזיות. אם לא נכניס אותן ראשונות לדלי החיים שלנו, לא ייוותר להן מספיק מקום והן יידחקו החוצה על ידי חצץ, חול ומים.

אחרי שבחרנו כמה אבנים גדולות והכנסנו אותן לדלי, הן דורשות קשב ומיקוד מצדנו. הן יהיו ה-20% בעיקרון הפארטו, שאחראיים ל-80% מהתוצאות. לא נוכל להתבדר ולהתפזר ולהוסיף עוד אבנים גדולות לדלי הזמן שלנו, כי הוא צר מהכיל. התוספות, הצבע, החיים האחרים,  כל אלה ייכנסו לדלי בצורת חצץ, חול ומים. אי אפשר בלי אבנים קטנות, כי אנחנו לא מכונות, אבל האבנים הקטנות צריכות לזכור את מקומן ומעמדן. הן תמיד תישארנה קטנות. הן יעטפו את הגדולות ויהיו נוכחות בדלי הזמן שלנו. האתגר שלנו יהיה לדאוג לכך שהן תשארנה במעטפת למטרות הגדולות שלנו.

עד כאן הפילוסופיה. חשיבותה רבה. היא תוכנית הפעולה. על הפרקטיקה, שחשובה לא פחות, נכתוב במאמר הבא.

עמית והגר דרור | עמית והגר

עמית והגר דרור, הורים לחמישה ילדים, אחרי קריירות ארוכות במערכת הביטחון החליטו לשנות כיוון ולסלול את דרכם לעצמאות כלכלית. השניים פיתחו מודל השקעות שמבוסס כולו על הכנסות פסיביות. כיום הם מלווים יחידים וזוגות בדרך לרווחה כלכלית.

גילוי נאות: כל הפוסטים המובאים בבלוג זה מטרתם להעשיר את הידע של הקוראים, אך הם אינם יכולים להחליף ייעוץ פרטני המתחשב בצרכים הספציפיים של כל אדם ואדם. מוצע כי כל קורא ייוועץ באופן אישי עם אנשי מקצוע, בטרם יקבל החלטות.

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker