לא להסתמך על תחושת בטן: טיפים חשובים לניהול המלאי בעסק

ניהול מלאי הוא אתגר גדול לבעלי עסקים קטנים, שלא פעם מעדיפים לסמוך על אינטואיציה - מאשר על נתונים ■ כדי לא להיות מופתעים, הנה כמה כללי אצבע שיכולים לסייע

שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
מעבר לטוקבקים
ספירת מלאי במפעל אלומיניום. חשוב לנהל ספירה לעתים תכופותצילום: בלומברג

בעלי עסקים רבים מגלים במהרה שהעיסוק בניהול המלאי עלול להיות מורכב, וההתעסקות בו דורשת השקעה של זמן ומשאבים. ללא ניהול נכון של המלאי, העסק עלול להיקלע למצב של חוסרים או עודפים לא מתוכננים, והצטברות של "מלאי מת" - מוצרים שעומדים תקופה ארוכה על המדף ללא דורש.

"ניהול מלאי הוא אחד האתגרים העומדים בפני עסק קטן, בעיקר בתנאים של שינוי מהיר ולא צפוי", אומר פרופ' אסף אברהמי, מנכ"ל חברת חשבשבת וחוקר בתחום תעשייה וניהול מערכות מידע. "במצב כזה, קל להתפתות להמשיך עם המוּכּר, במקום לאמץ פרקטיקות חדשות".

פרופ' אסף אברהמי, מנכ"ל חשבשבתצילום: ינאי יחיאל

הנה כמה טיפים חשובים לניהול מלאי בסביבה העסקית המשתנה במהירות.

עזבו את הפנקס, הפתקים והעפרון

מרכיב חשוב, המהווה גורם מרכזי בסך העלויות של עסקים המנהלים מלאי, הוא עלות המלאי. ניהול נכון שלו ושל שרשרת האספקה משפיע ישירות על שורת הרווח של העסק, ויכול להגביר את הפריון באופן משמעותי. 

בעלי עסק ומנהלי תפעול ורכש מתמודדים עם שתי בעיות מנוגדות - מצד אחד, מעוניינים להקטין את המלאי במחסן, ומנגד מנסים להימנע מחוסר במלאי. לקונפליקט הזה יש משמעות אחת: עסק חפץ חיים חייב לעבור מתקופת הפנקס, הפתקים והעיפרון אל ההווה - ולהשתמש במערכות מידע ממוחשבות. 

רבים כלל לא יודעים שקיימים מגוון אמצעים ופתרונות מתוחכמים שיכולים לתת מענה לקשיים אלה. גרוע מכך, בלא מעט מקרים בעלי העסק כלל לא שוקלים להשקיע במערכות מידע, מכיוון שהם סומכים על היכולות שלהם באופן בלתי רציונלי, ולא סבורים כי הן נדרשות להם - וזאת טעות.

הפסיקו להקשיב לתחושות הבטן ככלי מרכזי לניהול המלאי והעסק שלכם.  ההבנה כיצד נתונים ומידע משפיעים על קבלה של החלטות מבוססות נתונים תאפשר ביצועים חכמים ויעילים. אל תיבהלו מטכנולוגיה - נצלו אותה לצרכיכם. 

בצעו ספירות מלאי תקופתיות 

אסור להגיע למצב שבו מופתעים לגלות כמויות גדולות של פריטים שמוטלים להם במחסן כאבן שאין לה הופכין, או לחלופין שתקופה של צמיחה חדה הותירה אתכם עם מחסור חמור בפריטים אחרים. זה נכון גם לגבי עסקים בתחום המסחר שמנהלים מלאי של מוצרים, וגם לעסקים בתחום הייצור שמנהלים מלאי של חומרי גלם.

ספירות מלאי תקופתיות חשובות גם כדי לזהות בעיות כמו חוסר התאמה, וכדי להבין מה המקור שלהן . כך למשל, כשיש פער בלתי מוסבר בין המלאי של פריט מסוים בספירה הקודמת לבין המלאי שלו עכשיו – אולי היתה פריצה לעסק שלכן ואתם לא יודעים עליה?

בצעו יותר ספירות של פריטים שיש בהם סטיות רבות

תופעה שחוזרת על עצמה בעסקים רבים היא פריטים שכל הזמן מתגלות בהם טעויות מלאי רבות. בין אם זה קורה בגלל קושי אובייקטיבי לספור את המלאי הזה באמינות בכל פעם מחדש, כמו פריטים שמאוחסנים בתפזורת או פריטים שאפשר למנותם רק באומדן. בין מדובר בעבודה לקויה של עובדים ובין אם מדובר בגניבות קטנות שאמורות היו לא להתגלות – יש כאן בעיה שבסופו של דבר יש לה משמעות כלכלית. לכן, חשוב לזהות פריטים שמועדים לסטיות בספירה, ולספור אותם בתדירות גבוהה יותר, ולעדכן את מערכת המלאי הממוחשבת בהתאם.

בצעו הזמנות ורכש לפי נתוני צריכה היסטורית ותחזית הזמנות

ביצוע הזמנות הוא איזון עדין שעסקים צריכים ללמוד כיצד לשלוט בו היטב. האם הזינוק התקופתי, נניח כפי שקורה לעתים לפני חג מסוים, חוזר על עצמו מדי שנה, וממנו נגזרות תמיד אותן הזמנות ורכש? או שהשנה קרה משהו חריג שהשפיע על האווירה הצרכנית, שסחב את הביקושים מטה?

התחזיות יכולות להיות מושפעות מאירועים תקופתיים אחרים, למשל בצורת שגרמה ליבולים גרועים בגידול מסוים, כך שכלל לא תהיה אפשרות למכור את הכמויות הקבועות, או משבר ברכיבים אלקטרוניים - כפי שקורה כיום בתעשיית הרכב - שלא יאפשר לייצר את הכמויות שתמיד מייצרים.

מכיוון שחשוב להתייחס גם לנתונים היסטוריים ולא רק נוכחיים, הנה עוד סיבה מדוע כדאי לבנות תשתית לאיסוף נתונים באמצעות מערכות בינה עסקית (BI). ניתוח נכון של הנתונים יעלה דפוסים של שינויים תקופתיים, שאולי העסק לא מודע להם אינטואיטיבית.

לחצו על הפעמון לעדכונים בנושא:

תגובות

הזינו שם שיוצג באתר
משלוח תגובה מהווה הסכמה לתנאי השימוש של אתר TheMarker